إدارة الصالونات والجيم

برنامج إدارة الصالونات نظام يدير مواعيد الصالون وسجلات العملاء وجداول الموظفين والمبيعات والمخزون في مكان واحد. وهو يحل محل دفتر المواعيد الورقي والدفتر المنفصل للمدفوعات. ويرى موظفو الاستقبال بنظرة واحدة من المتاح ومتى.

برنامج إدارة الجيم نظام يتولى الاشتراكات وتسجيل الحضور وحجز الحصص والتجديدات والمدفوعات في الجيم أو استوديو اللياقة. ويحفظ حالة كل عضو وسجله في ملف واحد. كما يحصل المالكون على تقارير عن الحضور والتجديدات والإيرادات.

يجب أن يتضمن برنامج الصالون تقويم حجز إلكتروني، وتذكيرات بالمواعيد، وسجل العملاء، وجداول الموظفين، ومتابعة العمولات، ونقطة بيع، وإدارة المخزون. وتقارير المبيعات حسب الخدمة وحسب المصفف تساعد في اتخاذ القرارات. ويجب أن توفر كل ميزة وقتا في الاستقبال لا أن تضيف خطوات.

يتيح نظام الحجز الإلكتروني للصالون للعملاء اختيار الخدمة والمصفف وموعد متاح من الجوال أو الحاسوب، فيظهر الموعد في تقويم الصالون فورا. ويعرف النظام مدة كل خدمة، فلا تتداخل المواعيد أبدا. ثم يتلقى العميل تأكيدا وتذكيرا.

يقلل الصالون تغيب العملاء بإرسال تذكيرات تلقائية عبر الرسائل النصية أو WhatsApp قبل كل موعد، وتسهيل تغيير الموعد، وطلب عربون للخدمات الطويلة. وتساعد أيضا سياسة إلغاء واضحة. ومتابعة التغيب المتكرر في ملف العميل توضح من يحتاج إلى قاعدة أكثر حزما.

نعم، تقلل تذكيرات المواعيد التغيب لأن معظم المواعيد الفائتة تحدث ببساطة لأن العميل نسي. فرسالة قبل الموعد بيوم وأخرى قبله ببضع ساعات تعطي وقتا للتأكيد أو التأجيل. ويمكن بعدها عرض المواعيد التي أصبحت فارغة على عملاء آخرين.

يمنع برنامج الحجز الحجز المزدوج بفحص كل موعد جديد مقابل الموظف والكرسي أو الغرفة ومدة الخدمة قبل حفظه. فإذا كان أي منها محجوزا، لا يعرض الموعد. ويعمل هذا الفحص بالطريقة نفسها في الحجز الإلكتروني وحجز الاستقبال.

تحسب عمولة الموظفين في الصالون عادة كنسبة من كل خدمة يؤديها الموظف أو منتج يبيعه، وأحيانا بنسب مختلفة لكل خدمة. ويسجل برنامج الصالون من أدى كل خدمة ويحسب المجموع تلقائيا. وهذا ينهي خلافات نهاية الشهر والحسابات اليدوية.

نعم، برنامج الصالون الذي فيه نقطة بيع مدمجة يضع الخدمات ومنتجات البيع والبقشيش في فاتورة واحدة. ويسجل البقشيش باسم الموظف الذي استحقه. كما تخصم مبيعات المنتجات من المخزون تلقائيا، فيصبح إعادة الطلب أسهل.

اشتراك الجيم يعطي حق الدخول لفترة زمنية مثل شهر أو سنة، أما باقة الحصص فتعطي عددا محددا من الزيارات أو الحصص للاستخدام. والاشتراكات تناسب الأعضاء المنتظمين، والباقات تناسب الزوار غير المنتظمين أو التدريب الشخصي. والبرنامج الجيد يتابع الاثنين في ملف العميل نفسه.

يدير الجيم تجديد الاشتراكات تلقائيا ببرنامج يجدد الاشتراكات في مواعيدها، ويذكر الأعضاء قبل انتهائها، وينبه إلى الحسابات المتأخرة عند تسجيل الحضور. فلا يحتاج الموظفون بعد ذلك إلى متابعة التواريخ في جدول بيانات. وقلة التجديدات المنسية تعني أيضا دخلا أكثر استقرارا.

نعم، يجمد الجيم الاشتراك في برنامج الإدارة بإيقافه مؤقتا لفترة محددة، ثم يتأخر تاريخ الانتهاء تلقائيا. فيحتفظ الأعضاء المسافرون أو المصابون بالمدة المتبقية لهم. ويسجل التجميد في سجل العضو للوضوح.

تحدد الجيمات عدد المشاركين في الحصص ببرنامج الحجز بضبط سعة لكل حصة، فيتوقف الحجز عند امتلاء كل الأماكن. وكثير من الأنظمة تقدم بعدها قائمة انتظار تملأ الأماكن كلما وصلت إلغاءات. ويستطيع الأعضاء رؤية الأماكن المتاحة قبل الحضور.

