Auf diese Frage gibt es keine einzelne richtige Zahl, und wer Ihnen eine nennt, ohne vorher Fragen zu stellen, rät. Was ein Klinikverwaltungssystem kostet, entscheiden fünf Dinge: wie viele Menschen sich anmelden müssen, wie viel Vergangenheit mit umziehen soll, womit das System sprechen muss, wer die Server betreibt und wie lange Sie sich binden. Alles Weitere ist Detail.
Deshalb zahlen zwei Praxen mit gleich vielen Ärztinnen und Ärzten sehr unterschiedlich. Die eine bringt fünfzehn Jahre Papierakten und drei Laboranbindungen mit, die andere eine Tabelle und sonst nichts, und genau dieser Unterschied liegt in den einmaligen Posten, die auf der Preisseite nie stehen.
Was den Preis bestimmt, bevor Ihnen jemand ein Angebot macht
Ein Anbieter kann Ihre Praxis nicht seriös bepreisen, solange er diese fünf Dinge nicht kennt. Endet das erste Gespräch trotzdem mit einer Zahl, ist sie ein Platzhalter, und Sie werden sie später korrigiert bekommen.
Türkische Anbieterseiten nennen offen, was den Preis bewegt: Zahl der Standorte, Termine pro Monat, Personalstärke und fachliche Anpassungen. Deutsche Marktquellen beschreiben dasselbe Muster für den monatlichen Betrag, der mit der Zahl der Ärztinnen und Ärzte und mit jedem gebuchten Modul steigt, etwa einer Laboranbindung oder dem Befundimport. Das Fachgebiet wiegt dabei schwerer, als Inhaberinnen und Inhaber erwarten, denn eine Zahnarzt- oder Ästhetikpraxis mit Vorher-Nachher-Bildern und ein Labor mit Befundfreigaben brauchen Speicher und Module, die eine allgemeinmedizinische Praxis nie anfasst.
Schreiben Sie Ihre eigenen fünf Antworten auf, bevor Sie mit irgendjemandem sprechen. Diese eine Seite macht den Rest dieses Textes überhaupt erst benutzbar.
Wie viele Menschen sich wirklich anmelden müssen
Zählen Sie nicht nur die Behandelnden, sondern auch den Empfang, die Assistenz, die Person, die die Buchhaltung macht, und die Inhaberin, die abends von zu Hause in die Auswertungen schaut. Viele Anbieter rechnen genau über diese Zahl ab, und eine Praxis, die jedem einen Zugang gibt, weil es bequem ist, bezahlt eine Gewohnheit statt eines Bedarfs.
Ein Teil des Teams muss nur die Terminliste des Tages sehen. Dafür genügt oft ein Lesezugang oder ein geteiltes Konto, was deutlich weniger kostet. Fragen Sie ausdrücklich, ob es einen günstigeren Lizenztyp gibt, denn auf der Preisseite steht er selten.
Wie viel Vergangenheit mit umziehen muss
Eine saubere Tabelle mit zweitausend Patientinnen und Patienten zu übernehmen, ist eine kleine Aufgabe. Fünfzehn Jahre Karteikarten, eingescannte Befunde und ein Altsystem, dessen Passwort niemand mehr kennt, sind ein Projekt, und die Datenmigration ist fast überall der größte einmalige Posten und wird getrennt vom Abonnement berechnet.
Entscheiden Sie deshalb bewusst, was wirklich mitkommt. Aktive Patientinnen und Patienten der letzten drei Jahre plus offene Salden reichen häufig aus, und den Rest als durchsuchbare Dateien zu archivieren, kostet einen Bruchteil dessen, was der Import als strukturierte Datensätze kostet.
Womit das System sprechen muss
Jede Anbindung ist eigene Arbeit: ein Labor, ein bildgebendes Gerät, ein Zahlungsdienstleister, ein SMS- oder WhatsApp-Anbieter, die Buchhaltung, ein Abrechnungsportal. Manche sind im Tarif enthalten, manche sind ein einmaliger Aufbau, und manche tragen eine eigene monatliche Gebühr. Alle drei Formen kommen im Markt vor, oft beim selben Anbieter.
Listen Sie Ihre Anbindungen deshalb jetzt auf. Wer zwei Schnittstellen erst nach dem Start nachmeldet, zahlt mehr als jemand, der sie im Angebot benannt hat, weil Änderungsarbeit anders kalkuliert wird als Projektarbeit.
Wer die Server betreibt
Läuft die Software beim Anbieter, zahlen Sie laufend, und er kümmert sich um alles, was hinter der Steckdose passiert. Läuft sie auf einem Rechner in Ihren eigenen Räumen, kaufen Sie einen Teil davon einmal und übernehmen den Rest selbst. Das ist der einzige der fünf Punkte, der nicht nur die Höhe, sondern die Form Ihrer Rechnung verändert, denn er verschiebt Geld vom Monat an den Anfang und Verantwortung vom Anbieter zu Ihnen.
