Es la primera pregunta de casi todas las reuniones y, a la vez, la peor contestada del sector: ¿cuánto se tarda realmente en tener una página web funcionando? La mayoría de los artículos sueltan un rango amplio y ahí terminan, lo que no ayuda a nadie a planificar una apertura, una campaña de temporada o la salida de un producto. Aquí vamos a hacer lo contrario, porque después de muchos proyectos entregados sabemos dónde se va el tiempo de verdad, y casi nunca se va programando.
La respuesta honesta, antes de explicarla
Para que no tenga que buscar las cifras a mitad del texto, estos son los plazos que vemos en la práctica, contados en semanas de calendario desde la firma del acuerdo hasta el sitio publicado:
- Un sitio de presentación de 5 a 8 páginas: de 3 a 6 semanas.
- Un sitio corporativo de 15 a 30 páginas con blog: de 6 a 12 semanas.
- Una tienda online: de 10 a 16 semanas.
- Cualquier proyecto con usuarios registrados, reservas o pagos: de 4 a 9 meses.
Merece la pena subrayar dos palabras de esa lista: semanas de calendario. No son horas de trabajo, y la distancia entre ambas cosas es donde empieza casi toda la decepción. Un sitio de seis semanas puede llevar dentro unas ochenta horas de trabajo real repartidas entre tres o cuatro personas, con huecos de espera entre medias que forman parte del proceso. Cuando alguien oye "seis semanas" y lo traduce mentalmente a "alguien tecleando a diario durante seis semanas", ya se ha construido una expectativa que ningún equipo del mundo puede cumplir.
El resto del artículo se apoya en una idea muy simple: el tiempo de construir es bastante predecible, mientras que el tiempo de esperar no lo es en absoluto, y es el segundo el que suele duplicar un proyecto. Un equipo con oficio acierta el diseño y la programación con un margen de un par de días. Lo que nadie puede prever es cuánto tardará en aparecer el texto definitivo de la página "Quiénes somos".
Por qué dos empresas presupuestan seis semanas y seis meses por el mismo sitio
Sucede continuamente y desconcierta a cualquiera. Usted pide presupuesto para lo que describe como "una web sencilla de empresa" y recibe una propuesta de seis semanas y otra de seis meses. Ninguna de las dos miente necesariamente, porque han escuchado preguntas distintas: la primera está presupuestando una plantilla ya hecha en la que se vuelca su texto y se cambian los colores, y la segunda está presupuestando un diseño pensado para su negocio, probado en teléfonos reales y conectado con las herramientas que usted ya usa cada día.
Cuando desglosamos las dos propuestas junto a un cliente, las diferencias se concentran siempre en los mismos cuatro puntos: si el diseño es original o es un tema comprado, quién escribe los textos, si el sitio se conecta con pagos, reservas, existencias o contabilidad, y cuántas rondas de cambios están incluidas en el precio. Ese último punto es el que más se pasa por alto y el que más fricción provoca en el tramo final, cuando ya no queda margen.
Por eso, en vez de discutir sobre el importe, hay dos preguntas mucho más rentables: qué hay dentro de esas seis semanas que no hay dentro de las otras, y qué ocurre en la semana siete si el trabajo no está terminado. La respuesta a la segunda le dirá más sobre una empresa que cualquier página de clientes destacados.
Y hay algo que decimos abiertamente aunque no siempre nos convenga: para muchos negocios la opción más barata y rápida es la correcta. Un fisioterapeuta que necesita que lo encuentren, que se entiendan sus servicios y que suene el teléfono no necesita un desarrollo a medida de cuatro meses, así que cuando vemos ese caso lo decimos en la primera reunión.
A dónde se van realmente las semanas, fase por fase
Un proyecto web no es un bloque compacto de trabajo, sino seis fases encadenadas, y cada una se lleva una porción bastante estable del calendario:
- Descubrimiento y planificación, del 10 al 15 %. Suena a jerga, pero significa algo muy sencillo: ponerse de acuerdo en para qué sirve el sitio y a quién le habla, antes de que nadie dibuje una sola pantalla.
