Elektronik tablonuz henüz asıl sorun değil
Baştan açık söyleyelim: küçük bir portföy için elektronik tablo doğru araçtır. Kabaca 15 ila 20 birimin altındaysanız, dosyayı yalnızca tek bir kişi düzenliyorsa ve sözleşmeler nadiren değişiyorsa, kimsenin size yazılım satmasına gerek yok. Linkysoft olarak bunu müşterilerimize sık sık söylüyoruz ve söylediğimiz için zaman zaman iş kaybediyoruz, çünkü küçük bir portföyü aylık abonelikli bir sisteme taşımak çoğu zaman kimsenin kazanmadığı bir masrafa dönüşüyor.
Tablonun bu ölçekte bu kadar iyi iş görmesinin sebebi de gayet basit. Ek bir maliyeti yok, herkes zaten nasıl kullanıldığını biliyor, yeni bir sütuna ihtiyaç duyduğunuzda saniyeler içinde şekil değiştiriyor ve kimsenin eğitim almasına gerek kalmıyor. Bu dört özelliği aynı anda veren başka bir araç neredeyse yok, dolayısıyla küçük ölçekte tabloyu savunmak kolaydır.
Yazı boyunca iki kelimeyi belirli bir anlamda kullanacağım, o yüzden burada tanımlayalım. Birim, kiralanabilir tek bir şeydir: bir daire, bir dükkan, paylaşımlı ofiste tek bir masa ya da bir depo bölmesi. Portföy ise tek bir kişinin veya şirketin baktığı birimlerin tamamıdır, fazlası değil.
Buradan sonrası size yazılım önermek için değil, kendinize bir tarih verebilmeniz için yazıldı: uyarı sinyalleri, uygulamada gördüğümüz gerçek rakamlar ve kendi durumunuzu fiyatlandırabileceğiniz basit aritmetik. Böylece tablonun ne zaman kendini karşılamayı bıraktığını tahmin etmek yerine hesaplayabilirsiniz.
Bir kira işletmesinin her ay yaptığı dört iş
Birinci iş, kirayı tahsil etmek ve her ödemeyi doğru sözleşmeyle ve doğru birimle eşleştirmek. Kulağa mekanik geliyor, ta ki bir kiracı kirasının yarısını yatırana, bir başkası iki aylık ödemeyi tek seferde gönderene ve üçüncüsü açıklamaya kendi adı yerine kardeşinin adını yazana kadar.
İkinci iş, ödemeyeni takip etmek. Üstelik canınız istediğinde değil, belirli bir düzen içinde, ve ne konuşulduğunu tarihiyle birlikte kaydederek, çünkü bir anlaşmazlıkta sizi koruyan şey tam olarak o kayıttır.
Üçüncü iş, bakım taleplerini almak, işi yaptırmak ve her işin üzerine gerçek maliyetini yazmak. Bu son adım atlandığında bir birimin gerçekte ne kazandırdığını kimse bilemez, çünkü gelir tarafı tutulur da gider tarafı ustanın cebinde kalır.
Dördüncü iş, tarihleri kollamak: sözleşme yenilemeleri, ihbar süreleri, planlanmış kira artışları, sigorta bitişleri ve depozito iadeleri.
Bu yazının ana fikri şu: tablo bu dört işin kaydını tutar ama dördünü de yapmaz. Yani her biri hâlâ bir insanın hatırlamasına bağlı kalır. Bu, 12 birimde gayet iyi çalışan bir düzendir; 60 birimde ise açıkça riskli hale gelir.
Tablonuzun çoktan çöktüğünü gösteren sinyaller
- Dosya adı belirtisi: kira_son_v3_duzeltilmis.xlsx, ve aynı dosyanın iki farklı sürümünün bir sohbet grubunda yan yana durması.
- Bana şu anda kim ne kadar borçlu sorusuna, üç sekme açmadan ve bir dakikanın altında cevap verememeniz.
- Ay sonu kapanışının tam bir iş gününü yemesi ve o günün karar vermekle değil, banka satırlarını isimlerle eşleştirmekle geçmesi.
- Bir kiracı depozitoya ya da bir ödemeye itiraz ettiğinde elinizde tarihli ve sonradan değiştirilemeyen bir kayıt bulunmaması, dolayısıyla huzur bozulmasın diye razı olup ödemeniz.
- Yalnızca tek bir kişinin aklında duran bir tarih: bir yenileme, bir artış, süresi dolan bir belge. O kişi tatile çıktığında işletmenin o tarihi görme imkânı kalmaz.
