Fast jede Praxis, die wir bei diesem Schritt begleiten, stellt zuerst dieselbe Frage: Was passiert, wenn beim Umzug vom Papier in die Software etwas verloren geht? Die Frage ist völlig richtig, nur wird sie meistens an der falschen Stelle beantwortet, nämlich in einer Produktbroschüre. Deshalb beschreibt dieser Text keine Software, sondern das Vorgehen, mit dem solche Umzüge in der Wirklichkeit gelingen: erst die Regale zählen, dann nur die noch aktiven Patienten erfassen, den Rest scannen und auffindbar machen, danach mit einer Stichprobe gegen das Papier prüfen. Und weil es dazugehört, steht am Ende auch der Satz, den man in Verkaufsgesprächen selten hört, nämlich wann sich eine vollständige Migration für eine kleine Praxis schlicht nicht lohnt.
Was „etwas verlieren“ in einer Praxis wirklich bedeutet
Ganze Akten verschwinden so gut wie nie. Was verschwindet, ist das eine Blatt, das beim Sortieren im Stapel liegen geblieben ist, die Allergie, die vor Jahren an den Rand gekritzelt wurde und die beim Abtippen niemand übernommen hat, oder die Mobilnummer, die in ein Zahlenfeld statt in ein Textfeld gerutscht ist, sodass die führende Null fehlt und die Terminerinnerung nie ankommt. Ebenso häufig ist der umgekehrte Fehler, bei dem ein Patient plötzlich zweimal im System lebt, einmal als Meier und einmal als Mayer, mit jeweils der halben Krankengeschichte in beiden Akten.
Diese Schäden wiegen unterschiedlich schwer, und es lohnt sich, sie ehrlich zu sortieren, weil danach der gesamte Prüfaufwand verteilt wird.
- Geld: ein falscher offener Betrag ärgert, kostet aber nur Zeit, denn er lässt sich aus dem Papier jederzeit wiederherstellen.
- Erreichbarkeit: eine falsche Nummer kostet Termine und damit Umsatz, fällt aber spätestens beim nächsten Anruf auf.
- Gesundheit: eine fehlende Allergie oder eine unvollständige Medikamentenliste kann einem Menschen schaden, und genau deshalb gehört die Sorgfalt auf diese Felder und nicht gleichmäßig auf alles.
Bevor jemand die erste Taste drückt, sollte die Ziellinie beschrieben sein, und zwar in drei Bedingungen: Jede Akte ist per Zählung nachgewiesen, jedes kritische Feld ist von einem zweiten Augenpaar bestätigt, und das Papier bleibt in seinem Karton, bis die digitale Kopie nachweislich gut ist. So sollte das ganze Vorhaben auch geführt werden, nämlich als Inventur mit medizinischen Folgen und nicht als Softwarekauf.
Zählen Sie die Regale, bevor Sie Software kaufen
Die erste Woche gehört einer Strichliste, sonst nichts. Am Ende dieser Woche brauchen Sie vier Zahlen: wie viele Akten Sie tatsächlich besitzen, wie viele laufende Meter sie im Schrank belegen, wie viele Seiten eine Akte im Schnitt hat, wofür eine Stichprobe von dreißig Akten völlig genügt, und wie viele dieser Patienten in den vergangenen 24 Monaten überhaupt da waren.
Damit Sie sofort ein Gefühl für die Größenordnung bekommen, hier der Maßstab, den Sie noch heute Nachmittag anlegen können: Ein Aktenschrank mit vier Schubladen fasst grob 2 bis 2,5 laufende Meter, das entspricht etwa 300 bis 500 Patientenakten, und eine Akte aus der Allgemeinmedizin umfasst im Schnitt 8 bis 15 Seiten. Vier solcher Schränke bedeuten also ungefähr 1.200 bis 2.000 Akten und je nach Praxis 10.000 bis 30.000 Blatt Papier, was eine ganz andere Aufgabe ist als die, die man im Kopf hat, wenn man beiläufig von „ein paar Ordnern“ spricht.
Diese Reihenfolge ist kein Formalismus, denn jedes Angebot, jeder Zeitplan und jede Personalentscheidung wird aus genau diesen vier Zahlen gerechnet. Wer ohne sie einen Preis nennt, rät, und bezahlt wird das Raten am Ende von der Praxis. Bei Linkysoft schreiben wir aus diesem Grund kein Angebot, bevor die vier Zahlen auf dem Tisch liegen, und wie eng ein sauberer Aufwand an echten Zählungen hängt, sehen Sie an den Projekten in unseren Fallstudien.
