Auf die Frage, was eine eigene Software kostet, bekommen Sie im Netz fast immer dieselbe Antwort: „Das kommt darauf an." Das stimmt sogar, hilft Ihnen aber kein Stück weiter, wenn Sie gerade entscheiden müssen, ob Sie ein fertiges System mieten oder etwas Eigenes bauen lassen. Deshalb rechnen wir hier beide Wege vollständig durch, über fünf Jahre, mit den Zahlen, die wir bei Linkysoft in echten Projekten sehen, und wir sagen auch offen, in welchen Fällen wir Kunden davon abraten, überhaupt etwas bauen zu lassen.
Die ehrliche Antwort auf die Frage, was Individualsoftware kostet
Der Grund, warum Ihnen niemand eine gerade Zahl nennt, ist banal: Software wird kalkuliert wie ein Gebäude, also nach dem, was hineinkommt, und nicht nach Quadratmetern. Zwei Häuser mit 180 Quadratmetern können 250.000 oder 900.000 kosten, je nachdem, wie viele Bäder, Leitungen und Sonderwünsche darin stecken, und bei Software ist es ganz genauso.
Drei Dinge bewegen den Preis stärker als alles andere, und Sie können sie ohne jedes technische Wissen selbst einschätzen. Erstens: Wie viele verschiedene Aufgaben soll das System erledigen, also nur Termine planen, oder Termine planen und Rechnungen schreiben und Lagerbestände führen? Zweitens: Mit wie vielen anderen Systemen muss es sprechen, etwa mit Ihrer Buchhaltung, einem Zahlungsanbieter oder dem Portal einer Behörde? Und drittens: Wie viele Menschen arbeiten gleichzeitig damit, denn ein Werkzeug für sechs Personen im Büro ist etwas anderes als eines für 400 Mitarbeiter in zwölf Filialen.
Was Sie am Ende dieses Textes haben sollen, ist deshalb keine Preisliste, sondern etwas Nützlicheres: Sie können Ihre eigene Fünf-Jahres-Zahl auf einem Blatt Papier ausrechnen, bevor Sie überhaupt das erste Angebot anfragen.
Ein Begriff begleitet uns durch den ganzen Text, also klären wir ihn gleich hier. Fertigsoftware, oft auch Standardsoftware oder SaaS genannt, bedeutet, dass Sie ein fertiges Produkt mieten, das Tausende andere Unternehmen ebenfalls nutzen. Individualsoftware bedeutet, dass Sie einmal für ein System bezahlen, das um Ihre bestehenden Abläufe herum gebaut wird.
Fertigsoftware und Individualsoftware: Wofür Sie tatsächlich bezahlen
Fertigsoftware ist eine Miete, und das hat zwei Seiten. Die angenehme: Sie können am Montag arbeiten, das Produkt ist erprobt, und wenn etwas kaputtgeht, repariert es jemand anderes. Die unangenehme: Die Zahlung hört nie auf, und egal wie viele Jahre Sie zahlen, das Produkt gehört Ihnen nie, während Preis und Funktionsumfang von jemandem festgelegt werden, den Sie nicht kennen.
Individualsoftware ist dagegen ein Kauf. Das Geld liegt schwer am Anfang und danach deutlich leichter, und am Ende steht ein Vermögenswert in Ihrem Unternehmen, zu dem der Quellcode und die Daten gehören. Sie bezahlen also nicht die Nutzung, sondern den Besitz.
Den Unterschied können Sie sich in einem Satz merken, den Sie auch in der Geschäftsführung wiederholen können: Bei Fertigsoftware passen Sie Ihr Unternehmen an die Software an, bei Individualsoftware passen Sie die Software an Ihr Unternehmen an.
In der Praxis endet fast jedes gesunde Unternehmen mit beidem: eine gekaufte Buchhaltung, ein gekauftes Mailsystem, und daneben ein oder zwei selbst gebaute Systeme für genau die Abläufe, die dieses Unternehmen von seinen Wettbewerbern unterscheiden. Dieses zweite Stück ist in aller Regel eine Webanwendung, also ein System, das im Browser läuft und deshalb auf keinem Rechner installiert werden muss.
Die Preisklassen, die wir in der Praxis sehen
Die folgenden Spannen sind keine Preisliste, sondern das, was uns in Anfragen und Projekten immer wieder begegnet. Sie helfen Ihnen vor allem dabei, sich selbst richtig einzuordnen, denn die teuersten Fehlentscheidungen entstehen, wenn jemand ein Vorhaben der Klasse eins im Kopf hat und ein Angebot der Klasse vier auf dem Tisch.