Bu maddelerden üçü ya da daha fazlası sizde varsa, dosya zaten çökmüştür; sadece faturası size henüz gelmemiştir.
Bozulan tablonun size sessizce ödettiği bedel
Rakamları bilerek para birimi yazmadan veriyorum, çünkü aynı aritmetiği kendi para biriminizle kurmanız gerekiyor. 60 birimlik bir portföyde, tablo üzerinde yürüyen saf idari işin ayda 25 ila 35 saat tuttuğunu görüyoruz. Tipik dağılım şöyle: kirayı banka hareketleriyle eşleştirmek 9 saat, geciken kiracıların peşine düşmek 7 saat, tamir ve bakım koordinasyonu 6 saat, mal sahibi ve vergi raporlaması 5 saat, dosyanın kendisini onarmak, yani bozulan formülü ve kayan satırı düzeltmek 3 saat.
Şimdi bu saatleri paraya çevirelim ve personel saatini bilinçli olarak mütevazı bir rakamla, 12 ile fiyatlayalım: ayda 30 saat 360, yılda ise kabaca 4.300 eder. Neredeyse hiç kimse bu kalemi bütçesine yazmaz, çünkü o saatler birinin normal mesaisinin içine ince ince dağılmıştır. Siz kendi rakamınızı koyup aynı çarpımı yapın; sonuç size ait olsun, bize değil.
Saat olarak hiç görünmeyen maliyetler de var. Bir hafta geciken tek bir sözleşme yenilemesi boş bir aya dönüşebilir: aylık 500 kira getiren bir birimde bu, 500 kayıp kiranın yanına temizlik, ilan ve yeniden kiralama için tipik olarak 150 ila 400 daha ekler, yani kaçan tek bir tarih çoğu zaman o birimin bir yıllık yazılım maliyetinden fazlasına mal olur. Planlanmış kira artışları ise en sessiz kayıptır: 30.000'lik aylık bir kira hacminde yüzde 3 ila 5'lik bir artış ayda 900 ila 1.500 demektir, ve tabloyla yönetilen portföylerde sözleşmelerin yüzde 5 ila 15'inde artış tarihinin fark edilmeden geçtiğini düzenli olarak buluyoruz. Hak edilmişken hiç uygulanmayan gecikme bedelleri de aynı sepette durur.
Bir de dosyanın kendi hataları var. Bir yıl boyunca elle düzenlenmiş, çalışır durumdaki bir tablo genellikle satırlarının yüzde 1 ila 2'sinde hata taşır: mükerrer girilmiş bir ödeme, tarihi olmayan bir depozito, sözleşme bitiş yılı bir önceki yıl olarak yazılmış bir satır. Ayda 200 ödeme satırı işliyorsanız bu, 2 ila 4 yanlış satır demektir ve bunları normalde siz değil, kiracı bulur. Buradaki tonu abartmaya gerek yok: bu paranın çoğu fark edilmedi, çünkü yıla ince bir tabaka halinde yayılmıştı.
Kırılma noktaları: birim sayısı, kişi sayısı, mal sahibi ve sıra dışı sözleşmeler
Birinci eksen birim sayısı. 20'nin altında rahatsınız, 20 ila 50 arasında sistem aslında hafızayla yürür, 50'nin üzerinde ise bir mal sahibine veya bir denetçiye savunabileceğiniz bir güvenilirlik kalmaz.
İkinci eksen, dosyayı düzenleyen kişi sayısıdır ve asıl kırılma noktası da budur, birim sayısı değil. İki kişi aynı dosyayı düzenlemeye başladığında sürüm çakışmalarının 4 ila 6 hafta içinde ortaya çıktığını görüyoruz; genellikle de aynı kiracı için iki farklı gecikme tutarı şeklinde yüzeye vururlar.
Üçüncü eksen, paranın kime ait olduğudur. Bir mal sahibine, bir ortağa ya da bir aile üyesine hesap verdiğiniz andan itibaren bir denetim izine ihtiyacınız var. Kulağa teknik gelen bu ifade aslında çok basit bir şeyi anlatır: kimin neyi ne zaman değiştirdiğinin, sonradan kimsenin sessizce düzeltemeyeceği bir kaydı.
Dördüncü eksen karmaşıklıktır: konut ve ticari şartların aynı portföyde karışması, kademeli artan kiralar, birden fazla para birimi, alt kiralamalar, ayrıca faturalanan aidat ve ortak gider kalemleri.
