Klinik yönetim sistemi arayan çoğu hekim, karşısına çıkan uzun özellik listelerinin kliniğin gerçek gününe hiç benzemediğini görüp kararı erteler. Biz burada başka bir yol izleyeceğiz: dört hekimin çalıştığı, günde kırk civarı randevusu olan sıradan bir kliniğin salı gününü saat saat takip edeceğiz. Her durakta sistemin geri verdiği dakikayı ve parayı açıkça yazacağız, çünkü karar aslında bu rakamlarla veriliyor. Küçük bir kliniğin nerede ucuz hazır ürünü alıp hiçbir şey geliştirmemesi gerektiğini de saklamadan söyleyeceğiz.
Önce şu netleşsin: klinik yönetim sistemi tam olarak nedir?
En sade tarifiyle klinik yönetim sistemi, randevu defterinin, hasta dosyasının, paranın ve stokun tek bir yerde durduğu ortak çalışma alanıdır. Bir bilgiyi bir kez yazarsınız ve o bilgi ilgili olduğu her ekranda kendiliğinden güncellenir, yani hastanın telefon numarası ön büroda düzeltildiğinde muayene odasında da, faturada da düzelmiş olur. Sistemin bütün faydası aslında bu tek cümlede saklı, çünkü bir klinikte kaybolan zamanın büyük bölümü aynı bilginin ikinci, üçüncü kez yazılmasından çıkıyor.
Karşınıza sürekli çıkacak iki terimi bir kez açıklayalım, sonra da bir daha kullanmayalım. Birincisi tıbbi kayıt, yani hastanın klinik dosyası: geçmişi, alerjileri, tanıları ve muayene notları. İkincisi işletme yönetimi, yani randevu defteri, faturalar ve sigorta dosyaları. Kliniklerin çoğunun ikisine birden ihtiyacı var, ama tek bir kullanıcı girişinin arkasında olmak şartıyla, çünkü birbiriyle konuşmayan iki ayrı program aldığınızda aradaki bilgiyi taşıyan kişi yine sizin personeliniz olur.
Ne olmadığını söylemek de en az bunun kadar önemli, zira alıcılar en çok burada yanılıyor. Klinik yönetim sistemi bir internet sitesi değildir, WhatsApp artı Excel tablosu hiç değildir ve iyi bir ön büro çalışanının yerini almaz. Ortadan kaldırdığı şey insan değil, kopyalama işidir.
Bundan sonrası tek bir salı gününden ibaret: dört hekim, iki muayene odası, bir de müdahale odası ve kırk kadar randevu. Değerin görünür olduğu yer burasıdır, çünkü bir sistemin işe yarayıp yaramadığı tanıtım ekranlarında değil, saat 11:00'de sıra karıştığında belli olur.
Kapılar açılmadan önce: yarının listesi ve gelmeyen hasta meselesi
Saat 07:50'de günün listesi hekim ve oda bazında zaten hazırdır. Listenin üzerinde küçük işaretler durur: yeni hasta, sigortası bu ay bitiyor, geçen ziyaretten ödenmemiş bakiyesi var, ameliyat sonrası ilk kontrol. Bu işaretler kimseye ek iş çıkarmaz, sadece günün hangi noktasında dikkat gerekeceğini önceden söyler.
Hatırlatmalar bir önceki akşam ve muayeneden yaklaşık üç saat önce kendiliğinden gitmiştir. Aritmetiği dürüstçe verelim: hiç hatırlatma yapılmayan kliniklerde gelmeyen hasta oranı tipik olarak yüzde 15 ile 30 arasında gezinir, biri 48 saat diğeri 3 saat önce giden iki otomatik randevu hatırlatması ile aynı oran yaklaşık yüzde 6 ile 12 bandına iner. Kırk randevuluk bir listede bu, her gün dört civarı hastanın gerçekten gelmesi, ayda doksana yakın muayene demektir.
Sessiz kalan tarafını da söyleyelim: boş kalan bir slot yalnızca kaybedilen gelir değil, üç hafta daha bekleyecek bir hastadır. Yani hatırlatma, finansal bir iyileştirme olduğu kadar klinik bir iyileştirmedir de.
Zincirleme gecikmeyi durduran kurallar da bu saatte devreye girer: araya konan tampon slotlar, kaç dakikalık gecikmenin kabul edilebilir sayıldığı ve kimin listeye üstten randevu ekleme yetkisi olduğu. Geç gelen hasta kuralı olmayan bir sistem kaosu ortadan kaldırmaz, sadece onu saat 11:00'e erteler.