Nicht jede Akte muss getippt werden: die Zwei-Spuren-Regel
Spur eins ist die aktive Liste, also alle Patienten mit einem Besuch in den letzten 18 bis 24 Monaten. Diese Akten werden als echte Felder erfasst, die man suchen, filtern und auswerten kann, weil im Alltag genau mit ihnen gearbeitet wird.
Spur zwei sind alle übrigen. Sie werden gescannt und nur nach Name, Patientennummer und Datum indexiert, sodass die Akte in Sekunden auffindbar ist, ohne dass jemand dafür bezahlt, eine Krankengeschichte abzutippen, die vielleicht nie wieder geöffnet wird.
Der Unterschied ist größer, als er klingt, denn in den meisten allgemeinmedizinischen Praxen waren 55 bis 70 Prozent der registrierten Patienten in den vergangenen 24 Monaten nicht da. Die Liste dessen, was jetzt wirklich getippt werden muss, umfasst damit üblicherweise nur 30 bis 45 Prozent des Regals, sodass die bezahlte Tipparbeit meist kleiner ausfällt als die Hälfte dessen, was die Praxis insgeheim befürchtet hat.
Und wenn ein Patient aus Spur zwei doch wieder auftaucht, tippt die Anmeldung seinen Kopfsatz am Tresen in etwa vier Minuten ein, womit er still und leise zu einem Patienten der Spur eins wird. Das Regal wandelt sich also mit der Zeit von selbst um, ohne dass dafür zusätzliche Kosten entstehen.
Die neun Felder, die stimmen müssen
Es gibt genau neun Angaben, bei denen ein Fehler wirklich weh tut, und sie sind schnell aufgezählt:
- vollständiger Name, genau so geschrieben wie im Ausweisdokument
- Patienten- oder Ausweisnummer
- Geburtsdatum
- Mobilnummer
- Allergien
- Dauererkrankungen
- aktuelle Medikamente
- Datum des letzten Besuchs
- offener Betrag
Alles andere, also alte Besuchsnotizen, frühere Blutdruckwerte oder Rezepte von vorgestern, darf als gescannte Seite liegen bleiben statt als getipptes Feld zu erscheinen. Diesen Satz einmal laut auszusprechen ist der Schritt, der aus einem Zwölf-Monats-Projekt ein Drei-Monats-Projekt macht.
Für die neun Felder gilt dagegen die doppelte Erfassung: Eine zweite Person tippt sie noch einmal, und das System meldet jede Abweichung. Einfaches Tippen bringt normalerweise 1 bis 3 Fehler auf 100 Felder, während die zweite Erfassung das auf deutlich unter 0,5 auf 100 drückt und die Tippzeit nur um rund ein Drittel verlängert, und zwar auch nur auf diesen neun Feldern.
Legen Sie außerdem die Schreibregeln fest, bevor jemand die Tastatur berührt: die Reihenfolge im Datum, die Telefonnummer mit Ländervorwahl, eine einzige Schreibweise für Namen, die früher von Hand übertragen wurden, und einen ausdrücklichen Eintrag „keine bekannten Allergien“. Ein leeres Feld bedeutet nämlich, dass niemand gefragt hat, und das ist etwas völlig anderes, als wenn es nichts zu berichten gibt.
Was es wirklich kostet und wie lange es dauert
Rechnen wir ein Beispiel durch, das Sie auf Ihre eigene Praxis übertragen können: 4.000 Akten mit durchschnittlich 12 Seiten. Ein geübter Mensch tippt den Kopfsatz eines Patienten, also die neun oben aufgezählten Felder einschließlich des offenen Betrags, in 3 bis 6 Minuten. Mit 4 Minuten gerechnet wären alle 4.000 Akten zusammen 16.000 Minuten oder 267 Stunden, also rund 33 Arbeitstage für eine Person und etwa sieben Tage für ein Team aus fünf Leuten. Nach der Zwei-Spuren-Regel müssen jetzt allerdings nur 1.200 bis 1.800 Akten getippt werden, und damit bleiben von dieser Zahl 80 bis 120 Stunden übrig.
