« Combien coûte un logiciel sur mesure ? » est une question à laquelle presque personne ne répond franchement, et vous l'avez sans doute déjà constaté en lisant trois ou quatre articles qui se terminent tous par « cela dépend ». Chez Linkysoft, nous chiffrons ce genre de projet toutes les semaines, alors nous allons faire l'inverse ici : donner les fourchettes que nous constatons réellement, poser le calcul complet sur cinq ans pour les deux options, et vous laisser refaire l'addition avec vos propres effectifs, sur un coin de table, avant même de demander un devis à qui que ce soit.
La réponse honnête à la question du prix
Si personne ne vous donne un chiffre net, ce n'est pas toujours par mauvaise volonté. Un logiciel sur mesure se chiffre comme un bâtiment : pas au mètre carré, mais selon ce que l'on met dedans. Deux immeubles de même surface n'ont pas le même prix selon qu'ils abritent un entrepôt ou un bloc opératoire, et deux logiciels de même taille apparente n'ont pas le même prix selon le nombre de règles métier qu'ils doivent respecter.
Trois éléments déplacent le chiffre bien plus que tous les autres, et ce sont les seuls sur lesquels il vaut la peine de réfléchir avant un premier rendez-vous. Le premier est le nombre de tâches différentes que le système doit prendre en charge, parce que chaque tâche apporte ses écrans, ses règles et ses cas particuliers. Le deuxième est le nombre de systèmes déjà en place avec lesquels il devra dialoguer, du logiciel comptable au portail de l'administration. Le troisième est le nombre de personnes qui l'utiliseront en même temps, car faire tenir dix utilisateurs et faire tenir six cents ne demandent pas le même travail de fond.
Voici ce que nous vous promettons pour la suite : à la fin de cet article, vous saurez poser votre propre calcul sur cinq ans, sur une feuille, sans attendre le devis de personne. Vous saurez aussi reconnaître les situations où la bonne décision consiste à ne rien faire construire du tout.
Un mot de vocabulaire avant d'avancer, parce qu'il revient partout. Un logiciel prêt à l'emploi, que l'on appelle aussi progiciel ou solution SaaS, est un produit fini que vous louez au mois et que des milliers d'autres entreprises utilisent en même temps que vous. Un logiciel sur mesure est un système que vous payez une fois pour qu'il soit construit autour de votre façon de travailler, telle qu'elle est aujourd'hui.
Louer ou acheter : ce que vous payez vraiment dans chaque cas
Le prêt à l'emploi est une location. L'argent ne s'arrête jamais, le produit ne devient jamais le vôtre, et si vous cessez de payer vous perdez l'accès. En échange, vous avez quelque chose qui fonctionne lundi matin, avec un support déjà rodé et des fonctions que des milliers de clients ont fait corriger avant vous.
Le sur mesure est un achat. La dépense est lourde au début et beaucoup plus légère ensuite, et ce que vous obtenez est un actif qui appartient à votre entreprise : le code source, la base de données, et le droit de changer de prestataire sans tout recommencer. Cette différence de nature explique pourquoi comparer un prix de développement à un abonnement mensuel n'a aucun sens tant que l'on n'a pas ramené les deux à la même durée.
La règle tient dans une phrase que vous pourrez répéter telle quelle à votre associé : avec un logiciel prêt à l'emploi, vous adaptez votre entreprise au logiciel, alors qu'avec un logiciel sur mesure, vous adaptez le logiciel à votre entreprise.
Dans la pratique, les entreprises en bonne santé finissent presque toujours avec les deux. Elles louent leur comptabilité et leur messagerie, et elles font construire un ou deux systèmes qui portent ce qu'elles font de particulier, en général une application web métier accessible depuis un navigateur, sans rien à installer sur les postes.
Les fourchettes que nous constatons, et ce qu'elles contiennent
Voici les ordres de grandeur qui reviennent projet après projet, en dollars américains et en durée calendaire, entre la signature et la mise en service :
- Un outil qui couvre un seul flux de travail, par exemple un planning de réservation, un formulaire d'inspection sur tablette ou un écran de validation interne : environ 8 000 à 25 000 dollars, en quatre à huit semaines.
- Un système de service, avec des rôles différents selon les utilisateurs, des tableaux de bord et deux ou trois connexions à l'existant : environ 25 000 à 70 000 dollars, en trois à cinq mois.
- Un système de gestion pour toute l'entreprise, consultable depuis un téléphone et réellement relié aux autres outils : environ 70 000 à 200 000 dollars, en six à douze mois.
