Die meisten Checklisten für ein Webprojekt zählen auf, was eine Agentur von Ihnen haben möchte. Das ist nicht falsch, beantwortet aber nicht die Frage, die am Ende über den Termin entscheidet: Was kostet es Sie in Arbeitstagen, wenn ein Punkt fehlt? Genau darum geht es hier. Wir setzen hinter jede Vorbereitung einen Preis in Tagen, rechnen vor, wie aus zehn geplanten Wochen still und leise fünf Monate werden, und sagen offen, wann die kleinere und günstigere Website die klügere Entscheidung ist.
Warum Webprojekte stehen bleiben, und warum es fast nie am Code liegt
Der eigentliche Bau einer Website für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen kostet ungefähr sechs bis acht Wochen Arbeit. Auf dem Kalender eines Projekts, das aus dem Tritt geraten ist, stehen trotzdem vier oder fünf Monate. Diese Differenz besteht nicht aus Arbeit, sondern aus Warten, und deshalb hilft es wenig, schneller zu programmieren.
Wenn wir nachrechnen, wohin die Wartezeit fließt, bleiben fast immer dieselben vier Ursachen übrig. Erstens Texte und Fotos, die angekündigt sind und nie ankommen. Zweitens Rückmeldungen, die von zu vielen Personen zu langsam kommen und sich dabei widersprechen. Drittens fehlende Zugänge zur Domain oder zum Hosting, also zu genau den Dingen, ohne die niemand etwas veröffentlichen kann. Und viertens neue Wünsche, die auftauchen, nachdem das Design bereits freigegeben war.
Die gute Nachricht daran ist, dass sich jede dieser vier Ursachen vor dem ersten Projekttag vorbereiten lässt, und zwar von Ihnen, ohne technisches Wissen. Der Rest dieses Artikels geht sie einzeln durch, mit Zahlen, an denen Sie sich orientieren können. Bei Linkysoft betrachten wir das als unsere eigentliche Aufgabe, denn ein Projekt zu beginnen ist einfach, es fertig zu bekommen ist die Arbeit, für die man bezahlt wird.
Klären Sie, wofür die Website da ist, bevor jemand eine Seite zeichnet
Bevor über Farben, Menüs oder Startseiten gesprochen wird, brauchen Sie eine Antwort auf eine einzige Frage: Welche Aufgabe soll diese Website vor allem erledigen? In der Praxis gibt es vier häufige Antworten, nämlich Anrufe, gebuchte Termine, Angebotsanfragen oder Bestellungen. Nennen Sie dazu eine Zahl, an der Sie in einem halben Jahr ablesen können, ob es funktioniert hat, zum Beispiel zwölf gebuchte Termine im Monat statt der drei von heute.
Das klingt nach einer Formalie, verhindert aber das häufigste Problem überhaupt, nämlich die Alles-Website. Eine Startseite, die den Besucher gleichzeitig zu fünf Dingen auffordert, bekommt von jedem einzelnen Ziel weniger als eine Seite, die genau eine Sache verlangt, weil Aufmerksamkeit sich nun einmal nicht sauber teilen lässt.
Zwei Beispiele machen das greifbar. Eine Zahnarztpraxis hat als Hauptaufgabe den gebuchten Termin, weshalb Öffnungszeiten, Anfahrt, Kassenfrage und ein sichtbarer Buchungsknopf auf jeder Seite wichtiger sind als eine ausführliche Geschichte der Praxis. Ein Händler für Ersatzteile hat als Hauptaufgabe die Angebotsanfrage mit einer Teilenummer im Feld, weshalb die Suche, klare Angaben zur Verfügbarkeit und ein kurzes Formular alles andere schlagen.
Schreiben Sie das Ergebnis als einen Satz auf, den Sie einem Fremden vorlesen könnten. Ein Projekt ohne diesen Satz hat später keine Möglichkeit, Streit zu schlichten, denn wenn zwei Personen unterschiedlicher Meinung über eine Seite sind, entscheidet sonst der lautere und nicht das Ziel.
