Austritt eines Mitarbeiters

Die Sicherheitsseite des letzten Arbeitstags, von den Zugängen, die binnen einer Stunde gesperrt gehören, bis zum Passwort, das alle kennen.

Auch bekannt als Offboarding Austrittsprozess Entzug der Zugänge

Definition

Der Austritt eines Mitarbeiters ist alles, was ein Betrieb tut, wenn jemand geht. Die eine Hälfte ist menschlich, mit Übergabe, letzter Abrechnung und Abschied. Die andere Hälfte ist Sicherheit, und genau die wird vergessen. Diese Hälfte ist eine Liste von Türen, und jemand muss sie am selben Tag alle schließen.

Fangen Sie mit dem an, was innerhalb einer Stunde gesperrt gehört. Zuerst das Postfach, weil dort die Mails zum Zurücksetzen aller anderen Passwörter ankommen. Dann das Hauptsystem. Dann die Kasse. Dann der Fernzugriff. Dann alles, was Kundendaten oder Geld berührt. Warten Sie nicht auf den letzten Nachmittag, wenn die Trennung angespannt ist, denn der meiste Schaden entsteht in diesen letzten Stunden und nicht später.

Dann kommen die Dinge, die niemand aufschreibt. Auf dem Handy in der Tasche ist die Arbeits-App noch installiert und vielleicht noch angemeldet. Der Laptop zu Hause. Die Kundenliste, die sich die Person im letzten Frühjahr selbst geschickt hat, um im Zug zu arbeiten. Das Tablet im Lieferwagen. Und das Passwort, das im Büro jeder kennt, denn dieses lässt sich nicht sperren. Es muss geändert werden, und alle anderen müssen das neue erfahren.

Schreiben Sie die Liste einmal und benutzen Sie sie immer wieder. Jedes Konto, wer dafür zuständig ist und wer es beim Weggang schließt. Zwanzig Minuten heute, fünf Minuten bei jedem weiteren Austritt. Wenn Linkysoft eine Webanwendung für einen Betrieb baut, beendet ein einziger Knopf den Zugang einer Person überall und behält ihre alten Datensätze, damit die von ihr erstellten Rechnungen weiter ihren Namen tragen.

Nicht löschen. Deaktivieren. Ein gelöschtes Konto nimmt womöglich die Bestellungen des Vorjahres mit, und vielleicht müssen Sie später belegen, wer eine Zahlung freigegeben hat. Linkysoft behält die Historie und schließt nur die Tür. Das andere Thema sind die privaten Geräte, denn ein privates Handy gehört nicht der Firma und lässt sich nicht einfach löschen. Das bei der Einstellung schriftlich zu regeln und nicht beim Weggang ist der Schritt, den die meisten auslassen, und eine der ersten Fragen unseres Teams für Cybersicherheit.

Fragen zu Austritt eines Mitarbeiters

Was sperren wir zuerst, wenn jemand geht?
Das Postfach, vor allem anderen. Dort landen die Mails zum Zurücksetzen aller übrigen Passwörter, und ein offenes Postfach öffnet bereits geschlossene Türen wieder. Danach Hauptsystem, Kasse und jeder Fernzugriff.
Sollen wir das Konto löschen oder nur deaktivieren?
Deaktivieren. Löschen kann Bestellungen und Freigaben des Vorjahres mitnehmen, und Sie müssen vielleicht später belegen, wer eine Zahlung genehmigt hat. Ein deaktiviertes Konto behält die Historie und sperrt die Person.
Was ist mit der Arbeits-App auf dem privaten Handy?
Melden Sie dieses Gerät von Ihrer Seite ab, was gute Systeme erlauben, und nehmen Sie die Person aus der Nutzerliste. Ein privates Handy dürfen Sie nicht löschen, also regeln Sie schon bei der Einstellung, was mit Arbeitsdaten darauf geschieht.
Müssen wir das gemeinsame Passwort wirklich ändern?
Ja, noch am selben Tag. Ein gemeinsames Passwort lässt sich einer einzelnen Person nicht entziehen. Ändern Sie es, sagen Sie es denen, die es noch brauchen, und geben Sie bei der Gelegenheit jedem einen eigenen Zugang.
Was, wenn jemand im Streit geht?
Schließen Sie die Zugänge vor dem Gespräch, nicht danach. Lassen Sie eine Führungskraft die Übergabe begleiten und halten Sie schriftlich fest, was wann gesperrt wurde. Das schützt die gehende Person genauso wie den Betrieb.

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