- Une plateforme sur laquelle vos propres clients se connectent, avec paiements en ligne et un compte séparé par client : à partir de 150 000 dollars, en neuf à dix-huit mois.
Une précision honnête s'impose ici. Une application mobile installée sur les téléphones de vos équipes ou de vos clients constitue presque toujours un poste à part entière, et non une option à cocher, parce qu'elle demande son propre développement puis son passage sur les magasins d'applications. C'est un sujet en soi, que nous détaillons du côté du développement d'applications mobiles.
Disons les choses franchement : la grande majorité des petites et moyennes entreprises qui se posent cette question relèvent de la première ou de la deuxième fourchette, pas de la quatrième. Un prestataire sérieux vous le dira dès le premier échange, quitte à réduire lui-même la taille du projet qu'il vous vend.
Où part l'argent à l'intérieur d'un projet
Ouvrons la facture, car c'est là que se cachent les mauvaises surprises. Écrire le code représente environ la moitié du budget, pas la totalité, ce qui explique pourquoi le devis le moins cher est bien souvent celui qui a simplement oublié d'afficher l'autre moitié.
Sur un système de gestion classique, la répartition ressemble à ceci : le cadrage, c'est-à-dire le travail qui consiste à décider précisément quoi construire, pèse environ 10 % du budget ; le design et l'expérience utilisateur, autrement dit décider à quoi cela ressemble et comment on circule d'un écran à l'autre, environ 14 % ; le développement proprement dit, côté serveur et côté écran, environ 50 % ; les tests et les corrections, c'est-à-dire trouver les problèmes avant que vos équipes ne les rencontrent, environ 12 % ; la mise en service, la reprise de vos anciennes données et la formation, environ 6 % ; et la gestion de projet, environ 8 %.
La conséquence pratique est facile à retenir. Un devis sans ligne de cadrage et sans ligne de tests n'est pas moins cher : il a simplement déplacé ces coûts après votre signature, sous forme d'avenants. Vous les paierez donc quand même, plus tard, et sans plus pouvoir comparer avec quiconque.
Le design mérite que l'on s'y arrête, parce que c'est un vrai poste de dépense et non une décoration. Un écran mal pensé coûte chaque jour quelques minutes à chaque utilisateur, et ces minutes se paient en salaires pendant des années : c'est exactement le travail que nous décrivons du côté de la conception de sites et d'interfaces.
La facture qui arrive après la mise en service
Le jour de la mise en ligne n'est pas la fin des dépenses, et un prestataire qui ne vous parle jamais de la suite vous prépare une deuxième année désagréable. La règle que nous appliquons consiste à prévoir 15 à 20 % du prix de construction chaque année, pour l'hébergement, les mises à jour de sécurité, les petites évolutions et quelqu'un à appeler quand quelque chose casse.
Rendons ce pourcentage concret. L'hébergement d'un système de gestion d'entreprise coûte généralement entre 50 et 400 dollars par mois selon le nombre d'utilisateurs et le volume de données, ce qui reste modeste au regard du reste. Tout le solde de l'enveloppe est du temps humain, et c'est normal, puisqu'un logiciel vivant est avant tout un logiciel que quelqu'un surveille.
La partie sécurité n'est pas une option que l'on coche selon son humeur. Un logiciel est construit à partir de briques techniques qui reçoivent des correctifs en permanence, si bien qu'un système que personne ne met à jour pendant un an devient précisément celui par lequel on entre. C'est le raisonnement qui guide notre travail de cybersécurité, et il vaut tout autant pour les logiciels que vous louez.
Méfiez-vous ensuite de la fausse économie qui consiste à supprimer le contrat de support la deuxième année pour souffler un peu. Un système laissé seul pendant dix-huit mois réclame presque toujours une opération de rattrapage, montées de version, correctifs accumulés et remise en état, dont le prix dépasse celui des mois de maintenance économisés.
Le logiciel loué possède son équivalent caché, moins visible parce qu'il n'apparaît pas sur la facture d'abonnement : les heures de consultant nécessaires chaque fois que vous voulez qu'il se comporte un peu différemment de ce que l'éditeur avait prévu.
Le calcul d'abonnement qui tranche la plupart des dossiers
Posons l'addition lentement, parce que c'est elle qui décide, et non les impressions. Prenons quarante salariés à 45 dollars par utilisateur et par mois, un tarif courant pour un logiciel de gestion sérieux. Cela fait 1 800 dollars par mois, donc 21 600 dollars par an, donc 108 000 dollars sur cinq ans. Il faut y ajouter les frais de mise en route et la reprise de vos données, qui représentent couramment 5 000 à 15 000 dollars la première année, sans compter les modules facturés à part.