Eine Person entscheidet, und das Feedback kommt auf einem Weg
Benennen Sie eine verantwortliche Person, die Ja sagen darf, und höchstens eine zweite, die mitliest. Drei oder vier Personen mit gleichem Gewicht sind der häufigste Grund dafür, dass ein Entwurf zwei Wochen lang unangetastet liegen bleibt, weil jeder auf die Meinung der anderen wartet und niemand die Verantwortung tragen möchte.
Genauso wichtig ist der Weg, auf dem Rückmeldungen ankommen. Sammeln Sie sie in einem Dokument oder in einem gemeinsamen Telefonat, statt sie über E-Mail, Chat und Zuruf zu verteilen, denn verstreute Notizen widersprechen sich regelmäßig, und dann muss jemand diese Widersprüche auflösen, bevor überhaupt jemand arbeiten kann.
Die Rechnung dahinter ist einfach. Zwei Korrekturrunden pro Seite sind normal und in jedem seriösen Angebot eingeplant. Jede zusätzliche, nicht eingeplante Runde kostet drei bis fünf Arbeitstage, weil sie Abstimmung, Umbau und erneute Prüfung auslöst. Drei solcher Runden ergeben also zwei bis drei Wochen, die niemand bewusst beschlossen hat und die trotzdem im Kalender stehen.
Vereinbaren Sie deshalb vorher eine Reaktionszeit, üblicherweise drei Arbeitstage, und halten Sie schriftlich fest, was passiert, wenn sie überschritten wird. Das ist kein Misstrauen, sondern erspart Ihnen später ein unangenehmes Gespräch, weil die Spielregel schon feststand, bevor jemand sie gebraucht hat.
Inhalte sind der eine Punkt, der die Uhr anhält
Zählen Sie zuerst, statt zu schätzen. Listen Sie jede Seite auf, die entstehen soll, und rechnen Sie mit ungefähr 500 bis 700 Wörtern pro Seite. Eine Website mit zwölf Seiten braucht damit 6.000 bis 9.000 Wörter, was schon beim Aufschreiben mehr wirkt, als die meisten erwartet haben.
Jetzt die ehrliche Zeitrechnung: Eine ordentlich geschriebene Seite kostet zwei bis vier Stunden, inklusive Nachdenken, Kürzen und Korrekturlesen. Zwölf Seiten sind also drei bis fünf volle Arbeitstage der Aufmerksamkeit einer Person, und diese Person hat in aller Regel bereits einen anderen Beruf, meistens Ihren eigenen oder den Ihrer besten Mitarbeiterin.
Treffen Sie die Entscheidung deshalb vor dem Start und nicht mittendrin. Es gibt drei Wege: Sie schreiben selbst, wir schreiben, oder wir mischen, indem Sie Fakten, Preise und Besonderheiten liefern und wir daraus die fertigen Seiten formen. Wir sagen offen, dass die Mischung meistens sowohl die günstigste als auch die schnellste Variante ist, weil das Fachwissen bei Ihnen liegt und das Formulieren bei uns schneller geht. Wer sich tiefer in die Arbeit an guten Inhalten für die eigene Website einlesen möchte, findet dazu bei uns weitere Beiträge.
Bei Bildern gilt dasselbe Prinzip. Echte Aufnahmen Ihres echten Ladens, Ihrer Werkstatt oder Ihres Teams schaffen mehr Vertrauen als jedes gekaufte Symbolbild, auf dem lächelnde Fremde in einem Büro sitzen, das es nicht gibt. Ein Fototermin von drei bis vier Stunden liefert normalerweise 30 bis 60 brauchbare Bilder, und das reicht für eine kleine Website mit Reserve.
Sammeln Sie die Zugänge und die Dateien, die Ihnen längst gehören
Drei Begriffe müssen kurz erklärt sein, weil sie im Projekt ständig fallen. Der Registrar ist das Unternehmen, bei dem Sie Ihre Internetadresse mieten. DNS ist das Adressbuch, das diesen Namen auf einen bestimmten Rechner zeigen lässt. Und Hosting ist der Rechner selbst, auf dem Ihre Website tatsächlich liegt.
