Klinik ve hastane sahiplerinin bize sorduğu ilk soru neredeyse her zaman aynıdır: "Bu sistem kaça mal olur?" Aldıkları cevap ise genelde tek bir satırdır, yani bir firmanın lisans ya da abonelik fiyatı. Oysa bir kliniğin altına imza attığı fatura tek satırdan ibaret değildir; içinde aşağı yukarı beş kalem vardır ve bunların dördü teklif kağıdında yazmaz. Bu yazıda o faturanın tamamını kuruyoruz: ilk yıl ne ödersiniz, sonraki her yıl ne ödersiniz, hesabı da gözünüzün önünde yaparak. Özel yazılımın kendini ödemeyi bıraktığı noktayı ve kiralamanın daha akıllıca olduğu durumu da açıkça yazıyoruz.
Klinik yazılımı alırken aslında neyi satın alıyorsunuz
"Sistem" kelimesi tek parça bir şeymiş gibi duyulur, oysa içi ayrı ayrı işlerden oluşur ve fatura tam olarak bu parçalara göre şişer. Sade haliyle satın aldığınız şeyler şunlardır:
- Hasta dosyası: kağıt dosyanın yerine geçen, geçmiş muayeneleri, tanıları, reçeteleri ve tahlil sonuçlarını tek yerde tutan kayıt.
- Randevu defteri: hangi doktorun hangi saatte kimi göreceğini gösteren, resepsiyonun bütün gün açık tuttuğu ekran.
- Fatura ve tahsilat: hasta çıkarken kesilen belge, kalan bakiye, kasa ve gün sonu kapanışı.
- Eczane ve stok: ilacın ve sarf malzemesinin ne kadar kaldığı, hangi tarihte biteceği.
- Laboratuvar ve görüntüleme istekleri: doktorun istediği tahlilin cihaza gitmesi, sonucun hasta dosyasına geri dönmesi.
- Sahibin raporları: ayın ne kazandırdığı, hangi doktorun ne ürettiği, hangi tahsilatın hâlâ beklediği.
Klinik sistemi ile hastane sistemi arasındaki fark, fiyatı tek başına beş kat ve fazlasıyla oynattığı için baştan ayıralım. Klinikte hasta aynı gün gelir ve gider; bir ya da iki adreste, ayakta hizmet verilir. Hastanede ise yatak, yatış kabul ve taburcu, servisler, vardiya devri, kat vizitleri ve bölüm bütçeleri devreye girer, yani sistem koca bir binayı yirmi dört saat yönetir.
Fiyatın mantığını da erkenden netleştirelim, çünkü yanlış anlaşmaların çoğu buradan çıkar: fatura kaç modül açtığınıza ve kaç kişinin kendi kullanıcı adıyla giriş yaptığına göre büyür, kaç hasta baktığınıza göre neredeyse hiç büyümez. Bu yüzden günde kırk hasta bakan tek bir doktor, günde on hasta bakan ama dokuz kullanıcısı olan bir klinikten daha az ödeyebilir. Elinizdeki teklif de yaklaşık beş satırlık bir faturanın yalnızca bir satırıdır; kalan dördünü aşağıda tek tek dolduracağız.
Klinik yazılımı üç şekilde fiyatlanır
Birincisi kullanıcı başına aylık abonelik, yani kiralama. Pratikte gördüğümüz aralık her bir giriş için aylık 25 ile 80 dolar arasındadır; başlangıçta ödeyeceğiniz bir şey yoktur, sunucu ve güncellemeler fiyata dahildir, buna karşılık ödeme hiçbir zaman bitmez.
İkincisi tek seferlik lisans artı yıllık bakım, yani programın bir kopyasını satın alıp kendi sunucunuza kurmak. Küçük bir merkez için lisans tipik olarak 3.000 ile 15.000 dolar arasındadır, sonrasında destekli ve güncel kalmak için her yıl lisans bedelinin yüzde 15 ile 22'si kadar bakım ödersiniz.
Üçüncüsü size özel yapılan ve mülkiyeti size ait olan sistem. Hasta dosyası, randevu, faturalama ve sahibin raporlarıyla sınırlı odaklı bir yapım tipik olarak 10 ile 16 hafta sürer ve 18.000 ile 60.000 dolar bandına oturur; yatan hasta, eczane, laboratuvar ve sigorta provizyonunu da kapsayan tam bir hastane yapımı ise 6 ile 12 ay sürer ve 70.000 ile 250.000 dolara yaklaşır. Sonrasında sistemi barındırmak, yamalamak ve geliştirmek için çok daha küçük bir yıllık rakam ödersiniz.
