Fast jedes Unternehmen fängt mit einer Tabelle an, und das ist auch genau richtig so. Irgendwann kippt die Sache dann, allerdings ohne lauten Knall: Die Datei geht nicht kaputt, sie wird nur teuer, und zwar so langsam, dass es niemandem auffällt. Deshalb geht es hier nicht um vage Symptome, sondern um die Rechnung dahinter, also darum, was Ihre Tabelle Sie pro Woche an Stunden und an Geld kostet, ab welcher Zeilenzahl und ab wie vielen gleichzeitigen Bearbeitern eine Datei wirklich nicht mehr mithält, wie ein Drei-Jahres-Vergleich aussieht, den Sie mit dem Taschenrechner nachprüfen können, und unter welchen Bedingungen wir einem Kunden ganz offen sagen, dass er bei seiner Tabelle bleiben und das Geld an einer sinnvolleren Stelle ausgeben soll.
Tabellen sind nicht der Feind, denn einiges können sie wirklich gut
Bevor wir das erste Anzeichen aufzählen, sei der Tabelle die Anerkennung gegeben, die sie verdient. Sie kostet praktisch nichts, weil sie in fast jedem Büropaket schon enthalten ist, jeder im Team kann sie bedienen, ohne dass irgendjemand eine Schulung braucht, und eine neue Spalte ist in zehn Sekunden angelegt, während dieselbe Änderung in einer Software eine Anfrage, einen Termin und am Ende eine Rechnung nach sich zieht. Genau deshalb starten fast alle Unternehmen dort, und genau deshalb sollten viele auch dort bleiben.
Damit wir vom Gleichen reden, hier die drei Begriffe, auf denen der ganze Text aufbaut, jeder in einem schlichten Satz. Eine Tabelle ist eine Datei aus Zellen, in die Sie von Hand hineinschreiben. Eine Datenbank ist ein Speicher, der jede Tatsache nur ein einziges Mal führt und Werte zurückweist, die gegen seine Regeln verstoßen. Ein System ist diese Datenbank plus die Bildschirme und Regeln, in denen Ihr Team tatsächlich arbeitet, also die Maske für eine neue Bestellung statt einer leeren Zelle.
Die Frage, die der Rest dieses Textes beantwortet, lautet deshalb nicht, ob Ihre Datei unordentlich aussieht, denn das tun sie am Ende alle. Sie lautet, ob Ihre Tabelle angefangen hat, Miete zu verlangen, und zwar in Zeit, in Geld und in Risiko. Geschrieben ist das für die Praxismanagerin mit drei Behandlungszimmern und für den Ladenbesitzer mit vier Angestellten, also für Menschen, die diese Entscheidung nebenbei treffen müssen, während das Tagesgeschäft weiterläuft. Alle Beträge stehen hier bewusst als schlichte Zahlen ohne Währungszeichen, damit Sie sie in der Währung lesen können, in der Sie tatsächlich abrechnen, denn die Verhältnisse dahinter verhalten sich überall gleich.
Wo die Grenze zwischen einer Datei und einem System verläuft
Der Unterschied lässt sich an vier ganz praktischen Punkten festmachen, und keiner davon ist technisch.
- Jede Tatsache existiert nur einmal. Die Anschrift eines Kunden steht an genau einer Stelle, statt in mehreren Kopien, die einander leise widersprechen.
- Regeln weisen falsche Eingaben zurück. Eine Zelle nimmt klaglos alles an, was Sie hineintippen, auch ein Lieferdatum im Jahr 1902, während ein System genau das im Moment der Eingabe stoppt.
- Änderungen bleiben dauerhaft festgehalten. Sie sehen, wer was wann geändert hat, statt dass ein Wert seit Freitag still und leise ein anderer ist.
- Viele Menschen arbeiten im selben Moment. Zehn Personen schreiben gleichzeitig, statt dass einer die Datei offen hat und alle übrigen warten.
