Die Frage klingt nach einer Nebensächlichkeit, entscheidet aber über die Hälfte Ihres Budgets: Bauen Sie eine Software, die nur Ihr eigenes Team öffnet, oder eine, die fremde Unternehmen abonnieren und bezahlen sollen? Auf dem Papier sehen beide Wege verblüffend ähnlich aus, weil die Bildschirme dieselben sind, in der Kalkulation trennen sie sich dann allerdings sehr deutlich. Statt einer weiteren Funktionsliste bekommen Sie hier deshalb das Blatt Papier, das wir bei Linkysoft mit Kunden ausfüllen, bevor jemand die erste Zeile programmiert: zwei Baupreise, zwei Monatsrechnungen und die Zahl zahlender Kunden, ab der sich das Ganze trägt. Legen Sie einen Stift daneben und setzen Sie Ihre eigenen Werte an die Stelle unserer Beispiele, denn am Ende soll die Entscheidung auf einer Rechnung stehen und nicht auf einem guten Gefühl.
Wer muss damit zurechtkommen? Diese eine Antwort entscheidet alles
Die eigentliche Trennlinie verläuft nicht durch die Technik, sondern durch das Publikum. Ein internes Werkzeug bedient Menschen, die Sie kennen und die nicht weglaufen können, weil die Arbeit nun einmal dort erledigt wird, und Sie können alle zusammen in einen Raum setzen und die Bedienung in einer Dreiviertelstunde erklären. Ein Produkt dagegen landet bei einer fremden Person, die Sie nie treffen werden, die niemand einweist und die den Tab einfach schließt, sobald sie zwei Minuten lang nicht versteht, was von ihr erwartet wird.
Damit wir vom Gleichen sprechen, hier die drei Begriffe in je einem schlichten Satz. Ein SaaS-Produkt ist Software, für die andere Unternehmen ein laufendes Abonnement bezahlen, ohne selbst etwas zu installieren. Ein internes Werkzeug ist Software, die ausschließlich Ihre eigenen Mitarbeiter öffnen. Und mandantenfähig heißt nichts weiter, als dass viele voneinander getrennte Firmen dasselbe System benutzen, ohne jemals die Daten der anderen zu sehen.
Dieser eine Unterschied formt anschließend jede Entwurfsentscheidung. Ein internes Werkzeug darf Wissen voraussetzen, weil im Zweifel der Kollege am Nachbartisch erklärt, warum das Feld ausgerechnet Status B heißt und was da hineingehört. Ein Produkt hat diesen Kollegen nicht, es muss sich also auf dem ersten Bildschirm selbst erklären, sonst stirbt die Testphase leise, und zwar ohne dass jemals eine Beschwerde bei Ihnen ankommt. Bis zum letzten Abschnitt sollen Sie beide Wege auf Papier durchgerechnet haben und ehrlich sagen können, welchen davon Sie eigentlich gerade finanzieren.
Dieselben Bildschirme, zwei völlig verschiedene Bauprojekte
Gemeinsam haben beide Wege mehr, als die meisten erwarten, und genau daraus entstehen die Missverständnisse beim Vergleichen von Angeboten. Beide brauchen nämlich:
- die eigentlichen Arbeitsmasken, also die Bildschirme, in denen der Ablauf tatsächlich stattfindet
- die Datenbank darunter, die jede Tatsache genau einmal führt
- Suche und Filter, damit ein Vorgang von letztem Dienstag wiederfindbar bleibt
- Auswertungen und Listen für die Geschäftsführung
- Rollen und Rechte für die eigenen Mitarbeiter
Bis hierhin unterscheiden sich die beiden Projekte kaum. Der Unterschied beginnt bei allem, was existieren muss, bevor überhaupt jemand Fremdes zahlen kann:
- Selbstregistrierung, ein Kunde legt sein Konto also ohne Ihr Zutun an
- Tarife, Testphasen und ein sauberer Wechsel zwischen den Paketen
- Kartenzahlung mit Rechnung, Steuersatz und automatischer Verlängerung
- Einstellungen je Kunde, weil jede Firma eigene Nummernkreise, Logos und Textbausteine will
- eine Verwaltungsoberfläche für Ihr eigenes Team, um Konten zu sehen, zu sperren und zu reparieren
- eine Statusseite, auf der Kunden nachsehen können, ob die Störung bei Ihnen liegt
- Hilfeseiten, die tatsächlich aktuell sind
- Erstattungen und Kündigungen als geregelter Ablauf statt als improvisierte E-Mail
- System-E-Mails, die zuverlässig ankommen und nicht im Spamordner verschwinden
In unserer Lieferpraxis heißt das in Zahlen: Auf zehn Stunden in den Kernbildschirmen kommen noch einmal vier bis sechs Stunden für Arbeit, die ein internes Werkzeug nie braucht. Deshalb kann dieselbe Funktionsliste zwei sehr verschiedene Preise tragen, ohne dass irgendjemand dabei unehrlich gewesen wäre. Wenn Sie ein passgenaues Geschäftssystem entwickeln lassen, sollte genau diese Aufteilung die erste Frage sein, die im Angebot beantwortet ist.
