Fast jede Anfrage, die bei uns ankommt, beginnt mit demselben Satz: „Wir brauchen ein System für unsere Aufträge", und danach folgen drei oder vier Zeilen. Für ein erstes Gespräch reicht das, für einen Preis nicht, und deshalb bekommen Sie anschließend Zahlen, die erstaunlich weit auseinanderliegen. Die meisten Ratgeber geben Ihnen an dieser Stelle eine Liste mit Überschriften zum Ausfüllen. Wir machen etwas anderes und zeigen Ihnen, was jeder einzelne Satz, den Sie schreiben, in Entwicklertagen und damit in Geld bedeutet, sodass Sie Ihren eigenen Preis grob ausrechnen können, bevor überhaupt jemand ein Angebot schickt.
Warum dasselbe Projekt zu drei völlig verschiedenen Preisen zurückkommt
Die Szene kennen Sie vermutlich: Sie haben dieselbe kurze E-Mail an drei Firmen geschickt, und zurück kamen 18.000, 46.000 und 90.000, für dieselben zwei Absätze also ein höchstes Angebot, das genau fünfmal so hoch liegt wie das niedrigste. Der erste Gedanke ist dann verständlicherweise, dass einer der drei Sie ausnimmt oder dass einer nicht die Wahrheit sagt, doch in den allermeisten Fällen stimmt weder das eine noch das andere, und die tatsächliche Erklärung nützt Ihnen weit mehr als der Verdacht.
Der wahre Grund ist unspektakulär. Eine knappe Beschreibung zwingt jede Firma dazu, die fehlende Hälfte Ihres Projekts selbst zu erfinden, und die eine erfindet eine kleine Version, während die andere eine große erfindet. Die erste denkt an fünf Bildschirme, einen einzigen Nutzertyp und keine Verbindung zu Ihrer Buchhaltung. Die zweite denkt an zwanzig Bildschirme, vier Rollen mit unterschiedlichen Rechten, eine Anbindung an die Buchhaltung und die Übernahme Ihrer alten Tabellen. Beide rechnen ehrlich, nur eben für zwei verschiedene Produkte.
Aus der Praxis lässt sich das ziemlich genau beziffern. Bei einer Beschreibung von einem Absatz liegt das höchste Angebot regelmäßig beim Drei- bis Fünffachen des niedrigsten. Beantwortet die Beschreibung dagegen die Fragen, die in diesem Text stehen, also Rollen, Regeln, Daten und Schnittstellen, schrumpft der Abstand meist auf 20 bis 30 Prozent, und damit können Sie arbeiten.
Damit ist auch gesagt, worum es hier eigentlich geht: Eine Projektbeschreibung ist kein Papierkram für den Anbieter, sondern das billigste Werkzeug, das Sie besitzen, um Ihr eigenes Budget zu steuern, denn jeder Satz, den Sie hineinschreiben, nimmt jemand anderem eine Annahme ab, die er sonst für Sie treffen und Ihnen anschließend in Rechnung stellen müsste.
Bei Linkysoft sehen wir das täglich von der anderen Seite des Tisches: Für dieselbe Idee landen bei uns Beschreibungen, aus denen sich in einer Stunde ein sauberes Angebot rechnen lässt, und andere, für die wir zwei Wochen lang Rückfragen stellen müssten. Wenn Sie sehen möchten, wie fertige Arbeiten am Ende aussehen, finden Sie in unseren Projektbeispielen einige davon.
Wofür Sie in einem Angebot wirklich bezahlen: Arbeitstage, nicht Funktionen
Es gibt genau eine Rechnung, die jedes Angebot entzaubert, und sie passt in eine Zeile: Preis gleich Anzahl der Arbeitstage mal Tagessatz. Alles Übrige, von der Gestaltung über die gewählte Technik bis zu den Namen der Projektphasen, ist Detail, das nur erklärt, warum am Ende genau diese Zahl von Tagen zustande kommt und keine andere.
