ワークフロー自動化
システムやWebアプリが、通知の送信や記録の更新など毎日くり返す作業を自動で行うことです。社員が毎回手作業でする必要がなくなります。その結果、ミスが減り、チームはもっと大切な仕事に時間を使えるようになります。
別名 業務自動化 プロセス自動化 タスク自動化 Workflow Automation 業務プロセス自動化 ワークフローオートメーション 業務の効率化
定義・概要
ワークフロー自動化とは？
ワークフローとは、会社の仕事が始まりから終わりまでたどる手順の流れのことです。たとえば、お客様から注文が届き、社員が確認し、商品を準備して発送し、最後にお客様へお知らせが届く、という流れです。
自動化とは、これらの手順を人が毎回手作業で行うのではなく、システムが自分で行うことです。つまりワークフロー自動化とは、使っているWebアプリやシステムが、くり返しの作業を自動で引き受けることを指します。たとえば、通知の送信、記録の更新、データをある場所から別の場所へ移すことなどです。
考え方はシンプルです。毎日同じやり方でくり返す仕事は、システムに任せられます。チームには、考えること、判断すること、人と向き合うことが必要な仕事が残ります。
自動化はどのように動くのか？
多くの自動化は、次の3つのシンプルな要素でできています。
- トリガー：手順を始めるきっかけです。新しい注文が届く、お客様が登録する、予約の日が近づく、などです。
- 条件：システムが動く前に確認する質問です。たとえば「この注文に上司の承認は必要か？」「在庫は少なくなっていないか？」などです。
- アクション：その後にシステムが行うことです。メッセージを送る、請求書を発行する、記録を更新する、担当者に知らせる、などです。
クリニックの例で見てみましょう。患者さんがWebサイトから予約をします。これがトリガーです。予約の前日になると、これが条件です、システムがWhatsAppやメールでリマインダーを送ります。これがアクションです。受付のスタッフが患者さん一人ひとりに電話をかける必要はありません。
自動化は、複数のシステムをつなぐこともできます。ここで役立つのが連携で、多くの場合APIと呼ばれる仕組みを使います。APIとは、2つのプログラムが自動でデータをやり取りするための方法です。たとえば、ネットショップを配送会社や会計ソフトとつなげば、手でコピーしなくてもデータが受け渡されます。
日々の仕事での例
- ネットショップ：新しい注文が入るたびに在庫が自動で減り、請求書が発行され、お客様には注文番号つきのお知らせが届きます。
- 人事：社員が休暇を申請すると、申請が上司に届いて承認され、その後に休暇の残り日数が自動で更新されます。
- 営業：訪問者がWebサイトのお問い合わせフォームに入力すると、顧客リストに登録され、営業担当者にすぐ通知が届きます。
- 倉庫：ある商品の数量が決めた数を下回ると、品切れになる前に仕入れ担当者へ通知が届きます。
- レポート：毎日の売上レポートが、誰かが手でまとめなくても、毎朝経営陣に届きます。
ワークフロー自動化があなたにとって大切な理由
| 項目 | 手作業 | 自動化 |
|---|---|---|
| ミス | うっかり忘れ、疲れ、入力ミスで起こる | 少なくなる。システムは毎回同じやり方で手順を行うため |
| スピード | 担当者の手があくまで手順が止まる | トリガーが起きた瞬間に動く。昼でも夜でも |
| チームの時間 | データのコピーやメッセージ送信で失われる | 顧客対応やもっと大切な仕事に使える |
| 管理 | 誰がいつ何をしたのかわかりにくい | すべての手順がはっきり記録に残る |
| 成長 | 注文が増えるほど人手が必要になる | システムがより多くの注文をこなせる |
目的はチームを減らすことではありません。システムにできることをチームがくり返すのをやめ、人が必要な仕事に集中できるようにすることです。
ワークフロー自動化の始め方
- 今の仕事の手順をそのまま書き出す。誰が、何を、いつ、どの順番で行っているか。
- くり返しの作業を探す。毎日同じやり方でくり返す仕事は、自動化に向いています。
- 小さな一歩から始める。たとえば、お客様への予約のリマインダーから。うまくいったら、ほかの手順を加えます。
- 実際のデータで試す。システムに任せる前に、正しく動くことを確かめます。
- 見直して改善する。チームに困っていることを聞き、実際の仕事で見えたことに合わせて手順を調整します。
自動化はどこで作られるのか？
Linkysoftでは、Webアプリケーションと管理システムを、出来合いのテンプレートではなく、あなたの仕事のやり方に合わせて作ります。ワークフロー自動化は、その大切な一部です。これらのシステムには、業務管理（ERP）、顧客・営業管理（CRM）、複数店舗のPOSと在庫、人事と給与、予約とスケジュール、リアルタイムのレポート画面が含まれます。WhatsApp、メール、SMS、会計、配送、電子請求書とも連携できます。セキュリティも最初から組み込まれています。社員ごとに役割に応じた権限があり、すべての操作が記録され、バックアップは暗号化されます。ソースコード、データ、システムはあなたのものです。
自動化がWebサイトから始まる場合は、Webサイト制作・開発サービスが、フォーム、予約カレンダー、顧客リスト、決済、メール配信を備えたサイトを作ります。さらに、訪問者に24時間いつでも答え、情報を集めるスマートなチャットアシスタントもついています。
お客様や社員がスマートフォンで仕事をしている場合は、iOSとAndroid向けのモバイルアプリ開発サービスが、スマートフォンに直接届くプッシュ通知、オフラインでの利用、カメラでのバーコード読み取りを加えます。
メール、フォーム、請求書を読み取って表を更新するなど、読んで理解する必要がある作業には、AIシステムがあります。そして店舗オーナーには、Storekが商品、売上、仕入れ、在庫、倉庫間の移動を1つのシステムにまとめます。
よくある失敗
- 整理されていない手順を自動化する。手作業のやり方がはっきりしていないと、システムはその混乱をもっと速くくり返すだけです。まず手順を整えましょう。
- すべてを一度に自動化する。大きく始めすぎると、どこに問題があるのか見つけにくくなります。小さく始めて、少しずつ広げましょう。
- 特別なケースを忘れる。お客様が注文をキャンセルしたら？上司が承認の依頼に返事をしなかったら？こうしたケースは最初から考えておきましょう。
- 通知が多すぎる。社員に届くメッセージが多すぎると、読まれなくなります。通知は必要な人だけに送りましょう。
- チームを巻き込まない。仕事の細かいところは、社員がいちばんよく知っています。作る前にも作った後にも、意見を聞きましょう。
- セキュリティを後回しにする。自動化では顧客データがシステムの間を移動します。そのため、はっきりした権限と、すべての手順を残す記録が欠かせません。