Workflowautomatisering

Wat is workflowautomatisering?

Een workflow is de volgorde van stappen die een taak in je bedrijf doorloopt, van begin tot eind. Bijvoorbeeld: een klant plaatst een bestelling, een medewerker controleert die, daarna wordt de bestelling klaargemaakt en verzonden, en tot slot krijgt de klant een bericht.

Automatisering betekent dat het systeem deze stappen zelf uitvoert, zonder dat iemand ze elke keer met de hand hoeft te doen. Workflowautomatisering is dus dat je webapplicatie of het systeem waarmee je werkt de terugkerende taken automatisch overneemt. Denk aan meldingen sturen, gegevens bijwerken en informatie van de ene plek naar de andere zetten.

Het idee is simpel: elk werk dat zich elke dag op dezelfde manier herhaalt, kan het systeem doen. Je team houdt het werk over waarvoor je moet nadenken, beslissen en met mensen omgaan.

Hoe werkt automatisering?

De meeste automatiseringen bestaan uit drie eenvoudige onderdelen:

1. De trigger: wat de stap in gang zet, zoals een nieuwe bestelling, een klant die zich aanmeldt of een afspraak die eraan komt.
2. De voorwaarde: een vraag die het systeem controleert voordat het iets doet. Bijvoorbeeld: moet de manager deze bestelling goedkeuren? Is de voorraad bijna op?
3. De actie: wat het systeem daarna doet, zoals een bericht sturen, een factuur maken, gegevens bijwerken of een verantwoordelijke inlichten.

Een voorbeeld uit een praktijk: een patiënt maakt via de website een afspraak. Dat is de trigger. Een dag voor de afspraak, dat is de voorwaarde, stuurt het systeem een herinnering via WhatsApp of e-mail. Dat is de actie. De baliemedewerker hoeft niet elke patiënt te bellen.

Automatisering kan ook meerdere systemen met elkaar verbinden. Daar komt integratie om de hoek kijken, vaak via een zogeheten API: een manier waarop twee programma's automatisch gegevens uitwisselen. Je kunt bijvoorbeeld je webshop koppelen aan je vervoerder of je boekhoudprogramma, zodat gegevens worden doorgegeven zonder handmatig kopiëren.

Voorbeelden uit het dagelijkse werk

• Webshop: bij elke nieuwe bestelling gaat de voorraad vanzelf omlaag, wordt de factuur gemaakt en krijgt de klant een bericht met zijn bestelnummer.
• HR: een medewerker vraagt verlof aan, de aanvraag gaat naar de leidinggevende voor goedkeuring en daarna wordt het verlofsaldo automatisch bijgewerkt.
• Verkoop: als een bezoeker het contactformulier op de website invult, komt hij in de klantenlijst en krijgt de verkoper direct een melding.
• Magazijn: als de hoeveelheid van een artikel onder een vast niveau zakt, krijgt de inkoper een melding voordat het artikel op is.
• Rapporten: het dagelijkse verkooprapport komt elke ochtend bij de directie binnen, zonder dat iemand het met de hand hoeft samen te stellen.

Waarom is workflowautomatisering belangrijk voor je?

Het doel is niet om je team te vervangen. Het doel is dat je team stopt met herhalen wat het systeem kan doen, zodat het zich kan richten op werk waarvoor een mens nodig is.

Hoe begin je met workflowautomatisering?

1. Schrijf je werkstappen op zoals ze nu zijn. Wie doet wat, wanneer en in welke volgorde.
2. Zoek de terugkerende taken. Elk werk dat zich elke dag op dezelfde manier herhaalt, is geschikt om te automatiseren.
3. Begin met één kleine stap. Bijvoorbeeld afspraakherinneringen voor klanten. Werkt het, voeg dan andere stappen toe.
4. Test met echte gegevens. Controleer of het systeem goed werkt voordat je erop vertrouwt.
5. Evalueer en verbeter. Vraag je team wat hen stoort en pas de stappen aan op wat je in het echte werk ziet.

Waar wordt de automatisering gebouwd?

Bij Linkysoft worden webapplicaties en beheersystemen gebouwd rond jouw manier van werken, niet vanuit een kant-en-klaar sjabloon, en workflowautomatisering is daar een belangrijk onderdeel van. Deze systemen omvatten bedrijfsvoering (ERP), klant- en verkoopbeheer (CRM), kassa en voorraad over meerdere vestigingen, HR en salarisadministratie, reserveringen en afspraken, en live rapportagedashboards. Ze kunnen worden gekoppeld aan WhatsApp, e-mail, sms, boekhouding, verzending en e-facturatie. Beveiliging zit er vanaf het begin in: elke medewerker krijgt rechten op basis van zijn rol, elke handeling wordt volledig vastgelegd en back-ups worden versleuteld. De broncode, de gegevens en het systeem blijven van jou.

Begint de automatisering op je website, dan bouwt de dienst websiteontwerp en -ontwikkeling een site met formulieren, een reserveringsagenda, klantenlijsten, betalingen en e-mailcampagnes. Er hoort ook een slimme chatassistent bij die bezoekers dag en nacht antwoordt en hun gegevens verzamelt.

Werken je klanten of medewerkers vanaf hun telefoon, dan voegt de dienst ontwikkeling van mobiele apps voor iOS en Android pushmeldingen toe die direct op de telefoon binnenkomen, werken zonder internet en barcodes scannen met de camera.

Voor taken waarbij lezen en begrijpen nodig is, zoals e-mails, formulieren en facturen lezen en daarna tabellen bijwerken, zijn er AI-systemen. En voor winkeliers brengt Storek producten, verkoop, inkoop, voorraad en overboekingen tussen magazijnen samen in één systeem.

Veelgemaakte fouten

• Rommelige stappen automatiseren. Als de handmatige werkwijze niet duidelijk is, herhaalt het systeem de rommel alleen maar sneller. Breng eerst orde in de stappen.
• Alles tegelijk automatiseren. Een te grote start maakt het moeilijk om te vinden waar het misgaat. Begin klein en breid uit.
• Uitzonderingen vergeten. Wat gebeurt er als een klant zijn bestelling annuleert? Of als de manager niet reageert op een verzoek om goedkeuring? Denk vanaf het begin aan zulke gevallen.
• Te veel meldingen. Krijgt een medewerker te veel berichten, dan leest hij ze niet meer. Stuur elke melding alleen naar wie hem nodig heeft.
• Het team er niet bij betrekken. Je medewerkers kennen de details van het werk beter dan wie ook. Vraag hen om advies voor en na de bouw.
• Beveiliging vergeten. Automatisering verplaatst klantgegevens tussen systemen, dus duidelijke rechten en een logboek dat elke stap bewaart zijn een must.