Machen wir es konkret. Ein Angebot über 60.000 in Ihrer Währung entspricht bei einem gemischten Tagessatz von 500 genau 120 Entwicklertagen, wobei gemischter Tagessatz einfach heißt, dass erfahrene und jüngere Entwickler zu einem Durchschnittspreis zusammengerechnet werden. Das sind ungefähr sechs Monate Arbeit einer einzelnen Person, oder mit einem Dreierteam mindestens acht Wochen und realistisch eher neun bis zehn, sobald Tests und Abnahmen mitgezählt werden. Wenn Sie eine große Zahl einmal so gelesen haben, wird aus einem abstrakten Betrag eine Menge Arbeit, die Sie selbst nachrechnen können.
Daraus folgt die eine Frage, die eine Schätzung von einem Bauchgefühl trennt: Wie viele Tage sind das, und wie verteilen sie sich auf die einzelnen Teile der Arbeit? Wer wirklich gerechnet hat, antwortet darauf in einer Minute, weil die Aufteilung in der Tabelle steht, aus der die Zahl stammt, und wer stattdessen ausweicht oder auf später vertröstet, hat nicht geschätzt, sondern geraten. Fachlich prüfen müssen Sie diese Antwort übrigens nicht, Sie müssen sie nur verlangen.
Und dann ist da die versteckte Hälfte. Bei einer typischen Individualentwicklung gehen etwa 50 Prozent der Tage in das Bauen der eigentlichen Funktionen, rund 18 Prozent in Tests und Fehlerbehebung, etwa 12 Prozent in Einrichtung, Server und Inbetriebnahme, ungefähr 10 Prozent in Abstimmung und Besprechungen und noch einmal 10 Prozent in Änderungen, nachdem Sie das Ergebnis zum ersten Mal gesehen haben. Wenn Sie also ein eigenes System bauen lassen, bezahlen Sie für ungefähr die Hälfte der Zeit etwas, das Sie am Bildschirm nie zu Gesicht bekommen, das aber darüber entscheidet, ob das System im Alltag hält.
Beginnen Sie mit dem Ergebnis, nicht mit einer Funktionsliste
Der erste Absatz Ihrer Beschreibung sollte sagen, was Ihr Betrieb danach kann, was er heute nicht kann, und woran Sie merken werden, dass es funktioniert hat. Ein Satz wie „Eine Terminbestätigung dauert heute zwanzig Minuten und soll künftig zwei dauern" enthält bereits alles, was ein Anbieter dafür braucht, nämlich das Ziel, den heutigen Zustand und das Maß, an dem sich beide später vergleichen lassen.
Das ist keine Stilfrage, sondern eine Geldfrage. Ein guter Anbieter schlägt Ihnen oft einen günstigeren Weg zum selben Ergebnis vor, aber er kann das nur, wenn er das Ergebnis kennt und nicht bloß die Funktion, die Sie sich als Lösung ausgedacht haben. Wer ausschließlich die Funktion bestellt, bekommt die Funktion, auch wenn es billiger gegangen wäre.
Das Gegenbeispiel kostet zuverlässig Geld, denn der Satz „Wir hätten gern ein Dashboard mit Diagrammen" verrät niemandem, welche Entscheidung diese Diagramme stützen sollen, wie oft jemand hineinsehen wird oder welche Zahlen überhaupt zählen, weshalb vorsichtshalber das Große und Teure eingeplant wird und Sie am Ende diese Vorsicht bezahlen. Ein Dashboard, das eine einzige Frage gut beantwortet, kostet oft drei Tage Arbeit, während eines, das jede denkbare Frage beantworten soll, drei Wochen braucht.
So kann ein guter erster Absatz aussehen, und Sie dürfen ihn fast wörtlich abschreiben: „Wir sind eine Zahnarztpraxis mit vier Behandlungsräumen und elf Mitarbeitenden. Termine nehmen wir heute telefonisch an und tragen sie in ein Papierbuch ein, Bestätigungen schreibt die Rezeption von Hand, und pro Woche fallen uns etwa zwölf Termine aus, weil niemand erinnert wurde. Wir möchten, dass Patienten selbst online buchen und automatisch erinnert werden. Wir wissen, dass es funktioniert hat, wenn die Ausfälle unter vier pro Woche liegen und die Rezeption keine Bestätigungen mehr tippt."