Für den Anfang genügt eine einzige Frage an den Anbieter: Bieten Sie beides an, und was kostet derselbe Funktionsumfang in der einen und in der anderen Form? Was die Variante im eigenen Haus zusätzlich in Ihr Budget holt und warum sie in keinem Softwareangebot auftaucht, steht weiter unten im Abschnitt über die Kosten, die auf keinem Angebot stehen.
Wie lange Sie sich binden
Die Laufzeit ist der einzige der fünf Punkte, den Sie nicht aus Ihrer Praxis ablesen, sondern frei wählen, und er wirkt in beide Richtungen. Kurz und jederzeit kündbar ist pro Monat teurer als lang und gebunden, das ist in diesem Markt die Regel. Eine lange Bindung senkt dafür den Satz oder bringt die Einrichtung ins Paket, kostet Sie aber die Möglichkeit, nach einem halben Jahr zu sagen, dass das System nicht passt.
Bringen Sie diesen Punkt deshalb in dasselbe Gespräch wie den Preis und nicht in eines danach, denn er ist verhandelbar, solange der Anbieter Sie noch gewinnen will. Was eine lange Bindung Ihnen einbringen muss, damit sie sich lohnt, und was ein vorzeitiger Ausstieg kostet, steht weiter unten in einem eigenen Abschnitt.
Die Zahl aus dem Prospekt ist nicht die Zahl, die Sie im ersten Jahr zahlen
Was ein Anbieter bewirbt, ist der laufende Betrag, und ausgerechnet dieser Teil des ersten Jahres wird Sie am wenigsten überraschen. Zwischen Unterschrift und der ersten echten Patientin liegen dagegen meist drei getrennte Posten, nämlich Konfiguration, Datenübernahme und Schulung, und häufig kommen die Schnittstellen als vierter dazu. Jeder einzelne kann größer ausfallen als mehrere Monatsbeträge zusammen.
Käuferleitfäden mehrerer Märkte empfehlen deshalb einen Aufschlag auf den genannten Softwarepreis: Rechnen Sie im ersten Jahr rund ein Fünftel des Softwarepreises zusätzlich ein, für Schulung, Geräte und Schnittstellen. Über drei Jahre betrachtet wächst dieser Block weiter, denn französische Quellen beziffern diese Posten dann auf 30 bis 60 Prozent des gesamten Budgets, und am oberen Ende bleibt für die Software selbst weniger als die Hälfte der Gesamtsumme übrig. Die kleinere Zahl ist ein Aufschlag auf einen Preis, die größere ein Anteil an einer Gesamtsumme, deshalb widersprechen sie sich nicht. Unehrlich ist beides nicht, denn die Einrichtung ist tatsächlich Arbeit. Zum Problem wird es erst, wenn Sie zwei Anbieter über den laufenden Betrag verglichen haben und nur einer davon die Einrichtung eingerechnet hatte.
Verlangen Sie deshalb von jedem Anbieter genau eine Angabe: was Sie am Ende von Monat zwölf insgesamt bezahlt haben werden, gerechnet auf Ihre Personalstärke und Ihre Migration. Diese Zahlen sind vergleichbar, die Prospektzahlen sind es nicht.
Einrichtung und Konfiguration
Irgendjemand muss Ihre Leistungen, Ihre Behandelnden, Ihre Sprechzeiten, Ihre Räume, Ihr Rechnungslayout und Ihre Steuerregeln eintragen, bevor das System zu Ihrer Praxis passt. Ein Anbieter, der das für Sie übernimmt, berechnet es. Ein Anbieter, der Ihnen ein Handbuch reicht, ist günstiger und verschiebt die Arbeit auf Ihr Team, was ebenfalls Kosten sind, nur eben keine auf der Rechnung.
Klären Sie, welche der beiden Varianten Sie kaufen. Beide sind legitim, aber eine Praxis ohne freie Verwaltungskapazität sollte die günstigere nicht versehentlich wählen und dann feststellen, dass der Empfang die Konfiguration nebenbei machen soll.
Wie Ihre alten Akten hineinkommen
Eine Migration wird danach bepreist, wie unordentlich die Quelle ist, nicht danach, wie viele Datensätze es sind. Ein sauberer Export aus einem Vorsystem ist günstig, handschriftliche Karteikarten sind es nie. Fragen Sie außerdem, was mit Datensätzen passiert, die der Import nicht lesen kann: verschwinden sie still, werden sie zur Prüfung markiert oder als Scan angehängt?