Wohin dieser Aufschlag im Einzelnen wandert, zeigt die folgende Aufteilung.
Mandantenfähigkeit, ohne Fachchinesisch erklärt
Stellen Sie sich ein Bürohaus vor. Es gibt ein Gebäude, viele abgeschlossene Einheiten und pro Mieter genau einen Schlüsselsatz, der ausschließlich die eigene Tür öffnet. Dazu kommt ein Hausmeister, der jede Einheit betreten kann, weshalb dieser Hausmeister absolut vertrauenswürdig sein muss und jeder seiner Zugänge protokolliert gehört. Genau so funktioniert mandantenfähige Software: ein System, viele Firmen, streng getrennte Räume.
Technisch gibt es dafür zwei übliche Wege, und beide lassen sich in einem Satz erklären. Entweder liegen alle Kunden in einer gemeinsamen Datenbank und jede einzelne Zeile trägt ein Kennzeichen, zu welchem Kunden sie gehört, oder jeder Kunde bekommt seine eigene Datenbank. Der zweite Weg passt gut zu wenigen großen Kunden mit strengen Auflagen, während der erste bei vielen kleinen Kunden im Betrieb deutlich günstiger bleibt, weil sonst Hunderte Datenbanken einzeln gesichert, aktualisiert und überwacht werden müssten.
Warum das jemanden ohne Technikhintergrund interessieren sollte, zeigt ein einziger Fehler. Ein Fehler in einem internen Werkzeug ärgert genau ein Unternehmen, nämlich Ihres, und Sie können in die Runde rufen, dass bis zum Mittag bitte niemand speichert. Derselbe Fehler in einem Produkt erreicht sämtliche Kunden gleichzeitig, in derselben Minute, und einige davon sitzen gerade in einer anderen Zeitzone am Monatsabschluss. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass diese Trennung das mit Abstand Teuerste ist, was man nachträglich einbaut, denn genau darauf kommt der vorletzte Abschnitt zurück.
Zwei Budgets nebeneinander, mit offengelegter Rechnung
Beginnen wir beim internen Werkzeug, weil die Zahlen dort überschaubar sind. Eine erste, wirklich benutzbare Fassung, die einen Ablauf von Anfang bis Ende abdeckt und von 10 bis 40 Personen benutzt wird, braucht typischerweise 6 bis 10 Wochen und landet zwischen 12.000 und 45.000 USD. Darin stecken die Arbeitsmasken, die Datenbank, Rollen und Rechte, die Auswertungen, der Import Ihrer bisherigen Daten und die Einführung im Team, also alles bis zu dem Tag, an dem die alte Tabelle geschlossen bleibt.
Nimmt man genau diese Funktionsliste und macht daraus etwas, das Fremde kaufen können, schlägt die verkaufbare Schicht mit 40 % bis 60 % auf den Kern auf, derselbe Ablauf landet also zwischen rund 17.000 und 72.000 USD. Der Grund ist nicht, dass die Arbeitsmasken plötzlich schwieriger würden, sondern dass Registrierung, Tarife, Abrechnung, Kundentrennung, Einführung, Dokumentation und ein verlässlicher Betrieb allesamt fertig sein müssen, bevor die erste Zahlung überhaupt möglich ist.
