Wenn ein Anbieter Ihnen sagt, seine Kliniksoftware koste 6.000 USD im Jahr, dann haben Sie eine einzige Zeile einer Rechnung gehört, die am Ende ungefähr fünf Zeilen hat. Das ist selten Unehrlichkeit, sondern schlicht die Art, wie in dieser Branche Angebote geschrieben werden, und genau deshalb erlebt mancher Praxisinhaber im vierten Monat eine unangenehme Überraschung. Wir bauen die Rechnung hier vollständig auf, Zeile für Zeile und mit offener Rechenarbeit, damit Sie am Ende eine Zahl in Ihr Budget schreiben können statt nur einen Listenpreis im Kopf zu haben.
Was Sie eigentlich kaufen, wenn Sie Kliniksoftware kaufen
Das Wort „System“ verdeckt mehr, als es erklärt, also machen wir es kurz auf. Sie kaufen ein Bündel aus Bausteinen, und jeder einzelne davon ersetzt etwas, das heute auf Papier, in einer Excel-Tabelle oder im Kopf einer erfahrenen Mitarbeiterin steckt.
- Die Patientenakte ersetzt den Papierordner: Diagnosen, Medikamente, Allergien und Befunde liegen an einem Ort und sind für berechtigte Personen in Sekunden da.
- Das Terminbuch verwaltet Sprechstunden, Räume und Ärzte und verschickt die Erinnerung an den Patienten.
- Rechnungen und Quittungen halten fest, was eine Leistung kostet, was bezahlt wurde und was offen bleibt.
- Der Apothekenbestand zeigt, wie viele Packungen im Regal stehen, was demnächst abläuft und was nachbestellt gehört.
- Labor- und Röntgenaufträge gehen als Auftrag hinaus und kommen als Befund in dieselbe Akte zurück.
- Die Auswertungen für den Inhaber beantworten die Frage, die am Monatsende wirklich zählt: was hat der Monat eingenommen, welche Leistung trägt sich, und wo versickert Zeit.
Wichtiger als jede dieser Zeilen ist der Unterschied zwischen zwei Welten, weil er den Preis bestimmt. Ein Praxissystem bedient einen oder zwei Standorte, an denen Patienten kommen und am selben Tag wieder gehen. Ein Krankenhaussystem führt zusätzlich Betten und Stationen, Aufnahmen und Entlassungen, Schichtübergaben und Abteilungsbudgets, und dieser eine Unterschied bewegt den Preis um den Faktor fünf und mehr.
Dazu kommt eine Regel, die fast jedes Angebot erklärt: Die Rechnung folgt der Zahl der eingeschalteten Module und der Zahl der Menschen, die sich anmelden, fast nie der Zahl der Patienten. Ein einzelner, gut ausgelasteter Arzt zahlt deshalb regelmäßig weniger als eine ruhige Praxis mit neun Benutzerkonten. Und weil das Angebot vor Ihnen nur die erste dieser fünf Zeilen zeigt, füllen die nächsten Abschnitte die anderen vier.
Die drei Preismodelle, in einfachen Worten
Es gibt genau drei Arten, wie diese Software verkauft wird, und jede hat einen anderen Zahlungsrhythmus.
Monatliches Abo pro Benutzer: Sie mieten
Sie zahlen pro Anmeldung und Monat, und der übliche Abopreis für Praxissoftware liegt bei 25 bis 80 USD, je nachdem, wie viele Module eingeschaltet sind. Vorab fällt nichts an, Hosting, Sicherung und Updates sind enthalten, und die Zahlung hört nie auf. Das ist der schnellste Weg in den Betrieb und der einzige, bei dem ein Fehlgriff wenig kostet, weil Sie nach zwölf Monaten wieder aussteigen können.
Einmalige Lizenz plus jährliche Wartung: Sie kaufen eine Kopie
Für einen kleinen Standort liegt die Lizenz üblicherweise bei 3.000 bis 15.000 USD, installiert auf Ihrem eigenen Server oder in einer für Sie gemieteten Umgebung. Danach zahlen Sie jedes Jahr 15 bis 22 Prozent dieses Lizenzwerts, damit Support und Updates weiterlaufen. Wer diese Wartung streicht, spart ein Jahr lang Geld und sitzt im dritten Jahr auf einer Version, die niemand mehr anfasst.
