Casi todas las semanas nos llega el mismo correo. Una empresa lleva tres años peleándose con el programa que compró, ha llegado al límite de lo que ese programa sabe hacer y quiere saber cuánto costaría uno hecho a su medida. La pregunta es de lo más razonable, pero la respuesta que encontrará buscando en internet casi nunca lo es, porque suele terminar en una horquilla enorme y una invitación a pedir presupuesto. Aquí vamos a hacer lo contrario: poner los números encima de la mesa, comparar las cuentas de cinco años de las dos opciones una al lado de la otra, y decirle también en qué situaciones le recomendamos que no construya nada.
La respuesta honesta a cuánto cuesta un software a medida
Nadie le da una cifra directa por una razón sencilla, y es que el software a medida se presupuesta como se presupuesta un edificio, por lo que lleva dentro y no por los metros cuadrados. Dos locales de la misma superficie pueden costar lo mismo que una vivienda corriente o tres veces más, según si hay que meter climatización industrial, instalación eléctrica reforzada o un ascensor. Con un programa ocurre exactamente igual, así que una cifra dada antes de saber qué hay dentro no es un precio, es una apuesta.
Dicho eso, hay tres factores que mueven el número más que ningún otro, y conviene tenerlos claros antes de seguir leyendo. El primero es cuántos trabajos distintos tiene que hacer el sistema, porque no es lo mismo una pantalla que registra visitas que un programa que factura, controla el almacén y encima avisa al cliente por mensaje. El segundo es con cuántos sistemas ajenos tiene que hablar, ya que cada conexión con el paquete de contabilidad, con la pasarela de pago o con el portal de la Administración es un trabajo en sí mismo. Y el tercero es cuánta gente lo va a usar a la vez, porque un sistema para seis personas y otro para seiscientas se parecen bastante por fuera y no se parecen en nada por dentro.
Le prometemos algo concreto: cuando termine de leer podrá calcular su propia cifra a cinco años en un folio, con su plantilla y sus procesos, sin esperar a que nadie le mande un presupuesto. Antes conviene fijar el vocabulario, porque usaremos dos términos de principio a fin. Software de catálogo, que también verá llamado software estándar, llave en mano o SaaS, significa alquilar un producto ya terminado que usan otras miles de empresas. Software a medida significa pagar una vez por un sistema construido alrededor de la forma en que su negocio ya trabaja.
Catálogo o medida: qué está pagando en cada caso
El software de catálogo es un alquiler, con todo lo que eso trae consigo. El dinero no deja de salir nunca, el producto no llega a ser suyo en ningún momento y el precio lo decide el proveedor, no usted. A cambio recibe algo que funciona el lunes por la mañana, con años de mejoras ya pagadas por otros clientes e incorporadas al producto, que es exactamente lo que hace atractiva esta opción.
El software a medida es una compra. El desembolso es fuerte al principio y mucho más ligero después, y lo que queda al final es un activo de la empresa, con el código fuente y los datos en su poder. Eso cambia la conversación por completo, porque un activo se amortiza, se mejora por partes según lo vaya necesitando y, si un día quiere cambiar de proveedor, se lo lleva consigo.
Si tuviéramos que resumir la diferencia en una sola frase que usted pueda repetir en una reunión sin ser informático, sería esta: con el software de catálogo usted adapta su empresa al programa, y con el software a medida adapta el programa a su empresa. Ninguna de las dos opciones gana siempre, y de hecho la mayoría de las empresas sanas acaban con las dos, un paquete contable comprado conviviendo con uno o dos sistemas construidos para lo que de verdad las distingue. Ese sistema construido suele ser una aplicación web de gestión, es decir, un programa al que el equipo entra desde el navegador, sin instalar nada y desde cualquier sitio.
Las horquillas de precio que vemos en la práctica
Estas son las cuatro bandas con las que trabajamos a diario. No son tarifas, son lo que cuesta habitualmente cada tipo de encargo cuando se hace bien y con alguien serio detrás.
- Banda uno, una herramienta para un solo proceso. Una hoja de reservas, un formulario de inspección que se rellena desde el móvil, una pantalla de aprobaciones internas. De 8.000 a 25.000 dólares y de cuatro a ocho semanas.
- Banda dos, un sistema departamental. Con distintos tipos de usuario y permisos, informes de verdad y un par de conexiones con lo que ya tiene. De 25.000 a 70.000 dólares y de tres a cinco meses.
- Banda tres, un sistema de gestión para toda la empresa. Varios departamentos dentro del mismo programa, acceso desde el móvil e integraciones reales con contabilidad, pagos o logística. De 70.000 a 200.000 dólares y de seis a doce meses.