- Klasse 1, ein einzelnes Arbeitswerkzeug: eine Buchungsliste, ein Prüfformular für den Außendienst, ein internes Fenster für Freigaben. Etwa 8.000 bis 25.000 US-Dollar und vier bis acht Wochen.
- Klasse 2, ein System für eine Abteilung: mit Benutzerrollen, Auswertungen und zwei oder drei Anbindungen an vorhandene Systeme. Etwa 25.000 bis 70.000 US-Dollar und drei bis fünf Monate.
- Klasse 3, ein System für das ganze Unternehmen: mit mobilem Zugriff und echten Schnittstellen zu dem, was Sie schon nutzen. Etwa 70.000 bis 200.000 US-Dollar und sechs bis zwölf Monate.
- Klasse 4, eine Plattform, in die sich Ihre eigenen Kunden einloggen: mit Zahlungen und einem getrennten Konto je Kunde. Ab etwa 150.000 US-Dollar und neun bis achtzehn Monate.
Eine ehrliche Einschränkung gehört dazu: Eine mobile App für Mitarbeiter oder Kunden steckt in diesen Zahlen meist nicht drin, sondern kommt als eigene Klasse obendrauf, weil sie eine zweite Oberfläche, eigene Tests und die Veröffentlichung in den App-Stores bedeutet. Was dabei tatsächlich anfällt, beschreiben wir bei der Entwicklung mobiler Apps.
Und weil es sonst untergeht: Die allermeisten kleinen und mittleren Unternehmen, die diese Frage stellen, gehören in Klasse eins oder zwei und nicht in Klasse vier. Ein guter Anbieter sagt Ihnen das auch, statt Ihr Vorhaben nach oben zu reden.
Wohin das Geld in einem Projekt wirklich fließt
Wenn Sie ein Angebot über 60.000 US-Dollar in der Hand halten, hilft es enorm zu wissen, dass das Programmieren darin nur etwa die Hälfte ausmacht. Genau deshalb ist das billigste Angebot fast nie das günstigste: Es hat die andere Hälfte einfach nicht aufgeschrieben.
Ein typisches Unternehmenssystem verteilt sich ungefähr so: rund 10 Prozent auf die Konzeptphase, in der entschieden wird, was überhaupt gebaut wird; rund 14 Prozent auf Design und Nutzerführung, also darauf, wie das System aussieht und wie Menschen sich darin bewegen; rund 50 Prozent auf die eigentliche Entwicklung; rund 12 Prozent auf Tests und Fehlerbehebung, also darauf, die Probleme zu finden, bevor Ihre Mitarbeiter sie finden; rund 6 Prozent auf Start, Datenübernahme und Schulung, also das Umziehen der alten Daten und das Einarbeiten der Leute; und rund 8 Prozent auf Projektleitung.
Die praktische Folge ist wichtiger als die Prozentwerte selbst. Ein Angebot ohne Zeile für die Konzeptphase und ohne Zeile für Tests ist nicht billiger, es hat diese Kosten lediglich hinter Ihre Unterschrift verschoben, wo sie später als Nachtrag wieder auftauchen.
Unterschätzen Sie dabei bitte das Design nicht, denn es ist kein Dekor, sondern der Grund, warum ein System benutzt oder umgangen wird. Ein Formular, das drei Klicks zu lang ist, kostet Sie jeden Tag Arbeitszeit. Wie diese Arbeit an der Oberfläche abläuft, beschreiben wir beim Webdesign und der Oberflächenentwicklung.
Die Rechnung, die nach dem Start kommt
An dieser Stelle verlieren die meisten Budgets ihren Bezug zur Wirklichkeit, also nennen wir gleich unsere Faustregel: Rechnen Sie jedes Jahr mit 15 bis 20 Prozent des Anschaffungspreises für Betrieb, Sicherheitsupdates, kleine Änderungen und jemanden, den Sie anrufen können, wenn etwas nicht funktioniert.
Damit die Zahl greifbar wird, hier ihre Bestandteile. Der Server, auf dem so ein System läuft, kostet für ein normales Unternehmenssystem etwa 50 bis 400 US-Dollar im Monat, je nachdem, wie viele Menschen und wie viele Daten darauf liegen. Der gesamte Rest ist Menschenzeit.