Ein Beispiel, das jeder sofort wiedererkennt: In einer Arbeitsmappe kann dieselbe Telefonnummer auf vier Reitern in vier Schreibweisen stehen, einmal mit Ländervorwahl, einmal mit Leerzeichen, einmal ohne die führende Null und einmal mit einem Zahlendreher, und nichts daran beschwert sich. In einem System steht diese Nummer genau einmal, und jede Maske, die sie anzeigt, zeigt denselben Wert. Wer schon einmal einen Kunden nicht erreicht hat, weil die richtige Nummer auf dem falschen Reiter stand, weiß sofort, was dieser Unterschied im Alltag bedeutet.
Sagen wir es deutlich: Beim Umstieg geht es nicht darum, moderner zu sein. Es geht einzig um die Frage, welche dieser vier Eigenschaften Sie in diesem Jahr wirklich brauchen. Wenn die ehrliche Antwort lautet, dass Sie keine davon brauchen, dann hören Sie hier auf zu lesen und gehen zurück an die Arbeit, denn dann ist Ihre Datei gut genug. Wenn Sie dagegen merken, dass Sie zwei oder drei dieser Eigenschaften längst von Hand nachbauen, lohnt der Blick auf saubere und verlässliche Daten als Grundlage Ihrer Entscheidungen.
Anzeichen eins: Dieselbe Zahl steht in drei Dateien, und keine stimmt mit der anderen überein
Das Symptom erkennen Sie an einer Besprechung, in der zwei Personen unterschiedliche Lagerbestände oder unterschiedliche Umsatzsummen vorlesen. Ab diesem Moment geht es nicht mehr darum, was zu tun ist, sondern darum, welche Datei recht hat, und diese Diskussion dauert erfahrungsgemäß zwanzig Minuten und endet damit, dass jemand verspricht, das bis zum nächsten Termin nachzurechnen.
Der Mechanismus dahinter ist ganz unspektakulär: Jeder Export, jeder Anhang in einer E-Mail und jede Kopie mit einem Namen wie Bestand_final_v3 spaltet die Wahrheit auf. Die Prüfarbeit wächst dabei deutlich schneller, als die meisten vermuten, denn zwei Kopien brauchen einen Vergleich, vier Kopien aber schon sechs. Deshalb fühlt es sich an, als hätte sich die Arbeit verdreifacht, obwohl doch nur zwei Dateien dazugekommen sind.
Der praktische Merkposten ist einfach: Wenn Sie inzwischen eine Tabelle pflegen, deren einzige Aufgabe der Abgleich anderer Tabellen ist, dann haben Sie eine Datenbank bereits gebaut, nur eben von Hand und in der mühsamsten aller denkbaren Bauweisen. Diese Abgleichtabelle ist übrigens fast immer die Datei, die am schnellsten kaputtgeht, weil sie auf alle anderen zeigt und jede Änderung dort ihre Formeln ins Leere laufen lässt.
Der Abgleich kostet dabei doppelt, weil er nichts Neues hervorbringt. Er stellt lediglich das Vertrauen in Zahlen wieder her, für deren Erhebung Sie ohnehin schon einmal bezahlt haben, und ein Kunde bekommt davon nie etwas zu sehen.
Anzeichen zwei: Eine einzige Person ist zum System geworden
Machen Sie den Urlaubstest, er dauert dreißig Sekunden. Fragen Sie sich, was stehen bleibt, wenn eine bestimmte Person eine Woche lang nicht da ist. Wenn die Rechnungsstellung wartet, wenn niemand den Lagerbestand fortschreibt oder wenn der Dienstplan liegen bleibt, dann steckt dieses Wissen in ihrem Kopf und in ihren Formeln und nicht in Ihrem Unternehmen.
Das Risiko lässt sich ohne jeden Fachbegriff beschreiben: Die Formeln, die ausgeblendeten Spalten und jener kleine, vor Jahren einmal aufgezeichnete Ablauf, der auf einen Klick hin fünf Arbeitsschritte erledigt und den sonst niemand versteht, verlassen mit dieser Person das Haus, und zwar üblicherweise mit zwei Wochen Frist. In dieser Zeit kann niemand nachbauen, was über drei Jahre gewachsen ist, und das merken Sie erst in der Woche danach.