Beim Scannen sieht die Rechnung so aus: 4.000 Akten mal 12 Seiten ergeben 48.000 Blatt. Ein Tischscanner steht mit 30 bis 60 Seiten pro Minute im Datenblatt, doch mit Klammern, Knicken und doppelseitigen Blättern liegt die realistische Dauerleistung bei 400 bis 700 Seiten pro Person und Stunde. Teilt man 48.000 durch diese beiden Werte, ergeben sich 69 Stunden im besten und 120 im schlechtesten Fall, sodass 70 bis 120 Personenstunden die ehrliche Zahl sind. Dazu kommen etwa 17 Stunden für das Zusammenführen von Dubletten, denn 3 bis 8 Prozent eines Papierregisters sind doppelte Patienten, und ungefähr 20 Stunden für die Prüfung einer Stichprobe von 5 Prozent.
Beim Geld nennen wir Spannen statt Versprechen: Ausgelagerte Erfassung kostet üblicherweise 0,35 bis 1,20 US-Dollar je Patientenkopf und das Scannen 0,02 bis 0,06 Dollar je Seite. Weil getippt nur die 1.200 bis 1.800 aktiven Akten werden, landet diese Praxis bei etwa 420 bis 2.160 Dollar für das Tippen und bei 960 bis 2.880 für das Scannen, das ja alle 48.000 Seiten umfasst, und beide Zahlen bewegen sich innerhalb ihrer Spanne je nachdem, wie sauber die Akten vorbereitet sind.
Der Speicherplatz ist übrigens der billigste Teil der ganzen Übung, und das sollte man laut sagen, weil viele Praxen genau davor Respekt haben: 48.000 Schwarz-Weiß-Seiten mit 300 dpi belegen je Seite nur 40 bis 120 KB, insgesamt also 2 bis 6 Gigabyte, ungefähr so viel wie ein einziger Spielfilm. In Farbe wären dieselben Seiten acht- bis zehnmal so groß, weshalb Farbe nur dort sinnvoll ist, wo sie medizinisch etwas bedeutet.
Von Anfang bis Ende braucht eine Praxis mit drei Ärzten und 4.000 Akten 11 bis 15 Wochen, und die Rechnung dahinter schreibt man am besten einmal aus: etwa eine Woche zum Zählen und Entscheiden, zwei Wochen für Einrichtung und Schulung, vier bis sechs Wochen für Tippen und Scannen neben dem laufenden Betrieb und noch einmal vier bis sechs Wochen für Parallelbetrieb und Kontrolle. Schwere Arbeit sind davon nur die 4 bis 6 Wochen in der Mitte, der Rest ist Zählen, Entscheiden, Schulen und Prüfen. Wenn eine Praxis dabei merkt, dass ihre Abläufe in kein Mietprodukt passen, ist eine eigene Webanwendung oft die ruhigere Lösung, weil die Software dann dem Ablauf folgt und nicht umgekehrt.
Die alten Akten einmal scannen, und zwar richtig
Die langsame Hälfte des Scannens ist die Vorbereitung: Klammern ziehen, Knicke glätten, Haftnotizen ablösen, eingerissene Ränder kleben, doppelseitige Blätter erkennen. Planen Sie deshalb mehr Zeit für den Vorbereitungstisch ein als für das Gerät, und stellen Sie beide nebeneinander, damit niemand mit losen Stapeln durch die Praxis läuft.
Die Einstellungen sind schnell erklärt. 300 dpi heißt 300 Bildpunkte pro Zoll und ist genau die Auflösung, bei der eine ärztliche Handschrift lesbar bleibt und Software den Maschinentext mitlesen kann. Duplex bedeutet, dass das Gerät Vorder- und Rückseite in einem Durchlauf erfasst. Schwarz-Weiß reicht für getippte Seiten, während Farbe nur EKG-Streifen, Wundfotos und Hautaufnahmen brauchen.
PDF/A ist ein PDF-Format, das so gebaut ist, dass sich die Datei auch in zwanzig Jahren noch korrekt öffnen lässt, und genau dieses Format lassen Sie sich schriftlich zusichern.