Ihre Listen vor dem Import selbst zu bereinigen, Karteileichen zu löschen und die Schreibweise von Namen und Adressen zu vereinheitlichen, ist der zuverlässigste Weg, diesen Posten kleiner zu machen. Diese Arbeit kann Ihr eigenes Team in ruhigen Stunden erledigen, und jede Stunde davon ersetzt bezahlte Zeit auf der Seite des Anbieters.
Schulung, und warum sie nach der Unterschrift wächst
Manche Anbieter schulen einmal zu einem Pauschalbetrag. Andere rechnen pro Termin oder pro Person ab, und dann wächst Ihre Schulungsrechnung mit der Personalstärke und mit jeder Fluktuation am Empfang. Eine Praxis, die dort häufig wechselt, zahlt diesen Posten immer wieder.
Fragen Sie deshalb konkret, was die Schulung einer Empfangskraft kostet, die Sie im nächsten Jahr einstellen. Aufgezeichnete Schulungen und ein schriftliches Handbuch kosten weniger und funktionieren für später hinzukommende Mitarbeitende besser, vorausgesetzt, es gibt sie in der Sprache, die Ihr Team tatsächlich liest.
Drei Arten, wie ein Anbieter abrechnet, und was jede davon wirklich bepreist
Fast jedes Angebot, das Sie erhalten, nutzt eines von drei Modellen, und das sind keine Varianten derselben Sache. Jedes davon wettet darauf, dass ein anderer Teil Ihres Betriebs wächst. Eine Pauschale bepreist die Praxis, ein Preis pro Nutzer bepreist Ihre Personalliste, und ein Anteil an den Einnahmen bepreist Ihren Umsatz.
Praxisleitfäden beschreiben alle drei nebeneinander, dazu Mischformen mit einem Grundbetrag je behandelnder Person plus einem Anteil an den Einnahmen für die Abrechnungsdienstleistung. Keines der Modelle ist ein Trick. Der Fehler ist, das Modell zu wählen, das genau dort mitwächst, wo Ihre Praxis als Nächstes wächst: bei der Personalzahl, wenn Sie einstellen wollen, oder beim Umsatz, wenn der steigen soll. Das billigste Modell am ersten Tag ist selten das billigste im dritten Jahr.
Eine Pauschale für die ganze Praxis
Ein Preis, alle melden sich an, und die Rechnung bewegt sich nicht, wenn Sie einstellen. Das ist das Modell, das sich am leichtesten budgetieren und am leichtesten zwischen Anbietern vergleichen lässt, und für eine stabile Praxis, die sich nicht verdoppeln will, würden wir zuerst dorthin zeigen.
Der Haken liegt in der Obergrenze, denn Pauschaltarife sind fast immer irgendwo gedeckelt: bei einer Zahl von Zugängen, von Terminen im Monat oder von Standorten. Suchen Sie diese Grenze vor der Unterschrift, weil das Überschreiten Sie in die nächste Preisstufe hebt, und zwar meist mitten im Jahr.
Eine Gebühr für jede Person, die sich anmeldet
Die Rechnung ist Ihre Kopfzahl mal einem Satz, also klein für eine Einzelpraxis und größer mit jeder weiteren Person. Für einen kleinen Start ist das ehrlich und günstig, für eine wachsende Praxis ist es der Posten, der später überrascht.
Der Vorteil dieses Modells ist, dass Sie es selbst nachrechnen können: Sie brauchen nur Ihre heutige Kopfzahl und die, die Sie in zwei Jahren erwarten, und haben beide Summen vor der Unterschrift auf dem Papier. Voraussetzung dafür ist allerdings eine Angabe, die auf keiner Preisseite steht, nämlich wen der Vertrag als Nutzer zählt, und darum geht es weiter unten in einem eigenen Abschnitt.
Ein Anteil an dem, was Sie einnehmen
Statt eines festen Betrags nimmt der Anbieter einen Prozentsatz dessen, was die Praxis tatsächlich von Patientinnen, Patienten und Kostenträgern vereinnahmt, meist gebündelt mit einer Dienstleistung, die die Abrechnung für Sie erledigt und offenen Forderungen hinterherläuft.
Das fühlt sich sicher an, weil ein ruhiger Monat weniger kostet, und für eine junge Praxis mit unvorhersehbaren Einnahmen ist das ein echter Vorteil. Er endet in dem Moment, in dem Ihre Einnahmen steigen, denn die Gebühr wächst mit, die Arbeit des Anbieters aber nicht im gleichen Maß. Rechnen Sie deshalb vor der Unterschrift aus, was dieser Prozentsatz bei den Einnahmen bedeutet, die Sie in zwei Jahren erwarten.