Die Einarbeitung zeigt dieselbe Rechnung von der anderen Seite. Eine neue Kraft in eine geerbte Arbeitsmappe einzuarbeiten dauert in der Praxis drei bis sechs Wochen Mitlaufen, weil sie nicht nur die Zahlen lernen muss, sondern auch die Eigenheiten, also welche Spalte man niemals sortiert und welcher Reiter nur zum Ansehen da ist. Eine geführte Maske, die immer nur den korrekten nächsten Schritt anbietet, ist dagegen in zwei bis fünf Tagen erklärt, und danach kann jemand auch am Freitagnachmittag ohne Rückfrage arbeiten.
Dazu kommt ein zweiter Preis, der in keiner Kalkulation auftaucht: Die Person, der die Tabelle gehört, wird den ganzen Tag unterbrochen, weil alle anderen sie fragen müssen, wie der aktuelle Stand ist. Das sind selten große Blöcke, dafür aber ständig, und Konzentration lässt sich nun einmal nicht aus Fünf-Minuten-Stücken zusammensetzen.
Anzeichen drei: Sie bezahlen jede Woche Stunden fürs Abtippen
Rechnen wir eine typische Woche durch, so wie wir sie bei einem Verwaltungsteam von sechs bis zehn Personen immer wieder sehen. Etwa 4,5 Stunden gehen für das Übertragen von Daten zwischen Dateien drauf, rund 3 Stunden für den Aufbau des Monatsberichts, etwa 2,5 Stunden für Fragen nach dem aktuellen Stand, ungefähr 2 Stunden für die Suche nach der gültigen Fassung und noch einmal 1,5 Stunden für das Reparieren von Formeln, die jemand versehentlich zerschossen hat. Zusammen sind das rund 13,5 Stunden pro Woche, also mehr als ein voller Arbeitstag, den kein Kunde jemals bezahlt.
Übersetzen wir das in Geld, und zwar so, dass Sie es selbst nachrechnen können. Wenn eine Person täglich 45 bis 90 Minuten damit verbringt, Daten von einer Stelle an eine andere zu tragen, sind das 4 bis 7 Stunden in der Woche und damit 190 bis 340 Stunden im Jahr. Bei einem Vollkostensatz von 20 bis 25 pro Stunde, also inklusive aller Nebenkosten, kostet Sie ein einziger Schreibtisch dadurch ungefähr 3.800 bis 8.500 im Jahr, nur fürs Kopieren.
Bevor Sie irgendetwas ausgeben, messen Sie es selbst. Legen Sie fünf Tage lang einen Zettel neben die Tastatur und notieren Sie jedes Mal die Minuten, in denen Sie Daten bewegen, statt etwas zu entscheiden, zu verkaufen oder zu behandeln. Die Summe fällt fast immer höher aus als geschätzt, und sie ist die ehrlichste Zahl, die Sie in dieser ganzen Diskussion bekommen werden, weil sie aus Ihrem eigenen Haus stammt.
Anzeichen vier: Ein einziger Tippfehler kostet inzwischen echtes Geld
Es gibt einen Moment, in dem die Tabelle aufhört, ein Notizblock zu sein, und zum Hauptbuch wird. Sobald die Datei darüber entscheidet, was ein Kunde bezahlt oder was nachbestellt wird, ist ein Vertipper keine Lappalie mehr, sondern eine falsche Rechnung oder eine Palette Ware, die niemand bestellt hat und die trotzdem im Lager steht.
Der Klassiker unter den stillen Fehlern geht so: Jemand sortiert eine einzelne Spalte, ohne die Spalten daneben mitzunehmen. Danach steht der richtige Betrag beim falschen Kunden, und nichts färbt sich rot, weil die Datei ja gar nicht weiß, dass diese Zellen zusammengehören. Gefunden wird so etwas typischerweise Wochen später, und zwar vom Kunden selbst.