Beschreiben Sie Schritt für Schritt, wie die Arbeit heute läuft
Schreiben Sie Ihren heutigen Ablauf als nummerierte Liste auf, von dem Moment an, in dem ein Kunde sich meldet, bis zu dem Moment, in dem das Geld eingegangen und der Vorgang abgeschlossen ist, und notieren Sie zu jedem Schritt zwei Angaben, nämlich wer ihn macht und womit, ob das nun ein System, eine Tabelle, ein Papierformular oder ein Telefonat ist. Zehn bis zwanzig Zeilen reichen dafür in aller Regel aus.
Das ist die wertvollste Seite der ganzen Beschreibung, weil sie die Ausnahmen sichtbar macht. Genau hier tauchen das Papierformular auf, die WhatsApp-Nachricht zwischen Lager und Verkauf und die eine Tabelle, die nur eine einzige Kollegin wirklich versteht. Jede dieser Stellen ist Aufwand, und wenn sie nicht in der Beschreibung steht, entdeckt der Anbieter sie im zweiten Monat, wenn ihre Reparatur deutlich teurer ist.
Schreiben Sie zu den Schritten unbedingt die Mengen dazu: wie viele Aufträge, Patienten, Rechnungen oder Einsätze pro Tag anfallen, und wie viele an einem starken Tag. Zehn am Tag und zehntausend am Tag sind technisch zwei verschiedene Bauwerke, selbst wenn die Bildschirme am Ende gleich aussehen.
Und keine Sorge, falls Sie sich mit Technik nicht auskennen, denn ein Diagramm brauchen wir dafür nicht: Klare Sätze in der Reihenfolge, in der die Dinge tatsächlich passieren, und ein Handyfoto Ihres jetzigen Formulars sind für uns mehr wert als jedes Ablaufschema, das Sie sich abringen würden, und die unaufgeräumte Wahrheit ist uns ohnehin lieber als eine ordentliche Zusammenfassung davon.
Zählen Sie Ihre Bildschirme und die Menschen, die sie benutzen
Die Zählweise ist einfach: Listen Sie jeden Bildschirm auf, den ein Mensch später ansehen wird, und schreiben Sie dahinter, ob er nur etwas anzeigt oder ob man dort auch etwas anlegen, ändern und freigeben kann. Genau diese eine Unterscheidung macht den größten Teil des Preisunterschieds aus, weil Anzeigen billig ist und Ändern teuer.
Dazu die Erfahrungswerte, mit denen Sie selbst rechnen können.
- Ein Bildschirm mit einer Liste, einem Formular zum Anlegen und Ändern und ein paar Regeln kostet üblicherweise 2 bis 5 Entwicklertage, Tests eingeschlossen.
- Ein Auswertungsbildschirm mit Filtern und einem Export liegt bei 3 bis 5 Tagen.
- Eine reine Informationsseite bleibt unter einem Tag.
Ein kleines Verwaltungssystem landet in der Regel bei 12 bis 25 Bildschirmen, sobald die Liste ehrlich geschrieben ist, sodass eine einzige Multiplikation Ihnen bereits eine Spanne liefert.
Rechnen Sie das einmal durch, und Sie liegen ungefähr 30 Prozent neben einer echten Schätzung, ohne mit irgendjemandem gesprochen zu haben. Das klingt zunächst ungenau, ist aber genau die Genauigkeit, die Sie in dieser Phase brauchen, denn Ihre Frage lautet jetzt noch nicht, was das Ganze am Ende exakt kostet, sondern ob die Größenordnung zu Ihrem Budget passt und ob Sie überhaupt anfangen sollten.
Die Rollen gehören in denselben Atemzug. Jede zusätzliche Nutzerrolle mit wirklich anderen Rechten schlägt mit etwa 8 bis 15 Prozent auf den Bau durch, auf ein Projekt von 120 Tagen gerechnet also mit 10 bis 18 zusätzlichen Tagen. Der Grund ist banal: Jeder Bildschirm wird einmal gebaut und danach aus der Sicht jeder weiteren Rolle noch einmal geprüft. Wer vier Rollen aufschreibt, wo zwei gereicht hätten, bezahlt das, und zwar völlig vermeidbar.
