Automatyzacja przepływu pracy

Czym jest automatyzacja przepływu pracy?

Przepływ pracy to kolejność kroków, przez które przechodzi każde zadanie w Twojej firmie, od początku do końca. Na przykład: klient składa zamówienie, pracownik je sprawdza, potem zamówienie jest kompletowane, wysyłane, a na końcu klient dostaje powiadomienie.

Automatyzacja oznacza, że system sam wykonuje te kroki i nikt nie musi robić ich ręcznie za każdym razem. Automatyzacja przepływu pracy to więc sytuacja, w której Twoja aplikacja webowa lub system, z którego korzystasz, przejmuje powtarzalne zadania. Na przykład wysyłanie powiadomień, aktualizowanie danych i przenoszenie informacji z jednego miejsca do drugiego.

Pomysł jest prosty: każdą pracę, która codziennie powtarza się w ten sam sposób, może wykonać system. Twojemu zespołowi zostaje praca, która wymaga myślenia, podejmowania decyzji i kontaktu z ludźmi.

Jak działa automatyzacja?

Większość automatyzacji opiera się na trzech prostych elementach:

1. Wyzwalacz: to, co uruchamia krok, na przykład nowe zamówienie, rejestracja klienta albo zbliżająca się wizyta.
2. Warunek: pytanie, które system sprawdza, zanim zacznie działać. Na przykład: czy to zamówienie wymaga zgody kierownika? Czy w magazynie zostało mało towaru?
3. Działanie: to, co system robi potem, na przykład wysyła wiadomość, wystawia fakturę, aktualizuje dane albo informuje osobę odpowiedzialną.

Przykład z przychodni: pacjent umawia wizytę przez stronę internetową. To jest wyzwalacz. Dzień przed wizytą, to jest warunek, system wysyła mu przypomnienie przez WhatsApp lub e-mail. To jest działanie. Recepcja nie musi dzwonić do każdego pacjenta.

Automatyzacja może też łączyć kilka systemów. Tu pomaga integracja, często przez tak zwane API, czyli sposób, w jaki dwa programy automatycznie wymieniają się danymi. Możesz na przykład połączyć swój sklep z firmą kurierską albo programem księgowym, a dane będą przekazywane bez ręcznego kopiowania.

Przykłady z codziennej pracy

• Sklep internetowy: przy każdym nowym zamówieniu stan magazynu sam się zmniejsza, faktura jest wystawiana, a klient dostaje powiadomienie z numerem zamówienia.
• Kadry: pracownik składa wniosek o urlop, wniosek trafia do przełożonego do akceptacji, a potem liczba dni urlopu aktualizuje się automatycznie.
• Sprzedaż: gdy odwiedzający wypełni formularz kontaktowy na stronie, trafia na listę klientów, a handlowiec od razu dostaje powiadomienie.
• Magazyn: gdy ilość danego towaru spadnie poniżej ustalonego poziomu, osoba od zakupów dostaje powiadomienie, zanim towar się skończy.
• Raporty: dzienny raport sprzedaży trafia do zarządu każdego ranka, bez ręcznego przygotowywania.

Dlaczego automatyzacja przepływu pracy jest dla Ciebie ważna?

Celem nie jest zastąpienie Twojego zespołu. Celem jest to, aby zespół przestał powtarzać to, co może zrobić system, i skupił się na pracy, do której potrzebny jest człowiek.

Jak zacząć automatyzację przepływu pracy?

1. Zapisz kroki swojej pracy tak, jak wyglądają dziś. Kto co robi, kiedy i w jakiej kolejności.
2. Znajdź powtarzalne zadania. Każda praca, która codziennie powtarza się w ten sam sposób, nadaje się do automatyzacji.
3. Zacznij od jednego małego kroku. Na przykład od przypomnień o wizytach dla klientów. Gdy zadziała, dodaj kolejne.
4. Przetestuj na prawdziwych danych. Upewnij się, że system działa poprawnie, zanim zaczniesz na nim polegać.
5. Sprawdzaj i poprawiaj. Zapytaj zespół, co mu przeszkadza, i dopasuj kroki do tego, co widzisz w prawdziwej pracy.

Gdzie powstaje automatyzacja?

W Linkysoft aplikacje webowe i systemy zarządzania powstają wokół Twojego sposobu pracy, a nie z gotowego szablonu, a automatyzacja przepływu pracy jest ich ważną częścią. Systemy te obejmują zarządzanie operacjami (ERP), zarządzanie klientami i sprzedażą (CRM), punkty sprzedaży i magazyn w kilku oddziałach, kadry i płace, rezerwacje i wizyty oraz panele raportów na żywo. Można je połączyć z WhatsApp, e-mailem, SMS-ami, księgowością, wysyłką i e-fakturami. Bezpieczeństwo jest wbudowane od początku: każdy pracownik ma uprawnienia zgodne ze swoją rolą, każda operacja jest w pełni zapisywana, a kopie zapasowe są szyfrowane. Kod źródłowy, dane i system pozostają Twoją własnością.

Jeśli automatyzacja zaczyna się od Twojej strony, usługa projektowania i tworzenia stron internetowych buduje stronę z formularzami, kalendarzem rezerwacji, listami klientów, płatnościami i kampaniami e-mailowymi. Dostajesz też inteligentnego asystenta czatu, który odpowiada odwiedzającym przez całą dobę i zbiera ich dane.

Jeśli Twoi klienci lub pracownicy pracują na telefonie, usługa tworzenia aplikacji mobilnych na iOS i Android dodaje powiadomienia push, które trafiają prosto na telefon, pracę bez internetu i skanowanie kodów kreskowych aparatem.

Do zadań, które wymagają czytania i rozumienia, takich jak czytanie e-maili, formularzy i faktur, a potem aktualizowanie tabel, są systemy sztucznej inteligencji. A właścicielom sklepów Storek łączy produkty, sprzedaż, zakupy, magazyn i przesunięcia między magazynami w jednym systemie.

Częste błędy

• Automatyzowanie nieuporządkowanych kroków. Jeśli ręczny sposób pracy jest niejasny, system tylko szybciej powtórzy bałagan. Najpierw uporządkuj kroki.
• Automatyzowanie wszystkiego naraz. Zbyt duży start utrudnia znalezienie błędu. Zacznij od małych rzeczy i rozbudowuj.
• Zapominanie o wyjątkach. Co się stanie, gdy klient anuluje zamówienie? Albo gdy kierownik nie odpowie na prośbę o akceptację? Pomyśl o takich sytuacjach od początku.
• Za dużo powiadomień. Jeśli pracownik dostaje zbyt wiele wiadomości, przestanie je czytać. Wysyłaj powiadomienie tylko do osoby, która go potrzebuje.
• Pomijanie zespołu. Pracownicy znają szczegóły pracy lepiej niż ktokolwiek. Zapytaj ich o zdanie przed wdrożeniem i po nim.
• Zaniedbywanie bezpieczeństwa. Automatyzacja przenosi dane klientów między systemami, dlatego potrzebne są jasne uprawnienia i dziennik, który zapisuje każdy krok.