Bu üçünü manşet rakama göre değil, nakit akışına göre karşılaştırın, çünkü aynı beş yılda cebinizden çıkan para bambaşka bir ritimle çıkar. Bir de ayrılık gününü baştan sorun: veriyi hangi biçimde alacaksınız (tabloya açılan gerçek bir dosya mı, yoksa sadece ekrandan bakılan bir arşiv mi), tam dışa aktarım kaç gün sürer ve bu talebi kimin imzalaması gerekir. Bu cevabı sözleşmeden önce almak, dördüncü yılın fiyatını bugünden belirler.
Küçük bir klinik ilk yıl ne öder
Somut olalım. Bir doktor, bir resepsiyonist, bir hemşire ve yarı zamanlı bir muhasebeci, yani dört kullanıcı. Kullanıcı başına aylık 25 ile 80 dolardan hesaplarsanız ayda 100 ile 320 dolar, yılda 1.200 ile 3.800 dolar eder; bu rakam faturanın yalnızca yazılım satırıdır.
İlk yılın geri kalanı şöyle birikir: hafif bir veri taşıma (mevcut hasta listesi ve açık bakiyeler), ekibe yayılmış 6 ile 12 saatlik eğitim, bir resepsiyon bilgisayarı, bir etiket yazıcısı ve bir barkod okuyucu. Hepsi bir araya geldiğinde bu ölçekte gerçekçi ilk yıl toplamı 3.000 ile 7.000 dolar civarına oturur, yani teklifteki rakamın yaklaşık iki katına.
Bu büyüklükteki bir klinik için tavsiyemiz nettir: hazır bir sisteme abone olun, özel yazılım yaptırmayın. Çünkü ödeyeceğiniz fazladan para, kiralanan sistemin zaten yaptığı işlerin ötesinde hiçbir şey satın almaz. Tek bir parçayı, mesela randevu yönetimi tarafını daha derin okumak isterseniz o konudaki yazılar da elinizin altında.
Grup muayenehanesi ya da poliklinik ne öder
Burası 5 ile 20 kullanıcı bandıdır: iki ya da üç şube, birkaç branş ve ilk gerçek karmaşıklık, yani sigorta provizyonu ile beraberinde gelen kurallar. İnsanların çoğu sıçramanın doktor sayısından geldiğini sanır, oysa öyle olmaz. Fark neredeyse her zaman üç yerden gelir: provizyon ve sigorta modülü, şube başına alınan ek ücret ve bütün şubeleri tek tabloda toplayan konsolide raporlama.
Bu bantta tipik ilk yıl toplamı 6.000 ile 25.000 dolar arasındadır; yazılım satırının kendisi ise kaç kişinin gerçekten kendi girişine ihtiyacı olduğuna göre 3.000 ile 14.000 dolar arasında değişir. "Gerçekten" kelimesinin altını çiziyoruz, çünkü fatura tam olarak orada şişer.
Bir uyarı da kullanıcı başına fiyattan kaçmak için sık başvurulan ortak kullanıcı yöntemi için: üç kişinin aynı kullanıcı adıyla girmesi ayda birkaç yüz dolar kazandırır ama bir hasta kaydını kimin değiştirdiğini gösteren izi siler. Sonradan satın alamayacağınız tek şey de budur, çünkü bir yıl sonra "bu tanıyı kim sildi" sorusunun cevabı ya kayıtlıdır ya değildir.
Hastane ne öder ve rakam neden birden büyür
Hastanede değişen şeyleri saymak farkı tek başına anlatır: yatak ve yatış kabul, yatan hastaya ilaç saatleri, yüz binlerce dolarla değerlenen eczane stoğu, sistemle konuşması gereken laboratuvar ve görüntüleme cihazları, sigorta portalları ve gecenin üçünde telefonu açan bir destek ekibi. Bunların hiçbiri bir kliniğin listesinde yoktur.
Tipik ilk yıl aralığı 40.000 ile 250.000 dolar ve üzeridir; binanın tamamının kısmen değil gerçekten canlı olması ise 6 ile 12 ay alır. Bu süre bir gecikme değil, işin doğal uzunluğudur.
