Piste d'audit

Une piste d'audit est la mémoire qu'un système garde de lui-même. Qui a fait quoi, et quand. Chaque fois que quelqu'un change un prix, annule une facture, corrige un numéro de téléphone ou ouvre le dossier d'un patient, une ligne s'écrit à un endroit que les écrans de tous les jours ne montrent jamais. Cette ligne contient le nom, la date, l'heure et le plus souvent la valeur avant et après.

La plupart des gens découvrent l'idée pendant une dispute. Un client affirme que la facture a été annulée par erreur. Un comptable jure que la remise n'a jamais été validée. Sans trace, c'est la voix la plus forte qui gagne. Avec une trace, la question se règle en deux minutes.

C'est pourquoi un système soigné ne supprime jamais vraiment. La fiche est marquée comme retirée et disparaît de la liste, mais elle reste dans la base avec le nom de la personne qui l'a retirée. Le personnel nous demande souvent que supprimer veuille dire supprimer. Nous refusons et nous expliquons pourquoi. La semaine où de l'argent manque est justement celle où l'on a besoin des lignes effacées.

La consultation fait aussi partie de la piste, et c'est ce que l'on oublie. Dans une clinique, savoir qui a ouvert un dossier compte autant que savoir qui l'a modifié. Quand Linkysoft construit un système de dossiers, la simple consultation est enregistrée comme une modification, parce que la curiosité du personnel est un vrai risque et qu'une personne honnête aime pouvoir prouver qu'elle n'a jamais touché au dossier. Cette habitude vient de notre travail en cybersécurité, et elle est intégrée à DocMz, notre système pour hôpitaux et cliniques.

Deux questions valent la peine d'être posées au fournisseur avant de signer. Combien d'années l'historique est-il conservé ? Et quelqu'un qui détient un mot de passe d'administrateur peut-il l'effacer ? Une piste qu'un responsable peut nettoyer discrètement n'en est pas une. Elle doit vivre à part des données du jour, hors de portée de ceux qu'elle décrit.

Cela coûte quelque chose. Les tables grossissent, et un commerce chargé peut écrire plus de lignes d'historique que de lignes de vente. Le stockage reste bon marché face à un seul remboursement contesté, alors Linkysoft l'active par défaut dans chaque application web que nous construisons, puis convient avec le client de la durée de conservation.