خودکارسازی گردش کار

خودکارسازی گردش کار چیست؟

گردش کار یعنی ترتیب مراحلی که هر کاری در شرکت شما از اول تا آخر طی می‌کند. برای مثال: مشتری سفارشی ثبت می‌کند، یک کارمند آن را بررسی می‌کند، بعد سفارش آماده می‌شود، بعد ارسال می‌شود و در آخر به مشتری اطلاع داده می‌شود.

خودکارسازی یعنی سیستم این مراحل را خودش انجام دهد و لازم نباشد کسی هر بار آن‌ها را با دست انجام دهد. پس خودکارسازی گردش کار یعنی اپلیکیشن وب یا سیستمی که با آن کار می‌کنید، کارهای تکراری را خودکار بر عهده بگیرد. مثل فرستادن هشدار، به‌روزرسانی سوابق و جابه‌جا کردن داده‌ها از جایی به جای دیگر.

ایده ساده است: هر کاری که هر روز به همان شکل تکرار می‌شود، سیستم می‌تواند انجامش دهد. برای تیم شما کارهایی می‌ماند که به فکر کردن، تصمیم گرفتن و ارتباط با آدم‌ها نیاز دارد.

خودکارسازی چطور کار می‌کند؟

بیشتر خودکارسازی‌ها بر سه بخش ساده استوارند:

1. رویداد شروع‌کننده: چیزی که مرحله را شروع می‌کند، مثل رسیدن یک سفارش جدید، ثبت‌نام یک مشتری یا نزدیک شدن یک نوبت.
2. شرط: سؤالی که سیستم پیش از انجام کار بررسی می‌کند. مثلاً: آیا این سفارش به تأیید مدیر نیاز دارد؟ آیا موجودی انبار کم است؟
3. اقدام: کاری که سیستم بعد از آن انجام می‌دهد، مثل فرستادن پیام، صدور فاکتور، به‌روزرسانی یک سابقه یا خبر دادن به یک مسئول.

یک مثال از یک کلینیک: بیمار از طریق وب‌سایت نوبت می‌گیرد. این رویداد شروع‌کننده است. یک روز پیش از نوبت، که همان شرط است، سیستم از طریق WhatsApp یا ایمیل برایش یادآوری می‌فرستد. این اقدام است. کارمند پذیرش لازم نیست به تک‌تک بیماران زنگ بزند.

خودکارسازی می‌تواند چند سیستم را هم به هم وصل کند. اینجا یکپارچه‌سازی به کار می‌آید که اغلب با چیزی به نام API انجام می‌شود. API روشی است که به دو برنامه اجازه می‌دهد خودکار با هم داده رد و بدل کنند. مثلاً می‌توانید فروشگاهتان را به شرکت ارسال یا نرم‌افزار حسابداری وصل کنید تا داده‌ها بدون کپی دستی منتقل شوند.

نمونه‌هایی از کار روزانه

• فروشگاه اینترنتی: با هر سفارش جدید، موجودی خودش کم می‌شود، فاکتور صادر می‌شود و به مشتری پیامی با شماره سفارشش می‌رسد.
• منابع انسانی: کارمند درخواست مرخصی می‌دهد، درخواست برای تأیید به مدیرش می‌رسد و بعد مانده مرخصی او خودکار به‌روز می‌شود.
• فروش: وقتی بازدیدکننده فرم تماس وب‌سایت را پر می‌کند، در فهرست مشتریان ثبت می‌شود و فوراً به کارشناس فروش هشدار می‌رسد.
• انبارها: وقتی مقدار یک کالا از حد مشخصی کمتر می‌شود، پیش از تمام شدن کالا به مسئول خرید هشدار می‌رسد.
• گزارش‌ها: گزارش فروش روزانه هر صبح به مدیریت می‌رسد، بدون اینکه کسی آن را با دست جمع کند.

چرا خودکارسازی گردش کار برای شما مهم است؟

هدف کنار گذاشتن تیم شما نیست. هدف این است که تیم دیگر کاری را که سیستم می‌تواند انجام دهد تکرار نکند و روی کارهایی تمرکز کند که به یک انسان نیاز دارد.