Aşamalı geçiş de burada bir erteleme değil, doğrudan bir maliyet kontrolüdür: önce kayıt ve faturalama, sonra eczane ve laboratuvar, en son yatan hasta. Böylece hastane parayı dilim dilim öder ve iki dilim arasında öğrendiğini bir sonrakine taşır, ki bu öğrenme genelde ikinci aşamanın fiyatını düşürür.
Üç vardiyaya yayılmış 60 ve üzeri personeli eğitmek de kendi başına bir bütçe satırıdır, yazılım fiyatının içine katlanacak bir ayrıntı değil. Aynı eğitimi üç kez vermek zorunda kalırsınız, çünkü gece vardiyası gündüz eğitimine gelmez.
Teklifte hiç görünmeyen kalemler
Eski kayıtların taşınması genelde ilk yıl bütçesinin yüzde 5 ile 12'sini alır. Yaklaşık 20.000 hasta dosyası olan bir klinik, 2 ile 5 iş günü veri temizliği ve gerçeğinden önce bir prova aktarımı beklemelidir, çünkü ilk geçiş her seferinde mükerrer hastaları ve eksik telefon numaralarını ortaya döker. Provayı atlayan klinikler bu sürprizi canlı sistemde yaşar, ki orada düzeltmek çok daha pahalıdır.
Eğitim rol başına 2 ile 6 saattir; kimsenin teklife yazmadığı kısım ise şudur: geçişten sonraki ilk iki ile dört hafta boyunca iş çıkarma hızı yüzde 20 ile 30 düşer. Beş kişinin üç hafta boyunca yüzde 25 yavaş çalışması kabaca dört tam iş günü demektir, dolayısıyla bunu hem takvime hem bütçeye baştan yazmak gerekir.
Masaların üstündeki donanım da genelde teklifin dışında kalır ve rakamlar bellidir: resepsiyon bilgisayarı 400 ile 700 dolar, termal etiket yazıcısı 150 ile 400, barkod okuyucu 30 ile 80, muayene odası başına tablet 200 ile 400, küçük bir kesintisiz güç kaynağı 80 ile 200 ve yedek internet hattı ayda 20 ile 60 dolar.
Dışarıyla kurulan her bağlantı da ayrı fiyatlanır. Bir laboratuvar cihazı, bir sigorta portalı, bir ödeme altyapısı ya da ulusal hasta kimlik doğrulaması, her biri tipik olarak 1.500 ile 6.000 dolar ve bir ile üç hafta ekler; bu sürenin büyük kısmı da sizin tarafınızda değil, karşı kurumun onay hızında geçer.
Yayına aldıktan sonra her yıl gelen fatura
Sahip olduğunuz bir sistemi çalışır tutmak, büyüklüğe göre ayda 40 ile 400 dolar barındırma gideri, yedekler ve bu yedeklerden gerçekten geri dönülüp dönülmediğini kanıtlayan bir test demektir. Üstüne yapım bedelinin yüzde 15 ile 20'si kadar destek ve güncelleme sözleşmesi gelir, yani 40.000 dolarlık bir sistemi sağlıklı tutmak yılda kabaca 6.000 ile 8.000 dolardır.
Mesaj başına ödenen kalemler klinik büyüdükçe büyür. Randevu hatırlatması mesaj başına 0,01 ile 0,05 dolardır, dolayısıyla günde 60 mesaj yılda 21.900 mesaj ve 220 ile 1.100 dolar eder. Karşılığında gelmeyen hasta oranı tipik olarak yüzde 20 civarından yüzde 8 ile 12 arasına iner, ki bu tek başına o mesaj bütçesini fazlasıyla karşılar.
Kart ve online ödeme komisyonları da işlem başına yüzde 1,5 ile 3 artı küçük bir sabit tutardır. Ayda 30.000 dolarını karttan tahsil eden bir klinik, yazılım teklifinde hiç görünmeyen 450 ile 900 dolarlık aylık bir gideri zaten ödüyor demektir.
Kiralanan bir sistemde büyümenin de bir fiyatı vardır: işe aldığınız her yeni resepsiyonist aylık faturaya bir satır daha ekler. Büyüyen grupların bir noktada "acaba kiralamak yerine sahip mi olsak" diye sormaya başlamasının sebebi tam olarak bu baskıdır.
On kişilik bir klinik için örnek bir yıllık fatura şöyle görünür:
- Abonelik: 10 kullanıcı, kişi başı aylık 55 dolar, yılda 6.600 dolar.
