Casi todos los proyectos web que se tuercen se parecen mucho entre sí, y el parecido no está en la tecnología. El trabajo real de construir la web de una pequeña empresa cabe en seis u ocho semanas de esfuerzo, pero cuando un proyecto se atasca el calendario acaba marcando cuatro o cinco meses, así que la mayor parte de ese tiempo no se fue trabajando: se fue esperando. Este artículo recorre lo que conviene tener resuelto antes del primer día y le pone un precio en días laborables a cada pieza que falta, porque una lista de deberes sin consecuencias no convence a nadie.
Por qué se atascan los proyectos web, y casi nunca es por el código
El patrón se repite tanto que lo reconocemos al teléfono. Alguien nos llama en el cuarto mes de una web que iba a estar publicada en diez semanas, la mitad de las páginas están montadas, el diseño gustó a todo el mundo en su momento y aun así nada se mueve. Cuando sumamos las horas realmente trabajadas, casi siempre caben en las seis u ocho semanas de siempre, de manera que el resto del calendario fueron días de espera con el proyecto abierto y nadie mirándolo.
Esa espera tiene cuatro orígenes, y entre los cuatro se reparten casi todos los días perdidos:
- Textos y fotos que nunca llegan, porque la persona encargada de escribirlos ya tiene otro trabajo a jornada completa.
- Comentarios que llegan tarde y de demasiada gente, con lo cual nadie sabe cuál de las tres versiones contradictorias hay que aplicar.
- Accesos que no aparecen, porque el dominio, el alojamiento o el correo están a nombre de alguien que ya no trabaja en la empresa.
- Peticiones nuevas después de aprobar el diseño, que parecen pequeñas de una en una y suman semanas cuando se juntan.
Lo tranquilizador es que las cuatro se pueden preparar antes del día uno y ninguna exige conocimientos técnicos, solo decisiones tomadas a tiempo por la persona adecuada. Eso es justo lo que recorre el resto del artículo, apartado por apartado y con los días que cuesta cada hueco. En Linkysoft repasamos esta lista con el cliente antes de presupuestar, porque nuestro trabajo no consiste en empezar un proyecto sino en terminarlo, y esas dos cosas se deciden mucho antes de escribir la primera línea de código.
Decida para qué sirve el sitio antes de que nadie dibuje una página
Antes de hablar de colores, tipografías o menús hay una pregunta que conviene contestar en voz alta: ¿cuál es la tarea principal de esta web? Casi siempre es una de estas cuatro: que suene el teléfono, que se reserven citas, que lleguen solicitudes de presupuesto o que se hagan pedidos en línea. Elija una sola, y elija con ella un número que dentro de seis meses le diga si ha funcionado, por ejemplo quince citas reservadas al mes o cuarenta peticiones de presupuesto por trimestre.
Cuando no se elige aparece el sitio que quiere serlo todo, y ahí el problema es aritmético antes que estético. Una página de inicio que pide cinco cosas distintas al visitante consigue menos de cada una que una página que pide una sola, porque la atención no se reparte en porciones limpias, se diluye. El menú crece, los botones compiten entre ellos y el visitante, que tenía prisa, se marcha sin hacer nada de lo que usted esperaba.
Dos ejemplos reales de cómo suena eso bien resuelto. Una clínica dental decide que su tarea principal es la cita reservada, así que la home lleva el botón de reservar arriba, el teléfono visible en el móvil y los horarios sin tener que buscarlos, mientras que la historia de la clínica baja a una página interior sin que nadie se ofenda. Un proveedor de recambios industriales decide que su tarea principal es la solicitud de presupuesto con referencia de pieza, de modo que el formulario pide la referencia, la cantidad y poco más, porque cada campo adicional cuesta solicitudes y el comercial ya llamará para el resto.
Escriba ese encargo en una sola frase que pueda leerle en voz alta a un desconocido y que él entienda a la primera. Si el proyecto no tiene esa frase, no tendrá manera de resolver las discusiones que vendrán en la semana seis, cuando dos personas quieran cosas distintas y ninguna pueda demostrar que la suya sirve mejor al objetivo.