- Banda cuatro, una plataforma en la que entran sus propios clientes. Con cobros, cuentas separadas por cliente y todo lo que implica que gente de fuera dependa de su sistema. Desde unos 150.000 dólares y de nueve a dieciocho meses.
Hay una advertencia honesta que hacer aquí, y es que una aplicación de móvil, tanto para su personal como para sus clientes, suele añadir una banda entera por sí sola, porque son dos plataformas, dos procesos de publicación y un ritmo de mantenimiento propio. Si esa parte le interesa, en desarrollo de aplicaciones móviles explicamos qué cambia respecto a una web y cuándo merece la pena.
Ahora la parte que casi nadie dice en voz alta: la inmensa mayoría de las pequeñas y medianas empresas que hacen esta pregunta pertenecen a la banda uno o a la banda dos, no a la banda cuatro. Un proveedor que le escuche bien se lo dirá, y si le empuja hacia arriba sin haber entendido antes su operativa, está vendiendo, no aconsejando.
Dónde va el dinero dentro de un desarrollo
Merece la pena abrir la factura y mirarla por dentro, porque escribir código es más o menos la mitad del trabajo, y esa es justamente la razón por la que el presupuesto más barato suele ser el que ha escondido la otra mitad. En un proyecto de gestión bien planteado el reparto se parece bastante a este: alrededor del 10 por ciento en análisis y definición del alcance, un 14 por ciento en diseño y experiencia de uso, un 50 por ciento en la construcción propiamente dicha, un 12 por ciento en pruebas y correcciones, un 6 por ciento en lanzamiento, migración de datos y formación, y un 8 por ciento en gestión del proyecto.
Traducido a lo que significa cada partida: el análisis es decidir qué se va a construir y escribirlo; el diseño es decidir qué aspecto tiene y por dónde se mueve la gente dentro del programa; las pruebas consisten en encontrar los problemas antes de que los encuentre su personal un martes a las nueve de la mañana; y la migración es meter dentro los datos viejos, que casi siempre están en hojas de cálculo y casi nunca están limpios.
La consecuencia práctica de todo esto es muy concreta. Un presupuesto sin línea de análisis y sin línea de pruebas no es más barato, simplemente ha trasladado esos costes a después de que usted haya firmado, cuando ya no tiene margen de negociación. Nosotros preferimos enseñar esas líneas desde el principio aunque el total parezca más alto, porque el total real acaba siendo el mismo y así nadie se lleva sorpresas.
El diseño merece una mención aparte, porque es un factor de coste real y no un adorno. Cuando la pantalla está bien pensada, un pedido se registra en cuatro clics en lugar de once, y esa diferencia multiplicada por doscientos pedidos al día es el ahorro que justifica el proyecto entero. En diseño y desarrollo web contamos cómo se trabaja esa parte.
La factura que llega después del lanzamiento
Esta es la línea que más a menudo falta en las comparaciones, y la regla que usamos es fácil de recordar: reserve entre el 15 y el 20 por ciento del precio de construcción cada año para alojamiento, actualizaciones de seguridad, cambios pequeños y alguien a quien llamar cuando algo se rompa. Sobre un sistema de 60.000 dólares eso son entre 9.000 y 12.000 al año, y conviene meterlo en el presupuesto desde el primer día.
Desglosarlo ayuda a que las cifras dejen de ser abstractas. El alojamiento de un sistema de gestión normal ronda entre 50 y 400 dólares al mes, según cuánta gente entre a la vez y cuántos datos guarde, de modo que el resto de ese porcentaje es tiempo de personas: quien aplica las actualizaciones, quien atiende la incidencia del jueves y quien hace los ajustes que le va pidiendo el negocio.
La parte de seguridad no es opcional, y conviene entender por qué. Todo programa se construye sobre piezas de terceros que se corrigen constantemente, así que un sistema que nadie actualiza durante un año va acumulando agujeros conocidos y publicados, y es precisamente ese, y no el sistema más deseable, el que termina comprometido. Si quiere ver qué implica mantener eso al día, lo explicamos en seguridad informática.
De ahí viene el ahorro falso más caro que conocemos, que es cancelar el soporte del segundo año porque «el sistema va bien». Un programa dejado solo dieciocho meses suele necesitar después un rescate que cuesta más que todo el soporte que se ahorró, y encima llega en el peor momento. Conviene recordar que el software de catálogo tiene su equivalente de esta línea oculta: las horas de consultor que hay que pagar cada vez que quiere que el producto se comporte de una forma ligeramente distinta a la que trae de fábrica.
