Salon- und Fitnessstudio-Verwaltung

Eine Salonsoftware ist ein System, das Termine, Kundenkartei, Dienstpläne, Verkäufe und Lagerbestand eines Salons an einem Ort verwaltet. Sie ersetzt das Terminbuch aus Papier und das separate Heft für Zahlungen. Am Empfang sieht man auf einen Blick, wer wann frei ist.

Eine Fitnessstudio-Software verwaltet Mitgliedschaften, Check-ins, Kursbuchungen, Verlängerungen und Zahlungen eines Fitnessstudios oder Trainingsstudios. Sie führt Status und Verlauf jedes Mitglieds in einem Datensatz. Inhaber erhalten zudem Berichte zu Besuchen, Verlängerungen und Umsatz.

Eine Salonsoftware sollte einen Online-Buchungskalender, Terminerinnerungen, Kundenhistorie, Dienstpläne, Provisionsabrechnung, eine Kasse und Lagerverwaltung bieten. Berichte zum Umsatz pro Leistung und pro Mitarbeiter helfen bei Entscheidungen. Jede Funktion sollte am Empfang Zeit sparen und keine zusätzlichen Schritte bringen.

Kunden wählen auf Smartphone oder Computer eine Leistung, einen Mitarbeiter und einen freien Termin, und der Termin erscheint sofort im Kalender des Salons. Das System kennt die Dauer jeder Leistung, daher überschneiden sich Termine nie. Kunden erhalten anschließend eine Bestätigung und eine Erinnerung.

Ein Salon verringert Terminausfälle mit automatischen Erinnerungen per SMS oder WhatsApp vor jedem Termin, einfacher Umbuchung und einer Anzahlung bei langen Behandlungen. Klare Stornobedingungen helfen ebenfalls. Wer wiederholte Ausfälle in der Kundenkartei erfasst, sieht, für wen eine strengere Regel nötig ist.

Ja, Terminerinnerungen verringern Ausfälle, weil die meisten verpassten Termine schlicht vergessen werden. Eine Nachricht am Vortag und einige Stunden vorher gibt Zeit zum Bestätigen oder Umbuchen. Frei gewordene Termine lassen sich dann anderen Kunden anbieten.

Die Buchungssoftware prüft jeden neuen Termin vor dem Speichern gegen den Mitarbeiter, den Platz oder Raum und die Dauer der Leistung. Ist einer davon schon belegt, wird der Termin nicht angeboten. Diese Prüfung gilt für Online-Buchungen genauso wie für Buchungen am Empfang.

Die Provision wird meist als Prozentsatz jeder Leistung oder jedes Produkts berechnet, die ein Mitarbeiter erbringt oder verkauft, teils mit unterschiedlichen Sätzen je Leistung. Die Salonsoftware erfasst, wer welche Leistung erbracht hat, und rechnet die Summe automatisch aus. Das erspart Diskussionen und Handrechnungen am Monatsende.

Ja, eine Salonsoftware mit eingebauter Kasse bringt Leistungen, Verkaufsprodukte und Trinkgelder auf eine Rechnung. Trinkgelder werden dem Mitarbeiter zugeordnet, der sie erhalten hat. Produktverkäufe verringern zudem automatisch den Bestand, was das Nachbestellen erleichtert.

Eine Mitgliedschaft gibt Zugang für einen Zeitraum, etwa einen Monat oder ein Jahr, ein Kontingent eine feste Zahl von Besuchen oder Kursen. Mitgliedschaften passen zu regelmäßigen Besuchern, Kontingente zu gelegentlichen Besuchern oder zum Personal Training. Gute Software führt beides im selben Kundendatensatz.

Mit einer Software, die Mitgliedschaften planmäßig verlängert, Mitglieder vor dem Ablauf erinnert und überfällige Konten beim Check-in markiert. Mitarbeiter müssen dann keine Daten mehr in Tabellen verfolgen. Weniger vergessene Verlängerungen bedeuten auch stabilere Einnahmen.

Ja, ein Fitnessstudio kann eine Mitgliedschaft für einen festgelegten Zeitraum pausieren, wonach sich das Enddatum automatisch verschiebt. Mitglieder, die verreisen oder verletzt sind, behalten so ihre restliche Laufzeit. Die Pause wird zur Klarheit im Verlauf des Mitglieds festgehalten.

Fitnessstudios legen für jeden Kurs eine Höchstzahl an Plätzen fest, sodass keine Buchungen mehr möglich sind, sobald alle Plätze vergeben sind. Viele Systeme bieten dann eine Warteliste, die frei werdende Plätze bei Absagen nachbesetzt. Mitglieder sehen freie Plätze, bevor sie kommen.