Ein eigenes System, für Sie gebaut und in Ihrem Besitz
Sie zahlen den Bau einmal und danach einen kleineren Jahresbetrag, damit das System gehostet, gepflegt und weiterentwickelt wird. Die Entwicklungskosten für ein fokussiertes System mit Patientenakte, Terminen, Abrechnung und Inhaberauswertungen liegen in der Regel zwischen 18.000 und 60.000 USD bei 10 bis 16 Wochen Bauzeit. Ein vollständiges Krankenhaussystem mit Station, Apotheke, Labor und Versicherungsabrechnung liegt eher bei 70.000 bis 250.000 USD und 6 bis 12 Monaten.
Vergleichen Sie die drei Wege nicht über die Schlagzeilenzahl, sondern über den Zahlungsfluss, weil das Abo Ihre Liquidität schont und der Eigenbau sie zuerst belastet. Und stellen Sie schon vor der Unterschrift die Frage, die am Ende zählt: Wenn Sie in vier Jahren wechseln wollen, wie kommen Ihre Daten heraus, in welchem Format, wie lange dauert das, und wer muss dafür unterschreiben.
Was eine kleine Praxis im ersten Jahr zahlt
Nehmen wir eine ganz normale Einzelpraxis: ein Arzt, eine Kraft am Empfang, eine Pflegekraft und ein Buchhalter in Teilzeit. Das sind vier Anmeldungen. Bei 25 USD pro Anmeldung und Monat sind das 100 USD monatlich und 1.200 USD im Jahr, bei 80 USD sind es 320 im Monat und rund 3.800 im Jahr. Das ist die Softwarezeile, mehr nicht.
Jetzt kommt der Rest des ersten Jahres dazu: eine leichte Datenübernahme aus Karteikarten und einer Excel-Liste, sechs bis zwölf Stunden Schulung über das ganze Team verteilt, ein PC am Empfang, ein Etikettendrucker und ein Barcode-Scanner. Damit landet das erste Jahr realistisch bei 3.000 bis 7.000 USD, und in dieser Spanne steckt bereits alles, was eine Praxis dieser Größe wirklich braucht.
Ein Satz dazu, so deutlich, wie wir ihn einem Kunden am Telefon sagen würden: Eine Praxis dieser Größe sollte ein fertiges System abonnieren und keinen Eigenbau beauftragen. Das Geld für einen Eigenbau kauft hier nichts, was ein Mietsystem nicht ohnehin kann, und es bindet Aufmerksamkeit, die im ersten Jahr besser in die Terminplanung und in saubere Stammdaten fließt.
Was eine Gemeinschaftspraxis oder Poliklinik zahlt
Zwischen 5 und 20 Benutzern ändert sich der Charakter des Projekts. Es gibt zwei oder drei Standorte, mehrere Fachrichtungen und die erste echte Komplikation: die Abrechnung mit Versicherern und die Regeln, die daran hängen.
Der Sprung im Preis kommt dabei selten von den zusätzlichen Ärzten. Er kommt vom Abrechnungsmodul, von der Gebühr pro Standort und von der Auswertung, die alle Standorte zu einer einzigen Zahl zusammenführt. Rechnen Sie im ersten Jahr mit 6.000 bis 25.000 USD insgesamt, wovon die reine Softwarezeile zwischen 3.000 und 14.000 USD liegt, je nachdem, wie viele Personen tatsächlich ein eigenes Konto brauchen.
Eine Warnung, die wir öfter aussprechen müssen, als uns lieb ist: Viele Häuser umgehen die Staffelung pro Benutzer, indem sich drei Personen ein Konto teilen. Das spart 40 USD im Monat und zerstört zugleich das Protokoll, das beweist, wer eine Patientenakte geöffnet und geändert hat. Genau dieses Protokoll ist das Einzige, was Sie später nicht nachkaufen können, wenn eine Behandlung strittig wird.
Was ein Krankenhaus zahlt, und warum die Zahl springt
Im Krankenhaus kommt eine ganze Ebene hinzu: Betten und Aufnahmen, die Medikamentenrunde am Krankenbett, ein Apothekenbestand im Wert von mehreren hunderttausend USD, Labor- und Röntgengeräte, die mit dem System sprechen müssen, die Portale der Versicherer und ein Support, der auch um drei Uhr morgens antwortet.
Das erste Jahr liegt hier typischerweise zwischen 40.000 und 250.000 USD, nach oben offen, und es dauert 6 bis 12 Monate, bis das ganze Haus wirklich läuft und nicht nur in Teilen. Wer in dieser Größe die Kosten steuern will, führt stufenweise ein: zuerst Aufnahme und Abrechnung, dann Apotheke und Labor, dann der stationäre Bereich. Das ist keine Verzögerung, sondern die günstigste Art zu bezahlen, weil das Haus zwischen den Stufen lernt und die nächste Stufe dadurch billiger wird.