- Diseño, del 20 al 25 %. Aquí se decide el aspecto y, sobre todo, el orden en que el visitante se encuentra la información.
- Preparación de contenidos, del 15 al 20 %. Textos, fotografías, logotipo, precios, avisos legales y todo lo que rellena las pantallas.
- Construcción, del 30 al 35 %. La parte que todo el mundo imagina cuando piensa en "hacer una web", y la única que el equipo técnico controla de principio a fin.
- Pruebas y correcciones, del 10 al 15 %. Comprobar que todo funciona antes de que lo compruebe un cliente por usted.
- Publicación, alrededor del 5 %. Dominio, certificados, correos, copias de seguridad y el cambio final.
Traducido a números concretos sobre un sitio corporativo de diez semanas, el reparto queda así: aproximadamente 1 semana de planificación, de 2 a 2,5 semanas de diseño, de 3 a 3,5 semanas de construcción, 1,5 semanas cargando contenidos, 1 semana de pruebas y luego entre 2 y 3 días para salir en vivo. Si hace la suma verá que las cifras se solapan un poco, y es intencionado, porque en un proyecto bien llevado unas fases pisan a otras en lugar de esperarse en fila.
Conviene mirar ese reparto pensando en su propio proyecto, porque de las seis fases hay dos que dependen enteramente del cliente: la de descubrimiento, donde hay que tomar decisiones, y la de contenidos, donde hay que entregar material. Juntas suman entre el 25 y el 35 % del calendario, de modo que aproximadamente un tercio de su fecha de lanzamiento está en sus manos antes incluso de que el equipo empiece.
Las cuatro cosas que de verdad provocan los retrasos
Ordenadas por la frecuencia con que las vemos, no por lo graves que suenan:
- El contenido que nunca llega. Es la primera con mucha diferencia y añade de forma habitual entre 2 y 5 semanas.
- Decisiones sin una única persona que decida. Cuando un diseño lo aprueba un comité, cada ronda de revisión añade entre 1 y 3 semanas.
- El alcance que crece en voz baja. Cada añadido a mitad de proyecto cuesta entre 3 y 10 días laborables, y rara vez viene solo.
- Terceros con su propio calendario: bancos, proveedores de alojamiento y departamentos de informática que no trabajan para su fecha, sino para la suya.
Fíjese en que tres de los cuatro no son técnicos, y esa es la parte incómoda de esta conversación: buena parte de lo que un cliente vive como "la agencia va lenta" nace en su propio lado de la mesa, casi siempre sin ninguna mala intención y simplemente porque el proyecto compite con el trabajo del día a día.
Hay además un efecto acumulativo que casi nadie tiene en cuenta. Cuando un proyecto se detiene, el equipo no se queda mirando la pared, sino que pasa a otro encargo, así que volver cuesta entre 2 y 4 días solo de recuperar el hilo: releer decisiones, recordar por qué aquel formulario se resolvió de aquella manera y recolocar a las personas. Por eso una semana de espera por parte del cliente suele aterrizar en el calendario como semana y media, y dos pausas de una semana no cuestan dos semanas, sino tres.
El contenido es el asesino silencioso, y casi siempre es suyo
Digámoslo sin rodeos, porque probablemente sea el consejo más útil de todo el artículo: en la mayoría de los proyectos que terminan tarde, el sitio estaba acabado y los textos no. Todo se quedó esperando mientras alguien buscaba una carpeta de fotografías en un disco antiguo o intentaba redactar la biografía del equipo entre visitas de clientes.
Vale la pena poner números a ese trabajo, porque casi nadie lo dimensiona antes de comprometerse con una fecha. Treinta páginas a entre 300 y 500 palabras cada una son unas 12.000 palabras, lo que equivale a entre 25 y 40 horas de escritura real para alguien que no se dedica a escribir, y ese cálculo no incluye la sesión de fotos, que se resuelve en media jornada pero que se tarda dos semanas en agendar entre agendas, permisos y el día que por fin no llueve.