Saat 09:00, ön büro: kayıt, sigorta ve dürüst bir bekleme süresi
Ön büro hastayı telefon numarasından saniyeler içinde bulur ve dosya on saniyenin altında açılır. Kağıt gerçeğiyle karşılaştıralım: eski bir dosyayı arşivden çıkarmak 4 ile 12 dakika sürer ve kağıtla çalışan tipik bir klinikte dosyaların yüzde 2 ile 5'i hiçbir zaman bulunamaz, yani o muayene hastanın geçmişi olmadan başlar.
Yoğun bir ön büro, üç ile beş hekimli bir klinikte günde 60 ile 120 arasında telefon karşılar. Kağıt üzerinde alınan bir randevu 2 ile 4 dakika sürerken, hasta numarasından bulunup uygun slot ekrandan seçildiğinde aynı iş 40 ile 60 saniyeye iner, ki günde yüz telefonda bu tek başına ciddi bir farktır.
Sigorta ay sonunda değil, kayıt anında kontrol edilir: poliçe numarası, bitiş tarihi, hastanın katkı payı ve poliçenin gerçekte neyi karşıladığı. Tek başına bu adım, ilk gönderimde reddedilen dosya oranını yüzde 12 ile 25 bandından yüzde 3 ile 7 bandına indirir.
Yeni hasta bilgileri ve onam formu tablet üzerinde bir kez doldurulur ve bir daha elle yazılmaz, ki mükerrer hasta kaydı üretmenin önü de tam burada kesilir.
Bekleme ekranı sıradaki yeri ve dürüst bir tahmini gösterir, hekim geciktiğinde tahmini kendisi günceller. Ortalama 35 ile 50 dakikalık beklemeler, sıra ve hekimin gerçek durumu ekrana taşındığında genellikle 15 ile 25 dakikaya oturur. Ama asıl mesele şudur: hastalar kendilerine önceden söylenen beklemeyi affeder, kendi keşfettikleri beklemeyi affetmez.
Muayene odasında: tek ekranda bütün geçmiş, doksan saniyelik not
Hasta koltuğa oturduğu anda hekimin gördüğü şey şudur: alerjiler, kronik hastalıklar, kullandığı ilaçlar, son ziyaretin notu, en son tahlil sonucu ve bir önceki muayenede hastaya ne söz verildiği. Bu son madde küçük görünür ama hasta memnuniyetinin en ucuz kaynağıdır, çünkü hasta söylediği şeyin hatırlandığını görür.
Şablondan yazılan ve önceki ziyareti kendisiyle taşıyan bir muayene notu 60 ile 120 saniye sürer, aynı not serbest metin olarak yazıldığında 4 ile 6 dakika alır. Günde 25 hasta bakan bir hekim için bu, çalışma gününe geri dönen bir saatten fazla zaman demektir.
Reçeteler yazdırılır ya da elektronik olarak gönderilir, dolayısıyla hiçbir şey el yazısının okunaklığına kalmaz. Sistem ayrıca alerji uyarısı verir ve hastanın halihazırda kullandığı bir ilaçla çakışma varsa hekimi durdurur.
Müşterilerimize hep yaptığımız uyarıyı burada da yapalım: not ekranı hekimin gözünü hastadan ayırıyorsa, hekim o ekranı iki hafta içinde terk eder ve bütün proje çöker. Bu yüzden klinik ekran sistemin en kısa ekranı olmak zorundadır, çünkü ne kadar çok zorunlu alan koyarsanız elinize o kadar az gerçek veri geçer.
Geri dönmesi gereken istemler: laboratuvar, görüntüleme ve kimsenin aramadığı sonuç
Tetkik muayene odasından istenir ve aynı anda laboratuvarın iş listesinde belirir, yani koridorda kağıt dolaşmaz ve aynı istem ikinci kez sisteme girilmez.
Sonuç kendiliğinden hasta dosyasına eklenir ve hekime geldiğini haber verir. Önlediği hata çok açıktır: sonuç anormal çıkmıştır, bir kutunun içinde beklemiştir ve kimse hastayı aramamıştır.
Israrla istemeniz gereken emniyet ağı ise bekleyen sonuçlar listesidir, çünkü istenmiş ama beklenen süre içinde dönmemiş her tetkik, biri onu kapatana kadar ekranda görünür kalır. Tahlil sonuçlarının okunması konusunu ayrıca ele aldık, ama listenin kendisi olmadan hiçbir okuma disiplini işe yaramaz.