Das ist die ehrliche Stelle, um etwas zu sagen, das man von einer Softwarefirma selten hört: Meistens ist die kleinere Lösung die richtige. Drei aufgeräumte Bildschirme, die Ihre Leute jeden Morgen öffnen, sind mehr wert als fünfzehn, die niemand benutzt, und die übrigen zwölf können Sie im nächsten Jahr immer noch ergänzen, dann aus dem Geld, das die ersten drei bis dahin eingebracht haben.
Schnittstellen und Datenübernahme: die kurzen Sätze mit den langen Preisschildern
Falls Ihnen der Begriff nichts sagt: Eine Integration, im Deutschen meist Schnittstelle genannt, bedeutet schlicht, dass Ihr neues System automatisch mit einem anderen spricht, etwa mit Ihrer Buchhaltung, Ihrem Zahlungsanbieter oder dem Portal einer Behörde, sodass Informationen von selbst den Weg nehmen, den heute noch jemand von Hand abtippt. In Ihrer Beschreibung ist das eine Zeile, im Angebot ist es regelmäßig der größte Einzelposten.
Hier liegen zwei sehr verschiedene Preisklassen dicht nebeneinander. Ein modernes, dokumentiertes System mit einer Testumgebung, also mit einer Übungsfassung, an der man gefahrlos ausprobieren kann, ohne echte Daten anzufassen, kostet in der Regel 3 bis 8 Entwicklertage, während ein älteres System, eine Bank oder ein Behördenportal ohne Dokumentation und ohne solche Übungsfassung bei 10 bis 30 Tagen liegt. Das ist mit Abstand der häufigste einzelne Grund dafür, dass ein Projekt aus dem Rahmen läuft, und zwar nicht wegen der Technik, sondern weil auf Zugänge und auf Antworten gewartet wird.
Schreiben Sie deshalb bitte nicht „muss an die Buchhaltung angebunden werden", sondern fünf konkrete Angaben: welches System, welche Version, wer die Zugangsdaten verwaltet, ob es eine Testumgebung gibt und wer bei Ihnen den technischen Ansprechpartner der Gegenseite ans Telefon bekommt. Diese fünf Zeilen entscheiden im Zweifel darüber, ob aus der Anbindung drei Tage oder dreißig werden.
Bei den alten Daten lohnt sich dieselbe Ehrlichkeit. 5.000 bis 50.000 Datensätze aus Tabellen in eine saubere Struktur zu überführen dauert üblicherweise 4 bis 10 Tage. Doppelte Einträge, mehrere Dateien, die nicht zueinander passen, oder Freitext an einer Stelle, an der ein Datum stehen sollte, können das verdoppeln. Planen Sie deshalb 5 bis 10 Prozent der Bausumme für die Datenübernahme ein und schreiben Sie hin, wie viele Jahre Vergangenheit wirklich mitkommen müssen. Häufig sind es zwei und nicht zehn.
Regeln, Freigaben und die unbequemen Ausnahmen
Software weiß nichts, was ihr niemand gesagt hat, also muss alles aufgeschrieben werden, was Ihre Mitarbeitenden heute im Kopf haben. Jemand bei Ihnen weiß, wer einen Rabatt geben darf und bis zu welcher Höhe, jemand anderes weiß, was bei einer Teilzahlung passiert, und zusammen wissen die beiden auch, wer eine Erstattung über einem bestimmten Betrag freigibt und wer das übernimmt, solange diese Person im Urlaub ist. Jede dieser Regeln muss ohnehin einmal entschieden werden, und die einzige offene Frage ist, ob das jetzt und günstig in einem Dokument geschieht oder später und teuer mitten im Bau.
Ausnahmen sind teuer, und der Grund ist selten offensichtlich. Der Normalfall ist schnell gebaut, doch die fünf Sonderfälle drumherum kosten zusammen oft mehr als der Normalfall selbst, weil jeder davon eigene Bildschirme, eigene Prüfungen und eigene Tests braucht. Eine Beschreibung, die sie aufzählt, verwandelt Überraschungskosten in eingepreiste, sichtbare Kosten, und mehr ist an dem Trick nicht dran.