Existen tres caminos honestos y cada uno tiene su precio en tiempo. Puede escribirlo usted, que es lo más barato en dinero y lo más lento en semanas. Podemos escribirlo nosotros a partir de entrevistas, lo que añade de 2 a 3 semanas al plan pero elimina la espera, porque el trabajo pasa a un calendario que sí se controla. O puede lanzar con menos páginas y añadir el resto más adelante, cuando el sitio ya esté vivo.
Para la mayoría de negocios pequeños recomendamos el tercer camino sin dudarlo, porque una web de 8 páginas publicada ya está atendiendo visitas, mientras que una web perfecta de 30 páginas sigue siendo un borrador en una carpeta compartida. Si quiere ampliar este punto, tenemos más material sobre contenido escrito precisamente para dueños de negocio que no son redactores.
Ampliación del alcance: cómo las peticiones pequeñas se convierten en meses
La expresión técnica suena rara, así que la traducimos: la ampliación del alcance es la suma de peticiones pequeñas y razonables, ninguna de las cuales parecía un cambio en el momento en que se pidió. Nadie llega diciendo "quiero retrasar el proyecto un mes"; llega diciendo "ya que estamos, ¿podríamos añadir una cosita?".
El ejemplo real que más repetimos es este. En la semana cinco, alguien pregunta si los clientes podrán reservar por internet. Suena a una pantalla más, pero esa pantalla trae consigo un calendario, reglas de disponibilidad, correos de confirmación, cambios de cita, cancelaciones y un paso de pago, además de decidir qué pasa cuando dos personas reservan el mismo hueco con un segundo de diferencia. Eso no es una tarde de trabajo: son entre 3 y 6 semanas.
De ahí sale la regla que usamos y que puede usted aplicar solo: todo lo que añade un sustantivo nuevo al proyecto, reservas, socios, facturas, sucursales, cursos, deja de ser una modificación y pasa a ser una fase nueva. Si la petición se puede describir sin introducir una palabra que antes no existía en el proyecto, casi siempre es un ajuste; si necesita una palabra nueva, necesita su propio plan.
La solución práctica no es decir que no, porque muchas de esas ideas son buenas. Consiste en abrir una lista de fase dos en la semana uno y apuntar allí todo lo que aparezca, con la fecha en que se pidió. Así nada se pierde, nadie se siente ignorado y la fecha de lanzamiento sobrevive. La mayoría de nuestros proyectos terminan con entre 8 y 15 puntos en esa lista, y ese es el resultado sano, porque significa que las ideas se capturaron en lugar de perderse o de colarse a la fuerza en el lanzamiento.
Si al leer el ejemplo de las reservas ha pensado "eso es justo lo que yo quiero", conviene saber que su idea ya no es una web, sino una aplicación, y se planifica de otra manera: es territorio de desarrollo de aplicaciones web, con sus propias fases y sus propios plazos.
Lo que cuestan las aprobaciones, y cómo reducirlo a la mitad
Cada diseño y cada página necesitan que alguien diga que sí, y un sí de cuatro personas tarda muchísimo más que un sí de una sola. No es una cuestión de buena voluntad, sino de agendas: basta con que uno de los cuatro esté de viaje para que la ronda se estire una semana entera.
La aritmética es sencilla y bastante cruda. Dos rondas de comentarios a 3 días laborables cada una suman 6 días laborables, y un proyecto de 10 semanas solo contiene 50 días laborables, de modo que alrededor del 12 % del calendario se dedica a esperar un correo en lugar de a construir. Nadie factura esas horas y aun así usted las paga, en forma de fecha de apertura desplazada.
Lo que sí funciona, y lo hemos comprobado muchas veces, cabe en cuatro medidas:
- Una única persona designada para decidir, que escucha a los demás pero firma sola.
- Los comentarios reunidos en un solo documento, en lugar de repartidos entre mensajes, capturas y conversaciones de pasillo.
- Un plazo de respuesta de 48 horas acordado por escrito al principio, no pedido con urgencia a mitad de camino.
- Una llamada semanal fija, corta, en lugar de revisiones improvisadas cuando alguien encuentra un rato.
