एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ERP) ERP

एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग क्या है?

क्या आपके साथ कभी ऐसा होता है कि आप पिछले हफ्ते की बिक्री के आंकड़े किसी फाइल में खोज रहे हों, गोदाम का कर्मचारी बचे हुए माल को डायरी में लिख रहा हो, और अकाउंटेंट किसी तीसरे सॉफ्टवेयर में बिल जोड़ने में लगा हो?

व्यापार बढ़ने पर कई कंपनियों में ऐसी अव्यवस्था पैदा हो जाती है। हर विभाग अलग-थलग होकर अपने दम पर काम करता है। सेल्समैन ग्राहक को कोई सामान बेच देता है, लेकिन बाद में पता चलता है कि वह सामान गोदाम में है ही नहीं। ग्राहक दिनों तक इंतजार करता है और परेशान होता है, जबकि कर्मचारी असल बात पता करने के लिए फोन मिलाने में समय गंवाते हैं।

एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग, जिसे संक्षेप में ईआरपी (ERP) कहा जाता है, इस बिखराव को खत्म करता है। यह एक ऐसा सॉफ्टवेयर है जो कंपनी के सभी विभागों को एक ही साझा डेटाबेस में जोड़ता है। जब कोई सेल्समैन नया ऑर्डर दर्ज करता है, तो गोदाम को तुरंत तैयारी के लिए सूचना मिल जाती है, और वह प्रविष्टि बिना दोबारा लिखे सीधे खातों में दर्ज हो जाती है।

कंपनी के भीतर ईआरपी सिस्टम कैसे काम करता है?

यह सिस्टम एक नेटवर्क की तरह काम करता है जो आपके दैनिक कार्यों को आपस में जोड़ता है। अलग-अलग सॉफ्टवेयर चलाने के बजाय आपको एक ऐसा प्लेटफॉर्म मिलता है जो कई उपयोगी हिस्सों में बंटा होता है:

• गोदाम और स्टॉक प्रबंधन: हर शाखा में मौजूद माल की मात्रा दिखाता है और सामान खत्म होने से पहले सचेत करता है ताकि बिक्री रुकने से पहले नया माल मंगाया जा सके।
• बिक्री और बिलिंग काउंटर: ग्राहकों के बिल और कोटेशन दर्ज करता है, और बिल बनते ही गोदाम में बचे माल की संख्या तुरंत घटा देता है।
• लेखा और वित्त: रोजाना के लेन-देन, बैंक खातों की हलचल और टैक्स को इकट्ठा करता है, और वास्तविक कार्यों के आधार पर वित्तीय रिपोर्ट अपने आप तैयार करता है।
• खरीद और आपूर्तिकर्ता: खरीद ऑर्डर, सप्लायर के दाम, माल आने की तारीखें और उनके बिलों पर नजर रखता है।
• मानव संसाधन: कर्मचारियों के रिकॉर्ड, आने-जाने का समय, छुट्टियां और हर महीने वेतन की गणना को व्यवस्थित करता है।

नीचे दी गई तालिका अलग-अलग रजिस्टरों और सामान्य फाइलों से काम करने तथा एक जुड़े हुए ईआरपी सिस्टम के बीच का अंतर समझाती है:

कंपनियों को ईआरपी सिस्टम की आवश्यकता क्यों होती है?

ईआरपी सिस्टम का मुख्य उद्देश्य आपको हर दिन अपने कारोबार की पूरी तस्वीर साफ दिखाना है। चाहे आपके पास दस कर्मचारी हों या सौ, आप हर कागज़ को खुद नहीं देख सकते। आपको एक ऐसा डैशबोर्ड चाहिए जो सबसे ज्यादा बिकने वाले उत्पाद, भेजे जाने वाले ऑर्डर, ग्राहकों से मिलने वाली रकम और बैंक खातों में मौजूद पैसे को साफ दिखा सके।

यह सिस्टम ग्राहकों को तुरंत जानकारी देने में भी आपकी टीम की मदद करता है। यदि कोई ग्राहक अपने सामान के बारे में पूछता है, तो कर्मचारी स्क्रीन पर उसका खाता खोलकर कुछ ही पलों में बता देता है, बिना ग्राहक को लाइन पर रोककर गोदाम में फोन किए।

सिस्टम को वेब और मोबाइल ऐप से जोड़ना

आधुनिक ईआरपी सिस्टम अब किसी दफ्तर के अकेले कंप्यूटर में बंद रहने वाले प्रोग्राम नहीं हैं। ये वेब ब्राउज़र के जरिए क्लाउड पर चलते हैं और स्मार्टफोन ऐप से जुड़े रहते हैं, ताकि आप कहीं से भी अपना काम देख सकें।