Nombre a una sola persona que decida y acuerde cómo llegarán los comentarios
Hace falta un responsable con nombre y apellidos que pueda decir que sí, y como mucho un segundo revisor que aporte opinión. Tres o cuatro revisores con el mismo peso son la causa más frecuente de que un diseño se quede quince días parado sin que nadie sea culpable: cada uno espera a que hable otro, todos están ocupados y el proyecto no tiene a quién preguntarle.
Los comentarios deberían llegar reunidos en un documento o en una llamada, nunca repartidos entre correos, mensajes de móvil y una conversación de pasillo. Cuando se dispersan se contradicen, y entonces alguien tiene que dedicar horas a reconciliarlos antes de poder tocar nada, un trabajo que no aparece en ningún presupuesto pero se paga igual en tiempo.
La aritmética es sencilla y conviene tenerla clara antes de firmar. Dos rondas de revisión por página es lo normal y es lo que va planificado en el calendario, mientras que cada ronda extra no prevista añade de tres a cinco días laborables entre que se envía, se lee, se comenta y se corrige. Tres rondas de más, que nadie recuerda haber pedido, se llevan por delante entre dos y tres semanas de calendario.
Por eso merece la pena acordar de antemano un plazo de respuesta, normalmente tres días laborables, y dejar escrito qué ocurre cuando no se cumple: si la fecha de publicación se desplaza el mismo número de días, si se sigue avanzando con lo aprobado o si se para la fase. Escribirlo cuesta cinco minutos al principio y evita una conversación incómoda a mitad de proyecto, cuando ya hay dinero y prisa de por medio.
El contenido es lo único que de verdad detiene el reloj
Si solo puede preparar una cosa antes de empezar, que sea esta. La forma honesta de medirla es contar, no estimar: haga la lista de todas las páginas que va a tener el sitio y ponga al lado cuántas palabras necesita cada una. Una web de doce páginas suele pedir entre 6.000 y 9.000 palabras, a razón de 500 a 700 por página, que es la extensión con la que una página explica algo de verdad sin cansar a nadie.
Ahora el coste en tiempo, sin adornos. Una página escrita en condiciones, con sus datos correctos y revisada, lleva entre dos y cuatro horas, así que doce páginas son de tres a cinco jornadas completas de atención de una persona. Esa persona, en una empresa pequeña, casi siempre es la que ya lleva las ventas o la gerencia, y por eso los textos se escriben los domingos por la noche o no se escriben.
La decisión hay que tomarla antes del arranque y no a mitad de camino, y solo tiene tres respuestas posibles: lo escribe usted, lo escribimos nosotros, o se hace mixto, con usted aportando los datos, los precios y el criterio técnico y nosotros dándole forma. La opción mixta suele salir la más barata y la más rápida de las tres, porque nadie de fuera conoce su negocio como usted y nadie de dentro tiene tiempo de redactar doce páginas seguidas. Si quiere profundizar en cómo se prepara y se ordena el contenido de una web nueva, tenemos material dedicado solo a eso.
Con las fotos pasa algo parecido y se resuelve en una tarde. Las imágenes reales de su local, su equipo y su producto generan más confianza que cualquier banco de imágenes, porque el visitante distingue perfectamente una recepción de verdad de una recepción de catálogo. Una sesión de tres o cuatro horas suele dar entre 30 y 60 imágenes utilizables, que cubren de sobra un sitio pequeño y todavía dejan margen para las redes sociales y para la página que se le ocurra dentro de un año.
Reúna las llaves y los archivos que ya son suyos
Aquí conviene traducir tres palabras antes de seguir. El registrador es la empresa a la que le alquila su dirección de internet, es decir su dominio. El DNS es la agenda que dice a qué ordenador apunta ese nombre cuando alguien lo escribe. Y el alojamiento es ese ordenador, la máquina donde vive el sitio. Son tres cosas distintas y pueden estar contratadas en tres sitios distintos, que es precisamente de donde vienen los sustos.
La lista de accesos que conviene tener reunida antes del arranque es corta:
- Acceso al registrador del dominio.