- Randevu hatırlatmaları: günde 60 mesaj, yılda yaklaşık 600 dolar.
- Yedek internet hattı: ayda 40 dolar, yılda 480 dolar.
- Donanım yenileme ve küçük onarım payı: yılda 500 dolar.
- Kart komisyonları: ayda 30.000 dolar tahsilat üzerinden yılda 5.400 ile 10.800 dolar.
Yazılım tarafı bu tabloda 8.200 dolar civarındadır; kart komisyonu ise yazılımdan bağımsız olarak cironun peşinden gelir, ama bütçeyi yapan kişi ikisini de aynı sayfada görmelidir.
Kiralamak mı sahip olmak mı: fikir değil, aritmetik
Bu soruyu görüşle değil hesapla cevaplayalım, iki farklı klinik büyüklüğü için beş yıla bakalım.
Sekiz kullanıcılı bir klinik, kişi başı aylık 55 dolardan ayda 440, yılda 5.280 ve beş yılda yaklaşık 27.000 dolar öder. Aynı klinik için özel bir yapım 55.000 dolar tutar, üstüne yılda 4.800 dolar barındırma ve destek biner, yani beş yılın toplamı 79.000 dolar olur. Burada kiralama açık ara kazanır, o yüzden bu ölçekte tartışmaya bile gerek yoktur.
Kırk kullanıcılı bir yapıda tablo değişir. Kişi başı aylık 60 dolardan ayda 2.400, yılda 28.800 ve beş yılda yaklaşık 144.000 dolar kira ödenir. Aynı işi yapan kendi sisteminiz 105.000 dolara kurulur ve yılda 8.800 dolara yaşatılırsa beş yıl 149.000 dolar eder. İki rakam birbirine o kadar yakındır ki altıncı yıldan itibaren sahiplik öne geçer, çünkü kira devam eder, yapım bedeli ise bitmiştir.
Dürüst cevap şudur: geçiş noktası genelde 30 ile 50 günlük kullanıcı arasında ya da beşinci ile yedinci yıl civarında belirir. Bunun altında özel yazılım tasarruf için değil, uyum ve mülkiyet için yaptırılır. Erkenden kazandığı üç durum vardır: hiçbir hazır ürünün desteklemediği alışılmadık bir iş akışınız varsa, birden çok kliniği ve bir hasta uygulamasını tek yerde birleştirmek zorundaysanız ya da veriyi başkasının platformunda tutmayı kabul etmiyorsanız. İlk iki durum için web uygulaması geliştirme tarafına, hastanın elindeki uygulama için de mobil uygulama geliştirme tarafına bakmak mantıklıdır. Linkysoft olarak küçük bir kliniğe bu hesabı gösterip "siz abone olun" dediğimiz çok olmuştur, çünkü rakam öyle diyorsa yapılacak iş budur.
Para aslında nerede boşa gidiyor
En sık gördüğümüz israf, kimsenin açmadığı modüllere her ay para ödenmesidir. Çaresi basittir: geçişten 90 gün sonra kullanıcı giriş raporunu isteyin, hangi ekranın kaç kez açıldığını görün ve açılmayanı kapatın.
İkincisi, değiştirilmesi gereken bir alışkanlığı yazılıma kopyalatmaktır. Sırf kağıt döneminden kalma diye var olan bir onay adımını sisteme işletmek için 4.000 dolar ödemek, o adımın ömrünü bir de dijital olarak uzatır.
Üçüncüsü, beş yıl sonra olabileceğiniz hastane için bugün satın almaktır. Fazladan kapasite, kliniğin büyüme hızından daha çabuk eskir, dolayısıyla parayı iki kez ödersiniz.
Dördüncüsü, ayda iki kez giriş yapan personel için tam kullanıcı lisansı tutmaktır. Beşincisi de çıkış maddesi olmayan ya da verinin okunabilir bir biçimde dışa aktarılmasını garanti etmeyen uzun sözleşmelerdir, çünkü böyle bir sözleşme kötü bir tercihi dört yıllık kötü bir tercihe çevirir. elektronik hasta kayıtları konusunda ne isteyeceğinizi bilmek, bu maddeyi görüşmede sormanızı da kolaylaştırır.
