ادارہ جاتی وسائل کی منصوبہ بندی (ERP) ERP

ادارہ جاتی وسائل کی منصوبہ بندی کیا ہے؟

کیا آپ بھی پچھلے ہفتے کی سیلز رپورٹ ایکسل شیٹ میں ڈھونڈتے ہیں، جبکہ گودام کا عملہ باقی سامان کاپی پر نوٹ کرتا ہے اور اکاؤنٹنٹ کسی تیسرے سافٹ ویئر میں رسیدیں ملانے کی کوشش کر رہا ہوتا ہے؟

یہ الجھن بہت سی کمپنیوں میں اس وقت پیدا ہوتی ہے جب کاروبار وسعت اختیار کرتا ہے۔ ہر شعبہ الگ الگ طریقے سے کام کرتا ہے اور مالک کے لیے یہ جاننا ناممکن ہو جاتا ہے کہ اصل میں کتنا منافع ہوا اور گودام میں کتنا سامان باقی ہے۔

ادارہ جاتی وسائل کی منصوبہ بندی، جسے انگریزی میں Enterprise Resource Planning یا مختصراً ERP کہا جاتا ہے، اسی مسئلے کا مکمل حل ہے۔ یہ ایک مرکزی کمپیوٹر سسٹم ہے جو کمپنی کے تمام شعبوں کو ایک محفوظ ڈیٹا بیس سے جوڑ دیتا ہے۔ جب کوئی گاہک خریداری کرتا ہے تو سسٹم گودام میں اسٹاک کم کرتا ہے، اکاؤنٹنگ میں بل درج کرتا ہے اور سیلز ٹیم کو فوری اطلاع دیتا ہے۔

ای آر پی سسٹم کمپنی کے اندر کس طرح کام کرتا ہے؟

ای آر پی کا اصل مرکز اس کا مشترکہ ڈیٹا بیس ہے۔ درجنوں الگ فائلوں اور دہرائے جانے والے ریکارڈز کے بجائے تمام ملازمین ایک ہی مستند ڈیٹا پر کام کرتے ہیں۔ ہر ملازم کو صرف اس کے کام کے مطابق رسائی دی جاتی ہے۔

جب کوئی نیا کاروباری آرڈر موصول ہوتا ہے تو سسٹم میں یہ مراحل مکمل ہوتے ہیں:

1. سیلز کا عملہ سسٹم میں گاہک کا آرڈر درج کرتا ہے۔
2. گودام کو فوری طور پر درخواست نظر آتی ہے اور وہ پارسل تیار کر لیتے ہیں۔
3. اگر سامان کی مقدار مقررہ حد سے کم ہو تو خریداری کے شعبے کو خودکار الرٹ مل جاتا ہے۔
4. اکاؤنٹس ڈیپارٹمنٹ کو خودکار طور پر تیار بل مل جاتا ہے اور وہ اسے کھاتے میں درج کر لیتے ہیں۔
5. انتظامیہ ڈیش بورڈ کھول کر فوری طور پر منافع، سیلز اور بقایا جات دیکھ سکتی ہے۔

درج ذیل جدول الگ الگ ٹولز اور کاغذی نظام کے مقابلے میں مربوط ای آر پی سسٹم کے فوائد واضح کرتا ہے:

کمپنیوں کو ای آر پی سسٹم کی ضرورت کیوں پیش آتی ہے؟

ای آر پی سسٹم کا بنیادی مقصد آپ کو کاروبار کی مکمل اور شفاف تصویر روزانہ دکھانا ہے۔ چاہے آپ کے پاس دس ملازمین ہوں یا سو، ہر رسید کو خود ہاتھ سے دیکھنا ممکن نہیں ہوتا۔ آپ کو ایک زندہ ڈیش بورڈ درکار ہوتا ہے جو سب سے زیادہ بکنے والا سامان، بھیجنے کے لیے تیار آرڈرز اور نقد رقم کی تفصیلات بتائے۔

یہ سسٹم کسٹمر سروس کو بھی تیز تر بناتا ہے۔ جب کوئی گاہک اپنے سامان کے بارے میں پوچھتا ہے تو عملہ اسکرین پر اس کا ریکارڈ دیکھ کر سیکنڈوں میں جواب دے دیتا ہے، گاہک کو ہولڈ پر رکھ کر گودام فون کرنے کی ضرورت نہیں رہتی۔

ای آر پی کو ویب اور موبائل ایپس سے جوڑنا

جدید ای آر پی سسٹمز اب دفتر کے کسی ایک کمپیوٹر میں بند پرانے پروگرام نہیں رہے۔ یہ کلاؤڈ سسٹمز ہیں جو انٹرنیٹ براؤزر اور اسمارٹ فون ایپس کے ذریعے دنیا میں کہیں سے بھی کنٹرول کیے جا سکتے ہیں۔

