Presque toutes les demandes de devis qui arrivent chez nous tiennent en cinq lignes, et presque toutes coûtent de l'argent à celui qui les a écrites, sans qu'il s'en doute. Cet article ne vous donne pas une liste de titres à remplir : il vous montre comment chaque phrase que vous écrivez se transforme en jours de développement, et donc en argent, pour que vous puissiez estimer le prix vous-même avant que quiconque vous l'annonce, puis lire les devis reçus avec l'oeil de quelqu'un du métier.
Pourquoi le même projet revient à trois prix très différents
Vous avez résumé votre projet en un paragraphe, vous l'avez envoyé le même matin à trois sociétés de développement, et vous avez reçu trois chiffres qui n'ont visiblement rien à voir entre eux : 18 000 chez la première, 47 000 chez la deuxième, 90 000 chez la troisième. La réaction est toujours la même, à savoir que l'une exagère ou que l'autre n'a rien compris, alors qu'en réalité les trois ont chiffré honnêtement. Elles n'ont simplement pas chiffré le même produit.
La mécanique est simple : un document vague oblige chaque prestataire à imaginer la moitié manquante du projet, et comme chacun imagine à partir de ce qu'il vient de construire pour d'autres, l'un voit une petite application à cinq écrans quand l'autre voit un système complet avec des profils utilisateurs, des validations et une connexion à votre comptabilité. Vous ne comparez donc pas trois prix pour un projet, vous comparez trois projets différents qui portent le même nom.
Ce que nous constatons en pratique donne la mesure du problème : quand l'idée est décrite en un seul paragraphe, le devis le plus élevé vaut couramment trois à cinq fois le moins cher. Dès que le document répond aux questions sur les profils, les règles, les données et les intégrations, cet écart se referme autour de 20 à 30 %, ce qui est un écart normal entre deux entreprises qui ont compris la même chose et qui n'ont pas la même équipe ni le même taux journalier.
Retenez donc ceci avant tout le reste : le cahier des charges n'est pas de la paperasse destinée au prestataire, c'est l'outil le moins cher dont vous disposez pour garder la main sur votre propre budget.
Chez Linkysoft, nous recevons régulièrement plusieurs demandes qui décrivent, à quelques mots près, la même idée, et l'expérience est instructive : les projets qui se passent bien sont presque toujours ceux dont le client avait pris une heure et demie pour écrire ce qui suit. Nos études de cas montrent à quoi ressemblent ces projets une fois terminés, et vous y verrez qu'ils partagent surtout une chose, une définition claire au départ.
Ce qu'un devis chiffre réellement : des jours de travail, pas des fonctionnalités
Un devis logiciel repose sur une seule opération, et la comprendre suffit à démystifier tous ceux que vous recevrez : le prix est un nombre de jours de travail multiplié par un taux journalier. La mise en page, le vocabulaire technique et les annexes ne sont que l'habillage de cette multiplication.
Prenons un exemple que vous pouvez refaire sur un coin de table. Un devis de 60 000, dans votre monnaie, avec un taux journalier moyen de 500, représente 120 jours de développement. Cent vingt jours, cela correspond à environ six mois de travail d'une seule personne, ou à huit semaines au minimum avec une équipe de trois, et plutôt neuf ou dix une fois comptés les tests et les relectures. Si le même prestataire vous annonce une livraison en quatre semaines, vous savez désormais, sans être technicien, que les deux chiffres ne tiennent pas ensemble.
D'où la question qui sépare une estimation d'une devinette, et que nous vous encourageons à poser à chacun : combien de jours représente ce montant, et comment ces jours se répartissent-ils ? Une société qui a réellement estimé votre projet répond en trente secondes, parce que le détail existe dans son fichier de calcul. Une société qui répond que cela dépend, ou qui promet d'y revenir plus tard, n'a rien estimé du tout, elle a proposé un chiffre qui lui semblait acceptable.