Die folgende Liste beantworten Sie in zehn Minuten, und ein Satz je Punkt genügt völlig:
- Was passiert, wenn ein Vorgang storniert wird?
- Was passiert, wenn Ware zurückkommt?
- Was passiert, wenn zu spät bezahlt wird?
- Was passiert, wenn nur ein Teil des Betrags bezahlt wird?
- Was passiert, wenn derselbe Vorgang versehentlich zweimal erfasst wurde?
- Was passiert, wenn ihn jemand angelegt hat, der inzwischen nicht mehr im Unternehmen arbeitet?
Der Zusammenhang mit dem Geld ist direkt messbar. Beschreibungen, die kürzer als eine Seite sind, erzeugen in den ersten drei Monaten typischerweise Änderungswünsche im Wert von 25 bis 40 Prozent des ursprünglichen Angebots. Eine Beschreibung, die Ergebnis, Ablauf, Bildschirme, Rollen, Regeln, Daten und Schnittstellen abdeckt, hält denselben Posten meist bei gesunden 5 bis 15 Prozent, denn ganz ohne Änderungen kommt kein Projekt aus.
Nennen Sie Zahlen für Menge, Tempo und Ausfallzeit
Vier Zahlen entscheiden im Hintergrund über die Technik, und sie kosten Sie fünf Minuten.
- Wie viele Menschen arbeiten in der stärksten Stunde gleichzeitig damit, nicht insgesamt?
- Wie viele Datensätze gibt es heute, und wie viele werden es in drei Jahren sein?
- Wie groß sind die Dateien, die hochgeladen werden, also Fotos, Scans oder Videos?
- Muss das System auch außerhalb des Büros, unterwegs oder ganz ohne Internetverbindung funktionieren?
Bei der Verfügbarkeit hilft es, die Prozentzahlen in Zeit zu übersetzen. 99,5 Prozent erlauben etwa 3,6 Stunden Ausfall pro Monat, 99,9 Prozent erlauben etwa 43 Minuten. Die Überwachung, die Sicherungen und die Reservekapazität hinter der zweiten Zahl schlagen typischerweise mit 15 bis 25 Prozent auf Hosting und Einrichtung durch. Verlangen Sie sie also dann, wenn eine Stunde Stillstand Sie tatsächlich Geld kostet, und sonst lieber nicht.
Ein Punkt gehört unbedingt auf die erste Seite: ob Ihr System Gesundheitsdaten, Ausweisdokumente oder Kartenzahlungen verarbeitet. Das verändert Tests, Hosting und Zugriffsregeln vom ersten Tag an, und es ist erheblich billiger, das von Anfang an sauber zu bauen, als es drei Monate später nach einer Prüfung nachzurüsten, wenn dafür schon fertige Teile der Arbeit noch einmal angefasst werden müssen.
Schreiben Sie zuletzt hin, wer das System nach dem Start am Laufen hält, denn irgendjemand muss es tun. Hosting, Aktualisierungen, Überwachung und Support liegen erfahrungsgemäß bei 15 bis 20 Prozent der Bausumme pro Jahr, hinter einem Bau über 60.000 stehen also rund 9.000 bis 12.000 im Jahr. Ein Angebot, das diesen Posten weglässt, ist deshalb kein günstigeres Angebot, sondern nur ein kürzeres, und den Unterschied treffen Sie im vierten Monat wieder.
Sagen Sie Ihr Budget und Ihren Termin laut
Die Angst dahinter kennen wir gut. Viele Auftraggeber verschweigen ihr Budget, weil sie glauben, dass eine genannte Summe sofort vollständig ausgegeben wird. In der Praxis ist Schweigen teurer, denn der Anbieter schätzt entweder sicherheitshalber nach oben, oder er entwirft etwas, das Sie sich gar nicht leisten können, und dann verlieren beide Seiten zwei Wochen.
