Hace unas semanas nos llegó un correo que resume el problema mejor que cualquier introducción: «pedí exactamente lo mismo a tres empresas y me han contestado 18.000, 47.000 y 90.000; ¿quién me está engañando?». La respuesta honesta es que, casi siempre, ninguna de las tres. Lo que sigue explica por qué ocurre eso con tanta frecuencia y, sobre todo, cómo un documento que usted mismo puede escribir en una tarde, sin una sola palabra técnica, consigue que esa distancia se reduzca hasta volverse manejable.
Por qué el mismo proyecto vuelve con tres precios muy distintos
La escena se repite tanto que casi podemos adivinar el final. Alguien redacta un párrafo describiendo lo que necesita, lo envía por correo a tres proveedores el mismo martes y, cuando llegan las respuestas, los números no se parecen en nada. A partir de ahí el comprador suele quedarse con una de dos conclusiones, o el caro está inflando el precio o el barato no sabe dónde se mete, cuando en la mayoría de los casos no está pasando ninguna de las dos cosas.
Lo que ocurre en realidad es más aburrido y bastante más fácil de arreglar. Cuando la descripción es breve, cada empresa se ve obligada a imaginar la mitad que falta, y como cada una imagina con su propia experiencia encima, una se figura un sistema pequeño de cuatro pantallas y otra se figura uno de veinte, con roles de usuario, un enlace con la contabilidad y datos antiguos que hay que traer. Las dos están poniendo un precio honesto, solo que a productos distintos, así que usted no está comparando presupuestos, está comparando suposiciones ajenas.
Los números que vemos en la práctica son bastante estables. Con una descripción de un párrafo, el presupuesto más alto suele ser entre tres y cinco veces el más bajo; con un documento que conteste a las preguntas de este artículo, sobre resultado, proceso, pantallas, roles, reglas, datos e integraciones, la distancia se cierra normalmente hasta un 20 o 30 por ciento, que ya es una diferencia de manera de trabajar y no de proyecto.
De ahí sale la idea que sostiene todo lo demás: el briefing, es decir el documento en el que usted cuenta lo que necesita, no es papeleo para el proveedor, es la herramienta más barata que tiene para controlar su propio presupuesto.
En Linkysoft nos llegan cada mes propuestas de la misma idea escritas de maneras muy diferentes, y la relación es incómoda de lo clara que resulta: cuanto mejor está descrito el proyecto, más se parecen entre sí los presupuestos que recibe el cliente y menos discusiones aparecen en el cuarto mes. Si quiere ver a qué se parecen estos proyectos cuando terminan, en nuestros casos de éxito hay varios explicados con lo que se construyó y para qué servía.
Lo que de verdad se presupuesta son días de trabajo, no funciones
Detrás de cualquier presupuesto de software hay una sola cuenta y, en cuanto se entiende, todos los documentos que reciba dejan de parecer opacos. El precio es el número de días de trabajo multiplicado por una tarifa diaria, y lo demás es detalle: el diseño, la tecnología, la metodología y los nombres que le pongan a las fases solo sirven para explicar por qué salen esos días y no otros.
Vale la pena hacerlo con cifras. Si le llegan 60.000 en su moneda y la tarifa media del equipo es de 500 al día, le están vendiendo 120 días de trabajo. Eso son unos seis meses de una sola persona a jornada completa, u ocho semanas como mínimo con un equipo de tres, y en la práctica nueve o diez contando las pruebas y las revisiones, porque tres personas nunca rinden exactamente el triple. Con esa traducción hecha, la pregunta deja de ser si 60.000 es mucho dinero y pasa a ser si el trabajo que le describen cabe razonablemente en 120 días.
De ahí nace la pregunta que separa una estimación de una corazonada, y es tan simple como pedirla en voz alta: ¿cuántos días son y cómo se reparten? Una empresa que ha estimado de verdad se lo dirá sin incomodarse, porque el número le salió de contar; una que no lo ha hecho contestará con generalidades, y eso ya le dice bastante antes de firmar nada.
Hay una segunda parte del reparto que casi nadie enseña y que explica muchos malentendidos. Solo la mitad de los días, más o menos, se va en construir las pantallas nuevas que usted verá; el resto se reparte entre probar y corregir, preparar servidores y entornos, coordinarse con su equipo y rehacer lo que usted pide cambiar cuando ve el sistema por primera vez. En un reparto típico de un sistema a medida eso significa cerca de un 50 por ciento en construcción, un 18 por ciento en pruebas y correcciones, un 12 por ciento en instalación, entornos y puesta en marcha, un 10 por ciento en coordinación y reuniones y otro 10 por ciento en los ajustes posteriores a su revisión.