La deuxième surprise arrive quand on ouvre ces jours, car la moitié seulement sert à construire des écrans neufs. Sur un développement sur mesure classique, nous voyons environ 50 % du temps consacré à la construction des fonctionnalités, 18 % aux tests et aux corrections, 12 % à l'installation des serveurs et des environnements, 10 % à la coordination et aux réunions, et 10 % aux retouches demandées une fois que vous avez vu le résultat à l'écran. Cette dernière ligne est la vôtre, et elle est saine tant qu'elle reste dans ces proportions.
C'est pour cette raison qu'un devis qui ne parle que d'écrans est un devis incomplet : construire un système sur mesure comprend aussi la préparation des environnements, la reprise de vos anciennes données, les tests et les corrections, et ces postes se paient de toute façon, qu'ils figurent ou non sur le papier.
Commencez par le résultat attendu, pas par une liste de fonctions
Le premier paragraphe de votre document doit dire ce que votre entreprise saura faire demain qu'elle ne sait pas faire aujourd'hui, et à quoi vous verrez que cela a fonctionné. Ce n'est pas une précaution de style, c'est la seule information qui permet à un bon prestataire de vous proposer un chemin moins cher que celui que vous aviez imaginé. Écrire que la confirmation d'une réservation prend aujourd'hui vingt minutes et doit tomber à deux, c'est donner en une phrase l'objectif, la mesure et l'ordre de grandeur du gain.
Le contre-exemple revient sans arrêt et se paie cher : nous voulons un tableau de bord avec des graphiques. Personne, en lisant cette phrase, ne sait quelle décision ces graphiques doivent servir, donc personne ne sait quelles données il faudra aller chercher, à quelle fréquence les rafraîchir, ni pour combien de personnes. Le prestataire prudent chiffre alors le cas le plus large pour ne pas se tromper, et c'est vous qui financez sa prudence.
Voici la forme d'un bon paragraphe d'ouverture, que vous pouvez recopier presque mot pour mot en changeant le métier. « Nous sommes un cabinet dentaire de quatre praticiens. Aujourd'hui les rendez-vous se prennent par téléphone et se notent sur un agenda papier, ce qui nous fait perdre une dizaine de créneaux par semaine en oublis et en doublons. Nous voulons que le patient réserve seul en ligne, que chaque praticien voie son planning à jour sur son téléphone, et qu'un rappel parte automatiquement la veille. Nous saurons que c'est réussi si ces créneaux perdus passent sous cinq par semaine d'ici six mois. » Quatre phrases, et le lecteur sait déjà quoi construire et pourquoi.
Décrivez votre fonctionnement actuel, étape par étape
La page la plus utile de tout le document n'est pas la liste des fonctions rêvées, c'est la description de ce qui se passe réellement aujourd'hui. Écrivez le parcours complet sous forme de liste numérotée, depuis le moment où un client vous contacte jusqu'à celui où l'argent est encaissé et le dossier refermé, en nommant à chaque étape la personne qui agit et l'outil qu'elle utilise. Un commerçant nous a envoyé ceci, et c'est exactement le bon niveau de détail :
- Le client appelle ou écrit sur WhatsApp, et c'est Sonia qui répond, entre deux clients en boutique.
- Elle note la commande sur un carnet, puis la recopie le soir dans un tableur partagé.
- Le magasinier consulte ce tableur le lendemain matin et prépare les colis, sauf s'il manque une référence, auquel cas il rappelle Sonia.
- La facture est saisie à la main dans le logiciel de comptabilité, une fois par semaine.
- Le paiement arrive par virement ou en espèces, et personne ne sait dire à un instant donné ce qui reste impayé.