چطور خودکارسازی گردش کار را شروع کنیم؟

1. مراحل کارتان را همان‌طور که امروز هست بنویسید. چه کسی چه کاری را، کی و به چه ترتیبی انجام می‌دهد.
2. کارهای تکراری را پیدا کنید. هر کاری که هر روز به همان شکل تکرار می‌شود، برای خودکارسازی مناسب است.
3. با یک قدم کوچک شروع کنید. مثلاً یادآوری نوبت به مشتریان. وقتی جواب داد، کارهای دیگر را اضافه کنید.
4. با داده‌های واقعی امتحان کنید. پیش از اینکه به سیستم تکیه کنید، مطمئن شوید درست کار می‌کند.
5. بازبینی و بهتر کنید. از تیمتان بپرسید چه چیزی آزارشان می‌دهد و مراحل را بر اساس آنچه در کار واقعی می‌بینید تغییر دهید.

خودکارسازی کجا ساخته می‌شود؟

در Linkysoft، اپلیکیشن‌های وب و سیستم‌های مدیریت نه از روی قالب آماده، بلکه بر اساس روش کار خود شما ساخته می‌شوند و خودکارسازی گردش کار بخش اصلی آن‌هاست. این سیستم‌ها شامل مدیریت عملیات (ERP)، مدیریت مشتریان و فروش (CRM)، صندوق فروش و موجودی در چند شعبه، منابع انسانی و حقوق، رزرو و نوبت‌دهی، و داشبوردهای گزارش زنده هستند. می‌توان آن‌ها را به WhatsApp، ایمیل، پیامک، حسابداری، ارسال و فاکتور الکترونیکی وصل کرد. امنیت از همان ابتدا در آن‌ها هست: هر کارمند بر اساس نقشش دسترسی دارد، از هر عملیات سابقه کامل ثبت می‌شود و نسخه‌های پشتیبان رمزگذاری می‌شوند. کد منبع، داده‌ها و سیستم متعلق به خود شما می‌ماند.

اگر خودکارسازی از وب‌سایت شما شروع می‌شود، خدمت طراحی و توسعه وب‌سایت سایتی با فرم، تقویم رزرو، فهرست مشتریان، پرداخت و کمپین ایمیلی می‌سازد. یک دستیار گفت‌وگوی هوشمند هم همراه آن است که شبانه‌روز به بازدیدکنندگان پاسخ می‌دهد و اطلاعاتشان را جمع می‌کند.

اگر مشتریان یا کارمندانتان با گوشی کار می‌کنند، خدمت توسعه اپلیکیشن موبایل برای iOS و Android اعلان‌های فوری که مستقیم به گوشی می‌رسند، کار بدون اینترنت و اسکن بارکد با دوربین را اضافه می‌کند.

برای کارهایی که به خواندن و فهمیدن نیاز دارند، مثل خواندن ایمیل‌ها، فرم‌ها و فاکتورها و بعد به‌روزرسانی جدول‌ها، سیستم‌های هوش مصنوعی وجود دارند. و برای صاحبان فروشگاه، Storek کالاها، فروش، خرید، موجودی و انتقال بین انبارها را در یک سیستم جمع می‌کند.

اشتباه‌های رایج

• خودکار کردن مراحل نامرتب. اگر روش دستی روشن نباشد، سیستم همان بی‌نظمی را سریع‌تر تکرار می‌کند. اول مراحل را مرتب کنید.
• خودکار کردن همه چیز با هم. شروع بزرگ پیدا کردن جای خطا را سخت می‌کند. کوچک شروع کنید و گسترش دهید.
• فراموش کردن موارد خاص. اگر مشتری سفارشش را لغو کند چه می‌شود؟ یا اگر مدیر به درخواست تأیید جواب ندهد؟ از همان اول به این موارد فکر کنید.
• هشدارهای زیاد. اگر برای کارمند پیام‌های زیادی برسد، دیگر آن‌ها را نمی‌خواند. هر هشدار را فقط برای کسی بفرستید که به آن نیاز دارد.
• همراه نکردن تیم. کارمندان جزئیات کار را بهتر از هر کسی می‌دانند. پیش و پس از ساخت از آن‌ها بپرسید.
• نادیده گرفتن امنیت. خودکارسازی داده‌های مشتریان را بین سیستم‌ها جابه‌جا می‌کند، پس دسترسی‌های روشن و سابقه‌ای که هر مرحله را نگه دارد ضروری است.