Und planen Sie die Schulung von 60 oder mehr Mitarbeitern über drei Schichten als eigene Budgetzeile. Sie steckt nie im Softwarepreis, auch wenn sie im Verkaufsgespräch gern so klingt.
Die Kosten, die auf keinem Angebot stehen
Hier liegt der Unterschied zwischen einem Angebot und einer Rechnung. Vier Posten tauchen fast nie im Dokument auf und fast immer auf dem Konto.
Datenübernahme. Der Umzug alter Akten aus Papier, Excel oder einem Vorgängersystem kostet üblicherweise 5 bis 12 Prozent des Erstjahresbudgets. Eine Praxis mit rund 20.000 Patientenakten sollte 2 bis 5 Arbeitstage reines Bereinigen einplanen und dazu einen Probeimport vor dem echten, weil der erste Durchlauf zuverlässig doppelte Patienten und fehlende Telefonnummern findet. Wer die Datenmigration ohne Probelauf startet, zieht den Schmutz aus zehn Jahren Papier in ein neues System.
Schulung und der stille Produktivitätsverlust. Rechnen Sie mit 2 bis 6 Stunden pro Rolle, und dazu mit dem Teil, den niemand ins Angebot schreibt: In den ersten zwei bis vier Wochen sinkt die Leistung um 20 bis 30 Prozent. Fünf Mitarbeiter, die drei Wochen lang 25 Prozent langsamer arbeiten, kosten rund vier volle Arbeitstage. Das ist kein Argument gegen die Umstellung, sondern ein Grund, sie nicht mitten in die Grippesaison zu legen.
Hardware an den Schreibtischen. Ein PC am Empfang kostet 400 bis 700 USD, ein Thermo-Etikettendrucker 150 bis 400, ein Barcode-Scanner 30 bis 80, ein Tablet pro Sprechzimmer 200 bis 400, eine kleine USV 80 bis 200 und eine zweite Internetleitung als Rückfallebene 20 bis 60 USD im Monat.
Jede Verbindung nach draußen. Ein Laborgerät, ein Versicherungsportal, ein Zahlungsdienstleister oder eine nationale Patienten-ID kosten jeweils typischerweise 1.500 bis 6.000 USD und ein bis drei Wochen Projektzeit. Vier solcher Anschlüsse sind ein eigenes kleines Projekt neben dem eigentlichen.
Zusammengerechnet heißt das für die Implementierungskosten: Das erste Jahr kostet fast immer das 1,5- bis 1,9-fache der Softwarezeile aus dem Angebot. Ein Angebot über 6.000 USD ist realistisch ein Jahr über 9.000 bis 11.400 USD.
Die Rechnung, die nach dem Start jedes Jahr kommt
Nach dem Start beginnt die zweite, leisere Rechnung. Hosting kostet je nach Größe 40 bis 400 USD im Monat, dazu kommen Sicherungen, deren Rückspielung tatsächlich einmal getestet wurde, und ein Support- und Updatevertrag von 15 bis 20 Prozent des Bauwerts. Ein System, das 40.000 USD gekostet hat, verlangt also rund 6.000 bis 8.000 USD im Jahr, um gesund zu bleiben.
Dazu kommen laufende Kosten, die mit dem Betrieb mitwachsen. Terminerinnerungen kosten 0,01 bis 0,05 USD pro Nachricht, 60 Stück am Tag sind also 21.900 Nachrichten und 220 bis 1.100 USD im Jahr. Dem steht gegenüber, dass die Quote nicht erschienener Patienten typischerweise von rund 20 Prozent auf 8 bis 12 Prozent fällt, was in fast jeder Praxis ein Vielfaches der Nachrichtenkosten wieder einspielt.
Karten- und Onlinezahlungen kosten 1,5 bis 3 Prozent plus einen kleinen Festbetrag je Transaktion. Eine Praxis, die 30.000 USD im Monat über Karte einnimmt, zahlt dafür rund 450 bis 900 USD monatlich, und keine dieser Zeilen steht je im Softwareangebot.
Wachstum kostet im Mietmodell zusätzlich, weil jede neue Kraft am Empfang eine weitere Monatszeile ist. Genau dieser Druck bringt größere Gruppen dazu, über Besitz statt Miete nachzudenken.