Cinq lignes de ce genre valent trente pages de bonnes intentions, parce qu'elles font apparaître les exceptions, le carnet papier, les messages qui transitent par une messagerie personnelle et le fichier que seule une personne comprend vraiment. Chacun de ces détails est un coût, et la seule question est de savoir quand il sera découvert : écrit dès le départ, il est chiffré tranquillement ; découvert au deuxième mois, il devient une demande de modification facturée en urgence.
Notez les volumes en face des étapes, car ils pèsent bien plus lourd que le nombre d'écrans : combien de commandes, de patients, de factures ou d'interventions un jour ordinaire, et combien un jour de forte activité. Dix par jour et dix mille par jour donnent des écrans qui se ressemblent et des systèmes qui n'ont rien de commun, le premier tenant sur un hébergement modeste et le second demandant une conception pensée pour la charge dès le début.
Si l'exercice vous intimide parce que ce n'est pas votre métier, rassurez-vous : des phrases simples et une photo prise au téléphone du formulaire papier que vos équipes remplissent chaque jour nous apprennent bien plus que n'importe quel schéma que vous vous croiriez obligé de dessiner.
Comptez vos écrans et les profils qui s'en servent
Il existe une méthode de comptage que vous pouvez appliquer vous-même, sans aucune compétence technique. Listez chaque écran qu'une personne va regarder, puis marquez en face s'il se contente d'afficher de l'information ou s'il permet aussi d'ajouter, de modifier et de valider quelque chose. C'est cette deuxième catégorie qui coûte, parce qu'elle implique des contrôles de saisie, des droits d'accès et des cas particuliers.
- Un écran avec une liste, un formulaire d'ajout et de modification et quelques règles : 2 à 5 jours de développement, tests compris.
- Un écran de rapport avec des filtres et un export : 3 à 5 jours.
- Une page d'information simple, sans saisie : moins d'une journée.
Un petit système de gestion tient en général entre 12 et 25 écrans, donc une simple multiplication vous donne déjà une fourchette. Faites-la sur un papier avant votre premier rendez-vous et vous arriverez à environ 30 % près d'une vraie estimation, ce qui est exactement la précision dont vous avez besoin pour décider si le projet vaut la peine d'être lancé.
Les profils utilisateurs se comptent dans la foulée, et ils pèsent plus qu'on ne le croit. Chaque profil supplémentaire ayant de véritables droits différents ajoute de 8 à 15 % au développement, soit 10 à 18 jours sur un projet de 120 jours, parce que chaque écran doit être construit une fois puis revérifié entièrement du point de vue du deuxième profil. Annoncer quatre profils quand deux suffisent est donc une dépense réelle, et une dépense évitable.
C'est aussi le bon endroit pour dire une chose que peu de prestataires écrivent : l'option la plus petite est très souvent la bonne. Trois écrans nets que vos équipes ouvrent tous les matins valent mieux que quinze que personne ne regarde, et le budget économisé finance la deuxième phase, celle que vous concevrez avec l'expérience des six premiers mois.
Intégrations et reprise de données : les phrases courtes aux additions longues
Une intégration, si le mot ne vous parle pas, c'est le fait de faire dialoguer automatiquement votre nouveau système avec un autre : votre logiciel de comptabilité, votre prestataire de paiement, un portail administratif. La phrase « il faudra aussi que cela se connecte à notre compta » tient en dix mots et peut représenter un mois de travail.
Ces connexions se répartissent en deux bandes de prix qui n'ont rien à voir l'une avec l'autre. Un service moderne, documenté, doté d'un environnement de test où l'on peut se tromper sans conséquence, demande en général 3 à 8 jours de développement. Un système ancien, une banque ou un portail public sans documentation et sans environnement de test demande 10 à 30 jours, et c'est de très loin la première cause de dépassement que nous voyons sur les projets, parce que l'attente d'un accès ou d'une réponse n'est pas du travail que l'on peut accélérer.