Mettons maintenant le sur mesure à côté. Un développement à 60 000 dollars, augmenté d'un entretien annuel de 18 %, soit environ 10 800 dollars par an, donne à peu près 114 000 dollars sur les mêmes cinq années.
Voilà l'enseignement réel de ce calcul : le coût d'un abonnement suit vos effectifs, tandis que le coût d'un logiciel sur mesure suit vos changements. Une équipe qui grandit pousse la réponse d'un côté, un métier qui bouge sans arrêt la pousse de l'autre, et c'est pour cette raison que deux entreprises voisines prennent parfois deux décisions opposées sans qu'aucune des deux n'ait tort.
Un exemple suffit pour le voir. À quatre-vingts utilisateurs, l'abonnement double mécaniquement et approche 216 000 dollars sur cinq ans, alors que le système construit réclame de l'ordre de dix pour cent supplémentaires pour absorber la charge. Refaites donc l'addition avec vos propres chiffres, votre effectif réel et le tarif exact affiché par l'éditeur que vous regardez, puis comparez : nos autres articles consacrés aux tarifs déroulent d'autres cas de figure.
Quand acheter du prêt à l'emploi est la bonne décision
Disons-le sans détour, parce que c'est vrai bien plus souvent qu'on ne l'admet dans notre métier. Si le besoin porte sur la comptabilité, la paie, la messagerie ou une boutique en ligne standard, achetez. Des milliers d'entreprises ont déjà payé pour rendre ces produits bons, ils sont mis à jour en permanence pour suivre la réglementation, et rien de ce que vous feriez construire ne serait meilleur pour moins cher.
Trois tests règlent la plupart des hésitations. Le test de la taille d'équipe, d'abord : en dessous d'environ dix à quinze utilisateurs, l'arithmétique de l'abonnement ne justifie presque jamais un développement. Le test du processus, ensuite : si vous accomplissez cette tâche exactement comme tout le monde dans votre secteur, vous paieriez pour réinventer quelque chose qui ne vous rapporte rien. Le test de la vitesse, enfin : s'il vous faut un outil en service ce trimestre, un produit acheté qui couvre 80 % du besoin bat un système parfait qui arrive dans neuf mois.
Linkysoft a déjà conseillé à des clients d'acheter plutôt que de faire construire, et de repartir avec un abonnement à quelques centaines de dollars par mois au lieu d'un projet à cinquante mille. Un prestataire qui ne prononce jamais cette phrase ne vous conseille pas, il vous vend.
Cinq signes que votre logiciel actuel vous coûte déjà plus cher
L'inverse est vrai également, et il se repère à des signaux très concrets, tous visibles sans le moindre audit :
- La ceinture de tableurs. Vos équipes tiennent des fichiers personnels à côté du logiciel officiel, parce que celui-ci ne sait pas contenir ce dont elles ont besoin. Ces fichiers sont devenus votre vrai système d'information, et personne ne les sauvegarde.
- L'impôt de la ressaisie. Six personnes qui perdent quarante minutes par jour à recopier des données d'un outil vers un autre, cela fait quatre heures par jour, environ 1 000 heures par an, soit à peu près 20 000 dollars de salaire chargé à 20 dollars de l'heure, dépensés uniquement pour du copier-coller.
- Les licences fantômes. Vous payez par utilisateur pour des personnes qui ouvrent l'outil une fois par mois, situation banale dès que le nombre de comptes a dérivé pendant deux ou trois ans sans que personne ne fasse le ménage.
- Le devis de modification. Un ajustement que vous jugez minuscule revient chiffré entre 20 et 60 heures de consultant, facturées 80 à 200 dollars de l'heure, ce qui vous conduit à renoncer, puis à contourner encore.
- Vos données sortent mal. Impossible d'obtenir un export complet et exploitable. C'est le signe le plus discret et le plus lourd, car c'est lui qui décide en silence de vos trois prochaines années.
Quand trois de ces cinq signes sont réunis, le logiciel loué n'est plus l'option économique : il est devenu l'option dont le coût se paie ailleurs, en salaires et en soirées perdues. Nos études de cas montrent à quoi ressemble le remplacement d'une organisation de ce type, avec les chiffres avant et après.