Y de aquí sale una conclusión que a veces sorprende: responder más rápido mueve su fecha de lanzamiento más que contratar a un programador adicional. El equipo casi nunca es el cuello de botella; el cuello de botella suele ser la bandeja de entrada.
Pruebas, seguridad y la semana aburrida que le ahorra disgustos
La semana de pruebas es la que todo el mundo quiere recortar y la que nunca conviene recortar. Consiste en enviar todos los formularios, abrir todas las páginas en un teléfono real y no solo en la pantalla grande del diseñador, medir la velocidad con una conexión mala, revisar la ortografía, buscar enlaces rotos y comprobar qué pasa cuando un cliente escribe algo que nadie había previsto, como un número de teléfono con letras o un pedido de cero unidades.
Los números que vemos son bastante constantes: un sitio de 20 páginas genera normalmente entre 40 y 80 correcciones pequeñas en esta fase, de las cuales entre 2 y 5 importan de verdad. Esa cifra asusta al cliente la primera vez que la ve, así que lo aclaramos siempre: es lo normal y no es señal de mal trabajo, igual que una obra bien hecha también tiene su repaso final de pintura.
Los proyectos que se saltan esta fase publican igualmente, y luego pasan de 3 a 4 semanas corrigiendo en público, con clientes reales tropezando con los fallos. Eso cuesta mucho más en confianza de lo que habría costado en tiempo esa semana aburrida de pruebas, porque un formulario de contacto que no envía nada durante diez días no se nota en ninguna métrica y sin embargo se lleva por delante todas las oportunidades de ese periodo.
Si su sitio va a cobrar pagos o a guardar datos de clientes, hay además una revisión de seguridad que en Linkysoft tratamos como parte del lanzamiento y no como un extra: comprobar que la información viaja cifrada, que las contraseñas del panel son serias, que las copias de seguridad se hacen de verdad y se pueden restaurar, y que nadie puede ver los datos de un cliente cambiando un número en la dirección del navegador. Es una parte poco vistosa del trabajo, y por eso conviene entender qué implica la ciberseguridad antes de firmar, no después del primer susto.
Plazos realistas según el tipo de sitio
Busque el suyo en esta lista, que es la misma que usamos al preparar una propuesta:
- Página única de aterrizaje: de 1 a 2 semanas.
- Sitio de presentación de 5 a 8 páginas: de 3 a 6 semanas.
- Sitio corporativo con blog, de 15 a 30 páginas: de 6 a 12 semanas.
- Tienda online de hasta 100 productos: de 10 a 16 semanas.
- Sistema de reservas o de cuentas de usuario: de 4 a 9 meses.
- Aplicación móvil junto al sitio: añade de 3 a 5 meses.
Hay un recargo que preferimos explicar antes de que aparezca en la factura del tiempo: un segundo idioma añade entre el 25 y el 40 % al plazo. No es solo traducir, porque hay una segunda ronda completa de revisión ortográfica y de estilo, y en el caso del árabe hay además una maquetación entera de derecha a izquierda que se prueba por separado, con sus propios menús, sus propios iconos y sus propios errores.
Otra distinción útil es cuál de estos proyectos se puede construir por fases y cuál no. Una tienda puede abrir con 20 productos y crecer luego sin ningún problema, del mismo modo que un sitio corporativo puede lanzarse con ocho páginas. En cambio, un flujo de pago no puede salir medio probado, y un sistema de reservas tampoco, porque el primer cliente que pierda dinero o el primero que se quede sin cita no vuelve. Cuando planificamos diseño y desarrollo web junto con desarrollo de aplicaciones móviles, siempre separamos lo que admite crecer por partes de lo que exige estar completo el primer día.
Cómo leer un calendario antes de firmarlo
Estas cinco preguntas desmontan un presupuesto optimista en cinco minutos, y ninguna de ellas es agresiva:
- ¿Qué está dando por supuesto que yo entregaré, y en qué fecha?
- ¿Qué no está incluido en este precio?
- ¿Cuántas rondas de revisión entran?
- ¿Quién más está en su cola de trabajo durante mis semanas?