ہم Linkysoft میں 2007 سے ویب ایپلی کیشنز اور مینجمنٹ سسٹمز کی تیاری کی خدمات فراہم کر رہے ہیں۔ ہم ہر کمپنی کی ضرورت کے مطابق خصوصی ای آر پی سسٹمز تیار کرتے ہیں، جس میں سورس کوڈ اور ڈیٹا کی مکمل ملکیت گاہک کے پاس رہتی ہے۔ یہ سسٹمز مضبوط سیکیورٹی، اینکرپشن اور مختلف اختیارات کے ساتھ ہر اسکرین پر بہترین کام کرتے ہیں۔

آپ اپنے مینجمنٹ سسٹم کو ہماری ویب سائٹ ڈیزائن اور ڈیولپمنٹ سروس سے جوڑ سکتے ہیں تاکہ آپ کا آن لائن اسٹور گودام اور کھاتوں کے ساتھ ہم آہنگ رہے۔ جب بھی کوئی ویب سائٹ سے خریداری کرے گا، تفصیلات مرکزی سسٹم میں خودکار طور پر درج ہو جائیں گی۔

ہماری موبائل ایپ ڈیولپمنٹ سروس کے ذریعے سیلز نمائندوں اور ڈلیوری عملے کے لیے مخصوص ایپس بنوائی جا سکتی ہیں۔ عملہ موقع پر بارکوڈ اسکین کر کے آرڈر بک کر سکتا ہے جس سے ڈیٹا براہ راست مرکزی نظام تک پہنچ جاتا ہے۔

اگر آپ دکان یا ریٹیل کا کاروبار چلاتے ہیں اور سیلز، کیش اور گودام کے لیے فوری تیار پلیٹ فارم چاہتے ہیں، تو Storek ایک بہترین نظام فراہم کرتا ہے جو خریداری، اسٹاک اور عملے کا انتظام ایک جگہ یکجا کرتا ہے۔

ای آر پی لاگو کرتے وقت عام غلطیاں

بعض کاروباری اداروں کو نیا سسٹم شروع کرتے وقت دشواری کا سامنا ہوتا ہے۔ یہ مسائل سافٹ ویئر کی خامی کے بجائے عمل درآمد کے غلط طریقے کی وجہ سے پیش آتے ہیں:

• غیر ضروری پیچیدہ سافٹ ویئر کا انتخاب: ایسے فیچرز والا سافٹ ویئر خرید لینا جن کی ضرورت نہ ہو عملے کے لیے الجھن بن جاتا ہے۔ ہمیشہ وہی سافٹ ویئر چنیں جو روزمرہ کی ضروریات پوری کرے۔
• عملے کی تربیت نظر انداز کرنا: کوئی بھی سسٹم اس وقت تک فائدہ نہیں دے سکتا جب تک ملازمین اس پر کام کرنا نہ سیکھ لیں۔ عملے کو مشق کے لیے مناسب وقت دینا ضروری ہے۔
• پرانا اور غلط ڈیٹا منتقل کرنا: پرانے کھاتوں سے غیر تصدیق شدہ اعداد و شمار نئے سسٹم میں منتقل کرنے سے رپورٹس خراب ہو جاتی ہیں۔ منتقلی سے پہلے ڈیٹا کو صاف کریں۔
• ایک ہی رات میں سب کچھ بدلنے کی کوشش: تمام شعبوں کو بیک وقت نئے نظام پر منتقل کرنے سے کام رک سکتا ہے۔ پہلے اہم شعبوں جیسے اسٹاک اور سیلز سے شروعات کریں اور بعد میں باقی ماڈیولز شامل کریں۔

اپنے کاروبار کے لیے درست ای آر پی سسٹم کیسے منتخب کریں؟

کوئی بھی سافٹ ویئر منتخب کرنے سے پہلے اپنے کام کی روزمرہ ضروریات کو سمجھیں۔ ان مسائل کی فہرست بنائیں جن کا سامنا ٹیم کو روز ہوتا ہے: کیا سامان کی گنتی غلط ہوتی ہے، بل دیر سے بنتے ہیں یا ماہانہ منافع کا درست حساب نہیں ملتا؟

ایسا سسٹم منتخب کریں جس کا انٹرفیس سیدھا اور آسان ہو تاکہ نئے ملازمین بھی چند منٹوں میں کام شروع کر سکیں۔ ساتھ ہی یہ بھی دیکھ لیں کہ کیا یہ سسٹم لچکدار ہے اور کاروبار بڑھنے کے ساتھ نئے شعبے اور آن لائن چینلز جوڑنے کی گنجائش رکھتا ہے۔