Fraude con facturas

El fraude con facturas ocurre cuando un desconocido te envía una factura con aspecto real y te pide pagarla en otra cuenta bancaria. Suele llegar a nombre de un proveedor que ya usas y por un importe que esperabas, y por eso funciona tan bien.

El correo se parece punto por punto a los que recibes desde hace años, porque en el fondo es uno de ellos. Alguien lleva semanas leyendo el buzón del proveedor sin hacer ruido y espera a que salga una factura auténtica. Entonces la copia, cambia dos líneas con los datos del banco y la reenvía desde una dirección que se diferencia en una letra. Así te llega el mismo logotipo, el mismo diseño, la misma firma y hasta la misma errata de siempre en el pie.

A veces ni siquiera hay dirección falsa, porque el buzón está bajo su control. El mensaje sale entonces de verdad de la cuenta del proveedor y pasa todos los controles de tu correo, así que la frase « pero viene de la dirección correcta » no demuestra nada. Es el malentendido más caro de la contabilidad de una empresa pequeña.

La costumbre que lo detecta es aburrida y barata, y empieza por una regla que dice que ninguna cuenta bancaria se cambia porque lo pida un correo. Una persona pide el cambio y una segunda lo confirma por teléfono en el número ya guardado de ese proveedor. Solo entonces sale el pago. Dos personas y una llamada es todo, y por eso Linkysoft pregunta a cada cliente nuevo si esa regla existe antes de mirar nada técnico. Las empresas que pierden cifras grandes casi siempre tenían a una sola persona cansada haciendo los dos papeles a final de mes.

La regla vive mejor dentro del programa que en una política que nadie lee. Cuando Linkysoft construye una pantalla de pagos dentro de una aplicación web de gestión, cambiar la cuenta bancaria congela a ese proveedor hasta que lo aprueba un segundo usuario con nombre. Los datos antiguos siguen visibles junto a los nuevos, y el sistema guarda quién cambió qué y cuándo, que es lo primero que te pedirá el banco.

Si ya ha pasado, la velocidad importa más que buscar culpables, así que llama al banco dentro de la hora y pide la retrocesión. Avisa después al proveedor, porque su buzón es el que está abierto y sus otros clientes son los siguientes. Una revisión de seguridad más tarde vale lo que cuesta, pero cuánto dinero recuperas depende de esa primera llamada.