Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) ERP

Kurumsal kaynak planlaması nedir?

Geçen haftanın satış rakamlarını bir tabloda ararken, depo görevlisinin kalan malları kağıt deftere yazdığı ve muhasebecinin üçüncü bir programda fatura denkleştirmeye çalıştığı anlar yaşıyor musunuz?

İş hacmi büyüdükçe birçok şirkette bu tür karışıklıklar başlar. Her birim birbirinden kopuk bir ada gibi tek başına çalışır. Satış temsilcisi müşteriye bir ürün satar, ancak daha sonra depoda hiç mal kalmadığını fark eder. Müşteri günlerce bekleyip haklı olarak öfkelenir, çalışanlar ise durumu netleştirmek için telefon görüşmeleriyle saatler harcar.

Kısaca ERP olarak anılan kurumsal kaynak planlaması bu dağınıklığı ortadan kaldırır. Şirketin tüm bölümlerini paylaşılan tek bir veritabanında toplayan kapsamlı bir yazılımdır. Bir satış görevlisi yeni bir sipariş girdiğinde depo bunu anında görerek sevkiyata hazırlar ve muhasebe kaydı yeniden yazmaya gerek kalmadan sisteme geçer.

ERP sistemi şirket içinde nasıl çalışır?

Sistem günlük operasyonlarınızı birbirine bağlayan sağlam bir ağ gibi çalışır. Birbirini anlamayan farklı programlarla uğraşmak yerine, ticari faaliyetlerinizi yöneten uyumlu modüllerden oluşan tek bir ekran kullanırsınız:

• Depo ve stok yönetimi: Her şubedeki mevcut ürün miktarlarını gösterir ve satışlar aksamadan yeniden sipariş verebilmeniz için azalan ürünlerde uyarı verir.
• Satış ve satış noktası kasaları: Fatura ve fiyat tekliflerini kaydeder, her fatura onaylandığında depo bakiyesini anında günceller.
• Muhasebe ve finans: Günlük kayıtları, banka hareketlerini ve vergileri toplayarak mali tabloları gerçek işlemler üzerinden kendiliğinden üretir.
• Satın alma ve tedarikçiler: Satın alma taleplerini, tedarikçi tekliflerini, mal kabul tarihlerini ve gelen faturaları izler.
• İnsan kaynakları: Personel bilgilerini, mesai ve izin durumlarını, aylık maaş ve prim hesaplamalarını düzene koyar.

Aşağıdaki tablo, işleri ayrı yazılımlar ve defterlerle yönetmek ile entegre bir ERP sistemiyle çalışmak arasındaki farkı özetlemektedir:

Şirketler neden bir ERP sistemine ihtiyaç duyar?

Bir ERP sisteminin temel amacı, her gün işinizde neler olup bittiğini berrak şekilde görmenizi sağlamaktır. On çalışanınız da olsa yüz çalışanınız da olsa her evrağı elinizle tek tek denetleyemezsiniz. Çok satan ürünleri, sevkiyata hazır siparişleri, bekleyen alacakları ve banka bakiyesini tek bakışta gösteren bir yönetim paneline ihtiyaç duyarsınız.

Sistem aynı zamanda müşterilerinize hızla hizmet vermenize yardımcı olur. Bir alıcı kargosunun nerede olduğunu sormak için aradığında, personel ekrandan hesabını açar ve depoya sormak için bekletmeden saniyeler içinde yanıt verir.

Sistemi web ve mobil uygulamalara bağlama

Çağdaş ERP sistemleri artık ofisteki tek bir masaüstü bilgisayara kilitli yazılımlar değildir. Web tarayıcısı üzerinden bulutta çalışır ve akıllı telefon uygulamalarıyla senkronize olarak işinizi her yerden yönetmenizi sağlar.

Linkysoft olarak 2007 yılından bu yana web uygulamaları ve yönetim sistemleri geliştirme hizmeti sunuyoruz. Şirketlerin çalışma akışına tam oturan özel ERP sistemleri geliştiriyor, kaynak kodun ve verilerin mülkiyetini müşterimize eksiksiz teslim ediyoruz. Sistemlerimiz tüm cihazlarda yüksek güvenlik standartları, veri şifreleme ve ayrıntılı kullanıcı yetkileriyle güvenle çalışır.

Yönetim sisteminizi web tasarım ve geliştirme hizmetimizle birleştirerek e-ticaret sitenizi depolara ve muhasebeye bağlayabilirsiniz. Müşteri siteden alışveriş yaptığında sipariş sisteme düşer ve ürün depodan hemen eksilir.

Ayrıca mobil uygulama geliştirme hizmetimizle saha temsilcilerine, kuryelere ve çalışanlara özel mobil çözümler üretiyoruz. Temsilciler telefonlarından barkod okutarak sipariş alabilir ve verileri anında merkez sisteme iletir.

Mağazanızı hemen yönetmek, satışları, kasaları ve stokları tek merkezde toplamak istiyorsanız, hazır ve entegre bir platform olan Storek muhasebe, satın alma, depo ve personel yönetimini tek bir yapıda sunar.

ERP sistemlerini uygularken yapılan yaygın hatalar

Bazı işletmeler yeni bir ERP yazılımına geçerken zorluk yaşayabilir. Bu sıkıntılar çoğunlukla programın kendisinden değil, geçiş adımlarının yanlış uygulanmasından kaynaklanır:

• Aşırı karmaşık program seçmek: İşinize yaramayan yüzlerce özellikle dolu bir yazılım çalışanların kafasını karıştırır. Her zaman gerçek gereksinimlerinize odaklanan sistemleri tercih edin.
• Personel eğitimini ihmal etmek: Çalışanlar işlemleri sisteme nasıl gireceğini bilmiyorsa en gelişmiş program bile verim sağlayamaz. Ekibinize alışması için yeterli zaman ve pratik imkanı tanıyın.
• Eski ve hatalı verileri aktarmak: Eski defterlerdeki yanlış rakamları ayıklamadan yeni sisteme yüklemek raporları bozar. Verilerinizi aktarmadan önce mutlaka düzenleyin ve temizleyin.
• Her şeyi bir günde değiştirmeye çalışmak: Tüm bölümleri aynı anda ve aniden değiştirmek iş akışını aksatabilir. Depo ve satış gibi temel kısımlarla başlayıp diğer birimleri aşama aşama devreye alın.

İşletmeniz için doğru ERP sistemini nasıl seçersiniz?

Herhangi bir sistemi seçmeden önce şirketinizin önceliklerini netleştirin. Ekibinizin karşılaştığı sorunları belirleyin: Problem depo sayımlarında mı, faturaların gecikmesinde mi yoksa mali raporların zor hazırlanmasında mı?

Kullanımı kolay ve çalışanların dakikalar içinde anlayabileceği arayüzlere yönelin. Şirketiniz gelecekte büyüdükçe yeni birimler ve şubeler ekleyebilmeniz için yazılımın ne kadar esnek olduğunu da mutlaka sorgulayın.