Sammeln Sie vor dem Start die folgenden Zugänge an einer Stelle:
- Zugang zum Registrar Ihrer Domain
- Zugriff auf die DNS-Verwaltung
- Zugang zum Hosting
- Verwaltung der geschäftlichen E-Mail-Adressen
- Statistik- und Analysewerkzeuge
- Ihr Unternehmenseintrag bei den Kartendiensten
- die Konten der sozialen Netzwerke
- jedes Buchungs- oder Zahlungswerkzeug, mit dem die Website sprechen soll
Die teuerste Lücke, die uns dabei begegnet, ist eine Domain, die auf einen ehemaligen Mitarbeiter oder auf ein geschlossenes Agenturkonto läuft. Die Kontrolle zurückzuholen dauert dann üblicherweise eine bis drei Wochen und verlangt manchmal formelle Nachweise beim Registrar, und das alles passiert, bevor überhaupt eine Seite online gehen kann.
Ebenso wichtig sind Ihre Markendateien. Ein Logo als Vektordatei lässt sich beliebig vergrößern, ohne unscharf zu werden, weshalb es sich lohnt, nach den Originaldateien zu suchen, die genauen Farbwerte zu notieren und zu prüfen, ob die Hausschrift eine Lizenz für die Nutzung im Web besitzt. Wenn nichts davon auffindbar ist, sagen wir Ihnen klar, was das bedeutet: Ein einfaches Logo sauber neu zu zeichnen dauert meist ein bis zwei Tage, und eine kleine Auffrischung jetzt kostet erheblich weniger als ein Markenumbau mitten im laufenden Projekt.
Eine praktische Regel schützt Sie dauerhaft: Legen Sie jedes Konto unter einer Firmenadresse an, die eine einzelne Person überdauert, und halten Sie fest, wer die Zugangsdaten verwahrt. Wie das sauber organisiert wird, wer die Schlüssel hält und wie sie sicher gespeichert werden, gehört zum Thema Sicherheit im Unternehmen und ist in einer halben Stunde erledigt, solange noch niemand gekündigt hat.
Die Rechtstexte und Vertrauensseiten, an die alle erst in der Startwoche denken
Zu diesen Seiten gehören das Impressum mit den Angaben zum Unternehmen, die Datenschutzerklärung, die Nutzungsbedingungen, der Hinweis zu Cookies und Einwilligungen sowie, sobald etwas verkauft wird, die Widerrufs-, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Dazu kommt eine grundsätzliche Barrierefreiheit, damit auch Menschen mit Seh- oder Bewegungseinschränkungen Ihre Seite bedienen können.
Diese Texte lassen sich nicht am Abend vor dem Livegang erledigen, und der Grund liegt nicht am Formulieren, sondern an den Entscheidungen dahinter. Jeder Punkt verlangt eine Antwort, die nur das Unternehmen geben kann: welche Daten Sie erheben, wer die Kartenzahlungen abwickelt, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden und wer im Haus dafür zuständig ist.
Die Reihenfolge, die sich bewährt hat, ist deshalb einfach. Treffen Sie diese Entscheidungen in der ersten Projektwoche und lassen Sie die Formulierungen prüfen, während das Design entsteht. Dann sind die Seiten fertig, wenn die Website fertig ist, und nicht drei Wochen danach.
Es gibt zusätzlich Angaben, die rechtlich nicht verlangt sind und trotzdem Aufträge bringen, weil Besucher sie vor dem Kauf prüfen: eine echte Adresse, eine Telefonnummer, unter der jemand abhebt, die Öffnungszeiten und die Namen der Menschen, mit denen man es zu tun hat. Und noch ein Hinweis, der später Geld spart: Ein Bild, das über eine Suchmaschine gefunden wurde, ist damit nicht frei nutzbar, und Lizenzforderungen kommen erfahrungsgemäß nach dem Livegang und nicht davor.