Au lieu de la phrase vague, écrivez précisément ceci :
- le nom exact du système et sa version, telle qu'elle apparaît dans le logiciel ;
- qui détient les identifiants et qui peut autoriser un accès technique ;
- s'il existe un environnement de test, ou s'il faudra travailler directement sur le système réel ;
- qui, chez vous, peut obtenir le contact technique du fournisseur au téléphone dans la semaine.
Chez Linkysoft, nous demandons ces quatre informations avant de chiffrer la moindre intégration, parce que la différence entre trois jours et trente jours ne tient presque jamais à la technique : elle tient à l'existence d'une documentation et à la présence d'une personne joignable en face.
Les anciennes données méritent la même franchise. Sortir 5 000 à 50 000 enregistrements de vos tableurs pour les ranger dans une structure propre demande d'ordinaire 4 à 10 jours. Les doublons, plusieurs fichiers qui ne racontent pas la même histoire, ou du texte libre là où il faudrait une date, peuvent doubler ce chiffre, donc prévoyez 5 à 10 % du coût de construction pour cette migration de données et indiquez dans votre document combien d'années d'historique doivent vraiment être reprises. Trois ans suffisent bien plus souvent que dix.
Règles, validations et exceptions qui font dérailler les estimations
Un logiciel ne devine rien, donc toutes les règles que vos équipes gardent dans la tête doivent lui être dites une par une : qui a le droit d'accorder une remise et jusqu'à quel pourcentage, ce qui se passe quand un client règle la moitié de sa facture, quel responsable valide un remboursement au-dessus d'un certain montant. Ces règles ne sont pas de l'administratif, ce sont précisément les endroits où le travail devient compliqué.
Le cas ordinaire se construit vite, et ce sont les cinq cas particuliers qui l'entourent qui coûtent souvent plus cher que lui. Une commande normale se saisit en quelques jours de développement, alors que la commande annulée après préparation, celle payée en deux fois, celle qui part sans facture et celle qui revient six mois plus tard peuvent facilement doubler ce chiffre. Un document qui les énumère ne rend pas le projet plus cher, il transforme des surprises en lignes visibles et négociables.
Voici la liste de questions à laquelle vous pouvez répondre en dix minutes, ce soir, avec la personne qui traite ces dossiers tous les jours : que se passe-t-il quand quelque chose est annulé, retourné, payé en retard, payé partiellement, saisi deux fois, ou traité par un collaborateur qui a depuis quitté l'entreprise ? Les réponses tiennent souvent en une phrase chacune, et elles valent des semaines.
Le lien avec l'argent est direct. Un document de moins d'une page produit, dans les trois premiers mois, des demandes de modification qui pèsent couramment 25 à 40 % du devis initial, alors qu'un document couvrant le résultat visé, le processus, les écrans, les profils, les règles, les données et les intégrations ramène ce chiffre entre 5 et 15 %, ce qui est normal et sain, puisque aucun projet ne se déroule sans ajustement.
Mettez des chiffres sur le volume, la vitesse et la panne que vous pouvez encaisser
Quatre nombres décident discrètement d'une grande part de l'ingénierie, et ils tiennent en quatre lignes de votre document :
- combien de personnes utilisent le système en même temps à l'heure la plus chargée ;
- combien d'enregistrements existent aujourd'hui, et combien il y en aura dans trois ans ;
- quelle taille font les fichiers manipulés, une photo de produit et un examen d'imagerie médicale n'étant pas le même problème ;
- si le système doit fonctionner hors du bureau, sur le terrain, voire sans connexion.
La disponibilité mérite d'être traduite en langage humain avant d'être exigée. Un engagement à 99,5 % autorise environ 3,6 heures d'indisponibilité par mois, tandis que 99,9 % n'en laisse passer que 43 minutes, et la surveillance, les sauvegardes et la capacité de secours qui tiennent ce second chiffre ajoutent typiquement 15 à 25 % au coût d'hébergement et d'installation. Demandez-le quand une heure d'arrêt vous coûte véritablement de l'argent, et pas par réflexe de prudence.