Empiece por el resultado que busca, no por la lista de funciones
El primer párrafo del documento debería contar qué podrá hacer el negocio que hoy no puede, y cómo sabrá usted que ha funcionado. Es la diferencia entre pedir una herramienta y pedir un resultado, por ejemplo que un presupuesto llegue al cliente la misma mañana en lugar de dos días después, o cerrar el mes contable en tres días en lugar de en diez.
Esto no es una cuestión de estilo, tiene consecuencias directas en el precio. Un buen proveedor propone a menudo un camino más corto y más barato hacia el mismo resultado, pero solo puede hacerlo si sabe cuál es el resultado; si únicamente conoce la función que usted imaginó, se limitará a construir esa función aunque exista una manera de conseguir lo mismo con la mitad del trabajo.
El contraejemplo que más dinero cuesta es la frase «queremos un panel con gráficas». Nadie sabe qué decisión apoyan esas gráficas, así que quien presupuesta se protege, imagina el panel más completo que se le ocurre y le pone un precio defensivo con margen para todo lo que no entendió. La misma idea contada como resultado, «quiero saber cada lunes qué productos se me van a agotar esta semana», suele resolverse con una pantalla y un correo automático.
Un buen párrafo de apertura se parece a esto, y puede copiarlo casi tal cual cambiando el negocio: «Somos una clínica con cuatro consultas y unas 70 visitas al día. Hoy las citas se apuntan en un cuaderno y en dos móviles, y en recepción se nos van cerca de tres horas al día en llamadas para confirmarlas. Queremos que el paciente reserve por internet y reciba la confirmación al momento, y que en recepción se vea la agenda completa del día en una sola pantalla. Sabremos que ha funcionado si en tres meses la mitad de las citas entran solas y esas tres horas de teléfono se quedan en menos de una».
Cuente cómo se hace hoy el trabajo, paso a paso
La página más valiosa de todo el documento no habla del sistema nuevo, habla del actual. Escriba el proceso de hoy como una lista numerada, desde que el cliente contacta hasta que el dinero está cobrado y el expediente cerrado, diciendo en cada paso quién lo hace y con qué herramienta, aunque la herramienta sea un cuaderno o un grupo de WhatsApp.
Esa lista vale tanto porque saca a la luz justo lo que se paga caro cuando aparece tarde: las excepciones, el formulario de papel que alguien rellena a mano, los mensajes sueltos por los que se aprueban descuentos y la hoja de cálculo que solo entiende una persona. Cada uno de esos detalles es trabajo real, y si no está en el documento el proveedor lo descubrirá en el segundo mes, cuando ya hay un precio cerrado y la conversación se vuelve incómoda para todos.
Ponga volúmenes junto a los pasos, porque cambian la ingeniería aunque no cambien las pantallas: cuántos pedidos, pacientes, facturas o partes de trabajo hay en un día normal y en el día más cargado del mes. Diez al día y diez mil al día se dibujan casi igual en un boceto y, sin embargo, el segundo caso obliga a pensar cómo se guardan los datos, cómo se buscan y cuánta máquina hace falta debajo, lo que se traduce en días y en dinero.
Si no tiene formación técnica, todo esto le parecerá poca cosa, y no lo es. Unas frases claras y una foto hecha con el móvil del formulario de papel que usan hoy valen más que cualquier diagrama que se sienta obligado a dibujar, porque lo que necesita quien va a estimar es la realidad de su oficina, no un dibujo bonito.
Cuente sus pantallas y los tipos de persona que las van a usar
Aquí empieza la parte que le permite calcular por su cuenta. Haga una lista de todas las pantallas que alguien va a mirar y marque al lado si esa pantalla solo muestra información o si también permite añadir, editar y aprobar algo, porque en esa distinción está prácticamente toda la diferencia de coste.
Las tarifas que vemos en la práctica son fáciles de aplicar:
- Una pantalla con listado, formulario de alta y edición y unas cuantas reglas: entre 2 y 5 días de trabajo, con las pruebas incluidas.
- Una pantalla de informes con filtros y exportación a Excel: entre 3 y 5 días.
- Una página que solo muestra información, como unas condiciones o una ficha: menos de un día.