La aritmética de las suscripciones que decide casi todos los casos
Vamos a hacer la cuenta despacio, porque es la que de verdad resuelve la duda. Imagine una plantilla de 40 personas y una suscripción de 45 dólares por usuario y mes, que es una tarifa muy corriente en sistemas de gestión de catálogo. Eso son 1.800 dólares al mes, 21.600 al año y 108.000 en cinco años, y todavía no hemos contado el alta ni la migración inicial de datos, que en estos productos suele añadir entre 5.000 y 15.000 dólares, ni los módulos extra que casi siempre acaban contratándose.
Pongamos al lado la otra opción. Un desarrollo a medida de 60.000 dólares, con un mantenimiento del 18 por ciento anual, unos 10.800 al año, suma alrededor de 114.000 dólares en ese mismo periodo de cinco años.
Fíjese en lo que acaba de pasar: las dos cifras se quedan a un puñado de puntos porcentuales la una de la otra, y por eso quien decide mirando solo el número grande del principio decide mal. Lo que de verdad importa es cómo se comporta cada opción con el tiempo, y ahí la regla es limpia: el coste de la suscripción crece con la plantilla, mientras que el coste del sistema propio crece con los cambios. Un equipo que va a crecer empuja la respuesta hacia un lado, y un proceso que va a cambiar mucho la empuja hacia el otro.
El caso de crecimiento se ve en una sola línea. Con 80 usuarios la suscripción se dobla hasta unos 216.000 dólares en cinco años, mientras que el sistema construido necesitará quizá un diez por ciento más para aguantar esa carga, y la brecha ya no se cierra nunca. Le animamos a rehacer esta cuenta con su plantilla real y su tarifa real, porque cinco minutos con una calculadora valen más que cualquier artículo, y si quiere seguir leyendo sobre precios tenemos más ejemplos trabajados con números completos.
Cuándo comprar de catálogo es la decisión correcta
Aquí no hay que andarse con rodeos. Si el trabajo es contabilidad, nóminas, correo electrónico o una tienda en línea estándar, cómprelo, porque miles de empresas ya han pagado entre todas para que ese producto sea bueno y usted no va a superarlo gastando una fracción de lo que costó.
Hay tres pruebas más que aplicamos antes de recomendar un desarrollo. La primera es el tamaño del equipo: por debajo de unos diez o quince usuarios, la cuenta de la suscripción casi nunca justifica construir nada, sencillamente porque el numerador es demasiado pequeño. La segunda es la del proceso: si la forma en que usted hace esa tarea concreta es la misma que la de todo el mundo en su sector, estaría pagando por reinventar algo que no le da ninguna ventaja. Y la tercera es la de la velocidad: si lo necesita funcionando este trimestre, un producto comprado que cubre el 80 por ciento de sus necesidades le gana a uno perfecto que llega dentro de nueve meses.
Lo decimos con todas las letras porque forma parte de nuestro trabajo: en Linkysoft hemos recomendado a clientes que compraran en lugar de construir, y hemos renunciado a proyectos por eso. Un proveedor que nunca dice esta frase no está asesorando, está vendiendo.
Cinco señales de que su sistema actual ya le está costando más de lo que cree
El anillo de hojas de cálculo
Su gente mantiene archivos propios al lado del sistema oficial porque el sistema oficial no admite lo que necesitan guardar. Cuando eso pasa, la información real de la empresa ya no está en el programa que usted paga, está repartida en los ordenadores de seis personas, y basta con que una de ellas se vaya de vacaciones para que nadie encuentre nada.
El impuesto de volver a teclear
Es el coste más fácil de calcular y el que más sorprende. Seis personas perdiendo cuarenta minutos al día en pasar datos de un sistema a otro son cuatro horas diarias, alrededor de 1.000 horas al año, y a un coste cargado de 20 dólares la hora eso son unos 20.000 dólares anuales de sueldo dedicados a copiar y pegar. Ese dinero ya lo está gastando, solo que no aparece en ninguna factura.
Licencias de gente que casi no entra
Está pagando por usuario, y entre esos usuarios hay personas que abren el sistema dos veces al mes. Es lo normal cuando el número de licencias lleva dos o tres años creciendo sin que nadie lo revise, y suele suponer entre un 10 y un 25 por ciento de la factura.
El presupuesto por un cambio pequeño
Pide un ajuste que a usted le parece menor, y la respuesta llega con entre 20 y 60 horas de consultor a un precio de entre 80 y 200 dólares la hora. Cuando eso ocurre dos o tres veces al año, el producto comprado ha dejado de ser la opción barata sin que nadie lo anunciara.