Dites aussi noir sur blanc si le système contiendra des données sensibles comme des dossiers médicaux, des pièces d'identité ou des paiements par carte, car cela change les tests, l'hébergement et les règles d'accès dès le premier jour du projet, au lieu de tout remettre en cause après un audit.
Précisez enfin qui fera tourner le système après la mise en ligne, et acceptez le chiffre honnête : l'hébergement, les mises à jour, la surveillance et le support représentent d'ordinaire 15 à 20 % du coût de construction par an. Un devis qui n'en parle pas n'est pas un devis moins cher, c'est seulement un devis plus court.
Dites votre budget et votre échéance à voix haute
Beaucoup d'acheteurs cachent leur enveloppe parce qu'ils sont convaincus qu'en l'annonçant, le prestataire dépensera tout jusqu'au dernier centime. Dans les faits, le silence coûte plus cher : le prestataire vise haut pour ne pas se retrouver piégé, ou bien il conçoit avec enthousiasme une solution que vous ne pourrez pas financer, et vous perdez tous les deux quinze jours à découvrir que vous ne parliez pas de la même échelle.
Un budget annoncé sous forme de fourchette, entre 30 000 et 45 000 par exemple, n'est pas une faiblesse de négociation, c'est une contrainte de conception. Elle permet à un bon fournisseur de vous dire ce qui entre vraiment dedans, ce qui devra attendre une deuxième phase, et sur quoi il vaut mieux économiser, et c'est de loin la conversation la plus utile de tout le processus d'achat.
Les dates se traitent de la même manière : dites à quoi votre échéance est accrochée, une saison commerciale, la fin d'un bail, un audit, l'expiration d'une licence. Une raison réelle se planifie, on peut découper le projet autour d'elle et livrer d'abord ce qui doit exister à cette date, alors qu'une échéance inventée pour mettre la pression ajoute simplement une marge de sécurité à votre prix.
Une dernière attente à calibrer, celle du délai de réponse. Avec un document complet, une société sérieuse rend un devis détaillé ligne par ligne en 3 à 5 jours ouvrés. Avec cinq lignes, vous achetez soit deux à trois semaines d'allers-retours par courriel, soit un chiffre gonflé dans lequel l'incertitude a été facturée à l'avance.
Ce qu'il vaut mieux laisser en dehors du cahier des charges
Laissez de côté les choix techniques, sauf si quelque chose dans votre activité les impose réellement, par exemple un logiciel métier existant avec lequel il faut cohabiter. Nommer un langage ou une base de données parce que vous en avez lu du bien réduit le nombre d'entreprises capables de répondre, sans aucun bénéfice pour vous, et fait parfois doubler le prix quand la technologie citée est rare sur votre marché.
Laissez de côté les maquettes finies et les mises en page au pixel près au moment de la consultation, puisqu'un croquis à main levée ou la capture d'écran d'un site que vous trouvez réussi transmet la même intention en cinq minutes. Le graphisme se travaille après, quand le périmètre est arrêté et que vous savez ce que vous financez.
Laissez de côté les comparaisons avec les très grands produits. « Faites-nous la même chose que la grande application de livraison » décrit des années de travail de centaines de personnes et n'apprend rien à votre lecteur sur ce dont votre entreprise a besoin, alors qu'une phrase sur votre propre processus lui apprend tout.
Deux demandes populaires méritent enfin d'être regardées en face. Une application mobile compagnon ajoute en général 40 à 70 % au coût d'un développement web équivalent, si bien qu'un site bien construit qui s'adapte au téléphone reste souvent la bonne réponse pour la première année. Quant aux fonctions d'intelligence artificielle, les demander avant que vos données soient propres et rassemblées au même endroit revient à payer très tôt pour quelque chose qui n'aura rien de fiable à lire.