Tek bir eksende yüksek olmanız yeterlidir. Üç ortağıyla birlikte 14 birim yöneten bir kişinin sisteme ihtiyacı, tek başına sahip olduğu 45 birimi yöneten kişiden daha fazladır.
Tablonun yerine ne geçiyor, teknik dil kullanmadan
Tek cümlelik tanım şu: kira yönetim sistemi, birimlerin, kiracıların, sözleşmelerin, paranın ve işlerin tek bir ortak kaydıdır ve herkes aynı anda, telefondan ya da bilgisayardan aynı şeyi görür.
Parçalarını sade kelimelerle sayalım:
- Tarihleriyle birlikte tutulan birim ve sözleşme kütüğü.
- Her ayın tahakkukunu, yani o ay için kiracının borcuna yazılması gereken kira tutarını, kendiliğinden oluşturan kira planı.
- Her ödeme için kesilen makbuz.
- Kimin ne kadar borcu olduğunu tek bakışta gösteren tek bir gecikme ekranı.
- Durumu ve maliyeti üzerine yazılan bakım kayıtları.
- Sözleşmelerin ve kimlik belgelerinin durduğu bir belge arşivi.
- Bir de mal sahibi hesap özetleri.
Üç terimi de tam kullanıldıkları anlamda açıklayalım. Portal, kiracının yalnızca kendi hesabını görmek için giriş yaptığı özel bir sayfadır. Otomasyon, kimse hatırlamak zorunda kalmasın diye sistemin uyduğu bir kuraldır. Hatırlatma merdiveni ise vade öncesinde ve sonrasında gönderilen sabit bir mesaj dizisidir: vadeden 3 gün önce, vade günü, sonra 3. ve 7. günlerde. Elle takipte geciken kira genellikle 12 ila 20 günde tahsil edilir; sabit bir merdivenle bu süre çoğunlukla 5 ila 9 güne iner. Aylık 30.000 kira hacminiz varsa ve bunun yaklaşık yüzde 12'si gecikiyorsa, 3.600 civarı para 8 gün erken gelir, yani her ay yaklaşık 960 nakit hesabınızda daha erken durur.
Bu sistemlerin çoğu tarayıcıda çalışır, yani bilgisayara ayrı bir program kurmanız gerekmez; tarayıcıda çalışan iş uygulamaları aynı kaydı ofisteki ekranla sahadaki telefona birlikte açar. Aynı kayıt ileride bir mobil uygulamayı da besleyebilir, ama ilk günden buna ihtiyacınız olduğunu söylemiyorum.
Sistemin neyi çözmediğini de net söyleyelim: kötü bir kiracıyı ödemeye ikna etmez, ve hangi tamiratın yapılmaya değer olduğu kararını sizin yerinize vermez. O iki şey sizde kalır.
İlk gün olması gereken beş şey, bekleyebilecek altı şey
İlk günden bulunması gerekenler beş tanedir: gerçek tarihleriyle birim ve sözleşme kütüğü, her ödeme için makbuz üreten kira planı, tek bir gecikme ekranı, durumu ve maliyeti olan bakım talepleri, ve bir belge arşivi. Bu beşi olmadan sistem günlük işi karşılamaz.
Bekleyebilecek altı şey ise şunlardır: online kart tahsilatı, muhasebe yazılımıyla entegrasyon, kiracıya özel mobil uygulama, mal sahiplerinin kendi girişleri, elektronik imza ve her türlü otomatik raporlama veya tahmin ekranı. Bunların hiçbirini ertelemek kimseye zarar vermez.
Sebebi basit: beş işi iyi yapan bir sistem her gün kullanılır, yirmi işi kötü yapan bir sistem ise üçüncü ayda terk edilir ve herkes sessizce tabloya geri döner. Yeni bir özellik talebi geldiğinde uygulayacağınız pratik test de şudur: kiraya, gecikmeye, tarihlere veya tamirata dokunmuyorsa ikinci faza aittir.
Hazır yazılım mı, size özel sistem mi
Açıkça söyleyeyim: okuyucuların çoğu için doğru cevap hazır yazılımdır. Standart konut sözleşmeleri, tek para birimi, tek ülke, kabaca 200 birimin altı ve sıra dışı olmayan mal sahibi paylaşımları varsa, kimsenin size sıfırdan sistem yazmasına gerek yok.