Warum Preise pro Nutzer mit jeder Einstellung teurer werden
Dieses Modell wird am häufigsten falsch eingeschätzt, weil die Zahl am ersten Tag klein aussieht und das Wachstum bis zur Verlängerung unsichtbar bleibt. Eine Praxis mit zwei Ärzten, die einen dritten einstellt, behandelt in den seltensten Fällen die Hälfte mehr Patientinnen und Patienten. Ihre Softwarerechnung steigt trotzdem um die Hälfte, weil sie an der Zahl der Zugänge hängt und nicht an der Arbeit.
Dieselbe Logik trifft Zugänge, die Sie gedanklich gar nicht als Nutzer geführt haben: eine zweite Empfangskraft für den Abenddienst, eine Vertretung während der Ferien, eine Physiotherapeutin, die an zwei Tagen der Woche da ist. Fragen Sie deshalb, ob Zugänge während der Laufzeit entfernt werden können und ob das die Rechnung wirklich senkt oder nur einen Platz freigibt, den Sie ohnehin bezahlt haben. Rechnen Sie mit der Praxis, die Sie in zwei Jahren sind, und lassen Sie sich diese Zahl heute schriftlich geben.
Wen der Vertrag als Nutzer zählt
Lesen Sie die Definition, nicht die Werbung, denn ein Nutzer kann dreierlei heißen. Ist es jeder angelegte Zugang mit eigenem Namen, dann zahlen Sie auch für die Aushilfe, die einmal im Monat kommt. Zählt der Vertrag stattdessen die gleichzeitigen Anmeldungen, teilen sich Früh- und Spätdienst einen Platz, weil sie nie zusammen im System sind. Sind nur die Behandelnden gemeint, sind Empfang und Buchhaltung frei. Aus derselben Praxis werden so drei sehr verschiedene Rechnungen, und diese eine Zeile steht fast nie auf der Preisseite.
Welche der drei für Sie die günstigste ist, hängt an Ihrem Dienstplan: Eine Praxis mit Schichtbetrieb fährt mit der zweiten Zählweise meist am besten, eine Praxis mit viel Verwaltung mit der dritten. Fragen Sie deshalb nicht zuerst, was ein Zugang kostet, sondern was ein Zugang ist. Will ein Anbieter die Definition nicht in den Vertrag schreiben, ist das bereits die Antwort auf Ihre Frage.
Was passiert, wenn der zweite Standort aufmacht
Manche Systeme legen für einen Zweitstandort eine komplett getrennte Installation mit eigenem Abonnement an, was die Rechnung ungefähr verdoppelt. Andere führen ihn als weiteren Standort innerhalb desselben Kontos, was deutlich weniger kostet. Dieser Unterschied steckt im Aufbau der Software und nicht in der Preisliste. Deshalb kann Ihnen ein Anbieter später kaum entgegenkommen, selbst wenn er will: Was getrennt gebaut ist, wird nicht durch einen Nachlass zusammengeführt.
Wenn ein zweiter Standort auch nur in Ihren Plänen steht, fragen Sie jetzt danach und lassen Sie sich die Antwort in den Vertrag schreiben.
Was sich ändert, wenn die Praxis ein Raum, eine Etage oder drei Standorte ist
Die ehrliche Antwort auf die Frage, was Sie zahlen sollten, hängt davon ab, welche der drei Praxen Sie sind, und die Unterschiede sind nicht nur eine Frage der Größe. Eine Einzelpraxis kauft im Grunde einen Kalender, eine Patientenakte und eine Rechnung. Sobald mehrere Menschen zusammenarbeiten, bezahlen Sie vor allem die Abstimmung zwischen ihnen, und bei mehreren Standorten geht es am Ende um Auswertungen über alle Standorte hinweg und darum, wer was sehen darf.
Jede dieser Praxen beansprucht eine andere Menge an Zeit des Anbieters, und genau die bezahlen Sie in den einmaligen Posten. Eine spanische Umfrage teilt die Praxen nach Größe auf, und das Ergebnis ist eindeutig: Die große Mehrheit der Einzelpraxen liegt in der günstigsten Ausgabengruppe, bei kleinen Gemeinschaftspraxen zahlt die größte Gruppe dagegen schon eine Stufe darüber. Der Sprung passiert also nicht erst bei der großen Klinik, sondern schon ab dem vierten Mitarbeiter, und das passt zu unserer Erfahrung: Bei der mittelgroßen Praxis springen die Kosten am stärksten gegenüber der Erwartung. Passen Sie Ihren Anspruch also an Ihre Stufe an, denn der Funktionsumfang für mehrere Standorte in einer Einzelpraxis ist der häufigste Weg, in dieser Kategorie zu viel zu bezahlen.
Ein Arzt und eine Empfangskraft
Sie brauchen Termine, Patientenakten, Rechnungen und Erinnerungen. Sie brauchen keine Kostenträgerabrechnung, keine standortübergreifende Lagerhaltung und keine Rollenhierarchie mit fünf Ebenen.