- ¿Cuál es su procedimiento cuando una fecha se retrasa?
La señal más reveladora de todas es la siguiente: un calendario que no incluye ni una sola fecha límite para el cliente no es un calendario, es un deseo. Un plan de verdad dice lo que usted debe entregar y cuándo, porque de lo contrario la primera semana perdida no tiene dueño y acaba discutiéndose por correo dos meses después.
Una propuesta sana se reconoce a simple vista: fases con nombre, una fecha de inicio y otra de fin para cada una, y una fecha de entrega de contenidos marcada con claridad, no escondida en una frase al final. Si además incluye qué pasa si esa fecha se incumple, mejor todavía, porque significa que quien la escribió ya ha vivido el problema.
Por último, pida ver dos proyectos terminados de tamaño parecido al suyo y pregunte cuánto tardaron de verdad, no cuánto se había previsto. Una empresa con proyectos reales a sus espaldas responderá con matices y con alguna anécdota incómoda, y eso es buena señal: puede empezar por nuestros casos de éxito y preguntarnos por los detalles de cualquiera de ellos.
Cómo mantenemos los proyectos en su fecha
Preferimos describir mecanismos antes que promesas, porque las promesas no sujetan un calendario. En Linkysoft trabajamos con cuatro: una fecha de entrega de contenidos escrita dentro del plan y no de palabra, una única persona con capacidad de decisión nombrada en cada lado, una llamada fija de 30 minutos a la semana, y la lista de fase dos abierta desde la primera semana para que las ideas nuevas tengan dónde ir.
A eso se suma el trabajo en paralelo, que es la herramienta menos glamurosa y la más eficaz. En lugar de recopilar los contenidos cuando el diseño está aprobado, ambas cosas avanzan a la vez desde el principio, de modo que el calendario se acorta sin que el trabajo se reduzca ni un ápice. En un proyecto de 10 semanas eso suele ahorrar entre 1,5 y 2 semanas, que es más de lo que ahorraría añadiendo gente al equipo.
También conviene ser honesto sobre lo que nadie controla. La aprobación de una cuenta de pagos por parte de un banco tarda habitualmente entre 2 y 4 semanas, el traslado de un dominio o de un alojamiento entre 3 y 7 días, y un cambio de configuración del dominio dentro de un departamento de informática grande puede llevar de 1 a 2 semanas. Nosotros no aceleramos a un banco, así que lo que hacemos es empezar esos trámites en la semana uno y planificar alrededor de ellos, en vez de fingir que se resolverán en dos días.
Cuando un proyecto incorpora piezas más ambiciosas, como sistemas de inteligencia artificial conectados al sitio, esa disciplina importa todavía más, porque cada integración externa suma su propia espera y sus propias pruebas.
Entonces, ¿qué debería hacer esta semana?
Antes de escribir a nadie pidiendo presupuesto, hay tres tareas que le ahorrarán semanas y que puede hacer usted solo:
- Escriba en un folio las páginas que realmente necesita, no las que le gustaría tener algún día.
- Averigüe quién es el propietario de su nombre de dominio y quién tiene las claves del alojamiento, porque esa búsqueda sorprende a mucha gente y detiene lanzamientos enteros.
- Decida quién dice el sí definitivo y dígaselo a esa persona, para que sepa que la decisión es suya.
Si solo se lleva una frase de todo esto, que sea esta: lance más pequeño y más pronto, y luego haga crecer el sitio guiándose por lo que hacen los clientes reales dentro de él. Un sitio vivo enseña en un mes lo que ninguna reunión de planificación adivina en seis, y ese aprendizaje es el que después orienta bien tanto las páginas nuevas como cualquier inversión en marketing.
Si prefiere hablar de su caso concreto, con sus fechas y sus limitaciones, en Linkysoft preparamos calendarios que incluyen por escrito lo que usted debe entregar y cuándo, para que no haya sorpresas en la semana siete. Puede ponerse en contacto con nosotros y contarnos qué tiene en mente, o seguir leyendo en nuestro blog, donde tratamos temas como los plazos de una tienda online con el mismo nivel de detalle.