يسجل الجيم حضور الأعضاء ببطاقة العضوية، أو رمز QR على الجوال، أو قارئ البصمة، أو بحث سريع بالاسم في الاستقبال. وتسجل كل زيارة في حساب العضو. ويستطيع النظام تنبيه الموظفين فورا إذا انتهى الاشتراك.

يجب أن يراجع صاحب الصالون أو الجيم كل أسبوع تقارير الإيرادات والحجوزات والتغيب والعملاء الجدد والمفقودين وأداء الموظفين والخدمات الأكثر طلبا. ويجب أن تتابع الجيمات أيضا التجديدات والحضور. وهذه الأرقام القليلة توضح مبكرا هل النشاط ينمو أم يتراجع.

نعم، يدير نظام واحد عدة فروع للصالون أو الجيم بفصل الحجوزات والموظفين والمخزون لكل فرع مع عرض تقارير مجمعة للمالك. ويستطيع العملاء والأعضاء غالبا زيارة أي فرع بالملف نفسه. والإدارة المركزية توفر على المالكين تشغيل أنظمة منفصلة.

يتابع الصالون المنتجات والمخزون بتسجيل ما يباع للعملاء وما يستخدم أثناء الخدمات كل على حدة. ويخصم برنامج الصالون من المخزون مع كل بيعة وينبه عند قرب نفاد الأصناف. والفصل بين مخزون البيع ومخزون الاستخدام المهني يوضح التكلفة الحقيقية للمنتجات.

يحتفظ الصالون بسجلات العملاء وتاريخ خدماتهم ليعرف الموظفون تفضيلات كل عميل وألوانه السابقة وحساسيته ومصففه المفضل. فالخدمة الشخصية تبني الولاء وتكرار الزيارات. كما تساعد السجلات في توجيه العروض للعملاء الذين لم يعودوا منذ فترة.

نعم، يناسب برنامج الصالون محلات الحلاقة لأنها تشترك في الاحتياجات نفسها: المواعيد، والزبائن بلا موعد، وجداول الموظفين، والعمولات، والدفع السريع. وكثير من محلات الحلاقة تعتمد على الزبائن بلا موعد، لذلك تفيد قائمة الانتظار. ويستطيع النظام نفسه إرسال التذكيرات للزبائن الدائمين.

نعم، تستطيع مراكز السبا وعيادات التجميل استخدام برنامج إدارة الصالونات لأنها تبيع أيضا خدمات مرتبطة بالوقت وتحتاج إلى موظفين وغرف ومعدات. والبرنامج الذي يحجز الغرف إلى جانب الموظفين يناسب مراكز السبا بشكل خاص. وباقات العلاج وملاحظات العملاء تناسب النظام نفسه.

تستخدم الصالونات WhatsApp والرسائل النصية لإرسال تأكيدات الحجز والتذكيرات وتهاني أعياد الميلاد والعروض للعملاء. والرسائل القصيرة المفيدة مرحب بها أكثر من العروض المتكررة. وإرسالها من نظام الحجز يربط كل رسالة بالعميل والموعد الصحيحين.

يستفيد الصالون الصغير من برنامج الإدارة أكثر من الدفتر الورقي بمجرد أن يكون لديه أكثر من موظف أو حجوزات منتظمة. فالبرنامج يرسل التذكيرات ويمنع الحجز المزدوج ويحفظ سجل العملاء، وهذا ما لا يستطيعه الدفتر. كما يتيح للعملاء الحجز خارج ساعات العمل.

إعداد برنامج الصالون أو الجيم قد يستغرق من يوم إلى بضعة أسابيع، حسب عدد الخدمات والموظفين والفروع وسجلات العملاء الحالية المطلوب استيرادها. وإدخال الخدمات والأسعار وجداول الموظفين هو المهمة الرئيسية. والتدريب القصير للموظفين يجعل الأسبوع الأول يسير بسلاسة.

برنامج الولاء في برامج الصالونات والجيمات يكافئ العملاء المتكررين بنقاط أو خصومات أو خدمات مجانية حسب الزيارات أو الإنفاق. ويتابع النظام النقاط تلقائيا في ملف كل عميل. وبرامج الولاء تشجع الزيارات المنتظمة وتشعر العملاء بأنهم مقدرون.

Nadiva هو نظام الإدارة من Linkysoft للصالونات ومحلات الحلاقة والجيمات والاستوديوهات ومراكز السبا، ويشمل تقويم حجز يمنع الحجز المزدوج، والتذكيرات، واشتراكات تتجدد وتتجمد بنفسها، وباقات الحصص، ونقطة بيع. كما ينقل Nadiva عمولة كل خدمة إلى الرواتب ويعرض تقارير الإيرادات لكل كرسي ولكل خدمة ولكل ساعة. وتتوفر تجربة مجانية لمدة 30 يوما.