Un sistema de gestión pequeño acaba teniendo entre 12 y 25 pantallas, así que con esa lista y una calculadora se queda a un 30 por ciento aproximadamente de una estimación real, que es exactamente el margen que necesita para lo único que importa al principio: decidir si empieza o no. Si su cuenta da 70 días y su dinero da para 30, ya sabe que la conversación no va de buscar proveedor sino de recortar alcance, y se ha ahorrado tres reuniones.
Los roles de usuario entran en la misma cuenta. Cada rol adicional con permisos de verdad distintos, no con un nombre distinto, añade en torno a un 8 a 15 por ciento al desarrollo, que en un proyecto de 120 días son entre 10 y 18 días más, porque cada pantalla se construye una vez y luego hay que volver a comprobarla con los ojos del segundo rol: qué ve, qué no debe ver y qué ocurre si lo intenta igualmente. Por eso listar cuatro roles cuando el negocio funciona con dos es un gasto real y perfectamente evitable.
Y ya que hablamos de recortar, este es el sitio honesto para decirlo: la opción pequeña suele ser la correcta. Tres pantallas ordenadas que la gente abre todos los días valen mucho más que quince que nadie usa, y en nuestra experiencia los sistemas que se quedan algo cortos al principio se amplían sin drama, mientras que los que nacen demasiado grandes se abandonan a medio camino.
Integraciones y migración de datos, las frases cortas con la factura más larga
Conviene definir la palabra antes de usarla. Una integración es hacer que su sistema nuevo hable solo con otro sistema, por ejemplo su programa de contabilidad, su pasarela de pago o un portal de la administración, de modo que los datos pasen de uno a otro sin que nadie los teclee dos veces.
Las integraciones se dividen en dos bandas de precio muy distintas, y lo peligroso es que la frase que las describe en el documento se parece demasiado. Conectar con un servicio moderno, documentado y con entorno de pruebas, es decir una copia de práctica del sistema en la que se puede probar sin tocar los datos reales, cuesta normalmente entre 3 y 8 días de trabajo; conectar con un sistema antiguo, con un banco o con un portal público sin documentación y sin entorno de pruebas se va a entre 10 y 30 días, y es la causa número uno de que un proyecto se salga de plazo, porque buena parte de esos días se consume esperando accesos y respuestas de terceros.
Por eso vale la pena escribirlo con precisión en lugar de poner «se integrará con la contabilidad». Diga qué sistema es y qué versión tiene, quién guarda el usuario y la contraseña, si existe un entorno de pruebas y quién en su empresa puede conseguir por teléfono al técnico que lo mantiene. Esas cinco líneas mueven el presupuesto más que cualquier otra página del documento.
Con los datos antiguos toca la misma franqueza. Pasar entre 5.000 y 50.000 registros desde hojas de cálculo a una estructura limpia cuesta habitualmente entre 4 y 10 días, y esa cifra se dobla con facilidad cuando hay duplicados, varios archivos que no coinciden entre sí o texto libre donde debería haber una fecha, algo tan común como «marzo del año pasado» escrito en la casilla. Como regla de planificación, reserve entre un 5 y un 10 por ciento del coste de construcción para la migración y diga en el documento cuántos años de historial necesita de verdad, porque traer tres años en lugar de doce ahorra a veces una semana entera.
Reglas, aprobaciones y las excepciones incómodas que rompen las estimaciones
Al programa hay que contarle todas las reglas que su equipo lleva hoy en la cabeza, y son más de las que parece: quién puede hacer un descuento y hasta qué porcentaje, qué ocurre cuando un cliente paga solo una parte, qué responsable aprueba una devolución por encima de cierta cantidad y qué pasa con una reserva que nadie llegó a confirmar. Nada de eso se deduce mirando el negocio desde fuera, así que o está escrito o se decidirá sobre la marcha, normalmente tarde y con prisa.
Las excepciones son caras por un motivo poco intuitivo: el caso normal se construye rápido y los cinco casos raros que lo rodean cuestan a menudo más que el caso normal entero. Un documento que los enumera no crea ese coste, lo hace visible y presupuestable, que es justo la diferencia entre un precio que se sostiene y un precio que hay que corregir en el tercer mes.
Hay una lista de preguntas que se contesta en diez minutos y que cubre la mayoría de los casos: qué pasa cuando algo se cancela, cuando se devuelve, cuando se paga tarde, cuando se paga a medias, cuando se ha registrado dos veces por error y cuando lo hizo alguien que ya no trabaja en la empresa. Si responde a esas seis con una frase cada una, ya tiene escrita la parte del documento que más discusiones evita.