Die Texterkennung, oft OCR genannt, liest die Wörter aus dem Bild heraus, sodass Sie später innerhalb eines Scans suchen können. Auf sauberem Maschinentext trifft sie 90 bis 98 Prozent, bei Handschrift deutlich weniger, und genau deshalb darf sie für die neun kritischen Felder niemals die Quelle sein. Für schwer lesbare handschriftliche Formulare können KI-gestützte Systeme viel Vorarbeit abnehmen, doch alles Medizinische bestätigt am Ende ein Mensch.
Legen Sie am ersten Tag eine einzige Regel für Dateinamen fest, zum Beispiel Patientennummer_Nachname_Datum_Dokumentart, denn 48.000 Dateien im Nachhinein umzubenennen ist ein zweites Projekt, das niemand eingeplant hat.
Wer tippt das alles ein, und wann
In der Praxis gibt es drei realistische Wege, und jeder von ihnen funktioniert unter bestimmten Bedingungen:
- Die Anmeldung erfasst jeden Patienten am Tresen, sobald er das nächste Mal kommt.
- Das eigene Team arbeitet bezahlte Stapel nach Feierabend ab.
- Ein externes Erfassungsteam arbeitet mit eigenen, überwachten Benutzerkonten im System der Praxis.
Der erste Weg, den wir Erfassung bei Ankunft nennen, ist meist zugleich der günstigste und der genaueste, weil der Patient direkt vor der Anmeldung steht und seine Telefonnummer und seine Allergie selbst bestätigt. Nach etwa sechs Monaten haben Sie auf diesem Weg fast jeden erfasst, auf den es ankommt, und zwar ohne eine einzige Sonderschicht.
Wenn Sie auslagern, darf keine vollständige Akte ohne unterschriebene Vertraulichkeitsvereinbarung das Haus verlassen, und ein Team, das mit namentlichen Konten in Ihrem System arbeitet, ist immer besser als jemand, der Akten auf dem eigenen Laptop in eine Tabelle überträgt. Weitere Beiträge zum Scannen von Unterlagen finden Sie in unserem Blog.
Und jetzt der Satz, an dem wir nichts verdienen: Eine Einzelpraxis mit weniger als etwa 800 aktiven Patienten braucht fast nie eine Erfassungsfirma, weil die Anmeldung dieselbe Arbeit für den Gegenwert einiger Überstunden erledigt.
Papier und Software eine Zeit lang parallel führen, dann aufhören
Planen Sie 4 bis 6 Wochen, in denen jeder Besuch sowohl auf Papier notiert als auch im System erfasst wird, damit noch nichts davon abhängt, dass das neue Werkzeug funktioniert. Wichtiger als der Start ist allerdings das Ende, denn der Stichtag muss vorher feststehen und eine namentlich benannte Person muss über ihn entscheiden. Ein Parallelbetrieb ohne Ende ist der Grund, warum manche Praxis ein Jahr später immer noch auf Papier arbeitet und trotzdem jeden Monat für Software bezahlt.
Sagen Sie dem Team vorher, wie normal aussieht: In der ersten Woche dauern Besuche typischerweise 20 bis 40 Prozent länger, in Woche drei oder vier ist das alte Tempo wieder da. Wer das weiß, erklärt das System nicht am dritten Tag für gescheitert.
In dieser Zeit sollten Sie auf die echten Signale achten, also darauf, welche Bildschirme die Mitarbeiter meiden, welche Felder immer wieder leer bleiben und welche Auswertung der Arzt weiterhin aus dem Gedächtnis ausdruckt, statt sie aus dem System zu ziehen. Schulen Sie außerdem an echten Akten statt an Demodaten, weil das Team dann in derselben Stunde die Software lernt und die Daten sauber macht.
Der Nachweis, dass nichts fehlt: die Rückzählung
Drei Prüfungen genügen, wenn man sie ernst nimmt.
- Die Zählung: Akten hinein gleich Datensätze heraus, auf die genaue Zahl abgestimmt, und jede einzelne Abweichung wird schriftlich erklärt statt mit einem Achselzucken abgetan.
- Die Stichprobe: 5 Prozent der übertragenen Akten, mindestens jedoch 50 Stück, werden Feld für Feld gegen das Original auf Papier gehalten.
- Der Durchgang durch die kritischen Felder: Jeder Datensatz mit leerem Allergiefeld oder fehlendem Geburtsdatum wird nachverfolgt, denn solche Lücken sind Fragen und keine Antworten.
