Bir işletme sahibi "bize özel bir yazılım yaptırsak kaça mal olur" diye sorduğunda karşısına genelde çok geniş bir aralık çıkar, konuşma da orada biter. Oysa o kişinin ihtiyacı tek bir rakam değil, kendi durumunun hesabını kendi kağıdında yapabilmektir. Bu yazıda hazır sistemin ve özel yazılımın beş yıllık aritmetiğini yan yana koyuyoruz, kullanıcı başına ödenen aboneliğin ekip büyüdükçe nasıl sessizce öne geçtiğini gösteriyoruz ve müşterilerimize açıkça "bunun için hiçbir şey yaptırmayın" dediğimiz durumları da yazıyoruz.
"Özel yazılım ne kadar tutar" sorusunun dürüst cevabı
Kimsenin size düz bir rakam vermemesinin sebebi kaçamak davranmak değil, işin fiyatlanma biçimidir. Özel yazılım tıpkı bir bina gibi fiyatlanır: ortalama bir metrekare fiyatı vardır ama gerçek maliyeti içine koyduğunuz şey belirler. İki dairenin metrekaresi aynıdır, biri kaba inşaat teslim edilir, diğerinde asansör, jeneratör, yangın sistemi ve peyzaj vardır. Yazılımda da durum böyle olduğu için, aynı cümleyle tarif edilen iki proje arasında rahatlıkla dört kat fark çıkabilir.
Rakamı diğer her şeyden çok hareket ettiren üç şey vardır. Birincisi sistemin kaç ayrı işi yapacağı, yani sadece teklif mi hazırlayacak, yoksa aynı anda stok da mı sayacak, vardiya da mı kuracak. İkincisi kaç ayrı sisteme bağlanacağı, çünkü her bağlantı kendi başına bir iş kalemidir. Üçüncüsü de aynı anda kaç kişinin kullanacağı, çünkü on kişinin sırayla girdiği bir ekranla üç yüz kişinin aynı anda çalıştığı bir sistem aynı mühendisliği istemez.
Size somut bir söz veriyoruz: yazının sonuna geldiğinizde kendi beş yıllık rakamınızı, teklif beklemeden, bir kağıt üzerinde çıkarabileceksiniz. Önce baştan sona kullanacağımız terimi netleştirelim. Hazır yazılım, bazen raf ürünü ya da SaaS diye de anılır, binlerce şirketin aynı anda kullandığı bitmiş bir ürünü kiralamak demektir. Özel yazılım ise bir kez ödeyip, işinizin zaten yürüdüğü şekle göre kurulmuş bir sisteme sahip olmak demektir.
Hazır yazılım ve özel yazılım: aslında neye para ödüyorsunuz
Hazır yazılım bir kiralamadır ve bunun iki sonucu vardır: para hiç durmaz, ürün de hiçbir zaman sizin olmaz. Buna karşılık pazartesi sabahı çalışan bir sisteminiz olur, ki bu hafife alınacak bir avantaj değildir.
Özel yazılım ise bir satın almadır. Para başta ağırdır, sonrasında belirgin şekilde hafifler ve elinizde şirketinize ait bir varlık kalır: kaynak kodu da veri de sizin olur, yani bir gün fiyat artıran ya da yön değiştiren bir tedarikçiye mahkum kalmazsınız.
Teknik olmayan bir yöneticinin de rahatça tekrarlayabileceği tek cümle şudur: hazır yazılımda işinizi yazılıma uydurursunuz, özel yazılımda yazılımı işinize uydurursunuz.
Sağlıklı şirketlerin çoğu zaten ikisini birlikte kullanır. Muhasebe paketi satın alınır, yanında bir ya da iki tane de kendine ait sistem yapılır; bu sistemler genellikle tarayıcıdan girilen, kullanıcı rolleri ve raporları olan web uygulamalarıdır. Yani asıl soru "hangisi doğru" değil, "hangi iş için hangisi" sorusudur.
Pratikte gördüğümüz fiyat bantları ve her birinin içinde ne var
- Birinci bant, tek bir iş akışı aracı. Randevu çizelgesi, saha kontrol formu ya da iç onay ekranı gibi tek bir işi düzelten araçlar. Yaklaşık 8.000 ile 25.000 dolar arası, dört ile sekiz hafta.
- İkinci bant, bir departman sistemi. Kullanıcı rolleri, raporlama ve birkaç entegrasyonu olan sistemler. Yaklaşık 25.000 ile 70.000 dolar, üç ile beş ay.
