Automação de fluxo de trabalho

O que é automação de fluxo de trabalho?

Fluxo de trabalho é a ordem dos passos que qualquer tarefa segue na sua empresa, do começo ao fim. Por exemplo: um cliente faz um pedido, um funcionário confere, depois o pedido é preparado, depois enviado e, no final, o cliente recebe um aviso.

Automação significa que o sistema faz esses passos sozinho, sem que uma pessoa precise fazer tudo à mão toda vez. Então, automação de fluxo de trabalho é quando o seu aplicativo web ou o sistema que você usa cuida das tarefas repetitivas de forma automática. Alguns exemplos são enviar alertas, atualizar registros e levar dados de um lugar para outro.

A ideia é simples: toda tarefa que se repete do mesmo jeito todos os dias pode ser feita pelo sistema. Sua equipe fica com o trabalho que exige pensar, decidir e lidar com pessoas.

Como a automação funciona?

A maioria das automações tem três partes simples:

1. O gatilho: o que dá início ao passo, como a chegada de um novo pedido, o cadastro de um cliente ou um horário marcado que está chegando.
2. A condição: uma pergunta que o sistema confere antes de agir. Por exemplo: este pedido precisa da aprovação do gerente? O estoque está baixo?
3. A ação: o que o sistema faz em seguida, como enviar uma mensagem, emitir uma nota, atualizar um registro ou avisar um responsável.

Um exemplo de clínica: um paciente marca uma consulta pelo site. Esse é o gatilho. Um dia antes da consulta, que é a condição, o sistema envia um lembrete pelo WhatsApp ou por e-mail. Essa é a ação. A recepcionista não precisa ligar para cada paciente.

A automação também pode ligar vários sistemas entre si. É aí que entra a integração, que muitas vezes é feita por meio de uma API: um jeito de dois programas trocarem dados automaticamente. Por exemplo, você pode ligar sua loja à transportadora ou ao seu programa de contabilidade, e os dados passam sem ninguém copiar à mão.

Exemplos do dia a dia

• Loja virtual: a cada novo pedido, o estoque baixa sozinho, a nota é emitida e o cliente recebe um aviso com o número do pedido.
• Recursos humanos: o funcionário pede férias, o pedido vai para o gestor aprovar e, depois, o saldo de férias é atualizado automaticamente.
• Vendas: quando um visitante preenche o formulário de contato do site, ele entra na lista de clientes e o vendedor recebe um alerta na hora.
• Estoque: quando a quantidade de um item cai abaixo de um limite definido, o responsável pelas compras recebe um alerta antes que o item acabe.
• Relatórios: o relatório de vendas do dia chega à diretoria toda manhã, sem que ninguém precise montar à mão.

Por que a automação de fluxo de trabalho importa para você?

O objetivo não é dispensar sua equipe. O objetivo é que ela pare de repetir o que o sistema consegue fazer e se dedique ao que precisa de uma pessoa.

Como começar a automação de fluxo de trabalho?

1. Escreva os passos do seu trabalho como eles são hoje. Quem faz o quê, quando e em que ordem.
2. Procure as tarefas repetitivas. Toda tarefa que se repete do mesmo jeito todo dia é uma boa candidata para automação.
3. Comece com um passo pequeno. Por exemplo, lembretes de horário para os clientes. Quando funcionar, acrescente outros.
4. Teste com dados reais. Confirme que o sistema age certo antes de depender dele.
5. Revise e melhore. Pergunte à sua equipe o que incomoda e ajuste os passos de acordo com o que você vê no trabalho real.

Onde a automação é criada?

Na Linkysoft, os aplicativos web e sistemas de gestão são criados em torno do seu jeito de trabalhar, e não a partir de um modelo pronto, e a automação de fluxo de trabalho é uma parte central deles. Esses sistemas incluem gestão de operações (ERP), gestão de clientes e vendas (CRM), pontos de venda e estoque em várias filiais, RH e folha de pagamento, reservas e agendamentos, e painéis de relatórios ao vivo. Eles podem ser ligados ao WhatsApp, e-mail, SMS, contabilidade, frete e nota fiscal eletrônica. A segurança vem desde o início: cada funcionário tem permissões de acordo com sua função, cada operação fica registrada e os backups são criptografados. O código-fonte, os dados e o sistema continuam sendo seus.

Se a automação começa pelo seu site, o serviço de criação e desenvolvimento de sites monta um site com formulários, agenda de reservas, listas de clientes, pagamentos e campanhas de e-mail. Ele também vem com um assistente de chat inteligente que responde aos visitantes a qualquer hora e coleta os dados deles.

Se seus clientes ou funcionários trabalham pelo celular, o serviço de desenvolvimento de aplicativos móveis para iOS e Android acrescenta notificações push que chegam direto no celular, uso sem internet e leitura de código de barras com a câmera.

Para tarefas que exigem ler e entender, como ler e-mails, formulários e notas e depois atualizar planilhas, existem os sistemas de inteligência artificial. E, para donos de loja, o Storek reúne produtos, vendas, compras, estoque e transferências entre depósitos em um só sistema.

Erros comuns

• Automatizar passos bagunçados. Se o jeito manual não está claro, o sistema só vai repetir a bagunça mais rápido. Organize os passos primeiro.
• Automatizar tudo de uma vez. Um começo grande demais dificulta achar onde está o erro. Comece pequeno e vá ampliando.
• Esquecer os casos especiais. O que acontece se o cliente cancelar o pedido? Ou se o gerente não responder a um pedido de aprovação? Pense nesses casos desde o início.
• Alertas demais. Se o funcionário recebe mensagens demais, ele para de ler. Envie cada alerta só para quem precisa.
• Deixar a equipe de fora. Seus funcionários conhecem os detalhes do trabalho melhor do que ninguém. Converse com eles antes e depois de criar a automação.
• Descuidar da segurança. A automação leva dados de clientes de um sistema para outro, por isso são necessárias permissões claras e um registro que guarde cada passo.