Die Annahmeregel wird vorher vereinbart, zum Beispiel so: Mehr als 2 Fehler in 50 geprüften Akten in einem kritischen Feld schicken die gesamte Charge zurück in die Nacharbeit. Das klingt hart, hält die Diskussion aber bei der Regel und nicht bei der Person, die getippt hat. Bei Linkysoft gilt eine Charge deshalb erst dann als abgenommen, wenn diese drei Prüfungen unterschrieben vorliegen.
Am Ende steht eine Seite Abnahme mit Namen, Datum und Prüfumfang, und erst danach wandert das Papier in beschriftete Kartons ins Lager. Vernichtet wird nichts, solange die gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch läuft.
Datenschutz, Sicherungen und die langweiligen Dinge, die Sie retten
Jede Person bekommt einen eigenen Zugang, und ein gemeinsames Anmeldekonto für die Rezeption gibt es nicht, weil ein Protokoll, in dem jede Handlung von „Rezeption“ stammt, an dem Tag nichts wert ist, an dem Sie es wirklich brauchen. Legen Sie früh die Rollen fest: Wer darf klinische Notizen öffnen, wer sieht nur Terminbuch und Kontostand, und wer darf überhaupt Daten exportieren? Der Export ist das stille Risiko, an das fast niemand denkt.
Für Sicherungen gilt die 3-2-1-Regel in einfachen Worten, nämlich drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Arten von Speicher, und eine davon außer Haus. Dazu gehört ein Rücksicherungstest einmal im Quartal, denn eine Sicherung, die noch nie zurückgespielt wurde, ist bloß ein Gerücht. Verschlüsselung auf dem Transportweg schützt die Daten zwischen Praxis und Server, Verschlüsselung im Ruhezustand schützt sie auf der Festplatte, und der Laptop an der Anmeldung wie auch das Telefon in der Kitteltasche gehören zum System und brauchen deshalb eine Bildschirmsperre. Wenn Sie beim Einrichten Unterstützung wollen, gehört das zu unserer Arbeit im Bereich IT-Sicherheit, und weitere Beiträge zur Datensicherung finden Sie ebenfalls im Blog.
Bei der Aufbewahrung nennen wir bewusst Spannen und eine Warnung dazu: Akten von Erwachsenen sind üblicherweise 6 bis 10 Jahre nach dem letzten Kontakt aufzubewahren, die von Kindern länger, und die Regeln unterscheiden sich von Land zu Land. Klären Sie also Ihre örtliche Vorschrift, bevor irgendetwas vernichtet wird, und lassen Sie das Papier so lange stehen, bis die digitale Kopie in zwei getrennten Sicherungen existiert.
Wann die kleinere Lösung die richtige ist
Es gibt zwei Fälle, in denen wir von der vollständigen Migration abraten. Hat eine Praxis weniger als ungefähr 300 aktive Patienten, oder plant der Arzt, innerhalb von zwei Jahren aufzuhören, dann machen Sie nur die Spur zwei, also scannen und indexieren, und lassen die getippte Migration ganz weg, weil dasselbe Geld als Online-Terminbuchung und als Terminerinnerungen deutlich mehr bringt. Und wenn die Praxis bereits ein System besitzt, das sie nicht mag, dann reparieren Sie zuerst die Felder, die Berechtigungen und die zwei Auswertungen, auf die es ankommt, bevor Sie etwas Neues kaufen, denn eine Migration heilt kein Ablaufproblem, sie verschiebt es nur.
So arbeitet Linkysoft bei diesen Projekten: Wir zählen zuerst, wir kalkulieren aus genau diesen vier Zahlen, wir übertragen in benannten Chargen mit einer schriftlichen Annahmeregel, und wir bleiben während des Parallelbetriebs an Bord, statt am Tag der Umstellung zu verschwinden. Wenn die kleinere Lösung die bessere ist, sagen wir das auch, und zwar bevor eine Rechnung geschrieben wird.
Wenn Sie Ihre vier Zahlen beisammen haben und wissen möchten, was daraus folgt, schreiben Sie uns über Kontakt, oder lesen Sie weiter in unserem Blog. Sobald die Akten geordnet sind, lohnt sich meist der Blick auf eine mobile Anwendung für Buchung und Erinnerungen, weil sie ab diesem Punkt auf sauberen Daten aufsetzt.
