Roles y permisos de usuario

Un rol es un puesto de trabajo dentro del programa. Un permiso es una sola cosa pequeña que una persona puede hacer. Un rol es un paquete de permisos, se prepara una vez y se reparte, en lugar de marcar casillas con cada nueva contratación. La recepcionista, la enfermera, el contable y el encargado de sucursal ven cada uno una pantalla distinta al entrar.

El mostrador de recepción es el ejemplo más claro. Una recepcionista tiene que encontrar al paciente, darle cita y moverla cuando alguien llama para cambiar la hora. No tiene motivo para ver lo que cuesta el tratamiento, lo que escribió el médico, ni los ingresos del mes pasado. Son permisos distintos, y un sistema decente deja conceder la cita sin lo demás. DocMz llega con los roles ya recortados así para clínicas, porque Linkysoft ha visto la misma discusión repetirse en cada consulta.

El error muy común es dar a todo el mundo el acceso del encargado. Empieza por una razón honesta. Algo urge, el encargado no está, y compartir la contraseña es la vía más rápida para terminar el día. Después nunca se deshace. A partir de ahí cada acción lleva el nombre del encargado, así que cuando cambia un precio o desaparece una ficha, nadie puede decir quién lo hizo. El historial sigue ahí. Solo que señala a la persona equivocada.

Hay un segundo coste con el que la gente no cuenta. Cuando un acceso se comparte, no se puede quitar el de una sola persona cuando se marcha. Hay que cambiar la contraseña y avisar a todos, y por eso la mayoría de los negocios no lo hacen nunca. El trabajo de ciberseguridad de Linkysoft suele empezar aquí, antes que por los cortafuegos, porque una contraseña compartida anula el resto de protecciones pagadas.

Dos costumbres arreglan casi todo. Dé a cada persona su propio acceso, y a cada rol lo mínimo que necesita para hacer su trabajo. Si una recepcionista necesita un precio una vez al mes, eso es una pregunta para el encargado, no una razón para ampliar el rol. Revise los roles un mes después de arrancar, porque la forma real del trabajo solo aparece con el uso.