Der richtige Kauf ist hier ein fertiger Tarif mit kurzer Bindung, weil sich Ihre Anforderungen stärker verändern werden als die einer großen Praxis. Und wenn Ihre Historie überschaubar ist, machen Sie die Datenübernahme selbst. Das ist der schnellste Weg, das erste Jahr bescheiden zu halten, und die spanischen Zahlen stützen das: rund 80 Prozent der Praxen starteten mit geringen oder gar keinen Einrichtungskosten, 31 Prozent zahlten für den Start nichts.
Eine Praxis mit vier bis zwanzig Personen
Hier hört die Rechnung auf, vorhersehbar zu sein, weil Sie Dinge zu brauchen beginnen, die getrennt bepreist werden: Rollen und Berechtigungen, Lagerhaltung für Verbrauchsmaterial, Labor- oder Geräteanbindungen und Auswertungen, die der Inhaberin sagen, was der Tag gebracht hat.
Es ist außerdem die Größe, in der Widerstand im Team echtes Geld kostet, denn ein System, das die Hälfte der Belegschaft umgeht, wird trotzdem voll berechnet. Planen Sie hier eine richtige Schulungsrunde statt einer Vorführung ein und benennen Sie intern eine Person, der das System gehört.
Mehrere Standorte unter einer Inhaberschaft
Der Kostentreiber sind jetzt nicht mehr Funktionen, sondern Konsolidierung: eine Patientenakte, die in jedem Standort sichtbar ist, eine Auswertung über alle hinweg und Berechtigungen, die verhindern, dass eine Standortleitung die Zahlen des Nachbarstandorts sieht.
Rechnen Sie mit einem benannten Projekt statt einer Selbstanmeldung und damit, dass der Anbieter vor jedem Preis ein Gespräch führen will. Das ist ein gutes Zeichen und keine Hinhaltetaktik. Fragen Sie zusätzlich, wie sich der Preis beim vierten Standort verhält, denn eine lineare Bepreisung je Standort wird in der Skalierung teuer, und sie lässt sich vor Standort zwei leichter verhandeln als danach. Wie solche Projekte in der Praxis verlaufen, zeigen unsere Fallstudien.
Die Kosten, die auf keinem Angebot stehen
Fast jeder Text zu dieser Frage bepreist die Software und hört dann auf. Die Praxen, mit denen wir arbeiten, überrascht jedoch häufiger etwas anderes, nämlich drei Kategorien außerhalb des Softwarevertrags: Geräte und Anbindung ans Netz, die Arbeitsstunden des eigenen Teams während der Umstellung und alle Gebühren, die pro Vorgang statt pro Monat anfallen.
Nichts davon ist die Schuld oder die Zuständigkeit des Anbieters, und genau deshalb warnt Sie niemand davor. Setzen Sie diese Posten trotzdem auf dasselbe Blatt wie das Abonnement, denn ein günstiges System nützt Ihnen nichts, wenn die Internetleitung der Praxis zweimal am Tag ausfällt und der Empfang so lange auf Papier arbeitet. Wer statt zu kaufen selbst entwickeln lässt, zahlt zusätzlich jedes Jahr einen Anteil der ursprünglichen Baukosten allein für die Wartung.
Geräte, und das Internet, das Sie wirklich haben
Ein Cloudsystem ist nur so verlässlich wie die Leitung in die Praxis, deshalb gehören eine zweite Leitung oder ein mobiler Rückfallweg für jeden ins Budget, der den Betrieb nicht anhalten kann. Dazu kommen Bildschirme am Empfang, ein Bon- oder Etikettendrucker, Kartenlesegeräte, ein Scanner für die Altakten und Tablets für die Behandlungszimmer, und all das wird im selben Monat gekauft wie die Software.
Betreiben Sie das System stattdessen auf einem eigenen Server, kaufen Sie die Hardware und die Person, die sie pflegt. Deutsche Marktquellen weisen beides getrennt aus, einmalige Serverhardware und laufende Serverwartung, und das tauscht eine monatliche Belastung gegen eine einmalige plus ein Risiko, das nun Ihnen gehört.
Die Stunden, die Ihr Team für die Umstellung aufwendet
Für einige Wochen gibt jemand Daten doppelt ein, prüft, ob die Termine von gestern angekommen sind, und beantwortet dieselbe Frage von vier Kolleginnen. Das ist bezahlte Arbeitszeit, die in das Projekt fließt, und sie taucht in keinem Angebot auf.
Nach unserer Erfahrung vergeben viele Praxen in der ersten Woche mit dem neuen System außerdem weniger Termine als sonst, weil der Empfang langsamer arbeitet, solange er das Programm lernt. Dieser Einnahmeausfall steht in keiner Kalkulation und ist trotzdem der größte unter den Posten, die niemand für Sie ausrechnet. Kleiner wird er, wenn Sie den Start in Ihre ruhigste Zeit des Jahres legen statt in die vollste und vor dem Start schulen statt währenddessen.