Sevkler ve şubeler arası aktarımlar dosyayı kendileriyle birlikte taşır, ki bu özellik ikinci lokasyon açıldığı gün birdenbire en kritik başlık haline gelir.
Vezne tarafı: fatura, sigorta dosyası ve sessizce kaybolan para
Fatura, odada gerçekten yapılan işlemlerden üretilir, dolayısıyla bir işlem ne iki kez faturalanır ne de unutulur. Kağıtla çalışan bir klinikte sessiz kaybın en yaygın kaynağı tam olarak budur, çünkü ortada çalınan bir şey yoktur, sadece yazılmayan bir şey vardır.
Nakit, kart ve sigorta payı tek bir makbuz üzerinde bölünür, indirimler yönetici onayına bağlanır ve makbuz numaraları ne tekrar kullanılabilir ne de atlanabilir.
Sigorta dosyası kodları ve ekleriyle birlikte aynı gün gönderilir. Reddedilen her dosya birine 20 ile 40 dakikalık yeniden çalışma yükler ve tahsilatı 30 ile 60 gün daha öteler, bu yüzden sabahki kayıt kontrolü tek başına sistemin bedelini öder. Sigorta dosyalarının takibi ayrı bir uzmanlık gibi anlatılır ama işin yüzde sekseni ön büroda biter.
Kalan bakiyeler bir deftere değil hastanın kaydına yazılır ve bir sonraki ziyarette karşınıza çıkar. Aritmetiği okuyucu kendisi yapabilir: zaten hak ettiği gelirin yüzde 3'ünü daha tahsil eden bir klinik, çoğu zaman yeni hasta peşinde koşan klinikten daha iyi durumdadır.
Stok, sarf malzemesi ve son kullanma tarihleri, bir de bunu hiç açmamak
Malzemeler kullanıldıkça raftan düşer, yani ekrandaki sayı dolaptaki sayıya eşit olur ve yeniden sipariş uyarısı, bir hekim son kutunun boş olduğunu keşfetmeden önce çıkar.
Asıl kazanç, yaklaşık 60 gün önceden verilen son kullanma tarihi uyarılarındadır. Yılda bir kez sayım yapan klinikler sarf malzemelerinin tipik olarak yüzde 5 ile 12'sini süresi geçmiş ya da kayıp bulur; parti ve tarih takibi başladığında bu oran genellikle yüzde 1 ile 3'e iner.
Ucuz olanı da açıkça söyleyelim: tek hekimli, tek dolaplı bir kliniğin stok modülüne hiç ihtiyacı yoktur. Ayda bir kağıt üzerinde yapılan sayım hem daha hızlı hem daha ucuzdur, modülü açmak ise ön büroya karşılığı olmayan bir iş yükü getirir.
Bu modülün kendini ödemeye başladığı çizgi şurasıdır: birden fazla müdahale odası, küçük bir eczane ya da düzenli enjeksiyon uygulamaları, veya ileride bir denetçinin sorabileceği parti numarası taşıyan her şey.
Saat 18:00: günü bir saat yerine beş dakikada kapatmak
Vardiya kapanışı nakit, kart ve sigorta olarak ne girdiğini, ne kadarının hala alacak olduğunu, hangi dosyaların gönderildiğini ve hangilerinin takıldığını gösterir. Hepsi gün içinde zaten yapılmış kayıtlardan gelir, yani akşam yeni bir veri girişi yoktur.
İki akşamı dürüstçe karşılaştıralım: randevu defterini, makbuz koçanını ve laboratuvar defterini birbirine uydurmak 30 ile 60 dakika sürer, tek ekranda kapanış ise 3 ile 5 dakika. Aradaki fark yalnızca zaman değildir, asıl fark eksik bir makbuzun gelecek ay değil bu akşam yakalanmasıdır.
Vardiyalar arası kasa devri de üzerinde isim ve saat yazan kayıtlı bir ana dönüşür, ki hiçbir klinik sahibinin yapmaktan hoşlanmadığı o tartışma böylece kendiliğinden ortadan kalkar.
Günün arkasındaki ay: her hafta okunmaya değer altı sayı
Bir klinik sahibinin gerçekten bakması gereken altı sayı şunlardır: hekim başına muayene sayısı, muayene başına ortalama gelir, gelmeyen hasta yüzdesi, reddedilen sigorta dosyası yüzdesi, 30, 60 ve 90 güne bölünmüş alacaklar ve yeni hastanın tekrar gelen hastaya oranı.