Bir işletmeye özel yazılan sistemin maliyetini gerçekten hak ettiği durumlar da var: nakit tahsilat, banka dekontuyla ödeme ya da ileri tarihli çek gibi yerel ödeme alışkanlıkları; kötü aynalanmış değil, gerçekten düzgün yapılmış Arapça ve diğer sağdan sola arayüzler; mal sahibi kâr paylaşımları ve komisyon kuralları; karışık ticari sözleşme şartları; ya da işletmenin zaten kullandığı başka bir sisteme bağlanma ihtiyacı.
Parayı da dürüstçe karşılaştıralım. Hazır kira yazılımları genellikle birim başına ayda 1 ila 3 arasında ücret alır ve ayda 20 ila 50 civarında bir taban ücret uygular, yani 60 birim ayda 60 ila 180, yılda 700 ila 2.200 bandına oturur. Bir işletmeye özel sistem ise daha çok 6 ila 12 haftalık bir iş demektir; üzerine ayda 20 ila 60 arasında barındırma ve her yıl yapım maliyetinin yüzde 10 ila 20'si kadar değişiklik ve destek bütçesi eklenir. Bu iki eğri, birim sayısı birkaç yüzü aştığında ya da hazır yazılımın karşılamadığı bir kural işin tam merkezinde durduğunda kesişir.
En sık gördüğümüz iki tuzak şu: boş birimler için de birim başına ücret ödemek, ve yılda iki kez kullanacağınız tek bir özellik uğruna kocaman bir platform satın almak. Özel yazılmış bir sistemin pratikte neye benzediğini görmek isterseniz örnek çalışmalarımıza göz atabilirsiniz. Linkysoft olarak abonelik daha ucuza geldiğinde bunu söyleyip işi geri çevirdiğimiz oluyor, çünkü üç yıl sonra pişman olan bir müşteri bizim için iyi bir iş değil.
Maliyeti, süresi ve kendini ne zaman amorti ettiği
Tek mal sahipli bir portföy için ilk çalışan sürüm genellikle 6 ila 10 haftada canlıya çıkar. Birden fazla mal sahibi, hesap özetleri ve online tahsilat işin içine girdiğinde bu süre 3 ila 5 aya uzar. Kırılımı şöyle görünür: tabloyu temizleyip dondurmak için yaklaşık 1 hafta, birimleri, sözleşmeleri ve mal sahiplerini kurmak için 2 hafta, bakiyeleri ve açık gecikmeleri aktarmak için 1 hafta, sonra eski ile yeninin yan yana çalıştığı yaklaşık 4 haftalık tam bir kira döngüsü, ve tabloyu emekliye ayırmak için 1 hafta.
Maliyeti iki tarafta da açık yazalım. Hazır tarafta birim başına aylık ücret ve taban ücret vardır; özel tarafta yapım bedeli, ayda 20 ila 60 arasında barındırma ve insanların bütçelemeyi en çok unuttuğu kalem, yani her yıl yapım bedelinin yüzde 10 ila 20'si kadar değişiklik ve destek gideri.
Başabaş hesabını da adım adım yapalım, rakamlar takip edilebilecek kadar küçük olsun. Sistem o 30 saatin 15'ini ortadan kaldırıyorsa, saat başına 12'den ayda 180 tasarruf ediyorsunuz demektir. Ayda 120'lik bir abonelik daha ilk ayında kendini karşılar. 8.000'e yaptırılan özel bir sistem ise yalnızca kazanılan zamanla hesaplandığında kabaca 3 ila 4 yılda geri döner; kaçırılmayan tek bir boş ayı ve geri kazanılan kira artışlarını da sayınca bu süre 2 yıla yaklaşır. Bu rakamı olduğu gibi söylüyoruz, çünkü altı ayda kendini amorti edeceği iddia edilen bir yatırımın sonu genellikle hayal kırıklığı oluyor.
Çoğu kişinin unuttuğu üçüncü bir seçenek daha var: tabloda kalmak ve saatleri parayla geri satın almak. Yarı zamanlı bir ön muhasebe elemanı ayda 10 ila 15 saati devraldığında, saat başına 12'den bu ayda 120 ila 180 eder; yani hazır bir abonelikten pahalıdır, çünkü 30 birimin altındaki bir portföy birim başına fiyatla ayda 30 ila 90 bandına oturur, buna karşılık özel bir sistemin baştan istediği 8.000'lik yatırımı istemez, ne veri taşımak ne de eğitim gerektirir. Asıl sorununuz iş yüküyse, yani dosyayı tek kişi düzenliyorsa, kimseye hesap vermiyorsanız ve kaçırdığınız bir tarih yoksa, makul cevap budur. Ama ikinci düzenleyici dosyaya girdiği anda ikinci kişi sorunu çözmez, yalnızca ikiye katlar.