Ein Fitnessstudio erfasst Check-ins mit einer Mitgliedskarte, einem QR-Code auf dem Smartphone, einem Fingerabdruckleser oder einer schnellen Namenssuche am Empfang. Jeder Check-in wird dem Konto des Mitglieds zugeordnet. Das System warnt die Mitarbeiter sofort, wenn eine Mitgliedschaft abgelaufen ist.

Ein Inhaber sollte wöchentlich Berichte zu Umsatz, Buchungen, Ausfällen, neuen und verlorenen Kunden, Mitarbeiterleistung und beliebten Leistungen prüfen. Fitnessstudios sollten zusätzlich Verlängerungen und Besuche im Blick behalten. Diese wenigen Zahlen zeigen früh, ob das Geschäft wächst oder nachlässt.

Ja, ein System kann mehrere Standorte verwalten, indem es Buchungen, Personal und Bestand je Standort trennt und dem Inhaber zusammengefasste Berichte zeigt. Kunden und Mitglieder können oft jeden Standort mit demselben Datensatz besuchen. Die zentrale Verwaltung erspart Inhabern den Betrieb getrennter Systeme.

Ein Salon erfasst getrennt, was an Kunden verkauft und was bei Behandlungen verbraucht wird. Die Salonsoftware verringert den Bestand bei jedem Verkauf und warnt, wenn Artikel knapp werden. Die Trennung von Verkaufs- und Profibestand zeigt die echten Produktkosten.

Mit Kundenkartei und Behandlungshistorie kennen die Mitarbeiter die Vorlieben, früheren Farben, Allergien und den Lieblingsfriseur jedes Kunden. Persönlicher Service schafft Treue und wiederholte Besuche. Die Kartei hilft auch, Angebote gezielt an Kunden zu richten, die länger nicht da waren.

Ja, Salonsoftware eignet sich für Barbershops, weil sie dieselben Anforderungen haben: Termine, Laufkundschaft, Dienstpläne, Provisionen und schnelles Bezahlen. Viele Barbershops leben von Laufkundschaft, deshalb ist eine Warteschlange oder Laufkundenliste hilfreich. Dasselbe System kann Stammkunden auch Erinnerungen schicken.

Ja, Spas und Kosmetikinstitute können Salonsoftware nutzen, weil auch sie zeitgebundene Leistungen verkaufen, die Personal, Räume und Geräte brauchen. Software, die neben Mitarbeitern auch Räume bucht, passt besonders gut zu Spas. Behandlungspakete und Kundennotizen passen ins selbe System.

Salons verschicken per WhatsApp und SMS Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Geburtstagsgrüße und Angebote. Kurze, nützliche Nachrichten kommen besser an als häufige Werbung. Wer sie aus dem Buchungssystem verschickt, ordnet jede Nachricht dem richtigen Kunden und Termin zu.

Ein kleiner Salon profitiert von einer Software statt eines Papierbuchs, sobald er mehr als einen Mitarbeiter oder regelmäßige Buchungen hat. Die Software schickt Erinnerungen, verhindert Doppelbuchungen und führt eine Kundenhistorie, die ein Terminbuch nicht leisten kann. Außerdem können Kunden auch außerhalb der Öffnungszeiten buchen.

Die Einrichtung dauert einen Tag bis einige Wochen, je nach Zahl der Leistungen, Mitarbeiter, Standorte und der zu importierenden Kundendaten. Die Hauptarbeit ist das Erfassen von Leistungen, Preisen und Dienstplänen. Eine kurze Schulung der Mitarbeiter sorgt für eine reibungslose erste Woche.

Ein Treueprogramm belohnt Stammkunden je nach Besuchen oder Umsatz mit Punkten, Rabatten oder kostenlosen Leistungen. Das System verbucht die Punkte automatisch im Datensatz jedes Kunden. Treueprogramme fördern regelmäßige Besuche und geben Kunden das Gefühl, geschätzt zu werden.

Nadiva ist das Verwaltungssystem von Linkysoft für Salons, Barbershops, Fitnessstudios, Studios und Spas, mit einem Buchungskalender ohne Doppelbuchungen, Erinnerungen, Mitgliedschaften, die sich selbst verlängern und pausieren, Kontingenten und einer Kasse. Nadiva überträgt außerdem die Provision pro Leistung in die Lohnabrechnung und berichtet den Umsatz pro Platz, pro Leistung und pro Stunde. Eine 30-tägige kostenlose Testphase ist verfügbar.