Zur Häufigkeit sagen wir lieber, was wir selbst sehen, statt irgendeine Studie zu zitieren: In den Arbeitsmappen, die man uns übergibt, findet sich bei denen, die ein Jahr lang von drei oder mehr Personen bearbeitet wurden, fast immer mindestens eine Stelle, an der eine Formel durch eine getippte Zahl ersetzt wurde. Diese Zelle sieht völlig normal aus, rechnet aber nie wieder mit, und je nachdem, wo sie sitzt, verfälscht sie jede Summe darüber.
Teuer ist dabei nicht die Korrektur, die dauert zehn Minuten. Teuer sind die Gutschrift, die Rückerstattung, der Anruf, in dem Sie sich entschuldigen, und die Stunde Vertrauen, die Sie beim Kunden verlieren, denn wer einmal eine falsche Rechnung bekommen hat, prüft ab da jede weitere ganz genau.
Anzeichen fünf: Sie können nicht sagen, wer was geändert hat, und beweisen erst recht nichts
Viele verlassen sich an dieser Stelle auf den Versionsverlauf ihres Cloud-Speichers, deshalb sei ehrlich gesagt, was der leistet. Er hält üblicherweise rund dreißig Tage lang Schnappschüsse der ganzen Datei vor und sagt Ihnen damit, dass sich etwas geändert hat. Er sagt Ihnen aber nicht, welche Zelle sich geändert hat, wer es war und was vorher darin stand, und genau diese drei Angaben brauchen Sie im Ernstfall.
Ein System schreibt das nebenbei mit, ohne dass jemand daran denken müsste: Dieses Feld wurde von diesem Wert auf jenen Wert geändert, von dieser Person, an diesem Tag um diese Minute, und dieser Eintrag bleibt dauerhaft stehen. Das ist kein Luxus, sondern schlicht das, was Sie vorlegen können, wenn Ihnen jemand widerspricht.
Wichtig wird das schneller, als man denkt, nämlich wenn ein Kunde einen vereinbarten Preis bestreitet, wenn ein Lieferant sich an eine andere Liefermenge erinnert, wenn die Buchhaltung, das Finanzamt oder eine Versicherung eine Frage zum vergangenen März stellt, oder wenn ein größerer Auftraggeber Ihnen vor der Unterschrift seinen eigenen Fragebogen zur Datensicherheit schickt.
Dazu gehört die Zugriffsfrage, denn eine Datei kennt in der Praxis nur ganz oder gar nicht. Wer Ihre Daten sehen und ändern darf, sollte eine bewusste Entscheidung sein und keine Nebenwirkung davon, wer vor zwei Jahren einmal einen Link bekommen hat, weshalb die Frage, wer Ihre Datensätze einsehen und verändern darf, zu jedem solchen Umstieg dazugehört.
Anzeichen sechs: Ihr Team steht für die Datei Schlange oder arbeitet still in Kopien
Hier lassen sich die Schwellen ziemlich klar benennen. Eine geteilte Tabelle bleibt angenehm, solange etwa drei Personen darin arbeiten und ein paar tausend Zeilen darin stehen. Sobald fünf bis acht Personen sie täglich brauchen, fangen die Leute an, sich private Kopien anzulegen, einfach um sich nicht gegenseitig auf die Füße zu treten, und ab diesem Moment haben Sie zusätzlich wieder Anzeichen eins am Hals.
Dazu kommt die Geschwindigkeitsgrenze. Eine formellastige Arbeitsmappe jenseits von 20.000 bis 50.000 Zeilen braucht beim Öffnen und beim Speichern jedes Mal 20 bis 60 Sekunden, und zwanzigmal am Tag summiert sich das zu Wartezeit, die in keiner Auswertung auftaucht. Eine Datenbank beantwortet dieselbe Frage über Hunderttausende von Zeilen deutlich unter einer Sekunde, weil sie darauf ausgelegt ist, gezielt nachzuschlagen, statt jedes Mal alles neu durchzurechnen.