Als Beispiel eine Jahresrechnung für eine Praxis mit zehn Personen: zehn Konten zu 55 USD sind 6.600 USD, Terminerinnerungen rund 500, die zweite Internetleitung 480, eine Rücklage für Hardware 600 und zwei kleinere Anpassungen oder neue Auswertungen 800. Das sind knapp 9.000 USD im Jahr, eine Zahl, die man so in ein Budget schreiben kann. Nimmt dieselbe Praxis 15.000 USD im Monat über Karte ein, kommen noch einmal rund 3.900 USD Gebühren dazu, die im Budget an anderer Stelle stehen sollten.
Mieten oder besitzen: die Rechnung, nicht die Meinung
Diese Frage wird meistens mit Überzeugungen beantwortet. Rechnen wir sie stattdessen, für zwei Größen und über fünf Jahre.
Acht Benutzer im Abo zu rund 55 USD kosten 440 USD im Monat, also 5.280 im Jahr und rund 27.000 USD in fünf Jahren. Derselbe Funktionsumfang als Eigenbau liegt bei etwa 50.000 USD für den Bau plus rund 7.250 USD jährlich für Hosting und Support ab dem zweiten Jahr, zusammen also etwa 79.000 USD. Die Miete gewinnt hier klar, und zwar nicht knapp.
Vierzig Benutzer im Abo zu rund 60 USD kosten 2.400 USD im Monat, 28.800 im Jahr und rund 144.000 USD in fünf Jahren. Der Eigenbau für dasselbe Haus liegt bei etwa 95.000 USD plus rund 13.500 USD jährlich, zusammen rund 149.000 USD. Das liegt so nah beieinander, dass sich der Besitz ab dem sechsten Jahr rechnet, weil die Abogebühr weiterläuft und die Bausumme nicht.
Der Umschlagpunkt liegt nach dem, was wir in Projekten sehen, zwischen 30 und 50 täglichen Benutzern oder ungefähr im fünften bis siebten Jahr. Darunter kauft man einen Eigenbau nicht wegen der Ersparnis, sondern wegen Passgenauigkeit und Eigentum.
Drei Situationen rechtfertigen den Eigenbau trotzdem früh: ein Arbeitsablauf, den kein fertiges Produkt abbildet, eine Gruppe, die mehrere Kliniken und eine Patienten-App an einem Ort zusammenführen will, oder Daten, die der Inhaber grundsätzlich nicht auf einer fremden Plattform halten möchte. Für die ersten beiden Fälle ist eine maßgeschneiderte Webanwendung der richtige Weg, für die Patientenseite eine eigene mobile App. Bei Linkysoft sagen wir einer kleinen Praxis in dieser Lage trotzdem, dass sie abonnieren soll, weil ein Eigenbau ihr Geld kostet und ihr nichts gibt, was sie nicht schon mieten kann.
Wo das Geld tatsächlich verbrannt wird
Die teuersten Fehler sind selten spektakulär. Es sind vier stille Gewohnheiten, und alle vier lassen sich vor der Unterschrift abstellen.
- Module, die niemand öffnet. Das ist der häufigste Überschuss, den wir sehen. Die Gegenmaßnahme kostet nichts: Lassen Sie nach 90 Tagen einen Anmeldebericht ziehen und schalten Sie ab, was leer geblieben ist.
- Anpassungen, die eine Gewohnheit zementieren. 4.000 USD dafür zu zahlen, dass die Software einen Papierablauf nachbaut, den es nur wegen des Papiers gab, ist zweimal verlorenes Geld.
- Einkauf für das Krankenhaus, das man in fünf Jahren sein könnte. Die überzählige Kapazität veraltet schneller, als die Praxis wächst.
- Lizenzen für Personen, die sich zweimal im Monat anmelden, und lange Verträge ohne Ausstiegsklausel und ohne Export in einem lesbaren Format. Das macht aus einer schlechten Entscheidung eine vierjährige schlechte Entscheidung.
Wenn Sie ohnehin gerade prüfen, welche Bausteine Sie wirklich brauchen, lohnt ein zweiter Blick auf die elektronische Patientenakte, weil dort die meisten Module hängen, die später ungenutzt bezahlt werden.
Sicherheit, Backups und der Preis eines schlechten Tages
In einem System mit medizinischen Daten sind vier Dinge nicht verhandelbar: ein eigener Zugang pro Person, ein Zugriffsprotokoll, das zeigt, wer welche Akte geöffnet und geändert hat, Verschlüsselung der Daten, und Sicherungen außer Haus, die mindestens zweimal im Jahr testweise zurückgespielt werden. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung und keine Sicherung.
