Kağıttan yazılıma geçmek isteyen bir klinik yöneticisi ne ararsa arasın, karşısına çoğunlukla bir ürünün satış sayfası çıkar. Oysa işin zor tarafı yazılımı seçmek değil, rafta duran binlerce dosyayı tek bir sayfasını bile kaybetmeden karşı tarafa taşımaktır. Linkysoft olarak sahada gerçekten uyguladığımız yöntemi burada adım adım anlatıyoruz: önce rafları sayın, yalnızca hâlâ aktif olan hastaları alan alan yazın, geri kalan dosyaları tarayıp indeksleyin, sonucu da kağıtla yüzde 5 örnekleme yaparak doğrulayın. Küçük bir kliniğin bu işin tamamına para ödemesinin neden gereksiz olduğunu da açıkça söyleyeceğiz.
Bir klinikte “kayıp” aslında neye benzer
Bir klasörün tamamının buhar olup uçtuğunu neredeyse hiç görmedik. Kaybolan şey çok daha sinsidir: yığının içinde unutulmuş tek bir sayfa, kenar boşluğuna elle düşülmüş ve kimsenin yeniden yazmadığı bir alerji notu, metin olarak girildiği için baştaki sıfırı düşen bir cep telefonu numarası ya da aynı kişinin adının iki farklı yazımıyla sistemde iki kez var olması.
Hasarı dürüstçe sıraya dizmek gerekir, çünkü hepsi aynı ağırlıkta değildir. Kaybolan bir bakiye paraya mal olur ama kağıttan geri bulunabilir; kaybolan bir alerji kaydı veya eksik bir ilaç listesi ise hastaya doğrudan zarar verebilir ve onu geri getirecek bir yer yoktur. İşte bu yüzden kontrol emeğini bütün alanlara eşit dağıtmak yerine, zarar verme ihtimali taşıyan alanların üzerine yığmak gerekir.
Bitiş çizgisini daha ilk gün tanımlayın: her klasörün sayıyla hesabı verilecek, kritik alanların her biri ikinci bir çift göz tarafından doğrulanacak ve dijital kopyanın sağlamlığı kanıtlanana kadar kağıt kutusundan çıkmayacak. Bunu yazılı hale getirdiğiniz anda proje bir yazılım alışverişi olmaktan çıkar ve tıbbi sonuçları olan bir stok sayım işine dönüşür, ki zaten baştan beri o işti.
Yazılım almadan önce rafları sayın
İlk haftayı elinizde bir çetele kağıdıyla geçirin ve şu dört sayıyı çıkarın: kaç klasörünüz var, bunlar kaç metre raf kaplıyor, otuz klasörlük bir örneklemde ortalama sayfa sayısı kaç, ve bu hastaların kaçı son 24 ayda gerçekten kliniğe geldi. Dördü de göz kararı tahmin edilebilir görünür, ama o tahmin ilerleyen haftalarda size pahalıya patlar.
Aynı öğleden sonra kullanabileceğiniz bir ölçü verelim: dört çekmeceli standart bir dosya dolabı kabaca 2 ila 2,5 metre dosya alır, bu da yaklaşık 300 ila 500 hasta klasörü eder, genel pratisyenlik dosyası ise ortalama 8 ila 15 sayfadır. Yani odadaki dolapları saymak bile size ilk gerçekçi büyüklüğü verir ve tedarikçiyle konuşurken elinizi güçlendirir.
Sıralamanın önemi şurada: her teklif, her takvim ve her personel kararı bu dört sayıdan hesaplanır. Bu rakamları sormadan fiyat veren bir tedarikçi tahmin yürütüyor demektir ve o tahminin faturasını her zaman klinik öder, çünkü eksik hesaplanan iş sonradan ek kalem olarak geri döner. Projelerin gerçek sayımlardan nasıl ölçeklendiğini merak ediyorsanız örnek çalışmalarımıza bakabilirsiniz.
Her dosyanın veri olarak girilmesi gerekmez: iki hat kuralı
Birinci hat aktif listedir, yani son 18 ila 24 ayda görülmüş hastalar. Bunlar sistemde gerçek alanlar olarak yazılır, yani arayabildiğiniz, filtreleyebildiğiniz ve rapor alabildiğiniz veri haline gelirler, çünkü kliniğin günlük işi zaten bu insanlar üzerinden yürür.