Dann sind da die Berechtigungen. Eine Tabelle kennt eben nur alles oder nichts, weshalb die Aushilfe, die eigentlich nur Bestellungen erfassen soll, zwangsläufig auch Ihre Margen, Ihre Gehälter und Ihre komplette Kundenliste vor sich hat. In einem System bekommt dieselbe Aushilfe eine Maske mit genau drei Feldern, und alles andere bleibt für sie schlicht unsichtbar.
Und schließlich das Telefon. Eine breite Tabelle ist auf einem Handy nicht zu bedienen, und genau das treibt Verkaufsflächen, Werkstätten und Außendienste zurück auf Zettel, die abends jemand abtippt. Wenn ein spürbarer Teil Ihrer Arbeit im Stehen und unterwegs passiert, gehört eine Bedienung, die auf dem Telefon wirklich funktioniert, von Anfang an in die Planung und nicht in eine spätere Ausbaustufe.
Was der Umstieg wirklich kostet und wie lange er dauert
Damit niemand ein Jahr Funkstille befürchtet, hier der Ablauf in Wochen, so wie er in kleinen Projekten meistens aussieht.
- Ein bis zwei Wochen, um den tatsächlichen Ablauf aufzunehmen, also den echten und nicht den aus dem Handbuch.
- Fünf bis acht Wochen für den Bau der ersten Fassung.
- Ein bis drei Wochen für das Bereinigen und das Übernehmen der Daten.
- Zwei bis vier Wochen, in denen der alte und der neue Weg nebeneinander laufen.
- Eine Woche für das Abschalten der Tabelle.
Zusammengezählt sind das zehn bis achtzehn Wochen von der ersten ernsten Unterhaltung bis zum täglichen Betrieb.
Eine vernünftige erste Fassung hat außerdem eine überschaubare Form: ein Arbeitsablauf von Anfang bis Ende, vier bis acht Masken und zwei oder drei Nutzerarten, also etwa Mitarbeiter, Leitung und vielleicht Kunde. Nicht alle Abteilungen gleichzeitig, denn dann sind Sie in einem Jahresprojekt, und nach drei Monaten hat niemand mehr Lust, geduldig Fragen zu beantworten.
Jetzt die Drei-Jahres-Rechnung, offen nebeneinandergelegt. Auf der Habenseite stehen rund 23.000 zurückgewonnene Zeit, gerechnet mit 8 Stunden pro Woche zu 20 über 48 Arbeitswochen im Jahr, dazu grob 4.800 an vermiedenen Fehlern und Nacharbeit. Dagegen stehen ein Bau für 15.000 und etwa 5.400 für Betrieb und Betreuung über dieselben drei Jahre, zusammen also 20.400. Die zurückgewonnene Zeit allein bringt 640 im Monat zurück und deckt diese 20.400 damit um Monat 32 herum, und wenn Sie die 4.800 vermiedener Fehler danebenlegen, ist dieselbe Summe schon um Monat 26 herum gedeckt.
Die dritte Möglichkeit gehört ebenfalls auf den Tisch, nämlich ein gemietetes Standardprogramm mit Preis pro Nutzer. 12 Nutzer zu 30 im Monat sind 360 monatlich, 4.320 im Jahr und 12.960 in drei Jahren. Diese Zahl ist völlig in Ordnung, solange das Programm zu Ihnen passt, sie steigt aber mit jeder Einstellung weiter, während ein einmal gebautes System für die vierzehnte und die zwanzigste Person nichts zusätzlich kostet. Deshalb lohnt der Blick auf eine eigene Webanwendung vor allem dann, wenn Ihr Team in den nächsten Jahren erkennbar wächst.