Dabei bleibt in der Praxis kaum jemand stehen, denn ein fremder Kunde kauft eine ganze Aufgabe und nicht einen einzelnen Schritt daraus. Die erste verkaufbare Fassung, die wir kalkulieren, deckt deshalb deutlich mehr ab als das interne Werkzeug, braucht üblicherweise 5 bis 9 Monate und landet zwischen 60.000 und 140.000 USD. Die Rechnung selbst gilt an jedem Startpunkt: Kernbildschirme plus 40 % bis 60 %, ein Kern für 45.000 USD kommt also auf 63.000 bis 72.000 USD, sobald ihn Fremde kaufen können sollen. Diese Spanne ist der ehrlichste Satz, den ein Anbieter Ihnen früh sagen kann, und ein Angebot, das den Aufschlag nirgends ausweist, ist schlicht nicht als Produkt gerechnet.
Misstrauen Sie deshalb Angeboten, die auffällig freundlich aussehen. Wenn jemand ein verkaufbares Produkt für 15.000 USD anbietet, dann sind Abrechnung, Selbstregistrierung und die Trennung der Kundendaten fast immer schlicht nicht im Leistungsumfang enthalten, was Sie erst merken, wenn der zweite Kostenvoranschlag kommt und größer ausfällt als der erste. Ein Blick in unsere Beiträge zu Preisen hilft dabei, ein Angebot Position für Position zu prüfen, bevor Sie unterschreiben.
Wie lange, bis echte Menschen damit arbeiten, und was fertig wirklich heißt
Fertig bedeutet auf beiden Wegen etwas völlig anderes, weshalb sich Termine ohne diese Definition gar nicht vergleichen lassen. Das interne Werkzeug ist fertig, wenn das Team von sich aus die alte Tabelle nicht mehr öffnet. Das Produkt ist erst fertig, wenn eine wildfremde Person es findet, sich registriert, bezahlt und einen Nutzen hat, ohne dass jemand auf Ihrer Seite auch nur einen Finger rührt.
Der Kalender sieht dann meist so aus: 6 bis 10 Wochen bis zur ersten internen Nutzung, danach weitere 3 bis 6 Monate für die verkaufbare Schicht, und anschließend eine echte Testphase mit 5 bis 15 wohlgesonnenen Kunden, bevor Sie öffentlich Preise ausrufen. Diese Testphase ist keine Höflichkeitsübung, sondern der Moment, in dem Sie erfahren, welche Hälfte Ihrer Annahmen falsch war.
Selbst wenn Ihr Ziel klar ein Produkt ist, empfehlen wir fast immer denselben ersten Schritt: eine schmale Fassung vor ein einziges echtes Team stellen, das die Arbeit wirklich macht. Zwei Wochen tatsächlicher Nutzung korrigieren den Plan ehrlicher als jeder Workshop, weil Menschen im Gespräch beschreiben, was sie zu tun glauben, im Betrieb dagegen zeigen, was sie wirklich tun.
Was am Ende überzieht, sind übrigens selten die Hauptbildschirme. Es sind der Import der alten Daten, in denen Kundennamen dreifach und Datumsangaben in vier Formaten stehen, dann die Sonderfälle bei den Rechten, weil eine Rolle doch mehr sehen darf als gedacht, und schließlich der erste Anlauf bei der Abrechnung, denn Steuersätze, angebrochene Monate, Erstattungen und geplatzte Kartenzahlungen sind zusammen ein kleines Fachgebiet für sich.
Die Rechnungen, die am Tag nach dem Start beginnen
Software hat keinen Kaufpreis, sie hat einen Kaufpreis und eine Miete. Ein internes Werkzeug für 30 Personen liegt beim Hosting üblicherweise bei 40 bis 150 USD im Monat, weil ein einzelner Server mit einer täglichen Sicherung dafür ausreicht. Ein Produkt mit rund 500 zahlenden Kunden liegt üblicherweise bei 400 bis 1.500 USD im Monat, sobald Sicherungen, Überwachung und der zuverlässige Versand von System-E-Mails mitgezählt werden.
Dazu kommt die Wartung, und dafür rechnen wir mit einer schlichten Faustregel: 15 % bis 25 % der ursprünglichen Baukosten pro Jahr, nur damit alles weiter funktioniert, während sich Browser und die Regeln der Zahlungsanbieter verändern und die Frameworks, also die fertigen Programmgerüste, auf denen Ihre Software aufgebaut ist, ihre Sicherheitskorrekturen nachliefern. Ein Produkt für 90.000 USD trägt damit 13.500 bis 22.500 USD im Jahr, bevor auch nur eine einzige neue Funktion dazukommt.
