Salida de un empleado

La salida de un empleado es todo lo que hace la empresa cuando alguien se marcha, y una mitad es humana, con el traspaso, la última nómina y la despedida. La otra mitad es seguridad, y es justo la que se olvida. En el fondo es una lista de puertas, así que alguien tiene que cerrarlas todas el mismo día.

Empiece por lo que debe apagarse en la primera hora. El correo va primero, porque ahí llegan los mensajes para recuperar la contraseña de todos los demás sistemas. Después del buzón viene el programa principal del negocio, luego la caja, luego el acceso remoto, y por último todo lo que toque datos de clientes o dinero. Si la salida es tensa, no espere a la última tarde, porque casi todo el daño ocurre en esas horas finales y no semanas después.

Luego están las cosas que nadie apunta. El móvil que lleva en el bolsillo aún tiene la aplicación del trabajo, y puede seguir con la sesión abierta. También están el portátil que está en su casa, la tableta de la furgoneta de reparto, y la lista de clientes que se envió a su correo personal la primavera pasada para leerla en el tren. Lo peor es la contraseña que conoce toda la oficina, porque esa no se apaga. Hay que cambiarla y decirle la nueva a todo el que se queda.

La solución es escribir esa lista una vez y reutilizarla siempre. Anote cada cuenta, quién la tiene a su cargo y quién la cierra cuando alguien se va. Cuesta veinte minutos hoy y cinco minutos en cada salida siguiente, y por eso conviene tenerla lista antes de necesitarla. Cuando Linkysoft construye una aplicación web para un negocio, un solo botón termina el acceso de una persona en todas partes y conserva sus registros antiguos, así que sus facturas siguen llevando su nombre.

Una regla importa más que las demás, y es desactivar una cuenta en lugar de borrarla. Una cuenta borrada puede llevarse los pedidos del año pasado, y quizá algún día necesite demostrar quién aprobó un pago, así que Linkysoft guarda el historial y se limita a cerrar la puerta. También preguntamos por el móvil del propio empleado, porque un aparato personal no es de la empresa y no se puede borrar sin más. Acordarlo por escrito al contratar, y no al salir, es el paso que casi todos se saltan, y nuestro equipo de ciberseguridad lo plantea muy pronto.