Nützlicher ist es, das Budget als Vorgabe zu verstehen, ganz so wie beim Bauen. Eine Spanne wie „zwischen 30.000 und 45.000" erlaubt einem guten Anbieter, Ihnen zu sagen, was ehrlich hineinpasst und was besser in eine zweite Phase gehört. Das ist mit Abstand das nützlichste Gespräch im ganzen Prozess.
Mit Terminen verhält es sich genauso. Schreiben Sie dazu, woran der Termin hängt, also an einer Saison, an einem Mietvertrag, an einer Prüfung oder am Auslaufen einer Lizenz. Ein echter Grund lässt sich einplanen, weil man den Umfang danach schneiden kann. Ein erfundener Termin führt nur dazu, dass Ihnen jemand einen Sicherheitsaufschlag in den Preis rechnet.
Was Sie dafür erwarten dürfen: Mit einer vollständigen Beschreibung liefert ein seriöses Unternehmen ein aufgeschlüsseltes Angebot in 3 bis 5 Arbeitstagen. Mit einer vagen Beschreibung kaufen Sie sich entweder zwei bis drei Wochen Rückfragen per E-Mail oder eine gepolsterte Zahl, in der die Unsicherheit von vornherein mitbezahlt wird.
Was nicht in die Projektbeschreibung gehört
Lassen Sie zuerst die Technikentscheidungen weg, solange nicht wirklich etwas in Ihrem Betrieb sie erzwingt. Ein Framework, also der fertige Baukasten, auf dem ein Team seinen eigenen Programmcode aufbaut, oder eine bestimmte Datenbank, von der Sie irgendwo gelesen haben, verkleinert nur das Feld der Anbieter, ohne Ihnen etwas einzubringen, schließt außerdem Firmen aus, die mit ihren gewohnten Werkzeugen schneller gewesen wären, und verdoppelt in ungünstigen Fällen sogar den Preis für einen Vorteil, den Sie nie zu sehen bekommen.
Ebenso wenig gehören fertige Designs und pixelgenaue Layouts in die Angebotsphase, denn eine grobe Skizze auf Papier oder ein Bildschirmfoto einer Seite, die Ihnen gefällt, sagt in fünf Minuten dasselbe und wird ohnehin überarbeitet, sobald der Ablauf darunter verstanden ist. Und lassen Sie die Vergleiche mit sehr großen Produkten weg: „So ähnlich wie der große Online-Marktplatz" beschreibt jahrelange Arbeit von Hunderten Menschen, sagt niemandem, was Ihr Betrieb tatsächlich braucht, und lässt sich deshalb auch nicht seriös bepreisen.
Zwei beliebte Zusatzwünsche verdienen ein offenes Wort. Eine begleitende mobile App kostet üblicherweise 40 bis 70 Prozent zusätzlich zu einer vergleichbaren Weblösung, und im ersten Jahr ist eine gut gebaute Website, die auf dem Handy sauber läuft, meist die klügere Ausgabe. Und künstliche Intelligenz zu bestellen, bevor die eigenen Daten sauber und an einem Ort liegen, ist Geld, das zu früh ausgegeben wird, weil das Ergebnis immer nur so gut ist wie die Daten darunter.
Halten Sie das Ganze bei 3 bis 6 Seiten und hören Sie dann auf zu schreiben, denn ab etwa fünfzehn Seiten wiederholen sich Beschreibungen erfahrungsgemäß selbst und begraben genau die drei Absätze, die den Preis bestimmen, irgendwo in der Mitte, wo sie niemand mehr genau liest.
Eine Projektbeschreibung, die Sie in neunzig Minuten schreiben
Hier ist das Gerüst aus acht Teilen, das Sie einfach abschreiben können.
- Das Ergebnis in einem Absatz: was der Betrieb danach kann, und woran Sie merken, dass es funktioniert hat.
- Der heutige Ablauf als nummerierte Schritte, mit Namen, Werkzeug und den Mengen pro Tag und pro starkem Tag.
- Die Liste der Bildschirme, jeweils mit dem Vermerk, ob dort nur angezeigt oder auch erfasst und freigegeben wird.