- Üçüncü bant, şirket geneli yönetim sistemi. Mobil erişimi ve gerçek entegrasyonları olan, birden fazla departmanın aynı veriyi paylaştığı sistemler. Yaklaşık 70.000 ile 200.000 dolar, altı ile on iki ay.
- Dördüncü bant, müşterilerinizin giriş yaptığı bir platform. Ödeme alan, her müşteri için ayrı hesap tutan yapılar. Yaklaşık 150.000 dolardan başlar ve dokuz ile on sekiz ay sürer.
Dürüst bir uyarı da şu: personeliniz ya da müşterileriniz için bir mobil uygulama istiyorsanız, bu genelde kendi başına bir bant ekler, çünkü telefon uygulaması ayrı bir üründür, ayrı test edilir ve mağaza süreçleriyle birlikte yürür.
Bu soruyu soran küçük ve orta ölçekli şirketlerin büyük çoğunluğu birinci ya da ikinci banttadır, dördüncü bantta değil. İyi bir tedarikçi bunu size ilk görüşmede söyler, çünkü ihtiyacınızdan büyük bir sistem hem geç gelir hem de her yıl daha pahalıya bakılır.
Bir yapım projesinde para tam olarak nereye gidiyor
Faturayı açıp içine bakınca çoğu kişinin şaşırdığı şey şudur: kod yazmak işin ancak yarısıdır. En ucuz teklifin genellikle en pahalıya patlamasının sebebi de budur, çünkü o teklif diğer yarıyı gizler.
Kalemleri günlük dille anlatalım. Keşif, neyin yapılacağına karar verme aşamasıdır ve bütçenin yaklaşık yüzde 10'unu alır. Tasarım ve kullanıcı deneyimi, ekranların nasıl görüneceğine ve insanların iş içinde nasıl ilerleyeceğine karar verir, yaklaşık yüzde 14. Arka uç ve ön yüz geliştirme, yani asıl yapım işi, yaklaşık yüzde 50. Test ve düzeltmeler, sorunları personeliniz bulmadan önce bulmak demektir, yaklaşık yüzde 12. Yayına alma, veri taşıma ve eğitim, eski verinin yeni sisteme aktarılması dahil, yaklaşık yüzde 6. Geriye kalan yüzde 8 ise proje yönetimidir, yani işin haftalık olarak takip edilip yürütülmesi.
Bunun pratik sonucu açıktır: içinde keşif satırı ve test satırı olmayan bir teklif ucuz değildir, sadece bu maliyetleri siz imzayı attıktan sonraya taşımıştır. O iki satır, projede iptal edilmesi en kolay görünen ama sonradan en pahalı geri dönen kalemlerdir. Tasarım da gerçek bir maliyet kalemidir, çünkü personelin günde yüz kere açtığı bir ekranda iki tıklamayı azaltmak yılda yüzlerce saat demektir; bu işin nasıl yürüdüğünü arayüz ve tasarım tarafında ayrıntısıyla anlatıyoruz.
Yayına aldıktan sonra gelen fatura
Kullandığımız çalışma kuralı şudur: yapım bedelinin yılda yüzde 15 ile 20'si kadar bir bütçeyi sunucu, güvenlik güncellemeleri, küçük değişiklikler ve bir şey bozulduğunda arayacağınız insan için ayırın. Bu para hazır yazılımda da vardır, sadece adı abonelik olduğu için ayrı bir gider gibi görünmez.
Rakamı somutlaştıralım. Tipik bir işletme sistemi için sunucu ve barındırma masrafı ayda 50 ile 400 dolar arasında gezer, geri kalanı insan zamanıdır: birinin sistemi izlemesi, güncellemeleri yapması ve kullanıcıdan gelen küçük istekleri karşılaması.
Güvenlik kısmı isteğe bağlı değildir, çünkü bir sistemin kurulduğu bileşenler sürekli yamalanır ve saldırıya uğrayan sistemler neredeyse her zaman yamanmamış olanlardır; bu yüzden bakım anlaşmanızda güvenlik kalemini ayrıca yazılı görmek istersiniz.
İkinci yıl desteğini kesmek ilk bakışta tasarruf gibi görünür ama pratikte öyle çıkmaz. On sekiz ay kendi haline bırakılmış bir sistem genelde bir kurtarma projesi ister ve o kurtarmanın faturası, kesilen desteğin toplamından yüksek olur. Hazır yazılımın da buna denk gelen gizli bir kalemi vardır: sistemin biraz farklı davranmasını her istediğinizde ödediğiniz danışman saatleri.