İkinci hat geri kalan herkestir ve onların dosyaları yalnızca taranıp ad, kimlik numarası ve tarih ile indekslenir. Böylece dosya saniyeler içinde bulunur, ama belki hiç açılmayacak bir geçmişi yeniden yazmak için kimse para ödemez.
Çoğu genel klinikte kayıtlı hastaların yüzde 55 ila 70'i son 24 ayda hiç gelmemiştir, dolayısıyla “şimdi yazılması şart” listesi genelde rafın yalnızca yüzde 30 ila 45'idir. Yani ücretini ödeyeceğiniz yazım işi, kliniğin sessizce korktuğu miktarın çoğu zaman yarısından azdır.
İkinci hattaki bir hasta bir gün kapıdan girerse, resepsiyon onun başlık bilgilerini bankoda yaklaşık dört dakikada yazar ve o kişi sessizce birinci hatta geçer. Bunun anlamı şu: raf zaman içinde kendi kendini dönüştürür ve bu dönüşümün ek bir maliyeti olmaz.
Bir de kağıt kütüğünde her zaman bulacağınız bir şey var, kayıtların yüzde 3 ila 8'i mükerrerdir. Aynı kişi iki farklı yazımla ya da yanlışlıkla açılmış ikinci bir klasörle iki kez durur, ki bu bir kaos işareti değil olağan bir durumdur, bu yüzden devreye almadan önce bir birleştirme turu planlamak işin normal parçasıdır.
Kusursuz olmak zorunda olan dokuz alan
Bu dokuzunu adıyla sayalım, çünkü bir kliniğin günlük işini yürüten bilgi tam olarak bunlardır, gerisi arşivdir:
- kimlik belgesindeki haliyle tam ad
- hasta veya kimlik numarası
- doğum tarihi
- cep telefonu
- alerjiler
- kronik hastalıklar
- kullanılan ilaçlar
- son geliş tarihi
- açık bakiye
Geri kalan her şey, yani eski muayene notları, geçmiş tansiyon ölçümleri ve önceki reçeteler, yazılmış bir alan yerine taranmış bir sayfa olarak kalabilir. Bunu yüksek sesle söylemek, on iki aylık bir projeyi üç aylık bir işe çeviren asıl karardır.
Yalnızca bu dokuz alanda çift giriş yapın, yani ikinci bir kişi aynı alanları yeniden yazsın ve sistem uyuşmayan her değeri işaretlesin. Tek geçişli elle yazımda normalde her 100 alanda 1 ila 3 hata çıkar; çift giriş bunu 100'de 0,5'in belirgin biçimde altına indirir ve karşılığında sadece o alanların yazım süresine kabaca üçte bir ekler.
Klavyeye dokunulmadan önce biçim kurallarını da karara bağlayın: tarih sırası, ülke kodlu telefon biçimi, elle çevrilmiş adlar için tek bir yazım standardı ve alerji alanı için açık bir “bilinen alerjisi yok” kaydı. Boş bir kutu “sorun yok” demek değildir, “kimse sormadı” demektir ve bu ikisi tıbbi olarak asla aynı şey değildir.
Gerçekte ne kadar tutar ve ne kadar sürer
Takip edebileceğiniz bir örnek üzerinden gidelim: ortalama 12 sayfalık 4.000 klasör. Pratik bir yazıcı eli bir hastanın başlık bilgilerini 3 ila 6 dakikada girer, 4 dakika üzerinden 4.000 klasörün tamamı 267 saat eder ve bu tek kişi için yaklaşık 33 iş günü, beş kişilik bir ekip içinse yedi gündür. Ama iki hat kuralı burada da geçerli olduğundan şimdi yazılması gereken klasör sayısı 1.200 ila 1.800'dür ve gerçek yazım yükü 80 ila 120 saate iner.
Tarama tarafının aritmetiği de benzer şekilde açıktır: hazırlık dahil gerçekçi hız kişi başı saatte 400 ila 700 sayfadır, 48.000 sayfayı bu iki hıza böldüğünüzde en iyi ihtimalle 69, en kötü ihtimalle 120 saat çıkar, yani 70 ila 120 saat hesaplamak doğru olur. Buna mükerrer kayıtları birleştirmek için yaklaşık 17 saat ve yüzde 5'lik örneklemi denetlemek için 20 saat daha eklenir.