Gebühren, die pro Vorgang berechnet werden
Terminerinnerungen per SMS oder WhatsApp werden vom Telekommunikationsanbieter pro Nachricht abgerechnet, also skaliert dieser Posten mit Ihrem Terminaufkommen und damit, wie viele Erinnerungen Sie je Buchung verschicken. Zwei Erinnerungen statt einer verdoppeln ihn schlicht.
Karten und Onlinezahlungen tragen eine Bearbeitungsgebühr je Transaktion, die dem Zahlungsdienstleister gehört und nicht dem Softwareanbieter. Auch Speicher für Bildgebung und eingescannte Befunde kann nach Verbrauch abgerechnet werden, weshalb eine zahnärztliche oder radiologische Praxis fragen sollte, was beim Überschreiten des enthaltenen Kontingents passiert.
Was kostet es Sie, wieder zu gehen?
Der günstigste Zeitpunkt, um herauszufinden, was ein Ausstieg kostet, liegt vor dem Einstieg, und fast niemand fragt dann danach. Teuer machen einen Ausstieg drei Dinge: eine Laufzeit, aus der Sie nicht herauskommen, ein Datenexport, der berechnet wird oder in einer Form kommt, die niemand verwenden kann, und die Wochen, in denen Sie zwei Systeme parallel betreiben.
Lange Bindungen sind in diesem Markt normal, und in Frankreich wie in Spanien ist eine Mindestlaufzeit von drei Jahren eher die Regel als die Ausnahme. Das ist nicht automatisch schlecht, aber eine lange Laufzeit sollte Ihnen etwas einbringen. Ein Anbieter, der beim Thema Ausstieg ausweicht, hat Ihnen damit bereits geantwortet, und diese Antwort gehört in Ihre Bewertung.
Die Vertragslaufzeit und was sie bricht
Suchen Sie die Kündigungsfrist, das Verlängerungsdatum und die Antwort auf die Frage, ob sich die Vertragslaufzeit automatisch verlängert, wenn niemand schreibt. Fragen Sie außerdem, was gilt, wenn der Anbieter den Preis während der Laufzeit erhöht, und ob Ihnen das ein Kündigungsrecht gibt.
Den Aufschlag für eine monatlich kündbare Variante halten wir bei einem ersten System für gut angelegt, weil Sie Ihre Anforderungen erst im Betrieb wirklich kennenlernen. Eine Praxis, die noch nie mit einer solchen Software gearbeitet hat, weiß vor dem Start schlicht nicht, woran sie sich in einem Jahr stören wird.
Ihre Akten wieder herausbekommen
Ein brauchbarer Export enthält jede Patientin, jeden Termin, jede Rechnung und jede angehängte Datei, in einem Format, das ein anderes System lesen kann, ohne Gebühr und ohne eine Wartezeit, die in Wochen gemessen wird. Alles darunter ist eine Bindung, ganz gleich, wie der Vertrag es nennt.
Testen Sie das, solange Sie noch testen dürfen. Verlangen Sie am dritten Tag eines Pilotbetriebs einen vollständigen Export und sehen Sie sich an, was ankommt und wie lange es gedauert hat.
Wie vergleichen Sie zwei Angebote, die nicht vergleichbar sind?
Zwei Angebote für dieselbe Praxis kommen in verschiedenen Formen an: eines laufend mit enthaltener Einrichtung, eines laufend plus drei einmalige Posten, eines je Arzt und eines je Praxis gerechnet. So wie sie geschrieben sind, können Sie sie nicht vergleichen, also schreiben Sie sie selbst um, auf ein Blatt und mit denselben Annahmen: Ihre heutige Personalstärke, Ihre Personalstärke in zwei Jahren, Ihre Migration, Ihre Schnittstellen und ein Fenster von drei Jahren.
Drei Jahre sind das richtige Fenster, weil sie den ersten Rabatt überdauern, mindestens eine Verlängerung enthalten und eine übliche Mindestlaufzeit abdecken. Französische Dreijahresvergleiche zeigen für dieselbe Praxis sehr unterschiedliche Gesamtsummen zwischen Anbieterklassen, und deutsche Quellen berichten dasselbe über fünf Jahre, wobei der Unterschied jeweils aus Modulen und Wartung stammt und nicht aus der Grundlizenz. Verlässliche neutrale Vergleichswerte gibt es dabei nicht, denn in keinem dieser Märkte existiert ein offizieller Branchenmaßstab, jede veröffentlichte Zahl stammt von einem Anbieter oder einem anbieternahen Umfeld.