Güvenlik, yedek ve tek kötü günün bedeli
Tıbbi kayıt tutan bir sistemde pazarlık edilemeyecek dört şey vardır: her kişi için ayrı kullanıcı, her dosyayı kimin açtığını ve kimin değiştirdiğini gösteren erişim kaydı, verinin şifrelenmesi ve yılda en az iki kez gerçekten geri yüklenerek test edilen dış yedekler. Denenmemiş yedek, yedek sayılmaz.
Kesintinin bedelini de takip edebileceğiniz bir rakama çevirelim. Günde 40 hasta bakan ve hasta başına ortalama 35 dolar üreten bir klinik, sistemin kapalı geçtiği tek bir günde yaklaşık 1.400 dolar kaybeder, üstüne herkesi yeniden aramak için harcanan personel saatleri gelir.
En ucuz teklifin çoğu zaman en pahalısı çıkmasının sebebi de budur: denenmiş bir geri yükleme yoktur, erişim kaydı yoktur ve iş başa düştüğü anda telefonu açan kimse yoktur. Güvenlik tarafında neyin standart olması gerektiğini siber güvenlik sayfamızda daha ayrıntılı anlatıyoruz.
Son bir öneri: sistemin kapalı kalabileceği iki saat için yazılı bir kağıt planı olsun, yani hangi bilgilerin elle nereye yazılacağı bir sayfada dursun. Hiçbir maliyeti yoktur ve o günü kurtarır.
İki teklifi kanmadan nasıl karşılaştırırsınız
İki teklifi aynı zemine indirmek için şu soruları yazılı olarak sorun:
- Fiyata kaç saat eğitim dahil ve bu eğitim kaç ayrı role veriliyor?
- Destek sözleşmesi yazılı olarak kaç saatlik bir cevap süresi taahhüt ediyor?
- Yayına aldıktan sonra yeni bir rapor istersem bunun bedeli ne olur?
- Veri kime ait, hangi biçimde dışa aktarılabiliyor ve tam bir aktarım kaç gün sürer?
- Bir şube, bir kullanıcı ya da bir entegrasyon eklemek bugünden ne kadar tutar?
- Yenilemede kullanıcı başına fiyat sözleşme süresi boyunca sabit mi ve mevcut müşterilere geçmiş yıllarda ne kadar zam yapıldı?
Dördüncü soru listedeki en önemlisidir, çünkü dördüncü yılın ne kadar pahalı olacağını o cevap belirler. Beşinci sorunun da imzadan sonra değil imzadan önce sorulması gerekir, zira aynı ekleme sözleşme sonrasında rahatlıkla iki katına çıkabilir.
Kopyalayabileceğiniz bir bütçe ve küçük seçeneğin doğru olduğu an
Aşağıdaki üç kademeyi doğrudan tablonuza taşıyabilirsiniz:
- Küçük klinik: ilk yıl 3.000 ile 7.000 dolar, sonraki her yıl 1.500 ile 4.000 dolar.
- Grup muayenehanesi veya poliklinik: ilk yıl 6.000 ile 25.000 dolar, sonraki her yıl 4.000 ile 12.000 dolar.
- Hastane: ilk yıl 40.000 ile 250.000 dolar, sonraki her yıl bu rakamın yüzde 15 ile 20'si.
Planlama kuralı da tek cümlelik: teklifteki yazılım satırı ne yazarsa yazsın, ilk yıl için onun 1,5 ile 1,9 katını bütçeleyin ve dördüncü ayda fark edeceğiniz değişiklikler için yüzde 10 ile 15 daha kenarda tutun. Yani 6.000 dolarlık bir teklif gerçekte 9.000 ile 11.400 dolarlık bir yıldır.
Bunu açıkça söylemek isteriz: bu yıl gerçekten işinize uyan en küçük sistem, dikkatle seçildiğinde, gelmeyebilecek bir gelecek için alınan büyük sistemden daha iyi bir karardır. Sonradan sistem değiştirmek de olağan bir şeydir ve dışa aktarım şartlarını baştan doğru yazdıysanız atlatılabilir.
Benzer kliniklerde bu hesabın nasıl işlediğini görmek isterseniz örnek çalışmalarımıza göz atabilir, kiralamak ile sahip olmak arasında kendi rakamlarınızla bir karşılaştırma isterseniz bize ulaşabilirsiniz. Linkysoft olarak bu karşılaştırmayı çıkarırken kendi çıkarımızı değil, sizin beş yıl sonraki tablonuzu esas alırız.