Parayı söz olarak değil aralık olarak verelim: dışarıya verilen yazım işi hasta başlığı başına genelde 0,35 ila 1,20 ABD doları, tarama ise sayfa başına 0,02 ila 0,06 dolar arasında seyreder. Yazım yalnızca 1.200 ila 1.800 aktif klasörü kapsadığı için bu klinik yazımda 420 ila 2.160 dolar, 48.000 sayfanın tamamını kapsayan taramada ise 960 ila 2.880 dolar bandına oturur.
Depolama ise işin ucuz tarafıdır ve bunu söylemekte fayda var: 300 dpi siyah beyaz taranmış bir sayfa 40 ila 120 KB tutar, yani 48.000 sayfa toplamda yalnızca 2 ila 6 GB eder ki bu bir filmin boyutudur. Aynı sayfaları renkli tararsanız sekiz ila on kat büyürler, bu yüzden renk kararı bir estetik tercih değil bir maliyet kararıdır.
Baştan sona bakıldığında, 4.000 klasörlü üç doktorlu bir klinik 11 ila 15 haftada biter ve toplamı açıkça yazmakta fayda var: yaklaşık bir hafta sayım ve karar, iki hafta kurulum ve eğitim, dört ila altı hafta normal klinik günlerinin yanında yazım ve tarama, dört ila altı hafta da çift yürütme ve kontrol. Yani ağır iş yalnızca 4 ila 6 hafta sürer, gerisi sayma, karar verme, eğitme ve doğrulamadır.
Kiralık bir paket yerine kliniğin kendi iş akışına oturan bir sisteme ihtiyaç duyduğunuz noktada web tabanlı uygulama geliştirme tarafına bakmak mantıklıdır, çünkü göç kararının yarısı zaten “bu veri nereye gidecek ve orada nasıl duracak” sorusudur.
Eski dosyaları bir kez ve düzgün taramak
Taramanın yavaş yarısı hazırlıktır: zımbaları sökmek, katları düzeltmek, yapışkan notları kaldırmak, yırtık kenarları onarmak ve arkalı önlü sayfaları ayırmak. Bu yüzden bütçenizde hazırlık masasına, tarayıcının kendisine ayırdığınızdan daha fazla süre bırakın. Masaüstü çift taraflı bir tarayıcı kağıt üstünde dakikada 30 ila 60 sayfa der, ama zımba ve katlar hesaba katıldığında gerçekçi sürdürülebilir hız kişi başı saatte 400 ila 700 sayfaya iner.
Ayarları sade dille açıklayalım. 300 dpi, inç başına 300 nokta demektir ve hem bir doktorun el yazısını okumaya hem de yazılımın basılı metni tanımasına yetecek ayrıntıyı verir. Dupleks, sayfanın iki yüzünün tek geçişte taranmasıdır. Yazılı sayfalar için siyah beyaz yeterlidir, renkli tarama ise yalnızca EKG çıktıları, yara fotoğrafları ve cilt görüntüleri için gerekir.
PDF/A ise, dosyanın yirmi yıl sonra da doğru açılması için tasarlanmış bir PDF biçimidir, dolayısıyla bunu sözleşmede yazılı olarak isteyin. Arşiv tarafında sonradan en çok pişmanlık yaratan şey eksik sayfa değil, artık açılmayan dosya biçimleridir.
Metin tanıma, yaygın adıyla OCR, resmin üzerindeki yazıyı okur ve taranmış bir belgenin içinde arama yapmanızı sağlar. Temiz basılı metinde doğruluğu kabaca yüzde 90 ila 98'dir, el yazısında ise belirgin biçimde düşer, tam da bu yüzden dokuz kritik alan için ona asla güvenilmez. OCR aramayı kolaylaştırır, doz veya alerji yazmaz.
Dosya adlandırma kuralını ilk gün tek bir biçimde kararlaştırın, örneğin hastaNo_soyad_tarih_belgeturu. 48.000 dosyayı sonradan yeniden adlandırmak, kimsenin bütçesinde olmayan ikinci bir projedir.
