Panel de indicadores KPI

Un panel de indicadores es una sola pantalla de números que el dueño mira cada mañana con el café. KPI significa indicador clave de rendimiento, es decir, una cifra que dice cómo va el negocio. El panel es entonces donde se juntan cinco o seis de esas cifras, lo bastante grandes para leerlas a un paso, y elegir cuáles cuesta más que montar la pantalla.

Una cifra útil es la que cambia lo que usted hace hoy. Eso suele significar las ventas de ayer, el dinero que los clientes aún deben, los pedidos que esperan salir, los diez productos agotados y el ticket medio. Si un número no le hace coger el teléfono ni mover a alguien a otra tarea, quítelo de la pantalla. La mayoría de los paneles fracasan justo por eso, porque muestran treinta cifras y nadie lee ninguna. Por eso Linkysoft empieza con cinco y solo añade la sexta cuando alguien la pide dos veces.

Comparar tiendas o empleados es donde empiezan las discusiones, porque una tienda en una avenida siempre ganará a otra en una calle pequeña. Eso hace injusta la caja bruta, así que conviene comparar lo comparable. Las ventas por hora abierta, por persona en turno o contra la misma semana del año pasado son medidas mucho más justas. Escriba además al lado cómo se calcula cada cifra, porque la primera pelea es siempre por el cálculo y no por el resultado.

Los totales de ayer bastan casi siempre, aunque las cifras en vivo que se mueven mientras mira parezcan mucho más impresionantes. Esas cifras que se mueven cuestan dinero de verdad, porque cada pantalla abierta vuelve a pedir la misma respuesta a la base de datos. Un número que se calcula una vez cada noche es más barato, más tranquilo y más fácil de creer. Por eso Storek enseña al comerciante el día de ayer frente al mismo día de la semana pasada.

Dos apuntes prácticos conviene cerrarlos pronto. Todo panel necesita un botón que mande las mismas cifras a Excel, porque el contable las pedirá. Y una cifra que no sale de la pantalla acaba perdiendo poco a poco la credibilidad. Cada número necesita además un responsable con nombre que lo explique cuando parezca raro. Por eso Linkysoft deja el panel para el final de un proyecto de aplicación web, cuando el trabajo diario ya funciona, porque no se puede contar lo que el sistema todavía no registra.