Sacar sus datos es difícil
Esta es la señal silenciosa que decide sus tres próximos años. Si no puede exportar su información completa en un formato que otro sistema entienda, no está eligiendo cada año si sigue con ese proveedor, está atado a él, y el precio subirá cuando ellos quieran. Si le interesa ver cómo ha sido sustituir montajes de este tipo, tenemos ejemplos reales en casos de éxito.
Cómo gastar menos en un desarrollo sin perder lo que lo hace valioso
Se puede rebajar mucho la cifra sin rebajar el resultado, y estas son las cinco formas que funcionan de verdad.
- Hágalo por fases. Una primera entrega que cubra lo que la gente usa todos los días suele estar lista en ocho a doce semanas por el 30 o el 40 por ciento del presupuesto total, y empieza a devolver valor mientras el resto se construye.
- Reutilice lo corriente. En la mayoría de los sistemas de gestión solo entre un 20 y un 30 por ciento de las funciones son realmente específicas de un cliente, así que el 70 u 80 por ciento restante, los accesos, los permisos, los avisos, los informes y las exportaciones, no debería inventarse otra vez desde cero.
- Compre lo aburrido y construya lo que le da dinero. Alquile el paquete contable y dedique el presupuesto de desarrollo al motor de planificación que su competencia no sabe copiar.
- Cierre los requisitos antes de empezar. Un cambio decidido durante el análisis cuesta entre tres y cinco veces menos que ese mismo cambio pedido con la construcción ya en marcha, y por eso el alcance escrito es el documento más barato de todo el proyecto.
- Cuente las integraciones con honestidad. Cada conexión con un sistema existente, sea el programa de contabilidad, una pasarela de pago, una empresa de transporte o un portal de la Administración, añade en torno a 2.000 a 8.000 dólares y de una a tres semanas.
Sobre la automatización conviene ser igual de claro. Cuando hay un trabajo repetitivo y con volumen suficiente, por ejemplo clasificar cientos de solicitudes al día o leer facturas escaneadas, los sistemas con inteligencia artificial ahorran tiempo real. Metidos en una primera entrega solo porque suenan bien, lo que compran casi siempre es retraso.
Qué preguntar antes de firmar nada
Estas cinco preguntas separan a los proveedores en unos diez minutos, y todas admiten una respuesta corta.
- ¿De quién son el código y los datos? Y que la respuesta esté en el contrato, no en un correo amable.
- ¿Cuánto cuesta el segundo año? En una cifra, no en una promesa de buena voluntad.
- ¿Qué pasa si me voy? Es decir, si puede exportarlo todo y si otra empresa podría retomar el trabajo sin empezar de nuevo.
- ¿Cómo se cobran los cambios? El precio cerrado protege su presupuesto y el trabajo por horas protege su libertad de cambiar de opinión, así que cada modelo encaja con un tipo de proyecto distinto.
- ¿Puedo ver el documento de análisis antes de que empiece la construcción? Quien no es capaz de escribir qué va a construir todavía no lo ha entendido.
Esa cuarta pregunta es la que más discusiones evita, así que si quiere profundizar en cómo se redactan y se cierran unos buenos requisitos, es un asunto que tratamos aparte con ejemplos de contratos reales.
Cómo presupuestamos en Linkysoft y qué hacer ahora
Nuestra secuencia es corta a propósito. Primero un análisis breve y pagado que termina en un alcance escrito y en una cifra de verdad, después una primera fase a precio cerrado, y a partir de ahí fases acordadas una a una, cada una con su propio precio y su propia fecha.
Damos una horquilla al principio y una cifra cerrada solo después del análisis, y la razón es sencilla: un número dado antes de que nadie haya entendido el trabajo es una conjetura disfrazada de compromiso, y esas conjeturas se pagan siempre, unas veces con dinero y otras con retrasos. Preferimos que el primer número que le demos sea uno que podamos sostener.
Volvemos a lo que decíamos al principio, porque es lo que de verdad nos importa: nuestro trabajo es que a usted le salga bien la jugada, así que si las cuentas dicen que compre un producto de catálogo, le enseñaremos las cuentas que dicen que lo compre. La invitación es simple. Cuéntenos qué usa hoy, cuánta gente lo usa y qué tiene que hacer el programa, y le devolvemos una horquilla razonada con el desglose a cinco años; puede escribirnos desde contacto, y si prefiere seguir informándose antes, en el blog tiene más artículos con este mismo nivel de detalle.