Die Zahlungsgebühren rechnet man am besten einmal von Hand durch, weil sie kleiner klingen, als sie sind. Bei etwa 2,9 % plus 0,30 USD je Buchung bleiben von einem Abonnement über 29,00 USD ungefähr 27,86 USD übrig. Bei tausend aktiven Abonnements sind das in der Größenordnung von 1.140 USD im Monat, die abgehen, bevor der erste Server bezahlt ist.
Zur Verfügbarkeit noch ein Hinweis, der ohne Neunen auskommt: 99,9 % klingen beruhigend, erlauben aber etwa 43 Minuten Ausfall pro Monat. Fällt ein internes Werkzeug um zwei Uhr nachts aus, kostet das genau nichts, weil ohnehin niemand arbeitet. Fällt ein Produkt um zwei Uhr nachts aus, ist anderswo gerade Dienstagvormittag, und dann kostet der Ausfall Kunden.
Support, Einführung und Dokumentation: die Abteilung, die niemand einplant
Im ersten Jahr sehen wir bei kleinen Produkten typischerweise 0,3 bis 0,8 Nachrichten je zahlendem Kunden und Monat. Bei 300 Kunden sind das 90 bis 240 Nachrichten monatlich, also 15 bis 40 Stunden im Arbeitsmonat von irgendjemandem, und zwar jeden Monat aufs Neue. Diese Person muss existieren, sie muss die Software kennen und sie muss um neun Uhr morgens erreichbar sein, sonst erledigt die Aufgabe am Ende die Geschäftsführung zwischen zwei Terminen.
Die Einführung unterscheidet sich genauso deutlich. Ein internes Werkzeug lässt sich in einer Sitzung von 45 Minuten erklären, mit einem Kollegen in Reichweite für die Rückfragen der ersten Woche. Ein Produkt hat dafür rund zehn Minuten und keinen Kollegen, weshalb ein klarer erster Start für die Zahl der Abschlüsse meist mehr bringt als eine weitere Funktion, über die niemand stolpert, weil sie niemand findet.
Zur Dokumentation gehört eine unromantische Zahl: Ein kleines Produkt braucht in der Regel 20 bis 40 Hilfeseiten, die gepflegt bleiben, dazu Versionshinweise bei jeder größeren Änderung. Veraltete Hilfe erzeugt mehr Anfragen als gar keine Hilfe, weil ein Kunde erst der Anleitung folgt, dann scheitert und anschließend doppelt verärgert schreibt. Genau bei den immer gleichen Rückfragen hilft ein Assistent, der Standardfragen selbst beantwortet, spürbar, bei den kniffligen Fällen dagegen nicht. Denken Sie zusätzlich daran, dass die öffentliche Website, die das Produkt verkauft, ein eigenes Projekt mit eigenem Budget ist und nicht nebenbei entsteht, weshalb Webdesign und Umsetzung getrennt geplant gehören. Wer tiefer einsteigen möchte, findet bei uns mehrere Beiträge zur Einführung neuer Nutzer, die im Fachjargon Onboarding heißt.
Rechnet sich das? Break-even zum Nachrechnen auf Papier
Break-even heißt nichts anderes als der Punkt, an dem die Einnahmen die Baukosten wieder hereingeholt haben, und dafür genügen vier Zahlen. Nehmen wir das Produkt für 90.000 USD und einen Preis von 45,00 USD im Monat. Nach Zahlungsgebühren, Hosting und laufendem Betrieb bleiben davon in der Praxis grob 70 %, also etwa 31,50 USD je Kunde und Monat. 90.000 geteilt durch 31,50 ergibt rund 2.860 Kundenmonate, und das ist Ihre eigentliche Zielmarke. Übersetzt heißt das: 240 Kunden, die ein Jahr bleiben, oder 120 Kunden, die zwei Jahre bleiben.