- Control del DNS, que a veces está en otro proveedor.
- Acceso al alojamiento actual.
- Administración del correo de empresa.
- La cuenta de analítica, si ya se mide algo.
- La ficha de empresa en los buscadores y mapas.
- Los perfiles de redes sociales.
- Cualquier herramienta de reservas o de cobro con la que la web tenga que hablar.
El agujero más caro que nos encontramos es el dominio registrado a nombre de un antiguo empleado o dentro de la cuenta de una agencia que ya cerró. Recuperar el control lleva normalmente de una a tres semanas y a veces exige papeleo con el registrador, con documentos de la empresa por medio, y todo eso ocurre antes de que se pueda publicar una sola página. Es un bloqueo total, no una molestia, y se detecta en diez minutos si se comprueba a tiempo.
Los archivos de marca pesan igual. Un logotipo en archivo vectorial se amplía a cualquier tamaño sin perder nitidez, mientras que una imagen sacada de un documento antiguo se ve borrosa en cuanto la pone grande, así que busque los originales, los códigos exactos de sus colores y la licencia de la tipografía corporativa, porque no todas las licencias cubren el uso en una web. Si no existe nada de eso, tampoco es un drama: redibujar limpio un logotipo sencillo suele ser cuestión de uno o dos días, y un repaso ligero de marca ahora cuesta muchísimo menos que rehacerla entera a mitad del proyecto, cuando ya hay veinte páginas diseñadas con los colores viejos.
Una recomendación práctica que le ahorrará este apartado para siempre: cree todas esas cuentas con una dirección de correo de la empresa que sobreviva a cualquier persona concreta, del tipo administracion arroba su dominio, y no con el correo personal de quien estaba ese día. Quién guarda las llaves y cómo se custodian es un asunto de seguridad tanto como de orden, y merece la pena resolverlo cuando no hay ninguna urgencia encima.
Las páginas legales y de confianza que todos recuerdan la semana del lanzamiento
Son siempre las mismas y siempre aparecen tarde: política de privacidad, condiciones de uso, aviso de cookies o de consentimiento, condiciones de pago, envío y devolución si vende algo, datos de registro de la empresa y unos mínimos de accesibilidad para que la web se pueda usar con el texto ampliado o con un lector de pantalla.
No se pueden escribir la noche anterior, y no por la redacción sino porque cada una depende de una decisión que solo puede tomar el negocio. Qué datos recoge usted de sus clientes, quién procesa los pagos con tarjeta, cuánto tiempo guarda los registros, a quién se los cede: eso no lo puede inventar quien programa la web, y esperar a la última semana significa lanzar con textos copiados de otro sitio que no describen su empresa.
La secuencia que funciona es tomar esas decisiones en la primera semana y dejar que alguien revise la redacción mientras el diseño avanza en paralelo, de modo que las páginas estén listas cuando lo esté el sitio y no tres días después. Junto a ellas conviene preparar lo que no es legal pero gana clientes igual: una dirección real, un teléfono que alguien descuelga, el horario de apertura y nombres de personas con cara visible, porque el visitante mira esas cosas antes de comprar y su ausencia se interpreta como desconfianza.
Un aviso que se paga caro: una imagen encontrada en un buscador no es una imagen libre de uso. Las reclamaciones de licencia llegan después del lanzamiento, nunca antes, y llegan por escrito, así que use fotos propias, bancos de imágenes con licencia comprada o material del que tenga permiso claro.
Divida el proyecto con honestidad en fase uno y fase dos
Lo decimos claro porque conviene oírlo pronto: un sitio de seis a diez páginas publicado en ocho o diez semanas empieza a traer clientes mientras el portal de cuarenta páginas todavía se está discutiendo en reuniones. Los proyectos grandes intentados de una sola vez pasan de los seis meses con una regularidad incómoda, y durante todo ese tiempo no hay nada público, nada midiendo y nada aprendiendo de visitantes reales.