El efecto en dinero es medible. Los documentos de menos de una página generan, en los tres primeros meses, cambios que valen entre un 25 y un 40 por ciento del presupuesto original, mientras que un documento que cubre resultado, proceso, pantallas, roles, reglas, datos e integraciones deja esa cifra entre un 5 y un 15 por ciento, que es lo normal y lo sano, porque siempre hay cosas que solo se ven cuando el sistema ya está delante.
Ponga números al volumen, a la velocidad y al tiempo que puede estar parado
Hay cuatro números que deciden en silencio cómo se construye el sistema y ninguno requiere conocimientos técnicos para contestarlo: cuántas personas lo van a usar a la vez en la hora más cargada, cuántos registros existen hoy y cuántos habrá dentro de tres años, cómo de grandes son los archivos que se van a subir, y si tiene que funcionar fuera de la oficina o incluso sin conexión.
La disponibilidad merece explicarse en horas y no en porcentajes, porque en porcentajes engaña. Un 99,5 por ciento de disponibilidad permite unas 3,6 horas al mes con el sistema caído, mientras que un 99,9 por ciento lo baja a unos 43 minutos, y esa diferencia no es una casilla que se marca: detrás hay vigilancia continua, copias de seguridad y máquinas de repuesto que suelen añadir entre un 15 y un 25 por ciento al coste de alojamiento y de puesta en marcha. Pídalo cuando una hora parado le cueste dinero de verdad, y no lo pida por costumbre.
Diga también, sin rodeos, si el sistema va a guardar datos sensibles como historiales médicos, documentos de identidad o pagos con tarjeta, porque eso cambia desde el primer día las pruebas, el alojamiento y las reglas de acceso, y sale mucho más barato tenerlo en cuenta al empezar que rehacerlo después de una revisión de seguridad.
Por último, escriba quién mantiene el sistema una vez esté funcionando. El alojamiento, las actualizaciones, la vigilancia y el soporte suelen costar entre un 15 y un 20 por ciento del coste de construcción cada año, así que un presupuesto que no los menciona no es un presupuesto más barato, es un presupuesto más corto, y esa parte le llegará igualmente unos meses después.
Diga en voz alta su presupuesto y su fecha
Casi todos los compradores esconden el presupuesto porque creen que decirlo es una invitación a gastárselo entero. Se entiende el miedo, pero en la práctica ocultarlo sale más caro, porque el proveedor hace una de dos cosas: calcula alto para no equivocarse, o diseña algo estupendo que usted no puede pagar, y en los dos casos se pierden dos semanas y una propuesta.
Vale más tratar el presupuesto como lo que es, una restricción de diseño. Decir «tenemos entre 30.000 y 45.000» permite que un buen proveedor le explique qué cabe de verdad ahí dentro, qué conviene dejar para una segunda fase y qué no tiene sentido intentar con ese dinero, y esa suele ser la conversación más útil de todo el proceso.
Con las fechas conviene hacer lo mismo y añadir el motivo. Si la fecha está atada a una temporada alta, al fin de un contrato de alquiler, a una auditoría o a la caducidad de una licencia, dígalo, porque una fecha con una razón detrás se puede planificar, mientras que una fecha inventada solo consigue que le añadan margen de seguridad al precio por si acaso.
Y para que sepa qué esperar en cuanto a plazos de respuesta: con un documento completo, una empresa seria le devuelve un presupuesto desglosado en 3 a 5 días laborables. Con un párrafo, lo que compra son dos o tres semanas de correos de ida y vuelta o, peor todavía, un número inflado con la incertidumbre ya metida dentro.
Lo que conviene dejar fuera del documento
Deje fuera las decisiones de tecnología, salvo que el negocio las exija de verdad porque su equipo informático ya mantiene una plataforma concreta. Nombrar un lenguaje o una base de datos que leyó en algún sitio reduce la lista de empresas que pueden ayudarle sin darle nada a cambio y, en ocasiones, dobla el precio, porque obliga a hacer con una herramienta lo que otra trae ya resuelto.
Deje fuera también los diseños terminados y las maquetas al píxel mientras esté pidiendo precio. Un boceto a mano o la captura de una web que le gusta comunican lo mismo en cinco minutos, y el diseño fino se hace después, cuando ya se sabe qué pantallas existen y quién las usa.