Comment dépenser moins sans perdre ce qui fait la valeur du sur mesure
Un projet sur mesure bien mené n'est pas un projet où l'on a rogné partout, c'est un projet où l'on a dépensé aux bons endroits. Cinq décisions font l'essentiel de l'écart.
- Découpez en phases. Une première version qui couvre uniquement ce que vos équipes utilisent tous les jours sort en général en huit à douze semaines pour 30 à 40 % du budget total, et elle commence à rapporter pendant que la suite se construit.
- Réutilisez les parties ordinaires. Dans la plupart des systèmes de gestion, seuls 20 à 30 % des fonctions sont réellement propres au client. Les 70 à 80 % restants, c'est-à-dire les connexions, les rôles et permissions, les notifications, les rapports et les exports, ne devraient jamais être réinventés depuis zéro.
- Achetez l'ennuyeux, construisez ce qui vous rapporte. Louez le logiciel comptable et faites construire le moteur de planification que vos concurrents ne savent pas copier, car c'est lui seul qui vous distingue.
- Décidez avant de commencer. Une exigence modifiée en cours de développement coûte couramment trois à cinq fois ce qu'elle aurait coûté pendant le cadrage, ce qui fait du document de cadrage le papier le moins cher de tout le projet.
- Comptez les connexions honnêtement. Chaque liaison avec un système existant, logiciel comptable, plateforme de paiement, transporteur ou portail administratif, ajoute environ 2 000 à 8 000 dollars et une à trois semaines. Quatre connexions jugées évidentes représentent donc un mois de calendrier et le prix d'une voiture d'occasion.
Un mot sur l'automatisation et sur les systèmes d'intelligence artificielle, puisque la question arrive désormais dans presque tous les rendez-vous. Elle a une vraie valeur quand elle supprime une tâche répétitive et mesurable, par exemple le tri des documents entrants. L'ajouter à une première version achète en revanche du retard bien plus souvent que du bénéfice, donc gardez-la pour la phase suivante, une fois que le système de base tourne et que vos équipes s'en servent.
Les questions à poser avant de signer quoi que ce soit
Les cinq questions qui suivent coûtent dix minutes et protègent parfois plusieurs dizaines de milliers de dollars. Posez-les à tous vos candidats, y compris à nous.
- À qui appartiennent le code et les données ? Exigez la réponse dans le contrat, pas dans un courriel rassurant.
- Combien coûte la deuxième année ? En chiffre, pas en promesse de bonne volonté.
- Que se passe-t-il si nous partons ? Autrement dit, pouvez-vous tout exporter, et une autre société peut-elle reprendre le travail sans repartir de zéro ?
- Comment sont facturées les modifications ? Le forfait, qui fixe un prix ferme pour un périmètre écrit, protège votre budget, tandis que la régie, qui facture le temps réellement passé, protège votre droit de changer d'avis, et chacun convient à un type de projet différent.
- Puis-je voir le document de cadrage avant le début du développement ? Un prestataire incapable d'écrire ce qu'il va construire ne l'a pas encore compris.
Si vous souhaitez creuser le volet juridique et la rédaction du besoin avant votre premier rendez-vous, nos articles consacrés aux contrats et à l'expression des besoins reprennent chacune de ces questions en détail, avec des exemples de clauses.
Comment nous chiffrons chez Linkysoft, et par quoi commencer
Notre séquence est courte et elle ne change pas. Nous commençons par un cadrage payant de durée limitée, qui produit un périmètre écrit et un vrai chiffre plutôt qu'une fourchette. Vient ensuite une première phase à prix ferme, puis les phases suivantes, chacune décidée au moment où la précédente est en service et a montré ce qu'elle valait.
Nous annonçons une fourchette lors du premier échange et un montant ferme seulement après le cadrage, pour une raison simple : un chiffre donné avant que quiconque ait compris le travail est une supposition déguisée en engagement, et c'est exactement ce qui produit les avenants, les retards et les projets qui finissent mal.
Notre métier est que votre projet réussisse, pas qu'il soit gros. Si votre addition sur cinq ans dit d'acheter, nous vous montrerons l'addition qui dit d'acheter, et nous vous indiquerons quels produits regarder en priorité.
Pour avancer, envoyez-nous trois choses : ce que vous utilisez aujourd'hui, combien de personnes s'en servent, et ce que le logiciel doit faire que l'actuel ne fait pas. Nous vous répondons avec une fourchette argumentée depuis la page contact, et si vous préférez lire encore un peu avant de nous écrire, le reste du blog vous attend.