Visez 3 à 6 pages au total. Au-delà d'une quinzaine, les documents se répètent, se contredisent parfois, et enterrent sous le décor les quelques paragraphes qui décident vraiment du prix.
Un cahier des charges que vous écrivez en quatre-vingt-dix minutes
Voici le squelette complet, dans l'ordre où il se rédige le plus facilement. Recopiez ces huit points et répondez-y en langage ordinaire :
- le résultat attendu en un paragraphe, avec la manière dont vous mesurerez la réussite ;
- le fonctionnement actuel en étapes numérotées, avec les volumes par jour ordinaire et par jour chargé ;
- la liste des écrans, en distinguant ceux qui affichent de ceux qui permettent de saisir et de valider ;
- la liste des profils utilisateurs et ce que chacun a le droit de faire ;
- les systèmes auxquels il faudra se connecter, avec pour chacun son propriétaire et son contact technique ;
- les données existantes et la part d'historique à reprendre, puisque c'est elle qui détermine le coût de la reprise ;
- les règles et les exceptions, y compris les annulations, les retours et les paiements partiels ;
- la fourchette de budget, la date visée et la raison réelle de cette date.
Ajoutez pour finir trois éléments pratiques que les prestataires apprécient plus que vous ne l'imaginez : qui, chez vous, répond aux questions pendant la période de consultation, sous quel délai cette personne peut répondre, et sur quels critères vous choisirez entre les offres reçues. Un fournisseur qui sait que la décision se prendra sur le rapport entre le périmètre et le prix ne vous répondra pas comme s'il pensait que seul le montant compte.
Comptez honnêtement quatre-vingt-dix minutes pour le premier jet, puis une heure supplémentaire après relecture par la personne qui fait le travail tous les jours, car c'est elle qui verra les exceptions que vous avez oubliées. Si le projet est gros ou encore flou, une phase de cadrage payante coûte de 5 à 10 % du budget de construction attendu, dure une à trois semaines, et fait passer une estimation fiable à plus ou moins 50 % à une estimation fiable à plus ou moins 15 %, ce qui est souvent l'argent le mieux dépensé de tout le projet.
Comment lire les devis qui vous reviennent
Quand les réponses arrivent, quatre vérifications suffisent à séparer un vrai chiffrage d'une intuition mise en page :
- le devis montre-t-il des jours, ou seulement un total ;
- dit-il clairement ce qui n'est pas inclus, ce qui est plus révélateur que la liste de ce qui l'est ;
- explique-t-il ce qui se passe quand une tâche prend plus de temps que prévu, et qui paie la différence ;
- chiffre-t-il la première année de fonctionnement, hébergement et support compris, et pas uniquement la construction.
Un mot sur le devis nettement moins cher que les autres, sans procès d'intention : dans la grande majorité des cas, il ne chiffre pas le même projet à prix réduit, il chiffre un projet plus petit. Demandez simplement au moins-disant quels écrans, quels profils et quelles intégrations il a inclus, et l'écart s'explique tout seul en un courriel, ce qui vous laisse ensuite libre de le retenir en connaissance de cause.
Pour comparer ce qui est comparable, envoyez à toutes les entreprises le même document, le même jour, avec la même date limite de réponse, et posez-leur la même question sur le nombre de jours. Vous obtiendrez ainsi une grille de lecture, pas une collection de chiffres isolés.
Une dernière chose, et c'est une offre sincère : envoyez-nous le cahier des charges que vous avez, même s'il n'est qu'un brouillon de deux paragraphes, et nous vous dirons ce qui manque avant que vous ne l'envoyiez à qui que ce soit d'autre. Chez Linkysoft, ce travail de relecture ne coûte rien parce qu'il nous fait gagner autant de temps qu'à vous, et vous pouvez nous joindre depuis la page contact. Vous trouverez d'autres guides écrits dans le même esprit sur notre blog, notamment sur les coûts et les délais réels des projets sur mesure.
