پورتال مشتریان

نقش پورتال مشتریان در کارهای روزمره اداری

یک خریدار برای اطلاع از زمان تحویل کالا تماس می گیرد، و کمی بعد مشتری دیگری رونوشت فاکتور ماه پیش را درخواست می کند. پاسخ به این سوال های تکراری ساعت ها از وقت تیم شما را برای جستجوی دستی و ارسال پیام می گیرد. پورتال مشتریان این کارهای روزمره را در یک صفحه گردآوری می کند تا خود سفارش دهنده وضعیت را ببیند.

پورتال فضایی اختصاصی درون وب سایت یا سیستم شرکت شما است که با نام کاربری و رمز عبور باز می شود. پس از ورود، مشتری فقط پرونده های خودش مانند قراردادهای امضا شده، جزییات باربری و سوابق گفتگوهای قبلی را مشاهده می کند. او می تواند نیمه شب یا در روزهای تعطیل بدون انتظار برای ساعات کاری حساب خود را بررسی کند.

پورتال مشتریان گام به گام چگونه کار می کند؟

خریدار نخستین بار با نشانی ایمیل یا شماره همراه خود نام نویسی می کند و پیوند فعال سازی دریافت می کند. با باز کردن پیوند در مرورگر، رمز عبور مطمئنی تعیین می کند و حساب اختصاصی او بلافاصله فعال می شود.

این سامانه مستقیما به پایگاه داده شرکت شما متصل است. اگر حسابدار وضعیت یک صورتحساب را به پرداخت شده تغییر دهد، خریدار همان ثانیه تغییر را در صفحه خود می بیند. قابلیت های روزانه پورتال شامل این ابزارها است:

• احراز هویت از طریق کد تایید یکبار مصرف پیامک شده به تلفن همراه مشتری.
• داشبورد ساده و واضح که خریدهای جاری و فاکتورهای پیشین را بدون پیچیدگی نشان می دهد.
• صندوق پیام اختصاصی که سوالات پشتیبانی را مستقیما به کارشناس مربوطه می رساند.
• ارسال خودکار ایمیل یا اعلان هنگام صدور فاکتور جدید یا تغییر مرحله ارسال بسته.

تفاوت وب سایت عمومی شرکت با پورتال مشتریان

بسیاری از افراد بخش های عمومی وب سایت را با پورتال اختصاصی اشتباه می گیرند. جدول زیر تفاوت های عملی میان این دو بخش را نشان می دهد:

چرا کسب و کار شما به پورتال مشتریان نیاز دارد؟

بیشتر خریداران ترجیح می دهند صورتحساب ها را دریافت کنند و روند آماده سازی بسته را در همان دقیقه ای که می خواهند ببینند، بدون اینکه منتظر پاسخ ایمیل یا تماس کارشناس بمانند. ایجاد این بستر راحتی خریدار را فراهم می کند و پایبندی به خدمات شما را محکم می سازد.

این شیوه در وقت کارکنان شما نیز به میزان چشمگیری صرفه جویی می کند. تماس هایی که وضعیت مرسوله را جویا می شوند بسیار کمتر می شود، در نتیجه کارکنان روی انجام سفارش ها و پروژه های کلیدی تمرکز می کنند. از آنجا که تمام درخواست ها در پورتال ثبت می شود، ابهامی در توافق های گذشته رخ نمی دهد.

راه اندازی پورتال با خدمات نرم افزاری Linkysoft

انتخاب شکل پورتال به شیوه ارتباط شما با مشتریان و حجم مبادلات روزانه وابسته است. ما در Linkysoft از سال 2007 این سامانه ها را متناسب با نیازهای هر کسب و کار طراحی می کنیم :

• برنامه های کاربردی تحت وب و سیستم های مدیریتی : ما پورتال ها را از طریق خدمات توسعه برنامه های تحت وب به نرم افزارهای مالی، انبار و فرایندهای کاری شما متصل می کنیم و آنها را با ابزارهای پایداری چون Laravel و MySQL و React می نویسیم.
• طراحی و توسعه وب سایت : اگر وب سایت معرفی دارید و مایلید بخش ویژه ای برای ورود مشتریان بسازید، این امکان را از طریق خدمات طراحی و توسعه وب سایت با بارگذاری سریع و سازگاری تلفن همراه اجرا می کنیم.
• توسعه اپلیکیشن های موبایل : برای کاربرانی که ترجیح می دهند وضعیت را حین رفت و آمد بررسی کنند، از طریق خدمات توسعه اپلیکیشن های موبایل برنامه های اختصاصی iOS و Android با ورود از طریق اثر انگشت آماده می کنیم.
• امنیت سیستم ها و حفاظت از داده ها : چون در پورتال اسناد مالی و اطلاعات مهم ذخیره می شود، سرورها را با خدمات امنیت سایبری بررسی می کنیم تا نقاط ضعف احتمالی پیش از آغاز به کار رفع شوند.

اشتباهات رایج در به کارگیری پورتال مشتریان

اگر کار با سیستم دشوار باشد، مشتریان گاهی پورتال را کنار می گذارند و دوباره تماس تلفنی می گیرند. توجه به این نکات به استفاده بهتر کمک می کند:

1. درخواست اطلاعات بسیار زیاد در ورود اول. در آغاز یک نشانی ایمیل و یک رمز عبور کاملا کافی است.
2. فراموش کردن تنظیمات برای تلفن همراه. اغلب کاربران در رفت و آمدهای کاری حساب خود را با گوشی باز می کنند.
3. سهل انگاری در جداسازی دسترسی ها. هر حساب باید به گونه ای حفاظت شود که هیچ کس پرونده دیگران را نبیند.
4. نبود راهنمای کوتاه کار با سامانه. یک صفحه ساده که مراحل ورود را نشان دهد جلوی پرسش های اولیه را می گیرد.

ساماندهی منظم داده ها و صفحات ورود ساده، مراجعان را به استفاده مداوم از پورتال تشویق می کند و ساعت ها از کار تیم شما می کاهد.