Dağınık el yazısıyla doldurulmuş formları okutmak için yapay zeka sistemleri gerçekten yardımcı olur, ama dürüst olalım: klinik içerikli her satırı yine bir insanın onaylaması gerekir.
Bu veriyi kim girecek ve ne zaman
Gerçekçi üç yol var: resepsiyonun her hastayı geldiği anda bankoda sisteme girmesi, klinik personelinin mesai sonrası ücretli partiler halinde çalışması ya da dışarıdan bir veri giriş ekibinin sizin sisteminizde isimli hesaplarla çalışması.
Bankoda giriş, yani gelişte dijitalleştirme, çoğu zaman hem en ucuz hem de en doğru yöntemdir, çünkü hasta karşınızda durur ve kendi telefon numarasını, kendi alerjisini bizzat teyit eder. Altı ay içinde önemli olan hemen herkesi bu şekilde kayıt altına almış olursunuz, üstelik ayrıca bir yazım bütçesi açmadan.
Dışarıya iş verecekseniz, imzalı bir gizlilik sözleşmesi olmadan hiçbir dosyanın binadan çıkmasına izin vermeyin ve kayıtları kendi dizüstü bilgisayarındaki bir tabloya kopyalayan birine karşı, sizin sisteminizde isimli hesaplarla çalışan bir ekibi kesinlikle tercih edin.
Şimdi kârımıza olmayan şeyi açıkça söyleyelim: aktif hasta sayısı 800'ün altında olan tek doktorlu bir muayenehanenin veri giriş şirketine ihtiyacı neredeyse hiç olmaz, çünkü aynı işi resepsiyon birkaç saatlik fazla mesai bedeliyle yapar. Tarama tarafında da aynı ölçek mantığı geçerlidir, küçük arşivde makine kiralamak yerine sabırlı bir hafta yeterlidir.
Kağıt ile yazılımı bir süre birlikte yürütün, sonra durun
4 ila 6 haftalık bir dönem planlayın ve bu süre boyunca her muayene hem kağıda yazılsın hem sisteme girilsin, böylece hiçbir şey henüz yeni araca güvenmek zorunda kalmaz.
Bitiş tarihini önceden ilan edin ve bu tarihin yetkisini adıyla tek bir kişiye verin. Ucu açık bırakılan çift yürütme, kliniğin bir yıl sonra hâlâ kağıtla çalışırken her ay yazılım parası ödemesinin en bilinen sebebidir.
Ekibe normalin neye benzediğini önceden anlatın: ilk hafta muayeneler yüzde 20 ila 40 daha yavaş ilerler ve üçüncü ya da dördüncü haftada eski hıza döner. Bunu söylemezseniz üçüncü günde birileri sistemin başarısız olduğunu ilan eder ve o karar geri alınması en zor karardır.
Bu dönemde asıl sinyalleri izleyin, yani personelin kaçındığı ekranları, sürekli boş bırakılan alanları ve doktorun hâlâ sistemden çekmek yerine ezberden çıkardığı raporu. Eğitimi de demo verisiyle değil gerçek dosyalarla yapın, çünkü o zaman ekip aynı saat içinde hem yazılımı öğrenir hem kayıtları temizler.
Hiçbir şeyin kaybolmadığını kanıtlamak: geri sayım
Birinci kontrol sayımdır, yani giren klasör sayısı çıkan kayıt sayısına birebir eşit olmalıdır, çünkü toplamlar tutmuyorsa geri kalan bütün kontroller havada kalır. Aradaki her fark için omuz silkmek yerine, o farkın nereden geldiğini anlatan yazılı bir not isteyin.
İkinci kontrol örneklemedir: taşınan kayıtların yüzde 5'ini, en az 50 tanesini rastgele çekin ve orijinal kağıtla alan alan karşılaştırın. Bu iş 4.000 klasörlük bir klinikte yaklaşık 20 saat tutar, ki bu üç ay sonra ortaya çıkacak bir hatanın maliyetinin yanında hiçbir şeydir.
Üçüncü kontrol kritik alan taramasıdır, yani alerji alanı boş olan ya da doğum tarihi girilmemiş her kayıt tek tek takip edilir, çünkü o boşluklar birer cevap değil henüz sorulmamış birer sorudur.