Der Sicherheitsanteil ist dabei nicht verhandelbar, auch wenn er sich in ruhigen Monaten so anfühlt. Jedes System besteht aus Bausteinen, die laufend aktualisiert werden, weil ständig neue Lücken darin gefunden werden, und ein System, das seit anderthalb Jahren kein Update gesehen hat, ist genau das System, das eines Tages übernommen wird. Was hier konkret zu tun ist, steht bei unserer IT-Sicherheit.
Deshalb ist der beliebteste Sparversuch auch der teuerste, nämlich den Support im zweiten Jahr zu streichen. Ein System, das achtzehn Monate sich selbst überlassen war, braucht am Ende eine bezahlte Rettung, und die kostet regelmäßig mehr als die Wartung, die man sich sparen wollte. Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, finden Sie weitere Beiträge zur Wartung in unserem Blog.
Fairerweise: Fertigsoftware hat dieselbe versteckte Zeile, sie steht nur an einer anderen Stelle. Dort heißt sie Beratungsstunden, und sie fällt jedes Mal an, wenn das gemietete System sich ein kleines bisschen anders verhalten soll, als es ab Werk vorgesehen ist.
Die Abo-Rechnung, die die meisten Fälle entscheidet
Jetzt kommt die Rechnung, um die es eigentlich geht, und wir machen sie bewusst langsam, damit Sie sie anschließend mit Ihren eigenen Zahlen wiederholen können.
Nehmen wir 40 Mitarbeiter und ein gemietetes System für 45 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Das sind 1.800 US-Dollar im Monat, also 21.600 im Jahr und 108.000 über fünf Jahre. Dazu kommen die einmalige Einrichtung und die Übernahme Ihrer alten Daten, die bei gekauften Systemen üblicherweise noch einmal 5.000 bis 15.000 US-Dollar ausmachen, und jedes Zusatzmodul, das im zweiten oder dritten Jahr gebraucht wird.
Daneben stellen wir die Eigenentwicklung: 60.000 US-Dollar einmalig, plus Betrieb mit 18 Prozent im Jahr, also rund 10.800 jährlich. Über dieselben fünf Jahre sind das etwa 114.000 US-Dollar.
Die beiden Summen liegen also nur wenige Prozent auseinander, und deshalb ist der Preis hier das schlechteste aller Kriterien. Der wirkliche Unterschied liegt woanders: Abokosten wachsen mit der Zahl der Mitarbeiter, die Kosten einer Eigenentwicklung wachsen mit der Zahl der Änderungen. Ein wachsendes Team drückt die Antwort also in die eine Richtung, ein Ablauf, der sich ständig verändert, in die andere.
Der Wachstumsfall macht das in einer Zeile deutlich: Bei 80 Nutzern verdoppelt sich das Abo auf rund 216.000 US-Dollar über fünf Jahre, während das eigene System für die zusätzliche Last typischerweise etwa zehn Prozent mehr braucht. Umgekehrt gilt genauso: Wer bei zwölf Mitarbeitern bleibt, wird eine Eigenentwicklung über den Preis nie rechtfertigen können.
Setzen Sie jetzt Ihre eigene Mitarbeiterzahl und Ihren eigenen Nutzerpreis in dieselbe Rechnung ein, das dauert auf Papier keine zwei Minuten. Weitere Beiträge zu Preisen und Budgets finden Sie ebenfalls im Blog.
Wann der Kauf die richtige Entscheidung ist, und wir sagen Ihnen das auch
Ohne Umschweife: Wenn es um Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail oder einen normalen Onlineshop geht, kaufen Sie. Tausende Unternehmen haben bereits dafür bezahlt, diese Produkte gut zu machen, und diesen Vorsprung holen Sie mit einem eigenen Projekt weder ein, noch möchten Sie ihn bezahlen.
Dazu drei Prüfungen, die in der Praxis fast immer ausreichen. Der Größentest: Unter etwa zehn bis fünfzehn Nutzern geht die Abo-Rechnung fast nie zugunsten einer Eigenentwicklung aus, weil die Miete schlicht zu klein ist, um einen Anschaffungspreis zu schlagen.
Der Ablauftest: Wenn Sie diese eine Aufgabe genauso erledigen wie alle anderen in Ihrer Branche, dann bezahlen Sie gerade dafür, etwas neu zu erfinden, das Ihnen keinen zusätzlichen Umsatz bringt. Bauen lohnt sich dort, wo Sie es bewusst anders machen und dafür einen guten Grund haben.
