İş Akışı Otomasyonu

İş akışı otomasyonu nedir?

İş akışı, şirketinizdeki herhangi bir işin baştan sona izlediği adımların sırasıdır. Örneğin: Bir müşteri sipariş verir, bir çalışan siparişi kontrol eder, sonra sipariş hazırlanır, kargoya verilir ve en sonunda müşteriye bir bildirim gider.

Otomasyon, bu adımları bir kişinin her seferinde elle yapması yerine sistemin kendi kendine yapması demektir. Yani iş akışı otomasyonu, kullandığınız web uygulamasının veya sistemin tekrarlanan işleri otomatik olarak üstlenmesidir. Bildirim göndermek, kayıtları güncellemek ve verileri bir yerden başka bir yere taşımak buna örnektir.

Fikir basit: Her gün aynı şekilde tekrarlanan her işi sistem yapabilir. Ekibinize ise düşünmeyi, karar vermeyi ve insanlarla ilgilenmeyi gerektiren işler kalır.

Otomasyon nasıl çalışır?

Otomasyonların çoğu üç basit parçadan oluşur:

1. Tetikleyici: Adımı başlatan şeydir. Yeni bir siparişin gelmesi, bir müşterinin kayıt olması veya bir randevunun yaklaşması gibi.
2. Koşul: Sistemin harekete geçmeden önce kontrol ettiği bir sorudur. Örneğin: Bu sipariş yönetici onayı gerektiriyor mu? Stok azaldı mı?
3. Eylem: Sistemin ardından yaptığı iştir. Mesaj göndermek, fatura kesmek, bir kaydı güncellemek veya bir sorumluyu bilgilendirmek gibi.

Bir klinikten örnek: Bir hasta web sitesinden randevu alır. Bu, tetikleyicidir. Randevudan bir gün önce, yani koşul gerçekleşince, sistem hastaya WhatsApp veya e-posta ile hatırlatma gönderir. Bu da eylemdir. Resepsiyondaki çalışanın her hastayı tek tek araması gerekmez.

Otomasyon birden fazla sistemi birbirine de bağlayabilir. Burada entegrasyon devreye girer. Bu genellikle API denilen bir yolla yapılır: İki programın otomatik olarak veri alışverişi yapmasını sağlayan bir yöntemdir. Örneğin mağazanızı kargo firmasına veya muhasebe programınıza bağlayabilirsiniz. Böylece veriler elle kopyalanmadan aktarılır.

Günlük işten örnekler

• Online mağaza: Her yeni siparişte stok kendiliğinden düşer, fatura kesilir ve müşteriye sipariş numarasıyla bir bildirim gider.
• İnsan kaynakları: Bir çalışan izin talebi gönderir, talep onay için yöneticisine ulaşır, ardından izin bakiyesi otomatik olarak güncellenir.
• Satış: Bir ziyaretçi web sitesindeki iletişim formunu doldurduğunda müşteri listesine eklenir ve satış temsilcisine anında bir uyarı gider.
• Depolar: Bir ürünün miktarı belirlenen seviyenin altına düştüğünde, ürün bitmeden önce satın alma sorumlusuna uyarı gider.
• Raporlar: Günlük satış raporu, kimse elle hazırlamadan her sabah yönetime ulaşır.

İş akışı otomasyonu sizin için neden önemli?

Amaç ekibinizden vazgeçmek değildir. Amaç, ekibinizin sistemin yapabileceği işleri tekrarlamayı bırakıp bir insana ihtiyaç duyan işlere odaklanmasıdır.

İş akışı otomasyonuna nasıl başlanır?

1. İş adımlarınızı bugünkü haliyle yazın. Kim neyi, ne zaman ve hangi sırayla yapıyor.
2. Tekrarlanan işleri bulun. Her gün aynı şekilde tekrarlanan her iş otomasyon için uygun bir adaydır.
3. Küçük bir adımla başlayın. Örneğin müşterilere randevu hatırlatması. İşe yarayınca yenilerini ekleyin.
4. Gerçek verilerle deneyin. Sisteme güvenmeden önce doğru çalıştığından emin olun.
5. Gözden geçirin ve iyileştirin. Ekibinize nelerin onları rahatsız ettiğini sorun ve adımları gerçek işte gördüklerinize göre düzenleyin.

Otomasyon nerede kurulur?

Linkysoft'ta web uygulamaları ve yönetim sistemleri hazır bir şablondan değil, sizin çalışma şeklinize göre kurulur ve iş akışı otomasyonu bunların temel bir parçasıdır. Bu sistemler operasyon yönetimini (ERP), müşteri ve satış yönetimini (CRM), birden fazla şubede satış noktası ve stoku, insan kaynakları ve bordroyu, rezervasyon ve randevuları ve canlı rapor panellerini kapsar. WhatsApp, e-posta, SMS, muhasebe, kargo ve e-fatura ile bağlanabilir. Güvenlik baştan itibaren sistemin içindedir: Her çalışanın rolüne göre yetkileri vardır, her işlemin tam kaydı tutulur ve yedekler şifrelenir. Kaynak kod, veriler ve sistem sizin olarak kalır.

Otomasyon web sitenizden başlıyorsa, web sitesi tasarımı ve geliştirme hizmeti formlar, rezervasyon takvimi, müşteri listeleri, ödemeler ve e-posta kampanyaları olan bir site kurar. Sitede ayrıca ziyaretçilere günün her saati yanıt veren ve bilgilerini toplayan akıllı bir sohbet asistanı da bulunur.

Müşterileriniz veya çalışanlarınız telefondan çalışıyorsa, iOS ve Android için mobil uygulama geliştirme hizmeti doğrudan telefona gelen anlık bildirimler, internetsiz çalışma ve kamerayla barkod okuma özelliklerini ekler.

E-postaları, formları ve faturaları okuyup ardından tabloları güncellemek gibi okumayı ve anlamayı gerektiren işler için yapay zeka sistemleri vardır. Mağaza sahipleri için ise Storek ürünleri, satışları, satın almaları, stoku ve depolar arası transferleri tek bir sistemde toplar.

Sık yapılan hatalar

• Düzensiz adımları otomatikleştirmek. Elle yapılan yol net değilse, sistem karmaşayı sadece daha hızlı tekrarlar. Önce adımları düzenleyin.
• Her şeyi bir anda otomatikleştirmek. Büyük bir başlangıç, hatanın nerede olduğunu bulmayı zorlaştırır. Küçük başlayın, sonra genişletin.
• Özel durumları unutmak. Müşteri siparişini iptal ederse ne olur? Ya da yönetici onay talebine yanıt vermezse? Bu durumları en baştan düşünün.
• Çok fazla bildirim. Bir çalışana çok fazla mesaj giderse, bir süre sonra okumayı bırakır. Her bildirimi yalnızca ihtiyacı olan kişiye gönderin.
• Ekibi sürece katmamak. Çalışanlarınız işin ayrıntılarını herkesten iyi bilir. Kurulumdan önce ve sonra onlara danışın.
• Güvenliği ihmal etmek. Otomasyon müşteri verilerini sistemler arasında taşır. Bu yüzden net yetkiler ve her adımı saklayan bir kayıt şarttır.