Jetzt kommt die Kündigungsquote dazu, und die verändert das Bild spürbar. Bei Software für kleine Unternehmen liegt sie üblicherweise zwischen 3 % und 6 % im Monat. Bei 5 % haben Sie Ihre gesamte Kundenliste nach etwa 20 Monaten einmal vollständig ausgetauscht, was bedeutet, dass das Verkaufen nie aufhört und das Marketingbudget ein zweites Budget ist statt einer Rundungsposition am Ende der Tabelle.
Deshalb gehört die Gewinnung neuer Kunden von Anfang an in den Plan, ob über digitales Marketing, über Partnerschaften oder über Vertrieb am Telefon. Die meisten gescheiterten Produkte, die wir gesehen haben, sind nicht an schlechter Software gescheitert, sondern daran, dass schlicht niemand von ihnen erfahren hat.
Beim internen Werkzeug rechnen wir genauso nüchtern. Sparen 12 Mitarbeiter je 3 Stunden pro Woche, sind das 36 Stunden in der Woche und über die 46 Wochen, die nach Urlaub und ruhigen Zeiten übrig bleiben, rund 1.650 Stunden im Jahr, bei 20 USD je Stunde also ungefähr 33.000 USD. Ein Bau für 30.000 USD wäre damit schon im ersten Jahr bezahlt, allerdings nur unter einer Bedingung: Die eingesparten Stunden müssen tatsächlich in andere Arbeit fließen, in mehr Aufträge, mehr Termine, bessere Betreuung. Werden sie stattdessen nur als angenehme Entlastung empfunden, ist der Nutzen echt, in der Buchhaltung aber unsichtbar.
Wer fremde Daten hält, spielt in einer anderen Liga
Sobald die Daten anderen Unternehmen gehören, steigt die Messlatte. Sie brauchen Sicherungen, die tatsächlich getestet wurden, Protokolle darüber, wer wann worauf zugegriffen hat, eine Löschung auf Verlangen, eine namentlich benannte verantwortliche Person und Verträge mit Zusagen, die Sie auch einhalten können.
Konkret statt beruhigend heißt das: tägliche Sicherungen, eine Wiederherstellung, die zweimal im Jahr wirklich geprobt wird, ein Ziel von etwa 2 Stunden bis zur vollständigen Wiederherstellung, eine Anmeldung in zwei Schritten für alle Administratoren und getrennte Zugangsdaten für Testumgebung und Betrieb. Das ist keine Kür, sondern die Grundausstattung, nach der ein Kunde mit eigener Rechtsabteilung im Vertrag fragen wird.
Der Unterschied im Schadensfall ist ebenfalls kein kleiner. Ein Datenleck im internen Werkzeug betrifft Ihre eigenen Daten und bleibt Ihr eigenes Problem. Dasselbe Leck im Produkt betrifft die Daten von 300 Unternehmen, und jedes davon hat einen Anwalt, eine Meldefrist und eine Geschäftsführung, die wissen will, was passiert ist. Wie viel Aufwand angemessen ist, klären wir mit Kunden am liebsten früh, denn Sicherheitsarbeit ist im Entwurf günstig und nach einem Vorfall teuer. Mehrere Beiträge zum Thema Sicherheit gehen bei uns auf die einzelnen Maßnahmen genauer ein.
Wenn die kleinere Antwort die richtige ist
Bevor irgendetwas gebaut wird, gehört die Rechnung kaufen gegen bauen auf den Tisch. Fertige Software kostet üblicherweise 12 bis 30 USD je Nutzer und Monat, bei 20 Personen also 2.880 bis 7.200 USD im Jahr. Gegen einen Eigenbau für 30.000 USD gerechnet, dauert es je nach Tarif rund 4 bis 10 Jahre, bis sich der Eigenbau bezahlt macht, und in dieser Zeit verändert sich in einem Unternehmen einiges.
Drei Fragen entscheiden das meistens schon heute. Ist der Ablauf stabil, oder ändert er sich noch alle paar Monate? Ist er ungewöhnlich genug, dass wirklich keine fertige Lösung dazu passt, oder wollen Sie eigentlich nur andere Beschriftungen? Und werden mehr als etwa 25 Personen täglich damit arbeiten? Wer nicht mindestens zweimal überzeugt Ja sagt, kauft besser fertig ein.
Wir bei Linkysoft haben Kunden mehr als einmal gesagt, dass sie die fertige Lösung nehmen und in einem Jahr wiederkommen sollen, wenn der Ablauf ausgereift ist und die Grenzen des Standards wirklich spürbar werden. Das teuerste Projekt ist immer das, das nie hätte beginnen dürfen.