Der Tempotest: Wenn das System noch in diesem Quartal laufen muss, dann schlägt ein gekauftes, das 80 Prozent Ihrer Anforderungen trifft, jedes perfekte, das in neun Monaten fertig wird. Sie können später immer noch bauen, und zwar dann mit dem Wissen aus diesen neun Monaten.
Wir bei Linkysoft haben Kunden schon gesagt, dass sie kaufen und nicht bauen sollen, und wir sagen es lieber vor dem Angebot als nach der Rechnung. Ein Anbieter, der diesen Satz nie ausspricht, verkauft, statt zu beraten.
Fünf Anzeichen, dass Ihre Fertigsoftware Sie längst mehr kostet
Manchmal ist die Entscheidung längst gefallen und nur noch niemand hat sie ausgerechnet. Diese fünf Anzeichen sehen wir immer wieder, und sie kosten alle Geld, das in keiner Rechnung auftaucht.
1. Der Ring aus Tabellen rund um das eigentliche System
Ihre Mitarbeiter führen eigene Dateien neben dem offiziellen System, weil das offizielle System nicht abbilden kann, was sie wirklich brauchen. Diese Tabellen sind keine Unart, sondern eine sehr präzise Fehlermeldung: Sie zeigen Ihnen genau, welche Funktion fehlt.
2. Die Abtippsteuer
Rechnen wir sie einmal aus. Sechs Personen verlieren täglich je vierzig Minuten damit, Daten aus einem System in ein anderes zu übertragen. Das sind vier Stunden am Tag, also rund 1.000 Stunden im Jahr, und bei einem Vollkostensatz von 20 US-Dollar pro Stunde etwa 20.000 US-Dollar Gehalt, die Sie Jahr für Jahr fürs Abtippen ausgeben. Das ist der Gegenwert eines kleinen eigenen Systems, jedes Jahr aufs Neue.
3. Lizenzen für Menschen, die sich kaum anmelden
Sie zahlen pro Nutzer, aber ein Teil dieser Nutzer öffnet das System einmal im Monat für fünf Minuten. Nach zwei oder drei Jahren ist die Lizenzzahl fast immer nach oben gewandert, und nach unten korrigiert hat sie niemand.
4. Das Angebot für die kleine Änderung
Sie wünschen sich eine Kleinigkeit, ein zusätzliches Feld oder eine andere Freigabe, und zurück kommt ein Angebot über 20 bis 60 Beraterstunden, die bei den etablierten Standardsystemen üblicherweise mit 80 bis 200 US-Dollar pro Stunde abgerechnet werden. Zwei solcher Wünsche im Jahr, und Sie zahlen den Preis eines eigenen kleinen Systems, ohne eines zu bekommen.
5. Ihre Daten kommen nur schwer wieder heraus
Das ist das unauffälligste und zugleich teuerste Anzeichen, weil es Ihre nächsten drei Jahre still entscheidet: Wer nicht wechseln kann, verhandelt auch nicht. Prüfen Sie deshalb heute, ob Sie alles exportieren könnten, und nicht erst an dem Tag, an dem Sie es müssen.
Wie so ein Wechsel in der Praxis aussieht, welche Zahlen sich danach bewegt haben und was unterwegs schwierig war, zeigen wir in unseren Projektbeispielen.
Wie eine Individualentwicklung günstiger wird, ohne ihren Vorteil zu verlieren
Wenn die Rechnung für den Eigenbau spricht, gibt es fünf Hebel, die den Preis wirklich senken, und keiner davon heißt „billiger programmieren lassen".
Bauen Sie in Phasen. Eine erste Fassung, die genau die Funktionen enthält, die täglich benutzt werden, ist typischerweise in acht bis zwölf Wochen fertig und kostet 30 bis 40 Prozent des Gesamtbudgets. Sie beginnt sich zurückzuzahlen, während der Rest noch gebaut wird, und, fast noch wichtiger, Ihre Mitarbeiter sagen Ihnen danach sehr genau, was der Rest wirklich können muss.
Verwenden Sie das Gewöhnliche wieder. In den meisten Unternehmenssystemen sind nur etwa 20 bis 30 Prozent der Funktionen wirklich spezifisch für den Kunden. Die restlichen 70 bis 80 Prozent, also Anmeldung, Rollen und Rechte, Benachrichtigungen, Auswertungen und Exporte, sollten aus bewährten Bausteinen kommen und niemals neu erfunden werden. Fragen Sie einen Anbieter ruhig direkt, was er wiederverwendet und was er neu schreibt.