हम Linkysoft में 2007 से वेब एप्लिकेशन और प्रबंधन सिस्टम का विकास कर रहे हैं। हम हर कंपनी के काम करने के तरीके के अनुसार कस्टम ईआरपी सिस्टम बनाते हैं, जिसमें क्लाइंट को सिस्टम के सोर्स कोड और डेटा का पूरा मालिकाना हक मिलता है। ये सिस्टम मजबूत सुरक्षा, डेटा एन्क्रिप्शन और अलग-अलग अधिकारों के साथ सभी स्क्रीनों पर बेहतर ढंग से काम करते हैं।

आप अपने मैनेजमेंट सिस्टम को हमारी वेबसाइट डिज़ाइन और विकास सेवा से भी जोड़ सकते हैं, जिससे आपकी ऑनलाइन दुकान गोदाम और खातों से सीधे जुड़ जाती है। ग्राहक के वेबसाइट पर खरीदारी करते ही ऑर्डर सिस्टम में पहुंच जाता है और गोदाम से सामान घट जाता है।

हमारी मोबाइल ऐप विकास सेवा फील्ड कर्मचारियों, डिलीवरी टीम और सेल्स एजेंटों के लिए खास ऐप तैयार करती है। कर्मचारी अपने फोन से बारकोड स्कैन करके ऑर्डर ले सकते हैं, और जानकारी उसी पल केंद्रीय सिस्टम में दर्ज हो जाती है।

यदि आप कोई दुकान चलाते हैं और बिक्री, काउंटर बिलिंग और स्टॉक को आज ही संभालने के लिए तैयार समाधान चाहते हैं, तो स्टोरेक (Storek) एक ऐसा मंच प्रदान करता है जो खातों, खरीद, गोदाम और कर्मचारियों को एक साथ जोड़ता है।

ईआरपी सिस्टम लागू करते समय होने वाली आम गलतियां

नए ईआरपी सिस्टम पर जाते समय कुछ कंपनियों को कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है। ये परेशानियां आमतौर पर सिस्टम को अपनाने के तरीके से आती हैं, खुद सॉफ्टवेयर से नहीं:

• बहुत भारी सॉफ्टवेयर चुनना: ऐसा सॉफ्टवेयर खरीदना जिसमें सैकड़ों ऐसे विकल्प हों जिनकी आपको जरूरत ही नहीं है, कर्मचारियों के लिए काम मुश्किल बना देता है। हमेशा अपनी वास्तविक जरूरतों पर ध्यान दें।
• टीम के प्रशिक्षण पर ध्यान न देना: यदि कर्मचारियों को सही तरीके से डेटा दर्ज करना नहीं आता, तो सबसे बढ़िया सिस्टम भी काम नहीं आता। टीम को सीखने के लिए पर्याप्त समय और अभ्यास की जरूरत होती है।
• पुराना बिना जांचा डेटा डालना: पुराने रजिस्टरों से गलत आंकड़े या अव्यवस्थित हिसाब नए सॉफ्टवेयर में डालने से रिपोर्ट खराब हो जाती है। डेटा डालने से पहले उसे साफ और सही करें।
• एक ही दिन में सब कुछ बदलने की कोशिश: सभी विभागों को एक साथ अचानक बदलना दैनिक काम को रोक सकता है। पहले गोदाम और बिक्री जैसे मुख्य हिस्सों से शुरुआत करें, फिर धीरे-धीरे बाकी हिस्से जोड़ें।

अपने कारोबार के लिए सही ईआरपी सिस्टम कैसे चुनें?

किसी भी सिस्टम को चुनने से पहले अपने व्यापार की जरूरतों को स्पष्ट रूप से तय करें। उन समस्याओं की सूची बनाएं जिनका आपकी टीम रोजाना सामना करती है: क्या दिक्कत गोदाम के स्टॉक में है, बिल बनने में देरी में है, या खातों की रिपोर्ट निकालने में?

ऐसा सिस्टम चुनें जिसका इंटरफेस आसान हो और जिसे नया कर्मचारी भी कुछ ही मिनटों में समझ सके। साथ ही यह भी जांच लें कि क्या भविष्य में व्यापार बढ़ने पर आप इसमें नए मॉड्यूल जोड़ सकते हैं या नई शाखाएं लिंक कर सकते हैं।