Zur Handy-Frage in aller Kürze: Eine eigene App lohnt sich, wenn Menschen fern vom Schreibtisch arbeiten, also Monteure im Außendienst, Fahrer oder Lagerpersonal, und dann ist App-Entwicklung die richtige Entscheidung. Sitzt Ihr Team ohnehin am Rechner, ist eine Seite, die auf dem Telefon gut funktioniert, günstiger und aktualisiert sich ohne den Umweg über einen App-Store.
Erst intern bauen, später verkaufen, ohne das Haus neu zu streichen
Der Mittelweg ist möglich, er verlangt allerdings vier Entscheidungen am ersten Tag.
- Jede Tabelle in der Datenbank trägt von Anfang an ein Kundenkennzeichen, auch wenn zunächst nur ein einziger Kunde existiert, nämlich Sie selbst.
- Einstellungen stehen in einer Einstellungsmaske und nicht fest im Programmcode.
- Keine Regel wird fest verdrahtet, die nur für Ihr eigenes Unternehmen gilt, etwa Ihre Rabattstaffel oder Ihre Abteilungsnamen.
- Ihr Logo und Ihre Farben bleiben vom Kern getrennt, damit später fremde Marken danebenstehen können.
Die Kosten dieser vier Entscheidungen stehen erstaunlich klar gegeneinander. Von Anfang an mitgedacht schlagen sie mit ungefähr 10 % bis 15 % zusätzlich zu Buche. Nachträglich eingebaut, nach 18 Monaten interner Nutzung mit echten Daten, kosten sie in der Regel 30 % bis 50 % der ursprünglichen Baukosten, dazu kommt eine sorgfältige Datenmigration, die ohne geplante Auszeit selten gelingt.
Dazu gehört ein ehrlicher Nachsatz: Die allermeisten internen Werkzeuge sollten nie zu Produkten werden. Der schwierige Teil ist nicht die Software, sondern 200 Unternehmen zu finden, die dasselbe Problem, dieselbe Arbeitsweise und dasselbe Budget haben. Wie beide Wege in der Praxis aussehen, zeigen unsere Projektbeispiele deutlicher als jede Aufzählung.
Eine Checkliste, die Sie diese Woche abarbeiten können
Bevor Geld fließt, beantworten Sie fünf Fragen schriftlich, und zwar in ganzen Sätzen statt in Stichworten.
- Wer bezahlt am Ende, der eigene Betrieb oder ein fremder Kunde, der Sie nie kennenlernen wird?
- Wer antwortet um neun Uhr morgens auf Supportnachrichten, und zwar mit Namen?
- Was passiert bei Kunde Nummer 100, technisch wie personell?
- Was kosten die ersten 90 Tage nach dem Start, samt Hosting, Wartung und Gebühren?
- Was kostet der heutige Weg mit Tabellen und Zuruf, gerechnet in Stunden und in Fehlern?
Die letzte Antwort ist die wichtigste, weil sie jede weitere Ausgabe rechtfertigen muss, und sie ist zugleich die einzige, die fast nie jemand ausgerechnet hat.
Der kleinste ehrliche erste Schritt sieht je nach Ziel unterschiedlich aus. Beim internen Werkzeug: ein Ablauf, ein Team, sechs Wochen, danach wird gemessen statt weitergeplant. Beim Produkt: ein bezahlter Pilot mit drei Unternehmen, die den Ablauf wirklich brauchen, bevor auch nur eine Zeile der verkaufbaren Schicht entsteht, denn drei zahlende Piloten sagen mehr über Ihren Markt aus als dreißig freundliche Gespräche.
Wenn Sie mögen, rechnen wir bei Linkysoft beide Wege gegen dieselbe Funktionsliste durch und legen Ihnen zwei Zahlen samt ihren Annahmen nebeneinander, damit die Entscheidung auf Zahlen steht und nicht auf Bauchgefühl. Schreiben Sie uns dazu einfach über die Kontaktseite, gern mit ein paar Sätzen zu dem Ablauf, um den es geht. Und falls die ehrliche Antwort lautet, dass Sie fertige Software kaufen sollten, sagen wir Ihnen auch das.