Teilen Sie das Projekt ehrlich in Phase eins und Phase zwei
Unsere Position dazu ist unbequem, aber sie stimmt: Eine Website mit sechs bis zehn Seiten, die nach acht bis zehn Wochen online steht, verdient bereits Geld, während über ein Portal mit 40 Seiten noch diskutiert wird. Der Versuch, alles auf einmal zu bauen, läuft regelmäßig über sechs Monate, ohne dass in dieser Zeit irgendetwas öffentlich erreichbar wäre.
Für jede gewünschte Funktion gibt es deshalb einen einfachen Test: Dient sie der Hauptaufgabe, die Sie am Anfang aufgeschrieben haben? Wenn nicht, gehört sie in Phase zwei, und zwar schriftlich festgehalten, damit niemand den Eindruck bekommt, sein Wunsch sei einfach vergessen worden.
In Phase zwei landen typischerweise Kundenkonten und Auswertungsbereiche, die als Webanwendung gebaut werden, eine begleitende App für Mobilgeräte, sobald es dafür wirklich genug Nutzung gibt, sowie automatische Assistenten oder die Verarbeitung von Dokumenten mit KI-Systemen. Was eine erste Phase üblicherweise umfasst, beschreiben wir bei Webdesign und Entwicklung, und wie diese Aufteilung in echten Projekten ausgegangen ist, können Sie in unseren Fallbeispielen nachlesen.
Budget: wohin das Geld fließt und was der Betrieb kostet
Ein Festpreis lässt sich in Anteile zerlegen, die Sie selbst auf Plausibilität prüfen können. Üblich sind rund zehn Prozent für Planung, etwa 25 Prozent für Design, ungefähr 35 Prozent für die Umsetzung, rund 15 Prozent für Inhalte und noch einmal 15 Prozent für Test und Livegang.
Dass Inhalte einen echten Anteil tragen, überrascht viele. Der Grund ist banal: Irgendjemand schreibt, redigiert und pflegt sie ein, und wer so tut, als sei diese Arbeit kostenlos, hat genau die Position gefunden, an der Projekte später über das Budget hinauslaufen.
Halten Sie außerdem zehn bis 15 Prozent als Reserve zurück. Es ändert sich immer etwas, und eine vorhandene Reserve verwandelt diese Änderung von einer Krise in eine schlichte Entscheidung, die Sie an einem Nachmittag treffen.
Beim laufenden Betrieb helfen Verhältnisse mehr als Beträge. Die Domain ist der kleinste Posten überhaupt, das Hosting einer Broschürenwebsite bleibt eine überschaubare jährliche Ausgabe, und eine vernünftige Wartung mit Aktualisierungen, Sicherungen, Überwachung und kleinen Korrekturen liegt erfahrungsgemäß bei zehn bis 20 Prozent des Baupreises pro Jahr. Dazu die unpopuläre Wahrheit: Eine Website ohne Wartungsbudget wird binnen etwa drei Jahren neu gebaut, und dieser Neubau kostet deutlich mehr, als die Pflege gekostet hätte.
Ein Zeitplan, den Sie festhalten können, und worauf jede Phase wartet
Ein ehrlicher Plan für eine erste Phase sieht so aus, und zu jeder Station gehört, worauf wir dabei von Ihnen warten:
- Planung und Inhalte sammeln, zwei Wochen. Wir warten auf den Zwecksatz, die Seitenliste und die Entscheidung, wer die Texte schreibt.
- Design der Schlüsselseiten, zwei Wochen. Wir warten auf die Freigabe der entscheidenden Person innerhalb von drei Arbeitstagen.
- Umsetzung und Seitenaufbau, drei Wochen. Wir warten auf die Zugänge zu Domain und Hosting sowie auf die Markendateien.
- Inhalte einpflegen und prüfen, zwei Wochen. Wir warten auf die fertigen Texte, die Fotos und die geklärten Rechtstexte.
- Test, Livegang und Übergabe, eine Woche. Wir warten auf Ihre Abnahme und auf einen Termin, der nicht direkt vor dem Wochenende liegt.
Zum Plan gehört der sogenannte Design-Stopp, und der klingt strenger, als er ist. Nach der Freigabe werden neue Ideen nicht abgelehnt, sondern bepreist und terminiert. Genau das hält den Starttermin real, weil jede Änderung sichtbar wird, statt sich unbemerkt in den Zeitplan zu schieben.
