Piste d'audit

Une piste d'audit est la mémoire qu'un système garde de lui-même, un simple relevé de qui a fait quoi et quand. Dès que quelqu'un change un prix, annule une facture, corrige un numéro ou ouvre le dossier d'un patient, une ligne s'écrit là où les écrans de tous les jours ne vont jamais. Cette ligne contient le nom, la date, l'heure et le plus souvent la valeur avant et après, ce qui est précisément ce qui la rend utile.

La plupart des gens découvrent l'idée pendant une dispute, quand un client affirme que la facture a été annulée par erreur ou qu'un comptable jure que la remise n'a jamais été validée. Sans trace, c'est la voix la plus forte qui gagne, alors qu'avec une trace la question se règle en deux minutes et personne n'est accusé à tort. Encore faut-il que le logiciel arrête de jeter les choses.

Un système soigné ne supprime donc jamais vraiment. La fiche est marquée comme retirée et disparaît de la liste, mais elle reste dans la base avec le nom de la personne qui l'a retirée. Le personnel nous demande souvent que supprimer veuille dire supprimer, et nous refusons pour une seule raison. La semaine où de l'argent manque est justement celle où l'on a besoin des lignes effacées.

La consultation fait aussi partie de la piste, et c'est la partie que l'on oublie. Dans une clinique, savoir qui a ouvert un dossier compte autant que savoir qui l'a modifié, donc Linkysoft enregistre la simple consultation d'un dossier médical exactement comme une modification. La curiosité du personnel est un vrai risque, et une personne honnête aime pouvoir prouver qu'elle n'a jamais touché au dossier. Cette habitude vient de notre travail en cybersécurité, et elle est intégrée à DocMz, notre système pour hôpitaux et cliniques.

Deux questions valent la peine d'être posées au fournisseur avant de signer, et la première est de savoir combien d'années l'historique est conservé. La seconde est de savoir si quelqu'un détenant un mot de passe d'administrateur peut l'effacer, car une piste qu'un responsable peut nettoyer discrètement n'en est pas une. Elle doit vivre à part des données du jour, hors de portée de ceux qu'elle décrit.

Tout cela coûte quelque chose, puisque les tables grossissent et qu'un commerce chargé écrit parfois plus de lignes d'historique que de lignes de vente. Le stockage reste pourtant bon marché face à un seul remboursement contesté, alors Linkysoft l'active par défaut dans chaque application web que nous construisons. Nous convenons ensuite avec le client de la durée de conservation de chaque type de trace.