Bauen Sie das Vergleichsblatt
Eine Zeile je Kostenart: laufende Software, Einrichtung, Migration, Schulung, jede einzelne Schnittstelle, jede Gebühr pro Vorgang und die jährliche Steigerung, falls es eine gibt. Eine Spalte je Anbieter, drei Spalten für die Jahre eins bis drei und unten eine Summe.
Ergänzen Sie eigene Zeilen für Geräte, Anbindung und die Arbeitsstunden, die Ihr Team während der Umstellung verliert, denn ohne sie vergleichen Sie nur den halben Vorgang. Das Blatt kostet Sie eine Stunde und ist die wertvollste Stunde des gesamten Kaufs.
Stellen Sie die Fragen, die die Summe bewegen
Die Grafik oben nennt die acht Punkte, die die Summe bewegen. Wichtiger als die Frage selbst ist allerdings, wie die Antwort klingt: Auf die Frage, wer als Nutzer zählt, ist „alle aktiven Konten, die Definition steht in Anhang B“ eine Antwort, „das regeln wir individuell“ ist keine. Verlangen Sie zu jedem Punkt eine Zahl, ein Datum oder einen Satz, den Sie so in den Vertrag übernehmen können.
Tragen Sie jede Antwort zurück in das Blatt. Ein Anbieter, der all das zügig beantwortet, hat den Vorgang schon oft gemacht, und ein Angebot, das nur aus einer einzigen Zahl mit einem vorangestellten „ab“ besteht, ist kein Angebot.
Wenn der Anbieter im Ausland sitzt
Internationale Angebote kommen in der Währung des Verkäufers und oft ohne die lokale Steuer, deshalb fragen Sie, was auf der Rechnung tatsächlich stehen wird und ob der Betrag für die Laufzeit fest ist oder sich mit dem Wechselkurs bewegt.
Fragen Sie ebenso, wo der Support sitzt und zu welchen Zeiten er erreichbar ist, denn eine Praxis, die vor dem Büro des Anbieters öffnet, hat eine Supportlücke mitgekauft. Und klären Sie, wo die Daten liegen und ob das zu den Regeln passt, unter denen Sie arbeiten.
Fragen, die uns Praxen zu den Kosten stellen
Kurze, direkte Antworten auf das, was Praxen uns am häufigsten fragen. Jede steht für sich, damit auch jemand, der direkt hierher springt, etwas Brauchbares mitnimmt.
Wie lange dauert die Einrichtung, und kostet eine längere Einrichtung mehr?
Eine Praxis an einem Standort auf einem Cloudsystem läuft üblicherweise in 2 bis 4 Wochen, und in 4 bis 8 Wochen, wenn eine echte Datenübernahme und eine vollständige Schulung dazugehören. Größere Gruppen brauchen 6 bis 12 Wochen, und ein komplexes Projekt über mehrere Standorte kann 3 bis 6 Monate erreichen.
Länger kostet in der Regel mehr, weil der größte Teil dieser Zeit bezahlte Arbeit ist. Die Ausnahme ist Verzögerung, die auf Ihrer Seite entsteht, weil Daten fehlen, denn die kostet Sie entgangenen Nutzen statt einer höheren Rechnung.
Zählen Empfang und Assistenz als kostenpflichtige Nutzer?
Das hängt vollständig vom Anbieter ab, und welche der drei Zählweisen aus dem Abschnitt über die Nutzerdefinition für Sie gilt, steht in Ihrem Vertrag und nicht auf der Preisseite. Die Frage, die dort meistens offenbleibt, ist die nach dem geteilten Zugang: Dürfen zwei Teilzeitkräfte, die nie zur selben Zeit arbeiten, sich einen Platz teilen, und darf eine Urlaubsvertretung den Zugang der Kollegin mitbenutzen?
Fragen Sie das getrennt vom Preis, denn manche Anbieter erlauben es ausdrücklich und andere verbieten es in denselben Bedingungen, in denen sie je Zugang abrechnen. Lassen Sie sich beides schriftlich geben. Wird es nur am Telefon zugesagt, gilt bei der nächsten Verlängerung der Vertrag und nicht das Gespräch, und dann zahlen Sie für jede Aushilfe einen eigenen Platz.
Was steckt normalerweise im Grundtarif und was kostet extra?
Termine, Patientenakten und eine einfache Rechnungsstellung sind fast immer enthalten. Getrennt bepreist werden dagegen typischerweise Labor- und Geräteanbindungen, die Abrechnung mit Kostenträgern, eine App oder ein Portal für Patientinnen und Patienten, das SMS-Guthaben und weitergehende Auswertungen.
Bitten Sie deshalb um die Liste dessen, was nicht enthalten ist, statt um die Liste dessen, was enthalten ist. Sie ist kürzer und sagt deutlich mehr über den Tarif aus.
Wie schnell rechnet sich ein System üblicherweise?