La prueba para ordenar cualquier función es una sola pregunta: ¿sirve a la tarea principal que nombró en el segundo apartado? Si la respuesta es no, va a la fase dos, y va escrita en una lista con fecha aproximada, porque lo que se apunta no se pierde y así nadie tiene la sensación de que su idea se ha tirado a la basura. Esa lista también sirve para negociar sin tensión cuando alguien propone algo nuevo en la semana cinco.
Lo que suele caer con toda naturalidad en la fase dos son las áreas privadas con acceso de clientes y paneles de seguimiento, que son ya aplicaciones web y no páginas, una aplicación móvil que acompañe al sitio, y los asistentes automáticos o el tratamiento de documentos con sistemas de inteligencia artificial, que se apoyan en contenidos y procesos que la fase uno todavía no ha ordenado.
La fase uno, en cambio, es lo que normalmente cubre un proyecto de diseño y desarrollo web: las páginas que explican quién es usted y qué vende, los formularios que capturan la petición, la velocidad correcta en el móvil y la medición básica para saber qué funciona. Si quiere ver cómo se ha repartido esa división en proyectos reales, con lo que entró en cada fase y por qué, están contados en nuestros casos de éxito.
Presupuesto: a dónde va el dinero y qué cuesta mantenerlo en marcha
Un presupuesto cerrado se reparte, más o menos, en cinco partes que usted puede comprobar por su cuenta: planificación en torno al 10 por ciento, diseño alrededor del 25, construcción cerca del 35, contenidos un 15 y pruebas más publicación otro 15. Si un presupuesto no se parece ni de lejos a ese reparto, no significa que esté mal, pero sí que merece una pregunta concreta sobre qué se ha comprimido.
Los contenidos llevan una parte real por un motivo evidente: alguien escribe, alguien edita y alguien carga esos textos en las páginas, con sus imágenes y sus enlaces. Hacer como si ese trabajo fuese gratis es exactamente la forma en que un proyecto se desvía, porque el trabajo no desaparece, simplemente se hace más tarde y peor.
Reserve por su lado un 10 a 15 por ciento como imprevistos. Siempre cambia algo, un proveedor tarda, una integración resulta ser distinta de lo prometido o aparece una página que no estaba en la lista, y tener ese margen convierte una crisis en una decisión de dos minutos.
Los costes de funcionamiento se entienden mejor como proporciones que como cifras sueltas. El dominio es la línea más pequeña de todas, casi anecdótica. El alojamiento de un sitio de presentación es un gasto anual menor. Y el mantenimiento sensato, el que cubre actualizaciones, copias de seguridad, vigilancia y arreglos pequeños, suele situarse entre el 10 y el 20 por ciento del precio de construcción por año.
La parte impopular la decimos igual: una web sin presupuesto de mantenimiento se rehace entera en unos tres años, porque se acumulan versiones sin actualizar, formularios que dejaron de enviar y contenidos que ya no describen el negocio. Rehacerla cuesta bastante más de lo que habrían costado esos tres años de mantenimiento, y por el camino se pierden posiciones en buscadores que costó tiempo ganar.
Un calendario que se puede sostener, y qué está esperando cada etapa
Este es el reparto que usamos en un proyecto de fase uno bien preparado, con lo que el proyecto espera de usted en cada tramo:
- Planificación y recogida de contenidos, 2 semanas. Esperamos su frase de objetivo, la lista de páginas y los accesos.
- Diseño de las páginas clave, 2 semanas. Esperamos sus comentarios reunidos y la aprobación del responsable.
- Construcción y montaje de páginas, 3 semanas. Esperamos los textos definitivos y las fotos seleccionadas.
- Carga de contenidos y revisión, 2 semanas. Esperamos la revisión de datos, precios y horarios, que solo usted puede confirmar.
- Pruebas, publicación y entrega, 1 semana. Esperamos la decisión legal cerrada y el acceso al DNS.
Verlo así cambia la conversación, porque el calendario deja de ser una promesa que hace quien construye y pasa a ser un objeto compartido en el que cada retraso tiene un dueño identificable y sin dramatismo.