- Die Liste der Rollen, und zwar nur jene, die wirklich unterschiedliche Rechte brauchen.
- Die Schnittstellen, jeweils mit System, Version, Eigentümer der Zugangsdaten, Testumgebung und Ansprechpartner.
- Die vorhandenen Daten: wo sie liegen, wie viele es sind und wie viele Jahre Vergangenheit mitkommen müssen.
- Die Regeln und die Ausnahmen, also Rabatte, Freigaben, Stornos, Rücksendungen, Teilzahlungen und Doppelerfassungen.
- Budget als Spanne, der Termin und der Grund dahinter.
Dazu kommen drei praktische Zeilen, die überraschend viel Zeit sparen: Wer bei Ihnen beantwortet während der Angebotsphase die Rückfragen, wie schnell kann diese Person antworten, und woran werden Sie am Ende die eingegangenen Angebote messen? Besonders die letzte Zeile hält alle Beteiligten ehrlich, Sie selbst eingeschlossen.
Zum Zeitaufwand ganz ehrlich: Rechnen Sie mit etwa neunzig Minuten für den ersten Entwurf und mit einer weiteren Stunde, nachdem jemand darübergelesen hat, der diese Arbeit täglich macht. Ist das Vorhaben groß oder noch unklar, lohnt sich eine bezahlte Konzeptphase, in der auch Datenübernahme und Ablaufplanung sauber durchgesprochen werden. Sie kostet etwa 5 bis 10 Prozent der erwarteten Bausumme, dauert eine bis drei Wochen und macht aus einer Schätzung mit plus oder minus 50 Prozent eine mit plus oder minus 15 Prozent. Bei Linkysoft raten wir genau dann dazu, wenn diese Genauigkeit über die Entscheidung selbst mitentscheidet.
So lesen Sie die Angebote, die zurückkommen
Wenn die Antworten da sind, brauchen Sie vier Prüfungen, für die Sie kein technisches Wissen benötigen.
- Stehen Tage darin oder nur eine Endsumme? Ohne Tage können Sie zwei Angebote nicht vergleichen, weil Sie nicht wissen, ob der Unterschied im Umfang oder im Tagessatz liegt.
- Steht darin, was nicht enthalten ist? Ein Angebot, das seine Grenzen benennt, ist fast immer das durchdachtere.
- Steht darin, was passiert, wenn etwas länger dauert als geplant? Diese Regel wollen Sie vor der Unterschrift lesen, nicht im dritten Monat.
- Ist das erste Betriebsjahr eingepreist? Hosting, Aktualisierungen und Support gehören mit ihren 15 bis 20 Prozent pro Jahr sichtbar auf das Blatt.
Zum niedrigsten Preis noch ein freundlicher, praktischer Hinweis. Ein Angebot, das deutlich unter den anderen liegt, kalkuliert meist ein kleineres Projekt und nicht dasselbe Projekt zum Sonderpreis. Fragen Sie also beim günstigsten Anbieter nach, welche Ihrer Bildschirme, Rollen und Schnittstellen er eingerechnet hat, und in aller Regel erklärt sich der Abstand in einer einzigen E-Mail.
Damit Sie wirklich Gleiches mit Gleichem vergleichen, schicken Sie allen Firmen dieselbe Beschreibung am selben Tag und setzen Sie für alle dieselbe Frist. Das klingt nach einer Kleinigkeit, entscheidet aber darüber, ob die Zahlen überhaupt vergleichbar sind, denn der häufigste Grund für unvergleichbare Angebote ist, dass jede Firma eine etwas andere und im Lauf der zwei Wochen still verbesserte Fassung derselben Geschichte bekommen hat.
Und zum Schluss ein Angebot von uns: Schicken Sie uns Ihre Beschreibung, auch wenn sie noch roh ist, und wir sagen Ihnen, was darin fehlt, bevor Sie sie an irgendjemanden sonst verschicken. Das kostet Sie nichts und spart Ihnen erfahrungsgemäß mehr als eine Verhandlungsrunde. Schreiben Sie uns bei Linkysoft, oder lesen Sie vorher noch etwas weiter in unserem Blog.