In einer spanischen Umfrage unter Praxen berichtete eine große Mehrheit, die Investition innerhalb eines Jahres wieder hereingeholt zu haben, ein erheblicher Teil davon sogar in weniger als sechs Monaten. Nehmen Sie das als Hinweis und nicht als Versprechen, denn es beschreibt einen Markt und die Umfrage nennt keine Stichprobengröße.
Der Rückfluss entsteht aus weniger versäumten Terminen, weniger Zeit am Telefon und Rechnungen, die nicht mehr vergessen werden. Er kommt deshalb dort schneller an, wo viele Termine pro Tag stattfinden.
Können wir klein anfangen und Module später ergänzen, ohne doppelt zu zahlen?
In der Regel ja, und ein modulares System ist der sicherere Kauf für eine Praxis, die ihre eigenen Anforderungen noch nicht genau kennt. Genau dafür sind diese Systeme gebaut.
Lassen Sie sich zwei Punkte bestätigen: dass ein später ergänztes Modul dasselbe kostet wie heute, und dass das Zuschalten kein neues Einführungsprojekt mit eigener Rechnung auslöst. Beides wird gern zugesagt und selten aufgeschrieben.
Lohnt sich eine lange Bindung überhaupt jemals?
Ja, wenn sie Ihnen etwas Konkretes einbringt: einen für die Laufzeit gehaltenen niedrigeren Satz, eine enthaltene Einrichtung oder einen Preis, den Sie ohne Überraschungen budgetieren können. Rechnen Sie den Vorteil aber aus, bevor Sie ihn annehmen, denn ein Nachlass auf den laufenden Betrag wirkt in jedem Monat der Laufzeit, eine geschenkte Einrichtung dagegen nur ein einziges Mal.
Sie lohnt sich nicht, wenn sie nur den Anbieter schützt. Ist der Vorteil klein, zahlen Sie lieber für die Freiheit: Wer nach acht Monaten merkt, dass die Software nicht zu seiner Praxis passt, sitzt bei einer Dreijahresbindung noch mehr als zwei Jahre darin fest und zahlt in dieser Zeit womöglich zweimal, einmal für das alte und einmal für das neue System.
Was Sie tun sollten, bevor Sie unterschreiben
Schreiben Sie zuerst Ihr einseitiges Briefing: Zugänge heute und in zwei Jahren, Zahl der Standorte, Termine pro Monat, Fachgebiet, alles was angebunden werden muss, und wie viel Historie umzieht. Schicken Sie genau diese Seite an drei Anbieter und verlangen Sie von jedem eine Dreijahressumme dazu, mit den einmaligen Posten getrennt ausgewiesen.
Nehmen Sie das Vergleichsblatt von weiter oben, tragen Sie die drei Antworten ein und vergleichen Sie erst dann. Stellen Sie die Ausstiegsfragen, bevor Sie die Anbieter sortieren, nicht danach, denn eine Frage nach der Kündigung klingt anders, wenn der Anbieter Ihre Zusage schon hat.
Das Briefing, das ehrliche Angebote erzeugt
Halten Sie es auf einer Seite und halten Sie es faktisch: Personalstärke, Standorte, Terminaufkommen, Fachgebiet, Schnittstellen, Quelle der Migration und Wunschtermin für den Start. Ergänzen Sie die zwei oder drei Punkte, an denen Sie abbrechen würden, etwa eine fehlende Sprache, eine steuerliche Regel oder ein Gerät, das angebunden werden muss.
Ein Anbieter, der diese Seite bepreist, statt Ihnen eine Preisliste zu schicken, ist derjenige, mit dem Sie weiterreden sollten. Die Bereitschaft, sich vor der Unterschrift mit Ihrem Betrieb zu beschäftigen, sagt zuverlässig etwas darüber, wie es danach läuft.
Wo wir hineinpassen
Linkysoft entwickelt und betreibt Docmz, unser System für Kliniken und Praxen, und wir kalkulieren gegen ein Briefing wie das oben beschriebene statt gegen eine Preisliste, weil das Briefing die Arbeit bestimmt und die Preisliste nur eine Vermutung wäre. Schicken Sie uns Ihre Seite über die Kontaktseite, dann bekommen Sie eine Kalkulation für Ihre Praxis und Ihren Markt.
Wenn Sie noch zwischen einer fertigen Lösung und einer Eigenentwicklung schwanken, klären Sie diese Frage zuerst, denn die beiden Kostenkurven verlaufen völlig unterschiedlich: Eine Eigenentwicklung verlangt den größten Teil des Geldes, bevor überhaupt jemand mit dem System arbeitet, ein Abonnement verteilt die Summe über die Jahre. Kommen Sie mit der geklärten Frage zurück, dann rechnen wir sie bei Linkysoft mit Ihnen durch.
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