Automazione dei flussi di lavoro

Che cos'è l'automazione dei flussi di lavoro?

Un flusso di lavoro è l'ordine dei passaggi che un qualsiasi lavoro segue nella tua azienda, dall'inizio alla fine. Per esempio: un cliente fa un ordine, un dipendente lo controlla, poi l'ordine viene preparato, poi spedito e alla fine il cliente riceve un avviso.

Automazione significa che il sistema fa questi passaggi da solo, senza che una persona debba farli a mano ogni volta. Quindi l'automazione dei flussi di lavoro è quando la tua applicazione web o il sistema che usi si occupa in automatico dei compiti ripetitivi. Alcuni esempi: inviare avvisi, aggiornare i dati e spostare informazioni da un posto all'altro.

L'idea è semplice: ogni lavoro che si ripete nello stesso modo ogni giorno può farlo il sistema. Al tuo team resta il lavoro che richiede di pensare, decidere e stare a contatto con le persone.

Come funziona l'automazione?

La maggior parte delle automazioni si basa su tre parti semplici:

1. L'evento di partenza: ciò che fa iniziare il passaggio, come l'arrivo di un nuovo ordine, la registrazione di un cliente o un appuntamento che si avvicina.
2. La condizione: una domanda che il sistema controlla prima di agire. Per esempio: questo ordine ha bisogno dell'approvazione del responsabile? Le scorte in magazzino sono basse?
3. L'azione: quello che il sistema fa dopo, come inviare un messaggio, emettere una fattura, aggiornare un dato o avvisare un responsabile.

Un esempio da uno studio medico: un paziente prenota una visita dal sito. Questo è l'evento. Il giorno prima della visita, che è la condizione, il sistema gli invia un promemoria su WhatsApp o via email. Questa è l'azione. Chi lavora in reception non deve chiamare ogni paziente.

L'automazione può anche collegare più sistemi. Qui entra in gioco l'integrazione, spesso tramite una API: un modo che permette a due programmi di scambiarsi dati in automatico. Per esempio, puoi collegare il tuo negozio al corriere o al programma di contabilità, e i dati passano senza copiarli a mano.

Esempi dal lavoro di tutti i giorni

• Negozio online: a ogni nuovo ordine il magazzino si aggiorna da solo, la fattura viene emessa e il cliente riceve un avviso con il numero dell'ordine.
• Risorse umane: il dipendente chiede le ferie, la richiesta arriva al responsabile per l'approvazione e poi il saldo dei giorni di ferie si aggiorna in automatico.
• Vendite: quando un visitatore compila il modulo di contatto sul sito, viene inserito nell'elenco clienti e il venditore riceve subito un avviso.
• Magazzini: quando la quantità di un articolo scende sotto un certo livello, il responsabile acquisti riceve un avviso prima che l'articolo finisca.
• Report: il report delle vendite del giorno arriva alla direzione ogni mattina, senza che nessuno debba prepararlo a mano.

Perché l'automazione dei flussi di lavoro è importante per te?

Lo scopo non è fare a meno del tuo team. Lo scopo è che il team smetta di ripetere ciò che il sistema sa fare, per concentrarsi su ciò che richiede una persona.

Come iniziare con l'automazione dei flussi di lavoro?

1. Scrivi i passaggi del tuo lavoro così come sono oggi. Chi fa cosa, quando e in che ordine.
2. Cerca i compiti ripetitivi. Ogni lavoro che si ripete ogni giorno nello stesso modo è adatto all'automazione.
3. Inizia con un piccolo passo. Per esempio, i promemoria degli appuntamenti per i clienti. Quando funziona, aggiungi altro.
4. Prova con dati reali. Assicurati che il sistema funzioni bene prima di affidarti a lui.
5. Controlla e migliora. Chiedi al tuo team cosa dà fastidio e modifica i passaggi in base a quello che vedi nel lavoro reale.

Dove si costruisce l'automazione?

In Linkysoft, le applicazioni web e i sistemi gestionali vengono costruiti intorno al tuo modo di lavorare, non partendo da un modello già pronto, e l'automazione dei flussi di lavoro ne è una parte fondamentale. Questi sistemi comprendono la gestione delle operazioni (ERP), la gestione di clienti e vendite (CRM), le casse e il magazzino su più sedi, le risorse umane e le buste paga, le prenotazioni e gli appuntamenti, e pannelli di report in tempo reale. Si possono collegare a WhatsApp, email, SMS, contabilità, spedizioni e fatturazione elettronica. La sicurezza è prevista fin dall'inizio: ogni dipendente ha permessi in base al suo ruolo, ogni operazione viene registrata e i backup sono criptati. Il codice sorgente, i dati e il sistema restano tuoi.

Se l'automazione parte dal tuo sito, il servizio di progettazione e sviluppo di siti web crea un sito con moduli, calendario delle prenotazioni, elenchi clienti, pagamenti e campagne email. Include anche un assistente chat intelligente che risponde ai visitatori a qualsiasi ora e raccoglie i loro dati.

Se i tuoi clienti o dipendenti lavorano dal telefono, il servizio di sviluppo di app mobili per iOS e Android aggiunge le notifiche push che arrivano direttamente sul telefono, l'uso senza internet e la lettura dei codici a barre con la fotocamera.

Per i compiti che richiedono di leggere e capire, come leggere email, moduli e fatture e poi aggiornare le tabelle, ci sono i sistemi di intelligenza artificiale. E per chi ha un negozio, Storek riunisce prodotti, vendite, acquisti, magazzino e trasferimenti tra magazzini in un solo sistema.

Errori comuni

• Automatizzare passaggi disordinati. Se il modo manuale non è chiaro, il sistema ripeterà solo il disordine più in fretta. Metti prima in ordine i passaggi.
• Automatizzare tutto in una volta. Un inizio troppo grande rende difficile capire dove sta l'errore. Parti in piccolo e poi allarga.
• Dimenticare i casi particolari. Cosa succede se il cliente annulla l'ordine? O se il responsabile non risponde a una richiesta di approvazione? Pensa a questi casi fin dall'inizio.
• Troppi avvisi. Se un dipendente riceve troppi messaggi, smetterà di leggerli. Invia ogni avviso solo a chi ne ha bisogno.
• Non coinvolgere il team. I dipendenti conoscono i dettagli del lavoro meglio di chiunque altro. Chiedi il loro parere prima e dopo.
• Trascurare la sicurezza. L'automazione sposta i dati dei clienti tra i sistemi, quindi servono permessi chiari e un registro che conservi ogni passaggio.