El congelado del diseño merece una explicación sencilla, porque suena más duro de lo que es. Después de la aprobación, las ideas nuevas no se rechazan: se presupuestan y se les pone fecha, normalmente en la fase dos. Eso es lo único que mantiene real la fecha de publicación, ya que un cambio aceptado en la semana siete sin coste ni fecha desplaza todo lo que venía detrás.
Y luego están los ajustes honestos que nadie apunta y que siempre ocurren. Un puente o unas vacaciones, el responsable de decidir fuera una semana, un proveedor externo lento con una integración: cada uno de esos tres puede añadir una semana por sí solo, de modo que el colchón conviene planificarlo desde el principio en lugar de descubrirlo por sorpresa a mitad de camino.
Si ya tiene una web, decida qué se conserva
Un rediseño arranca con una exportación, no con un diseño. Necesita la lista de todas las páginas que existen hoy y, sobre todo, cuáles son las veinte más visitadas, porque en la mayoría de las webs de empresa pequeña esas veinte concentran entre el 70 y el 80 por ciento de todo el tráfico. Ahí es donde hay que poner el cuidado, y el resto se puede simplificar con bastante tranquilidad.
Las redirecciones se explican sin tecnicismos: cuando una dirección cambia, una redirección lleva automáticamente a la página nueva a quien tenga guardado el enlace viejo, ya sea una persona con un marcador o un buscador que la tenía indexada. Si no se hace, unos y otros se encuentran una página de error, y ese error se paga en visitas perdidas durante meses.
La escala habitual en el rediseño de una empresa pequeña es de 60 a 300 direcciones antiguas que hay que mapear una a una. Con la lista exportada delante es el trabajo de una tarde bien hecha; sin la lista se convierte en dos semanas de adivinar a qué correspondía cada dirección, que es la clase de tarea que nadie presupuestó.
Mantenga la web antigua funcionando hasta que la nueva pase todas sus comprobaciones, y tenga presente cómo funciona el cambio final: el cambio de DNS se aplica en minutos, pero puede tardar entre 24 y 48 horas en verse igual en todas partes, porque cada operador guarda su copia de la agenda durante un rato. Por eso una publicación nunca se programa un viernes por la tarde, salvo que le apetezca pasar el sábado revisando el correo. Proteger las posiciones y el tráfico que ya tenía durante la mudanza es trabajo de marketing digital tanto como de programación, y conviene hablarlo antes de tocar nada.
La lista de una página que conviene cerrar antes de empezar
Diez puntos, cada uno con un sí o un no, sin medias tintas:
- La frase única que dice para qué sirve el sitio y con qué número se medirá.
- El responsable con nombre que aprueba, y como mucho un segundo revisor.
- La lista completa de páginas de la fase uno.
- El plan de contenidos por escrito: quién escribe cada página y para cuándo.
- Las fotografías, ya sea sesión reservada o material propio seleccionado.
- La lista de accesos completa y comprobada, empezando por el dominio.
- Los archivos originales de marca, colores y tipografía con su licencia.
- Las decisiones legales tomadas: datos, pagos, plazos de conservación.
- El reparto entre fase uno y fase dos, escrito y aceptado.
- El alcance firmado, con las rondas de revisión y los pagos por etapas.
La regla que aplicamos en la práctica es esta: con menos de ocho de los diez puntos resueltos, retrasar el arranque dos semanas sale más barato que empezar a medias, porque un proyecto parado cuesta más que un proyecto que empieza tarde. El parado consume reuniones, contexto que hay que recuperar cada vez y confianza entre las dos partes, y ninguna de esas tres cosas se recupera con un correo. Puede usar estos diez puntos como su propia lista de comprobación aunque el proyecto lo haga otra empresa.
En Linkysoft recorremos esta lista con el cliente antes de poner un precio, porque el número que sale de una conversación así se parece mucho más a lo que acaba costando el proyecto. Si quiere que revisemos su lista y le digamos con franqueza qué le falta y cuántos días le costaría, escríbanos y lo miramos sin compromiso. Y si prefiere hacerlo por su cuenta, adelante: la lista funciona igual de bien sin nosotros, que es como debería ser.
