Automatización de flujos de trabajo

¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?

Un flujo de trabajo es el orden de los pasos que sigue cualquier tarea en su empresa, de principio a fin. Por ejemplo: un cliente hace un pedido, un empleado lo revisa, luego se prepara, luego se envía y, al final, el cliente recibe un aviso.

Automatizar significa que el sistema hace estos pasos por sí solo, sin que una persona tenga que hacerlos a mano cada vez. Así, la automatización de flujos de trabajo es cuando su aplicación web o el sistema que usa se encarga de las tareas repetitivas de forma automática. Por ejemplo: enviar avisos, actualizar registros y mover datos de un lugar a otro.

La idea es sencilla: cualquier tarea que se repite igual todos los días la puede hacer el sistema. Su equipo se queda con el trabajo que necesita pensar, decidir y tratar con personas.

¿Cómo funciona la automatización?

La mayoría de las automatizaciones se basan en tres partes sencillas:

1. El disparador: lo que pone en marcha el paso, como la llegada de un pedido nuevo, el registro de un cliente o una cita que se acerca.
2. La condición: una pregunta que el sistema comprueba antes de actuar. Por ejemplo: ¿este pedido necesita la aprobación del gerente? ¿Queda poco stock?
3. La acción: lo que hace el sistema después, como enviar un mensaje, crear una factura, actualizar un registro o avisar a un responsable.

Un ejemplo en una clínica: un paciente pide cita en la web. Ese es el disparador. Un día antes de la cita, que es la condición, el sistema le envía un recordatorio por WhatsApp o por correo. Esa es la acción. La recepcionista no tiene que llamar a cada paciente.

La automatización también puede conectar varios sistemas. Aquí entra la integración, que suele hacerse con una API: una forma de que dos programas intercambien datos de manera automática. Por ejemplo, puede conectar su tienda con la empresa de envíos o con su programa de contabilidad, y los datos pasan sin copiarlos a mano.

Ejemplos del día a día

• Tienda en línea: con cada pedido nuevo, el stock baja solo, se emite la factura y el cliente recibe un aviso con su número de pedido.
• Recursos humanos: un empleado pide vacaciones, la solicitud llega a su jefe para que la apruebe y luego su saldo de días se actualiza solo.
• Ventas: cuando un visitante rellena el formulario de contacto de la web, se añade a la lista de clientes y el vendedor recibe un aviso al momento.
• Almacenes: cuando el stock de un producto baja de cierto nivel, el responsable de compras recibe un aviso antes de que se agote.
• Informes: el informe de ventas del día llega a la dirección cada mañana, sin que nadie lo prepare a mano.

¿Por qué le importa la automatización de flujos de trabajo?

El objetivo no es prescindir de su equipo. El objetivo es que deje de repetir lo que el sistema puede hacer, para centrarse en lo que necesita a una persona.

¿Cómo empezar con la automatización de flujos de trabajo?

1. Escriba sus pasos tal como son hoy. Quién hace qué, cuándo y en qué orden.
2. Busque las tareas repetitivas. Cualquier tarea que se repite igual cada día es buena candidata para automatizar.
3. Empiece con un paso pequeño. Por ejemplo, los recordatorios de citas para clientes. Añada otros cuando funcione.
4. Pruebe con datos reales. Asegúrese de que el sistema actúa bien antes de depender de él.
5. Revise y mejore. Pregunte a su equipo qué le molesta y ajuste los pasos según lo que vea en el trabajo real.

¿Dónde se construye la automatización?

En Linkysoft, las aplicaciones web y sistemas de gestión se construyen alrededor de su forma de trabajar, no a partir de una plantilla, y la automatización de flujos de trabajo es una parte clave de ellos. Estos sistemas incluyen la gestión de operaciones (ERP), la gestión de clientes y ventas (CRM), los puntos de venta y el stock en varias sucursales, los recursos humanos y las nóminas, las reservas y citas, y paneles de informes en tiempo real. Se pueden conectar con WhatsApp, el correo, los SMS, la contabilidad, los envíos y la facturación electrónica. La seguridad está incluida desde el principio: cada empleado tiene permisos según su función, cada operación queda registrada y las copias de seguridad están cifradas. El código fuente, los datos y el sistema siguen siendo suyos.

Si la automatización empieza en su sitio web, el servicio de diseño y desarrollo de sitios web crea un sitio con formularios, calendario de reservas, listas de clientes, pagos y campañas de correo. También incluye un asistente de chat inteligente que responde a los visitantes a cualquier hora y recoge sus datos.

Si sus clientes o empleados trabajan desde el móvil, el servicio de desarrollo de aplicaciones móviles para iOS y Android añade notificaciones push que llegan directo al teléfono, uso sin conexión y lectura de códigos de barras con la cámara.

Para las tareas que exigen leer y entender, como leer correos, formularios y facturas y luego actualizar hojas de cálculo, están los sistemas de inteligencia artificial. Y para los dueños de tiendas, Storek reúne los productos, las ventas, las compras, el stock y los traslados entre almacenes en un solo sistema.

Errores comunes

• Automatizar pasos desordenados. Si la forma manual no está clara, el sistema repetirá el desorden más rápido. Ordene primero los pasos.
• Automatizarlo todo de golpe. Un comienzo muy grande hace difícil saber dónde está el fallo. Empiece pequeño y crezca.
• Olvidar los casos especiales. ¿Qué pasa si un cliente cancela su pedido? ¿O si el gerente no responde a una solicitud de aprobación? Piense en estos casos desde el principio.
• Demasiados avisos. Si un empleado recibe muchos mensajes, dejará de leerlos. Envíe cada aviso solo a quien lo necesita.
• No contar con el equipo. Sus empleados conocen los detalles del trabajo mejor que nadie. Pregúnteles antes y después de construir.
• Descuidar la seguridad. La automatización mueve datos de clientes entre sistemas, así que hacen falta permisos claros y un registro que guarde cada paso.