Den Preis eines Ausfalls können Sie selbst rechnen. Eine Praxis mit 40 Patienten am Tag und einem durchschnittlichen Umsatz von 35 USD je Besuch verliert an einem Tag ohne System rund 1.400 USD, und zwar bevor die Arbeitsstunden für das Umbuchen sämtlicher Termine gezählt sind. Deshalb ist der billigste Anbieter oft der teuerste: keine getestete Rückspielung, kein Zugriffsprotokoll und niemand am Telefon in genau dem Moment, in dem es zählt.
Legen Sie sich außerdem einen schriftlichen Notfallweg für zwei Stunden ohne System zurecht, mit Papierformular für Aufnahme und Beleg. Er kostet nichts und rettet den Tag. Wer die technische Seite dieser Anforderungen tiefer verstehen will, findet sie in unserer Arbeit zur IT-Sicherheit.
Wie Sie zwei Angebote vergleichen, ohne sich täuschen zu lassen
Zwei Angebote sind fast nie vergleichbar, solange Sie nicht beiden dieselben Fragen stellen. Diese acht bringen sie auf denselben Boden:
- Wie viele Schulungsstunden sind enthalten, und für wie viele Personen?
- Was verspricht der Supportvertrag schriftlich als Reaktionszeit, und was gilt außerhalb der Bürozeiten?
- Was kostet eine neue Auswertung nach dem Start, als Stundensatz und als typischer Gesamtpreis?
- Wem gehören die Daten, in welchem Format lassen sie sich exportieren, und wie lange dauert ein vollständiger Export?
- Was kostet ein zusätzlicher Standort, ein zusätzlicher Benutzer, eine zusätzliche Schnittstelle?
- Ist der Preis pro Benutzer für die Vertragslaufzeit fest, und wie hoch waren die Erhöhungen bei bestehenden Kunden in den letzten Jahren?
- Wie viele Häuser Ihrer Größe betreut der Anbieter heute, und dürfen Sie mit zweien davon sprechen?
- Was passiert bei Kündigung: Wer übergibt die Daten, in welcher Frist, und kostet das extra?
Frage vier entscheidet, wie teuer Ihr viertes Jahr wird, denn ein Anbieter, der den Export nur als unlesbares Abbild seiner Datenbank liefert, hat Sie faktisch eingesperrt, ohne es je so zu formulieren.
Ein Budget zum Abschreiben, und wann die kleinere Lösung die richtige ist
Drei Stufen, die Sie direkt in eine Tabelle übernehmen können:
- Kleine Praxis: 3.000 bis 7.000 USD im ersten Jahr, danach 1.500 bis 4.000 USD jährlich.
- Gemeinschaftspraxis oder Poliklinik: 6.000 bis 25.000 USD im ersten Jahr, danach 4.000 bis 12.000 USD jährlich.
- Krankenhaus: 40.000 bis 250.000 USD im ersten Jahr, danach 15 bis 20 Prozent dieser Summe pro Jahr als Wartungsgebühr für die Krankenhaussoftware.
Die Planungsregel dazu ist kurz: Nehmen Sie die Softwarezeile aus dem Angebot, multiplizieren Sie sie mit 1,5 bis 1,9 für das erste Jahr, und halten Sie noch einmal 10 bis 15 Prozent zurück für die Änderungen, die Sie erst im vierten Monat entdecken. Wer diese Rücklage hat, trifft im vierten Monat eine ruhige Entscheidung statt einer schnellen.
Und die vielleicht wichtigste Empfehlung: Das kleinste System, das in diesem Jahr wirklich passt und sorgfältig ausgewählt wurde, schlägt das große, das für eine Zukunft gekauft wurde, die vielleicht nie eintritt. Ein späterer Wechsel ist normal und gut zu überstehen, solange die Exportbedingungen im Vertrag stehen und Sie sie vor der Unterschrift gelesen haben.
Wenn Sie sehen möchten, wie solche Projekte in der Praxis ausgehen, finden Sie in unseren Projektbeispielen die Zahlen dahinter. Und wer eine durchgerechnete Gegenüberstellung von Miete und Eigenbau für das eigene Haus möchte, erreicht uns über die Kontaktseite; Linkysoft rechnet beide Wege offen durch, auch wenn das Ergebnis am Ende lautet, dass ein Abo für Sie die günstigere Antwort ist.