Wann wir Kunden raten, bei der Tabelle zu bleiben
Es gibt klare Fälle, in denen die Tabelle weiterhin das richtige Werkzeug ist, und die sollten Sie zuerst prüfen: unter etwa 500 lebenden Datensätzen, bei weniger als drei Personen, die wirklich hineinschreiben, bei einem einzigen Arbeitsablauf, oder wenn Sie diesen Ablauf noch jeden Monat verändern. Der letzte Punkt ist der wichtigste, denn man kann kein System um einen Prozess herum bauen, der sich noch nicht gesetzt hat, und jede Änderung, die in der Tabelle zehn Sekunden dauert, kostet in einer Software eine Anfrage und eine Rechnung.
Vorher gibt es zwei günstige Zwischenschritte, und wir meinen die ernst. Der erste ist eine geteilte Tabelle in der Cloud, in der die Formelspalten gesperrt sind und die Felder, die erfahrungsgemäß falsch getippt werden, nur noch eine Auswahl zulassen; das kostet einen Nachmittag und nimmt einen guten Teil der Fehler heraus. Der zweite ist ein fertiges Programm für 20 bis 40 pro Nutzer und Monat, und das ist ehrlicherweise häufiger die richtige Antwort als eine Eigenentwicklung.
Zwei Bedingungen drehen die Entscheidung dann doch in Richtung eigenes System. Die erste: Ihr Ablauf ist genau das, wofür Ihre Kunden Sie bezahlen, also Ihre Art zu kalkulieren, zu planen oder zu prüfen, denn dann würden Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal an eine fremde Software anpassen. Die zweite: Jedes fertige Werkzeug braucht bei Ihnen drei Behelfslösungen und eine Nebentabelle, um überhaupt zu passen, womit Sie das ursprüngliche Problem einfach wieder aufgebaut hätten. Bei Linkysoft haben wir mehr als ein Projekt kleiner geschnitten oder ganz abgesagt, weil ein Kunde diese Bedingungen schlicht noch nicht erfüllte, und wer noch unschlüssig ist, findet in unseren Beiträgen rund um passende Software für kleine Teams genug Material, um in Ruhe zu entscheiden.
Wie Sie umsteigen, ohne den Betrieb anzuhalten
Regel eins lautet, nicht alles auf einmal neu zu bauen. Suchen Sie den einen Ablauf, der am meisten weh tut, meist ist das die Auftragserfassung oder die Rechnungsstellung, bringen Sie diesen einen ins neue System und lassen Sie alles Übrige so lange in der Tabelle, bis die neue Maske sich ihren Platz verdient hat. Das hält den Betrieb am Laufen und verschafft Ihrem Team einen ersten Erfolg, statt einer großen Umstellung, vor der sich alle fürchten.
Für den Parallelbetrieb gelten drei klare Regeln: zwei bis vier Wochen beides führen, jede Woche die Summen vergleichen, und die Tabelle erst dann abschalten, wenn die Abweichungen unter einem Prozent liegen und für jede einzelne Differenz eine Erklärung vorliegt. Eine unerklärte Abweichung ist nämlich fast immer ein Hinweis auf eine Regel, die bisher noch niemand aufgeschrieben hat.
Zur Datenübernahme gehört ebenfalls Ehrlichkeit: Bei 5 bis 15 Prozent der alten Zeilen muss ein Mensch entscheiden, weil es Dubletten gibt, weil Datumsfelder leer sind oder weil halb erfasste Vorgänge herumliegen. Das ist keine Schaltfläche, sondern ein bis drei Wochen Aufmerksamkeit von jemandem, der Ihr Geschäft kennt, und dieser Aufwand gehört von Anfang an in den Plan und ins Budget.
Bestehen Sie zuletzt auf einer Export-Schaltfläche im fertigen System, mit der jederzeit alles wieder als Tabelle herausfällt, denn dann sind Ihre Daten nie eingesperrt und Sie bleiben derjenige, der die Bedingungen setzt. Wie so ein Umstieg in der Praxis abläuft, zeigen unsere Projektbeispiele, und wenn Sie Ihre eigenen Zahlen einmal gegenrechnen lassen möchten, sprechen Sie mit Linkysoft darüber; ein ehrliches Gespräch darüber, ob sich der Umstieg für Sie überhaupt lohnt, kostet Sie eine halbe Stunde.