Kabul ve ret kuralını daha başlamadan yazın, örneğin 50 örnek kaydın 2'sinden fazlasında kritik bir alanda hata çıkarsa parti bütünüyle yeniden işlenmek üzere geri döner. Kuralı önceden koymanın faydası şudur: tartışma kişi üzerine değil kural üzerine yürür ve kimse savunmaya geçmez.
İşin sonunda kimin neyi ne zaman kontrol ettiğini yazan tek sayfalık bir onay belgesi imzalanır ve kağıtlar ancak ondan sonra kutulanıp kaldırılır. Yasal saklama süresi gerçekten dolana kadar da hiçbir şey imha edilmez.
Gizlilik, yedekler ve sizi kurtaran sıkıcı işler
Her kişiye ayrı bir kullanıcı hesabı açın ve ortak bir resepsiyon hesabı asla kullanmayın, çünkü bütün işlemlerin “resepsiyon” tarafından yapıldığını söyleyen bir kayıt izi, ihtiyacınız olan gün size hiçbir şey anlatmaz.
Rolleri erkenden belirleyin: klinik notları kim açabilir, kim yalnızca randevu defterini ve bakiyeyi görebilir, veriyi dışarı kim aktarabilir. Dışa aktarma herkesin unuttuğu sessiz risktir, çünkü tek bir tıklamayla bütün arşiv bir dosyaya sığar.
Yedekleme için 3-2-1 kuralını sade haliyle uygulayın, yani üç kopya, iki farklı tür ortamda ve biri bina dışında. Üstüne her üç ayda bir geri yükleme denemesi ekleyin, çünkü hiç geri yüklenmemiş bir yedek yedek değil yalnızca bir söylentidir.
Verinin hem taşınırken hem dururken şifrelenmesini isteyin, ayrıca resepsiyondaki dizüstü bilgisayarın ve doktorun cebindeki telefonun da sistemin parçası olduğunu unutmayın, dolayısıyla ekran kilidi zorunludur. Bu tarafı ciddiye alacaksanız siber güvenlik hizmetlerimiz ve yedekleme üzerine yazdıklarımız iyi bir başlangıç olur.
Saklama sürelerini aralıkla ve bir uyarıyla verelim: erişkin kayıtları için son temastan sonra yaygın olarak 6 ila 10 yıl, çocuk kayıtları için ise daha uzun süre istenir ve kurallar ülkeden ülkeye değişir. Bu yüzden hiçbir şeyi imha etmeden önce kendi ülkenizdeki kuralı teyit edin ve dijital kopyanın iki ayrı yedekte durduğundan emin olun.
Küçük seçeneğin doğru olduğu durumlar
Muayenehanede aktif hasta sayısı kabaca 300'ün altındaysa ya da doktor iki yıl içinde emekli olmayı planlıyorsa, yalnızca tarama ve indeksleme hattını yapın ve yazılı göçü tamamen atlayın, çünkü o para çevrimiçi randevu ve hatırlatma mesajı tarafında çok daha fazlasını satın alır.
Klinik hoşlanmadığı bir sisteme zaten sahipse, yeni bir şey almadan önce alanları, yetkileri ve gerçekten kullanılan iki raporu düzeltin, çünkü göç bir iş akışı sorununu iyileştirmez, yalnızca onu yeni bir yere taşır.
Linkysoft bu işi şöyle yürütür: önce sayarız, teklifi o dört sayıdan çıkarırız, göçü isimli partiler halinde ve yazılı bir kabul ret kuralıyla yaparız, sonra da devreye alma gününde ortadan kaybolmak yerine çift yürütme bitene kadar kalırız. Bir kliniğe küçük seçeneğin daha doğru olduğunu söylememiz gerekiyorsa bunu açıkça söyleriz, çünkü işimiz yazılım satmak değil kliniğin işini yürütür halde tutmaktır.
Kayıtlar düzene girdikten sonra hatırlatma ve randevu tarafı için mobil uygulama geliştirme tarafına bakmak anlamlı olur. Kendi rakamlarınızla konuşmak isterseniz bize ulaşın, benzer konulardaki diğer yazılar için de blogumuza göz atabilirsiniz.
