Автоматизация рабочих процессов

Что такое автоматизация рабочих процессов?

Рабочий процесс это порядок шагов, через которые проходит любая задача в вашей компании от начала до конца. Например: клиент оформляет заказ, сотрудник его проверяет, затем заказ собирают, отправляют, и в конце клиент получает уведомление.

Автоматизация значит, что система выполняет эти шаги сама, и человеку не нужно каждый раз делать их вручную. То есть автоматизация рабочих процессов означает, что ваше веб-приложение или система, в которой вы работаете, берет повторяющиеся задачи на себя. Например, отправляет уведомления, обновляет записи и переносит данные из одного места в другое.

Идея простая: любую работу, которая каждый день повторяется одинаково, может делать система. А вашей команде остается работа, где нужно думать, принимать решения и общаться с людьми.

Как работает автоматизация?

Большинство автоматизаций состоит из трех простых частей:

1. Триггер: событие, которое запускает шаг. Например, пришел новый заказ, зарегистрировался клиент или приближается запись.
2. Условие: вопрос, который система проверяет, прежде чем действовать. Например: нужно ли одобрение руководителя для этого заказа? Мало ли товара на складе?
3. Действие: то, что система делает дальше. Например, отправляет сообщение, выставляет счет, обновляет запись или сообщает ответственному.

Пример из клиники: пациент записывается на прием через сайт. Это триггер. За день до приема, это условие, система отправляет ему напоминание в WhatsApp или по почте. Это действие. Администратору не нужно обзванивать каждого пациента.

Автоматизация может связывать и несколько систем. Здесь помогает интеграция, которую часто делают через API. Это способ, с помощью которого две программы автоматически обмениваются данными. Например, можно связать ваш магазин со службой доставки или с программой для бухгалтерии, и данные будут передаваться без ручного копирования.

Примеры из повседневной работы

• Интернет-магазин: с каждым новым заказом остаток на складе уменьшается сам, выставляется счет, а клиент получает уведомление с номером заказа.
• Отдел кадров: сотрудник подает заявку на отпуск, она уходит руководителю на одобрение, а потом остаток дней отпуска обновляется автоматически.
• Продажи: когда посетитель заполняет форму обратной связи на сайте, он попадает в список клиентов, а менеджер по продажам сразу получает уведомление.
• Склады: когда количество товара падает ниже заданного уровня, ответственный за закупки получает предупреждение, пока товар еще не закончился.
• Отчеты: ежедневный отчет о продажах каждое утро приходит руководству, и никому не нужно собирать его вручную.

Почему автоматизация рабочих процессов важна для вас?

Цель не в том, чтобы заменить вашу команду. Цель в том, чтобы команда перестала повторять то, что умеет система, и занималась тем, для чего нужен человек.

Как начать автоматизацию рабочих процессов?

1. Запишите шаги работы такими, какие они сейчас. Кто что делает, когда и в каком порядке.
2. Найдите повторяющиеся задачи. Любая задача, которая каждый день повторяется одинаково, подходит для автоматизации.
3. Начните с одного небольшого шага. Например, с напоминаний клиентам о записи. Когда он заработает, добавляйте другие.
4. Проверьте на реальных данных. Убедитесь, что система работает правильно, прежде чем на нее полагаться.
5. Проверяйте и улучшайте. Спросите команду, что ей мешает, и меняйте шаги по тому, что видите в реальной работе.

Где создается автоматизация?

В Linkysoft веб-приложения и системы управления строятся вокруг вашего способа работы, а не по готовому шаблону, и автоматизация рабочих процессов в них одна из главных частей. Эти системы включают управление операциями (ERP), управление клиентами и продажами (CRM), кассы и склад в нескольких филиалах, кадры и зарплату, бронирования и записи, а также отчеты в реальном времени. Их можно связать с WhatsApp, почтой, SMS, бухгалтерией, доставкой и электронными счетами. Безопасность заложена с самого начала: у каждого сотрудника права по его роли, каждая операция полностью записывается, а резервные копии зашифрованы. Исходный код, данные и система остаются вашими.

Если автоматизация начинается с вашего сайта, услуга дизайна и разработки сайтов создает сайт с формами, календарем бронирования, списками клиентов, оплатой и почтовыми рассылками. В нем также есть умный чат-помощник, который отвечает посетителям круглосуточно и собирает их данные.

Если ваши клиенты или сотрудники работают с телефона, услуга разработки мобильных приложений для iOS и Android добавляет push-уведомления прямо на телефон, работу без интернета и сканирование штрихкодов камерой.

Для задач, где нужно читать и понимать, например читать письма, формы и счета, а затем обновлять таблицы, есть системы искусственного интеллекта. А для владельцев магазинов Storek объединяет товары, продажи, закупки, склад и перемещения между складами в одной системе.

Частые ошибки

• Автоматизировать запутанные шаги. Если ручной порядок непонятен, система просто будет быстрее повторять беспорядок. Сначала наведите порядок в шагах.
• Автоматизировать все сразу. Слишком большой старт мешает найти, где ошибка. Начните с малого и расширяйте.
• Забыть об особых случаях. Что будет, если клиент отменит заказ? Или руководитель не ответит на запрос об одобрении? Продумайте такие случаи с самого начала.
• Слишком много уведомлений. Если сотрудник получает слишком много сообщений, он перестанет их читать. Отправляйте уведомление только тому, кому оно нужно.
• Не привлекать команду. Сотрудники знают детали работы лучше всех. Спросите их до и после внедрения.
• Забывать о безопасности. Автоматизация передает данные клиентов между системами, поэтому нужны четкие права доступа и журнал, который сохраняет каждый шаг.