Çoğu kararı belirleyen abonelik hesabı
Hesabı sayfa üzerinde yavaşça yapalım. Diyelim ki 40 çalışanınız var ve kullanıcı başına aylık 45 dolar ödüyorsunuz. Bu ayda 1.800 dolar, yılda 21.600 dolar ve beş yılda 108.000 dolar eder. Üstüne çoğu kurulumda tek seferlik kurulum ve veri taşıma için 5.000 ile 15.000 dolar daha eklenir, ek modüller de ayrıca fiyatlanır.
Şimdi özel tarafı yanına koyalım. 60.000 dolarlık bir yapım, üzerine yılda yüzde 18 bakım, yani yaklaşık 10.800 dolar. Beş yılda 54.000 dolar bakım eder, toplam 114.000 dolar. Yani iki seçenek 40 kullanıcıda birbirinden yüzde birkaç uzaklıkta kalır.
Asıl anlaşılması gereken şey burada başlıyor: abonelik maliyeti kişi sayısıyla büyür, özel yazılım maliyeti ise değişim miktarıyla büyür. Yani büyüyen bir ekip cevabı bir yöne iterken, sık değişen bir süreç cevabı diğer yöne iter.
Büyüme tarafını tek satırda görelim: kullanıcı sayısı 80'e çıktığında aynı abonelik beş yılda yaklaşık 216.000 dolara, yani iki katına çıkar. Yapılmış sistem ise ek kapasite için genelde yüzde on civarında bir ilave ister, çünkü ona kişi başına değil, iş başına ödersiniz.
Bu hesabı bir kere de kendi rakamlarınızla yapın: kişi sayınız, kullanıcı başına ücretiniz ve beş yıl. Aynı konudaki diğer yazılarımızı maliyet aramasında bulabilirsiniz.
Hazır yazılım almanın doğru karar olduğu durumlar
Bunu dolandırmadan söyleyelim. İş muhasebe, bordro, e-posta ya da standart bir internet mağazasıysa satın alın. Binlerce şirket o ürünü iyi hale getirmek için zaten para ödedi ve siz aynı yolu baştan yürüyerek hiçbir şey kazanmazsınız.
Kararı kolaylaştıran üç basit test var:
- Ekip testi. Kullanıcı sayınız kabaca on ile on beşin altındaysa, abonelik aritmetiği bir yapım projesini neredeyse hiçbir zaman haklı çıkarmaz.
- Süreç testi. Bu işi sektördeki herkesle aynı şekilde yapıyorsanız, size para kazandırmayan bir şeyi yeniden icat etmek için ödeme yapıyorsunuz demektir.
- Hız testi. Sisteme bu çeyrekte ihtiyacınız varsa, ihtiyacınızın yüzde 80'ini karşılayan hazır bir ürün, dokuz ay sonra gelecek kusursuz bir sistemden iyidir.
Linkysoft olarak müşterilerimize "yaptırmayın, satın alın" dediğimiz çok oldu; bu cümle bize bir proje kaybettirse de doğru olan oydu. Bu cümleyi hiç kurmayan bir tedarikçi size danışmanlık yapmıyor, satış yapıyordur.
Hazır sisteminizin size zaten pahalıya mal olduğunun beş işareti
- Tablo halkası. Personel resmi sistemin yanında kendi özel dosyalarını tutuyorsa bunun sebebi tembellik değildir; resmi sistem onların ihtiyaç duyduğu bilgiyi tutamıyordur.
- Yeniden yazma vergisi. Altı kişi günde kırkar dakikasını iki sistem arasında veri kopyalamaya veriyorsa bu günde dört saat, yılda yaklaşık 1.000 saat eder. Saatlik toplam maliyeti 20 dolar kabul edersek, yılda kabaca 20.000 dolarlık maaş kopyalama işine gitmiş olur.
- Sisteme neredeyse hiç girmeyen kişiler için lisans ödemek. Lisans sayısı iki üç yıl içinde sessizce kayar ve sistemi ayda birkaç kez açan insanlar için tam ücret ödemeye devam edersiniz.
- Değişiklik teklifi. Satın alınmış bir sistemde "küçük" diye tarif ettiğiniz bir düzenleme 20 ile 60 danışman saati olarak geri döner ve bu saatler yaygın olarak 80 ile 200 dolar arasında faturalanır.
