Otomatisasi Alur Kerja

Apa itu otomatisasi alur kerja?

Alur kerja adalah urutan langkah yang dilalui sebuah pekerjaan di perusahaan Anda, dari awal sampai akhir. Contohnya: pelanggan membuat pesanan, karyawan memeriksanya, lalu pesanan disiapkan, lalu dikirim, dan terakhir pelanggan menerima pemberitahuan.

Otomatisasi artinya sistem menjalankan langkah-langkah ini sendiri, tanpa seseorang harus mengerjakannya dengan tangan setiap kali. Jadi, otomatisasi alur kerja adalah saat aplikasi web atau sistem yang Anda pakai mengambil alih tugas yang berulang secara otomatis. Contohnya mengirim notifikasi, memperbarui catatan, dan memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain.

Idenya sederhana: setiap pekerjaan yang berulang dengan cara yang sama setiap hari bisa dikerjakan oleh sistem. Tim Anda tetap memegang pekerjaan yang butuh berpikir, mengambil keputusan, dan berhubungan dengan orang.

Bagaimana otomatisasi bekerja?

Sebagian besar otomatisasi terdiri dari tiga bagian sederhana:

1. Pemicu: hal yang memulai langkah, seperti pesanan baru masuk, pelanggan mendaftar, atau jadwal janji temu yang semakin dekat.
2. Kondisi: pertanyaan yang diperiksa sistem sebelum bertindak. Contohnya: apakah pesanan ini perlu persetujuan manajer? Apakah stok di gudang sudah sedikit?
3. Tindakan: apa yang dilakukan sistem setelahnya, seperti mengirim pesan, membuat faktur, memperbarui catatan, atau memberi tahu penanggung jawab.

Contoh dari sebuah klinik: pasien membuat janji temu lewat situs web. Itu pemicunya. Sehari sebelum janji temu, itu kondisinya, sistem mengirim pengingat lewat WhatsApp atau email. Itu tindakannya. Petugas resepsionis tidak perlu menelepon setiap pasien.

Otomatisasi juga bisa menghubungkan beberapa sistem. Di sinilah integrasi berperan, yang sering dilakukan lewat API, yaitu cara agar dua program bisa bertukar data secara otomatis. Misalnya, Anda bisa menghubungkan toko Anda dengan perusahaan pengiriman atau program akuntansi, sehingga data berpindah tanpa disalin manual.

Contoh dari pekerjaan sehari-hari

• Toko online: setiap ada pesanan baru, stok berkurang sendiri, faktur dibuat, dan pelanggan menerima pemberitahuan dengan nomor pesanannya.
• Sumber daya manusia: karyawan mengajukan cuti, pengajuan dikirim ke atasannya untuk disetujui, lalu sisa cutinya diperbarui otomatis.
• Penjualan: saat pengunjung mengisi formulir kontak di situs web, ia masuk ke daftar pelanggan dan tenaga penjual langsung mendapat notifikasi.
• Gudang: saat jumlah suatu barang turun di bawah batas tertentu, petugas pembelian mendapat notifikasi sebelum barang habis.
• Laporan: laporan penjualan harian sampai ke manajemen setiap pagi, tanpa ada yang menyusunnya secara manual.

Mengapa otomatisasi alur kerja penting bagi Anda?

Tujuannya bukan menggantikan tim Anda. Tujuannya agar tim berhenti mengulang hal yang bisa dikerjakan sistem, lalu fokus pada pekerjaan yang membutuhkan manusia.

Bagaimana memulai otomatisasi alur kerja?

1. Tulis langkah kerja Anda seperti apa adanya hari ini. Siapa melakukan apa, kapan, dan dengan urutan apa.
2. Cari tugas yang berulang. Setiap pekerjaan yang berulang dengan cara yang sama setiap hari cocok untuk diotomatisasi.
3. Mulai dari satu langkah kecil. Misalnya pengingat janji temu untuk pelanggan. Setelah berhasil, tambahkan yang lain.
4. Uji dengan data nyata. Pastikan sistem bekerja dengan benar sebelum Anda mengandalkannya.
5. Tinjau dan perbaiki. Tanyakan kepada tim apa yang mengganggu mereka, lalu sesuaikan langkah-langkahnya dengan apa yang Anda lihat dalam pekerjaan nyata.

Di mana otomatisasi dibangun?

Di Linkysoft, aplikasi web dan sistem manajemen dibangun sesuai cara kerja Anda sendiri, bukan dari templat jadi, dan otomatisasi alur kerja adalah bagian utamanya. Sistem ini mencakup manajemen operasional (ERP), manajemen pelanggan dan penjualan (CRM), kasir dan stok di beberapa cabang, SDM dan penggajian, pemesanan dan janji temu, serta dasbor laporan langsung. Semuanya bisa dihubungkan dengan WhatsApp, email, SMS, akuntansi, pengiriman, dan faktur elektronik. Keamanan sudah ada sejak awal: setiap karyawan punya hak akses sesuai perannya, setiap transaksi tercatat lengkap, dan cadangan data dienkripsi. Kode sumber, data, dan sistemnya tetap menjadi milik Anda.

Jika otomatisasi dimulai dari situs web Anda, layanan desain dan pengembangan situs web membangun situs dengan formulir, kalender pemesanan, daftar pelanggan, pembayaran, dan kampanye email. Situs ini juga dilengkapi asisten obrolan pintar yang menjawab pengunjung sepanjang waktu dan mengumpulkan data mereka.

Jika pelanggan atau karyawan Anda bekerja dari ponsel, layanan pengembangan aplikasi seluler untuk iOS dan Android menambahkan notifikasi push yang langsung masuk ke ponsel, penggunaan tanpa internet, dan pemindaian barcode dengan kamera.

Untuk tugas yang perlu membaca dan memahami, seperti membaca email, formulir, dan faktur lalu memperbarui tabel, tersedia sistem kecerdasan buatan. Dan untuk pemilik toko, Storek menyatukan produk, penjualan, pembelian, stok, dan perpindahan antargudang dalam satu sistem.

Kesalahan umum

• Mengotomatisasi langkah yang berantakan. Jika cara manualnya tidak jelas, sistem hanya akan mengulang kekacauan itu lebih cepat. Rapikan langkahnya dulu.
• Mengotomatisasi semuanya sekaligus. Awal yang terlalu besar membuat kesalahan sulit ditemukan. Mulailah dari yang kecil, lalu kembangkan.
• Melupakan kasus khusus. Apa yang terjadi jika pelanggan membatalkan pesanan? Atau jika manajer tidak menjawab permintaan persetujuan? Pikirkan kasus ini sejak awal.
• Terlalu banyak notifikasi. Jika karyawan menerima terlalu banyak pesan, ia akan berhenti membacanya. Kirim notifikasi hanya kepada orang yang membutuhkannya.
• Tidak melibatkan tim. Karyawan paling tahu detail pekerjaan. Tanyakan pendapat mereka sebelum dan sesudah sistem dibangun.
• Mengabaikan keamanan. Otomatisasi memindahkan data pelanggan antarsistem, jadi hak akses yang jelas dan catatan yang menyimpan setiap langkah sangat diperlukan.