定义
什么是工作流自动化？
工作流是指公司里任何一项工作从开始到结束要经过的步骤顺序。比如：客户下了一个订单，员工审核订单，然后备货，再发货，最后给客户发一条通知。
自动化的意思是，这些步骤由系统自己完成，不需要有人每次都手动去做。所以，工作流自动化就是让您使用的网页应用或系统，自动处理那些重复的工作。比如发送提醒、更新记录，以及把数据从一个地方转到另一个地方。
道理很简单：每天用同样方式重复的工作，系统都能做。您的团队则负责那些需要思考、做决定和与人沟通的工作。
自动化是怎么运作的？
大多数自动化都由三个简单的部分组成：
- 触发事件：启动这一步的事情，比如来了一个新订单、有客户注册，或者某个预约快到了。
- 条件：系统在行动之前先检查的问题。比如：这个订单需要经理批准吗？库存是不是不多了？
- 动作：系统接下来要做的事，比如发一条消息、开一张发票、更新一条记录，或者通知负责人。
举一个诊所的例子：病人在网站上预约，这是触发事件。预约前一天，这是条件，系统通过 WhatsApp 或邮件给他发提醒，这是动作。前台员工不用再一个个打电话给病人。
自动化还可以把多个系统连在一起。这就要用到集成，通常通过所谓的 API 实现。API 是一种让两个程序自动交换数据的方式。比如把您的网店和物流公司或会计软件连起来，数据就能自动传过去，不用手动复制。
日常工作中的例子
- 网店：每来一个新订单，库存自动减少，发票自动生成，客户还会收到一条带订单号的通知。
- 人力资源：员工提交请假申请，申请自动发给他的主管审批，之后他的假期余额会自动更新。
- 销售：访客在网站上填写联系表单后，会被加入客户名单，销售人员也会马上收到提醒。
- 仓库：某件商品的数量低于设定的数值时，采购负责人会在缺货之前收到提醒。
- 报表：每天的销售报表每天早上自动发给管理层，不用任何人手动整理。
工作流自动化为什么对您重要？
| 方面 | 手动工作 | 自动化工作 |
|---|---|---|
| 错误 | 因为忘记、疲劳或输错而发生 | 更少，因为系统每次都用同样的方式执行 |
| 速度 | 这一步要等员工有空才能做 | 事件一发生就马上完成，白天晚上都一样 |
| 团队时间 | 浪费在复制数据和发消息上 | 用在服务客户和更重要的工作上 |
| 跟进 | 很难知道谁在什么时候做了什么 | 每一步都有清楚的记录 |
| 增长 | 订单越多，需要的人手越多 | 系统能处理更多的订单 |
目的不是替代您的团队。目的是让团队不再重复系统能做的事，把精力放在真正需要人来做的工作上。
如何开始工作流自动化？
- 先把现在的工作步骤写下来。谁做什么，什么时候做，按什么顺序做。
- 找出重复的工作。每天用同样方式重复的工作，都适合自动化。
- 从一个小步骤开始。比如给客户发预约提醒。这一步做成了，再加别的。
- 用真实数据测试。在依赖系统之前，先确认它运行正确。
- 检查并改进。问问团队哪里让他们觉得麻烦，再根据实际工作情况调整步骤。
自动化在哪里搭建？
在 Linkysoft，网页应用和管理系统是按照您的工作方式来搭建的，而不是用现成的模板，工作流自动化是其中很重要的一部分。这些系统包括运营管理（ERP）、客户和销售管理（CRM）、多门店的收银和库存、人事和工资、预订和预约，以及实时报表面板。它们可以连接 WhatsApp、邮件、短信、会计、物流和电子发票。安全从一开始就设计在里面：每个员工按角色获得权限，每项操作都有完整记录，备份也都经过加密。源代码、数据和系统都归您所有。
如果自动化从您的网站开始，网站设计与开发服务可以搭建一个带有表单、预约日历、客户名单、在线支付和邮件营销的网站。网站还自带一个智能聊天助手，全天候回复访客，并收集他们的信息。
如果您的客户或员工主要用手机工作，面向 iOS 和 Android 的手机应用开发服务可以加入直接推送到手机的通知、离线使用，以及用摄像头扫描条形码等功能。
对于需要阅读和理解的工作，比如读取邮件、表单和发票，然后更新表格，可以使用人工智能系统。对于店主来说，Storek 把商品、销售、采购、库存以及仓库之间的调拨都放在一个系统里管理。
常见错误
- 把混乱的步骤自动化。如果手动的做法本身就不清楚，系统只会更快地重复这些混乱。先把步骤理顺。
- 一次把所有工作都自动化。一开始就铺得太大，很难找出问题出在哪里。从小处开始，再慢慢扩大。
- 忘了特殊情况。如果客户取消订单怎么办？如果经理没有回复审批申请怎么办？这些情况要从一开始就想清楚。
- 提醒太多。如果员工收到太多消息，他就不会再看了。每条提醒只发给需要它的人。
- 不让团队参与。员工比谁都了解工作的细节。搭建之前和之后都要问问他们。
- 忽视安全。自动化会在不同系统之间传递客户数据，所以必须有清楚的权限，以及记录每一步的日志。