- Verinizi dışarı almanın zor olması. En sessiz ama en belirleyici işaret budur, çünkü önümüzdeki üç yılın kararını aslında bu madde verir.
Bu tablonun yerine pratikte ne konduğunu görmek isterseniz örnek çalışmalarımıza bakabilirsiniz; abonelik modellerini karşılaştıran yazılarımız da aynı hesabı başka sektörler için tekrarlıyor.
Özel yazılıma daha az harcamanın, ama değerinden kaybetmemenin yolları
- Aşamalara bölün. İnsanların her gün kullandığı özellikleri kapsayan ilk sürüm genelde sekiz ile on iki haftada, toplam bütçenin yüzde 30 ile 40'ı ile yayına girer ve kalan aşamalar yapılırken kendini ödemeye başlar.
- Sıradan parçaları yeniden kullanın. Çoğu işletme sisteminde özelliklerin yalnızca yüzde 20 ile 30'u gerçekten o müşteriye özgüdür. Geri kalan yüzde 70 ile 80, yani girişler, roller, yetkiler, bildirimler, raporlar ve dışa aktarmalar sıfırdan icat edilmemelidir.
- Sıkıcı olanı satın alın, para kazandıranı yaptırın. Muhasebe paketini kiralayın, rakiplerinizin kopyalayamadığı planlama motorunu yaptırın.
- Gereksinimleri yapım başlamadan kararlaştırın. Keşif sırasında yapılan bir değişiklik, aynı değişikliğin yapım ortasında yapılmasına göre yaygın olarak üç ile beş kat ucuza gelir. Bu yüzden yazılı kapsam belgesi projenin en ucuz belgesidir.
- Entegrasyonları dürüstçe sayın. Mevcut bir sisteme, bir ödeme altyapısına, bir kargo firmasına ya da bir devlet portalına yapılan her bağlantı kabaca 2.000 ile 8.000 dolar ve bir ile üç hafta ekler.
Otomasyon süs olsun diye değil de gerçekten işe yarayacaksa, mesela gelen yüzlerce talebi kendiliğinden sınıflandırmak gibi, yapay zeka tarafındaki çözümler değerlidir. Yine de bunu ilk sürüme koymak çoğu zaman değer değil gecikme satın alır, bu yüzden ikinci aşamaya bırakmanızı öneririz.
İmza atmadan önce sormanız gereken sorular
- Kod ve veri kime ait? Cevabı e-postada değil, sözleşmede isteyin.
- İkinci yıl kaça mal olacak? İyi niyet vaadi değil, rakam isteyin.
- Ayrılmak istersem ne oluyor? Her şeyi dışarı aktarabiliyor musunuz ve işi başka bir firma devralabilir mi?
- Değişiklik nasıl fiyatlanıyor? Sabit fiyat bütçenizi korur, zaman ve malzeme usulü ise fikrinizi değiştirme özgürlüğünüzü korur; ikisi farklı proje tiplerine uyar.
- Keşif belgesini yapım başlamadan görebilir miyim? Ne yapacağını yazıya dökemeyen bir tedarikçi işi henüz anlamamıştır.
Sözleşme ve gereksinim yazımı üzerine yazdıklarımız, bu beş soruyu görüşme masasında nasıl soracağınızı da anlatıyor.
Linkysoft'ta fiyatı nasıl belirliyoruz ve şimdi ne yapmalısınız
Sıra basittir: kısa ve ücretli bir keşif çalışması yaparız, bu çalışma yazılı bir kapsam ve gerçek bir rakam üretir; ardından ilk aşamayı sabit fiyatla yaparız ve sonraki aşamaları birlikte kararlaştırırız.
Erken aşamada aralık, keşiften sonra kesin rakam vermemizin sebebi şudur: kimse işi anlamadan verilen bir sayı, taahhüt kılığına girmiş bir tahmindir ve o tahmin projenin ortasında ya sizi ya da bizi zor durumda bırakır.
Baştaki sözü tekrar edelim: bizim işimiz müşterinin sonucudur, dolayısıyla aritmetik satın almayı gösteriyorsa size o aritmetiği açıkça gösteririz. Mevcut kurulumunuzu, kaç kişinin kullandığını ve yazılımın yapması gereken işi kısaca anlatın, hesabı beraber çıkaralım; bunun için bize ulaşın. Karar vermeden önce biraz daha okumak isterseniz, benzer hesapları adım adım anlattığımız yazıların tamamı blog sayfamızda duruyor.