Bunları toplamak yetmez, okumayı da öğrenmek gerekir. Ret oranı yüzde 10'un üzerindeyse sorun neredeyse her zaman zor bir sigorta şirketi değil, ön büroda girilen veridir. Tekrar gelen hasta oranı düşüyorsa mesele genellikle fiyat değil bekleme süresidir, çünkü memnun olmayan hasta şikayet etmez, sadece bir daha aramaz.
Kimsenin açmadığı gösterge panolarına da dikkat edin. Her pazartesi sabahı mesajla gelen üç sayı, bir kullanıcı girişinin arkasında duran yirmi grafikten her zaman daha iyidir. Linkysoft olarak klinik projelerinde işin bu kısmına ayrıca zaman ayırıyoruz, çünkü sahibinin gerçekten okuduğu bir rapor, teknik olarak etkileyici olan rapordan çok daha değerlidir; benzer işlerin nasıl yürüdüğünü örnek çalışmalarımızda görebilirsiniz.
Kim neyi görüyor ve bir çalışanın ayrıldığı gün
Yetkiler sade bir dille kurulur: ön büro randevuyu ve parayı görür ama klinik notları görmez, hemşire yalnızca kendi odalarındaki hastaların notlarını görür, klinik sahibi toplamları görür. Bu çoğu ülkede bir tercih değil, yasal bir beklentidir.
Her dosya açılışı isim ve saatle kaydedilir, ki komşusunun kaydına kimin baktığı tartışmasını çözebilen tek şey bu kayıttır.
Ayrılık günü ise şöyle geçer: hesap tek tıkla kapatılır ve kimse kimseyle şifre paylaşmadığı için başka bir işlem gerekmez. Hızlı büyüyen kliniklerde gördüğümüz en yaygın zayıflık tam olarak paylaşılan şifrelerdir, çünkü kolay başlar ve kimse geri dönüp temizlemez.
Gerçekten denenmiş yedekler de bu başlığın parçasıdır: günlük olarak klinik dışında tutulan bir kopya, yaklaşık 30 günlük geçmiş ve yılda iki kez prova edilen bir geri yükleme. Yedeğini hiç geri yüklememiş bir klinik aslında yedeğe sahip değildir, bu yüzden konuyu siber güvenlik tarafında ayrı bir başlık olarak ele alıyoruz.
Maliyet, küçük seçeneğin kazandığı yer ve kurulumun gerçek hikayesi
Hazır klinik yazılımları tipik olarak kullanıcı başına ayda 25 ile 120 dolar arasında fiyatlanır. Yani altı kullanıcılı bir klinik ayda kabaca 150 ile 720 dolar öder ve 2 ile 6 hafta içinde çalışır duruma gelir.
Birkaç şubesi, kendi laboratuvarı ya da alışılmadık bir sigorta karması olan gruplar için özel geliştirme genellikle 10 ile 20 hafta sürer ve 15.000 ile 60.000 dolar arasında bir maliyet çıkarır, üstüne barındırma, destek ve değişiklikler için yılda bunun yüzde 15 ile 20'si eklenir. Açık konuşalım: bir ya da iki hekimli bir klinik hazır ürünü almalı ve bu kararı ancak üçüncü şubede veya hiçbir ürünün karşılamadığı ilk iş akışında yeniden değerlendirmelidir.
Herkesin hafife aldığı kısım veri taşımadır. 5.000 ile 50.000 arasında hasta kaydını kağıttan veya tablolardan taşımak 1 ile 3 haftalık bir temizlik işi demektir ve bu kayıtların yüzde 8 ile 15'i genellikle mükerrer çıkar, yani aynı kişi üç farklı yazımla ve iki farklı telefon numarasıyla listede durur.
Eğitim her ön büro çalışanı için 3 ile 6 saat, her hekim için 60 ile 90 dakika sürer. Dürüst olalım, bir de düşüş dönemi vardır: neredeyse her klinik, eski hızını geçmeden önce kendini yüzde 10 ile 15 daha yavaş hissettiği 2 ile 3 haftalık bir dönemden geçer. Bu yüzden geçişi sakin bir günde yapın ve ilk hafta kağıdı paralel çalıştırın.
Sonucu belirleyen iki şey vardır: klinik içinden kararların sahibi olan tek bir kişi ve yedinci ayda hala telefonu açan bir tedarikçi. Linkysoft'ta işi bu ikisinin üzerine kuruyoruz, dolayısıyla kliniğinizin akışını konuşmak isterseniz bize ulaşabilir, hazır ürünün yetmediği noktada web uygulaması geliştirme tarafında nasıl çalıştığımıza bakabilirsiniz.