Evite igualmente las comparaciones con productos gigantes. «Que sea como la aplicación de esa gran tienda» describe años de trabajo de cientos de personas y no dice nada sobre lo que su negocio necesita el mes que viene, así que quien lo lee se queda como estaba y presupuesta a ciegas.
Quedan dos añadidos muy populares que conviene mirar con calma. Una aplicación móvil que acompañe al sistema suele sumar entre un 40 y un 70 por ciento sobre el equivalente web, de modo que para el primer año una web bien hecha que se vea correctamente en el móvil es casi siempre el gasto más sensato; y pedir funciones de inteligencia artificial antes de tener los datos limpios y reunidos en un solo sitio es pagar por adelantado algo que dará resultados cuando la base esté ordenada, no antes.
Sobre la extensión, un documento que hace su trabajo ocupa entre 3 y 6 páginas. A partir de unas quince suele repetirse y, lo que es peor, entierra las partes que de verdad deciden el precio entre párrafos que nadie lee dos veces.
Un briefing que se escribe en noventa minutos
Si quiere el esqueleto para empezar hoy mismo, son ocho bloques y este es el orden que mejor funciona:
- El resultado, en un párrafo: qué podrá hacer el negocio y cómo sabrá usted que ha funcionado.
- El proceso actual, en pasos numerados, con quién hace cada paso y con qué herramienta, y los volúmenes de un día normal y de un día cargado.
- La lista de pantallas, marcando cuáles solo muestran información y cuáles permiten añadir, editar o aprobar.
- La lista de roles, con lo que cada uno puede y no puede hacer.
- Las integraciones, con el nombre del sistema, su versión, quién tiene los accesos y si existe entorno de pruebas.
- Los datos que ya existen, en qué formato están y cuántos años de historial deben pasar al sistema nuevo.
- Las reglas y las excepciones, incluidas las seis preguntas incómodas del apartado anterior.
- La horquilla de presupuesto, la fecha y el motivo real de esa fecha.
Cierre con tres detalles prácticos que ahorran días enteros: quién en su empresa responde preguntas durante el periodo de presupuesto, en cuánto tiempo puede responder, y con qué criterio va a decidir entre las ofertas que reciba, porque decirlo por adelantado hace que las propuestas se escriban pensando precisamente en eso.
El tiempo real es modesto y conviene decirlo con honestidad: unos noventa minutos para el primer borrador y otra hora más después de que lo lea alguien que hace ese trabajo todos los días, que es quien encontrará las excepciones que a usted se le han pasado. Cuando el proyecto es grande o hay demasiadas incógnitas existe una alternativa que también sale a cuenta, una fase de análisis pagada que cuesta entre un 5 y un 10 por ciento de lo que se espera gastar en la construcción y dura de una a tres semanas; su efecto habitual es convertir una estimación con un margen de más o menos el 50 por ciento en otra con un margen de más o menos el 15 por ciento, incluidas las migraciones de datos, que es donde más sorpresas aparecen.
Cómo leer los presupuestos que le lleguen
Cuando lleguen las respuestas hay cuatro comprobaciones que separan un presupuesto trabajado de una cifra puesta a ojo: si muestra los días o solo un total, si dice con claridad qué queda excluido, si explica qué ocurre cuando algo tarda más de lo previsto, y si pone precio también al primer año de funcionamiento y no solo a la construcción.
Sobre el número más bajo conviene ser útil y no cínico. Un presupuesto muy por debajo de los demás casi nunca es el mismo proyecto más barato, es un proyecto más pequeño, así que pregunte a quien lo firma cuáles de sus pantallas, roles e integraciones ha incluido y la diferencia se explicará sola en un solo correo. A veces la respuesta incluso le gustará, porque descubrirá que la mitad de lo que había pedido no le hacía ninguna falta.
Para comparar de verdad, envíe el mismo documento a todas las empresas el mismo día y deles el mismo plazo para contestar, porque los presupuestos que salen de textos distintos no se pueden poner uno al lado del otro por mucho que las cifras lo aparenten.
Y una última cosa, con la que cerramos. Si ya tiene un borrador, aunque esté a medias y escrito a trozos, mándenoslo y le diremos qué le falta antes de que se lo envíe a nadie más; en Linkysoft preferimos dedicar una hora a eso que presupuestar sobre suposiciones que después se cobran en el cuarto mes. Puede escribirnos desde contacto, y si prefiere seguir preparándose por su cuenta, en el blog publicamos guías con este mismo nivel de detalle.