Rechnen Sie zusätzlich mit ehrlichen Zuschlägen. Feiertage, ein Urlaub der entscheidenden Person und ein langsamer Vorlieferant kosten jeweils gut eine Woche, weshalb dieser Puffer besser vorher eingeplant als später entdeckt wird.
Wenn schon eine Website existiert, entscheiden Sie, was bleibt
Beginnen Sie mit einer Liste. Ziehen Sie aus Ihrem bisherigen System eine Aufstellung aller vorhandenen Seiten und markieren Sie die zwanzig mit den meisten Besuchen, denn bei kleineren Unternehmensseiten tragen diese zwanzig ungefähr 70 bis 80 Prozent des gesamten Verkehrs.
Der Begriff Weiterleitung klingt technisch, meint aber etwas Alltägliches: Wenn sich eine Adresse ändert, schickt eine Weiterleitung jeden, der noch den alten Link besitzt, automatisch auf die richtige neue Seite. Ohne sie landen Besucher und Suchmaschinen in einer Sackgasse, und das trifft ausgerechnet die Seiten, die bisher Kunden gebracht haben.
Zum Umfang: Bei einer Neugestaltung im Mittelstand sind typischerweise 60 bis 300 alte Adressen zuzuordnen. Mit einer sauberen Liste ist das die Arbeit eines Nachmittags, ohne Liste werden daraus zwei Wochen Raterei, weil jede Adresse einzeln gesucht werden muss.
Lassen Sie die alte Website laufen, bis die neue alle Prüfungen bestanden hat. Eine DNS-Umstellung greift zwar innerhalb von Minuten, kann aber 24 bis 48 Stunden brauchen, bis sie wirklich überall sichtbar ist, weshalb ein Livegang niemals auf einen Freitagabend gehört. Wie sich die vorhandenen Besucherzahlen und Suchergebnisse über einen solchen Umzug retten lassen, gehört in den Bereich digitales Marketing und sollte vor dem Umzug besprochen werden, nicht danach.
Die Checkliste auf einer Seite, die vor dem Start fertig sein sollte
Zehn Punkte, jeder mit Ja oder Nein zu beantworten, ohne Zwischentöne:
- Der eine Satz, der den Zweck der Website beschreibt, steht fest.
- Eine entscheidungsbefugte Person ist namentlich benannt.
- Die Liste aller Seiten liegt vor.
- Der Inhaltsplan ist schriftlich geklärt, inklusive der Frage, wer schreibt.
- Die Fotos sind vorhanden oder der Fototermin steht im Kalender.
- Alle Zugänge sind gesammelt und geprüft.
- Die Markendateien sind auffindbar, Logo, Farben und Schrift.
- Die rechtlichen Entscheidungen sind getroffen.
- Die Aufteilung in Phase eins und Phase zwei ist aufgeschrieben.
- Der Leistungsumfang ist unterschrieben, mit Korrekturrunden und Zahlungsschritten.
Dazu die Regel, die sich in der Praxis bewährt hat: Wenn weniger als acht dieser zehn Punkte erledigt sind, kostet es Sie weniger, den Start um zwei Wochen zu verschieben, als halb vorbereitet zu beginnen. Ein Projekt, das stillsteht, ist deutlich teurer als eines, das später anfängt, weil jeder Wiederanlauf Abstimmung, Einarbeitung und Nerven verbraucht. Wer sich vorher noch einlesen möchte, findet bei uns weitere Checklisten für Webprojekte.
Bei Linkysoft gehen wir diese zehn Punkte mit einem Kunden durch, bevor überhaupt ein Preis genannt wird, weil sich erst danach seriös sagen lässt, was das Projekt kostet und wie lange es dauert. Wenn Sie Ihre eigene Liste einmal gegenlesen lassen möchten, schreiben Sie uns kurz. Und falls daraus nie ein Auftrag wird, ist das in Ordnung, denn diese zehn Punkte helfen Ihnen mit jedem Dienstleister, den Sie wählen.