Bir yıllık geçmişi taşımak ve ekibe kullandırmak
Kimse bir şey inşa etmeye başlamadan önce tabloyu temizleyin. Doğru olması gereken altı sütun şudur: birim referansı, kiracı adı, sözleşme başlangıç tarihi, sözleşme bitiş tarihi, kira tutarı ve güncel bakiye. Bu altısı doğruysa geri kalan her şey sonradan eklenebilir.
Satırların yüzde 5 ila 10'unun bir insanın kararını gerektireceğini baştan kabul edin: iki farklı yazımla kaydedilmiş bir kiracı, iki kez numaralandırılmış bir birim, tarihi olmayan bir depozito. Bunun için her 100 birim başına kabaca birinin bir öğleden sonrasını ayırın.
Bir kesim tarihi belirleyin ve geçmişteki her ödemeyi değil, yalnızca açılış bakiyelerini taşıyın; eski dosyayı da salt okunur bir arşiv olarak saklayın ki kimse bir şey kaybettiğini hissetmesin.
Eski ve yeni sistemi tam olarak bir kira döngüsü boyunca yan yana çalıştırın, sonra durun. Üç ay boyunca ikisini birden yürütmek, bu projelerin sessizce başarısız olmasının en yaygın yoludur, çünkü ikinci ayda insanlar hangisinin doğru olduğuna güvenmeyi bırakır.
İnsan tarafında ihtiyacınız olan şey mütevazıdır: 2 ila 4 saatlik bir personel eğitimi, verinin adı konmuş tek bir sorumlusu ve tek bir kural. O kural da şudur: sistemde yoksa olmamıştır.
Kiracı tarafında beklentiyi gerçekçi tutun. Portal kullanımı ilk üç ayda yüzde 40 ila 60, ilk yılın sonunda yüzde 70 ila 85 bandına ulaşır, ama bunun tek şartı her hatırlatma mesajının içinde bağlantının bulunmasıdır. Kiracının alışkın olduğu mesajlaşma kanalını da kapı olarak açık tutun, çünkü kimse alışkanlığını bir duyuruyla değiştirmez. Telefonla gelen tamir taleplerini ise kibarca yönlendirin: Hemen not alıyorum, ama takip edebilmeniz için size formun bağlantısını göndereyim, oradan yazarsanız ustanın ne zaman geleceğini de aynı ekrandan görürsünüz. İnsanlar yeni yolu, sizin için değil kendileri için daha hızlı olduğunda benimser; kira ve tahsilat yazışmalarında da işleyen kural budur.
Bu ay karar vermek için beş soru
Bugün cevaplayabileceğiniz beş soru var ve hepsinin cevabı evet ya da hayır:
- 50'den fazla biriminiz var mı?
- Dosyayı düzenleyen ikinci bir kişi var mı?
- Hesabını başkasına verdiğiniz bir para var mı?
- Ayda 20 saatten fazla idari iş yapıyor musunuz?
- Son on iki ayda kaçırdığınız bir tarih oldu mu?
Beşine de hayır diyorsanız cevabımız net: tabloda kalın. Size bir yıl daha kazandıracak üç iyileştirmeyi yapın: tek bir dosya ve o dosyanın tek bir sahibi olsun, formül içeren sütunları kilitleyin, ve her ay tarihli bir yedek alın.
İkisine ya da daha fazlasına evet diyorsanız, koca bir platformla değil, ilk gün gereken beş özellikle başlayın. İlk pratik adım da şu: tabloyu dışa aktarın ve kaç satırın bir insanın kararına ihtiyaç duyduğunu sayın. O sayı, projenizin gerçek büyüklüğünü herhangi bir teklif belgesinden daha dürüst anlatır.
Kendi rakamlarınızı birlikte gözden geçirmek isterseniz bize yazın, hiçbir yükümlülük olmadan konuşalım. Linkysoft'ta bazen en iyi tavsiyemiz bu yıl bir şey yaptırmayın, tablonuzu düzeltin demek oluyor ve bunu söylerken de gayet rahatız.