Kaufen Sie das Langweilige und bauen Sie das Wertvolle. Mieten Sie die Buchhaltung und bauen Sie die Einsatzplanung, die Ihre Wettbewerber nicht kopieren können. Geld für Software gehört dorthin, wo Sie sich unterscheiden, und nicht dorthin, wo alle gleich sind.
Klären Sie die Anforderungen vor dem Start. Eine Änderung, die mitten in der Entwicklung kommt, kostet üblicherweise das Drei- bis Fünffache derselben Änderung während der Konzeptphase, weil dann bereits Fertiges wieder auseinandergenommen werden muss. Das schriftliche Konzept ist damit das billigste Dokument im ganzen Projekt.
Zählen Sie Schnittstellen ehrlich. Jede Verbindung zu einem bestehenden System, also zur Buchhaltung, zu einem Zahlungsanbieter, zu einem Versanddienstleister oder zu einem Behördenportal, kostet grob 2.000 bis 8.000 US-Dollar und ein bis drei Wochen. Vier Schnittstellen sind deshalb kein Detail am Rand, sondern ein spürbarer Teil Ihres Budgets.
Wenn automatische Auswertungen oder das Auslesen von Dokumenten in Ihrem Ablauf echten Nutzen bringen und nicht nur gut klingen, sind sie ein guter Kandidat für eine spätere Phase; wie wir so etwas einsetzen, steht bei den KI-Systemen. In die erste Fassung gehören sie fast nie, weil sie dort meistens Verzögerung kaufen statt Nutzen.
Was Sie fragen sollten, bevor Sie unterschreiben
Fünf Fragen entscheiden mehr über den Ausgang eines Projekts als jede Technologiewahl, und die Antworten gehören in den Vertrag und nicht in eine freundliche E-Mail.
- Wem gehören Quellcode und Daten? Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob Sie einen Vermögenswert aufbauen oder eine Miete in anderer Verpackung zahlen.
- Was kostet das zweite Jahr? Als Zahl, nicht als Zusicherung guten Willens.
- Was passiert, wenn wir gehen? Können Sie alle Daten vollständig exportieren, und kann ein anderes Unternehmen die Arbeit übernehmen?
- Wie werden Änderungen abgerechnet? Ein Festpreis schützt Ihr Budget, die Abrechnung nach Aufwand schützt Ihre Möglichkeit, unterwegs Ihre Meinung zu ändern. Beides ist richtig, nur für unterschiedliche Projekte.
- Dürfen wir das Konzeptdokument sehen, bevor gebaut wird? Wer nicht aufschreiben kann, was er baut, hat es noch nicht verstanden.
Wenn Sie sich vorher einlesen möchten, wie ein sauberes Lastenheft aussieht: In unserem Blog finden Sie mehrere Beiträge zu Anforderungen und Verträgen.
Wie wir bei Linkysoft kalkulieren, und wie es für Sie weitergeht
Unsere Reihenfolge ist immer dieselbe. Am Anfang steht eine kurze, bezahlte Konzeptphase, aus der ein schriftlicher Leistungsumfang und eine belastbare Zahl hervorgehen. Danach folgt eine erste Phase zum Festpreis, und alles Weitere wird als abgestimmte Phase vereinbart, jede mit eigenem Umfang und eigenem Preis.
Warum wir früh nur eine Spanne nennen und eine feste Zahl erst nach der Konzeptphase? Weil eine Zahl, die genannt wird, bevor überhaupt jemand die Arbeit verstanden hat, eine Schätzung im Kostüm einer Zusage ist, und solche Zusagen werden später auf Ihre Kosten korrigiert.
Damit sind wir wieder beim Versprechen vom Anfang: Unser Geschäft ist das Ergebnis unserer Kunden, und wenn die Rechnung für den Kauf spricht, zeigen wir Ihnen die Rechnung, die für den Kauf spricht.
Wenn Sie es konkret machen möchten, schicken Sie uns drei Angaben: womit Sie heute arbeiten, wie viele Menschen damit arbeiten und was die Software können muss. Wir rechnen beide Wege durch und sagen Ihnen, welcher in Ihrem Fall der günstigere ist. Schreiben Sie uns, oder lesen Sie vorher noch etwas weiter in unserem Blog.
