Casi todas las conversaciones que empiezan con «necesitamos algo nuevo en internet» se tuercen en los primeros diez minutos, porque se salta directamente a la herramienta: web, tienda o aplicación. El orden correcto es justo el contrario, ya que primero hay que decidir qué tiene que ocurrir cuando alguien entra, y solo después mirar qué se construye para que eso ocurra. Este artículo va en ese orden y termina donde debería empezar cualquier presupuesto, es decir, con una decisión, una cifra y un siguiente paso.
Empiece por lo que quiere que haga el visitante, no por lo que va a construir
Una web, una tienda online y una aplicación web no son tres niveles de calidad, como si una fuese la versión barata de la otra. Son tres respuestas distintas a una misma pregunta: ¿qué pasa en los noventa segundos siguientes a que alguien aterrice en su página? Si esa respuesta cambia, cambia también lo que hay que construir, y todo lo demás, presupuesto, plazo y mantenimiento, viene detrás.
Hay tres escenas posibles y casi todos los negocios encajan en una. En la primera, el visitante necesita convencerse de que usted es de fiar y después llamar o escribir, y ahí gana la web. En la segunda, quiere pagar ahora mismo, meter algo en un carrito y terminar, así que hace falta una tienda. En la tercera, la persona entra con su usuario y su contraseña para trabajar, no para comprar, y entonces estamos hablando de una aplicación web.
Conviene decir en voz alta cuál es la forma más cara de decidir esto, y es copiar lo que tiene la competencia. Cuando copia el montaje de otro hereda sus problemas sin conocer ni su presupuesto ni su volumen de pedidos, de modo que puede acabar pagando una máquina pensada para trescientos pedidos al día mientras usted hace ocho. En lo que queda de artículo tiene una prueba de cinco minutos, los rangos de precio y de plazo que manejamos en la práctica, y las cuentas que le permiten ver, con sus propios números, cuál de las tres opciones le sale a cuenta.
Web, tienda online y aplicación web: qué es cada cosa en realidad
La web de presentación
Son entre cinco y doce páginas que se tocan una o dos veces al mes, y cuyo único trabajo es que le encuentren y que le crean: quién es usted, qué hace, cuánto cuesta más o menos, para quién ha trabajado antes y cómo se le contacta. Cuando alguien le hable de un gestor de contenidos, o CMS por sus siglas en inglés, se refiere sencillamente a una pantalla privada donde usted entra con su clave y cambia sus propios textos, precios y fotos sin llamar a nadie ni pagar una hora de programación.
La tienda online
Una tienda es un catálogo con carrito, más una pasarela de pago, que es la empresa que cobra la tarjeta en su nombre, más recuento de existencias, reglas de envío, impuestos y devoluciones. Aquí va el aviso más útil de todo el artículo: el escaparate es la mitad fácil. Lo que de verdad se construye está detrás, en lo que ocurre cuando un cliente pide dos unidades y solo queda una, cuando el envío a otra provincia cuesta distinto o cuando alguien devuelve un artículo y hay que rehacer el cobro y el stock.
La aplicación web
Una aplicación web es software que funciona dentro del navegador en lugar de instalarse en cada ordenador, y su rasgo definitorio es que cada persona entra con su propia cuenta. Hay tres palabras que oirá continuamente y que se explican en una línea cada una: el acceso, o inicio de sesión, es la puerta con usuario y contraseña; el rol es lo que esa persona puede ver y tocar una vez dentro, de manera que quien atiende el mostrador no ve lo mismo que el gerente; y el panel es la pantalla de inicio que le resume a cada uno lo que le toca hacer hoy.
¿Y la aplicación del móvil? Casi nunca es la primera pieza, porque una web bien hecha ya funciona en el teléfono, así que la app se justifica cuando necesita avisos que suenen, cámara, ubicación o uso sin cobertura. Si quiere ver cómo abordamos cada camino, la web y la tienda entran en diseño y desarrollo web, mientras que el trabajo con cuentas, roles y paneles pertenece a desarrollo de aplicaciones web.
Tres preguntas que lo resuelven en unos cinco minutos
Coja un papel, porque son solo tres preguntas y con las tres respuestas ya tiene la decisión hecha.
Una: ¿el dinero tiene que cambiar de manos en sus propias páginas? No basta con querer vender, ya que la pregunta real es si el cierre es un botón de pagar o es una llamada, una visita y un presupuesto firmado. Un estudio de arquitectura factura mucho y no cobra en su web, mientras que una tienda de recambios cobra ahí cien veces al día. Si su cierre es humano, cobrar en línea le añade coste y no le añade ventas.
Dos: ¿alguien entra con su cuenta más de una vez por semana para hacer un trabajo repetido, y cuántas personas son? Esta pregunta separa la web de la aplicación mucho mejor que cualquier lista de funciones, porque mide uso real y no ilusión. Si tres personas apuntan cosas en una hoja compartida y les basta, todavía no necesita software; si doce personas se pasan el día metiendo lo mismo en dos sitios distintos, ya lo necesita.
Tres: ¿su forma de trabajar es de verdad distinta a la de los demás, o está a punto de pagar por reconstruir algo que podría alquilar por una cuota mensual? Facturación, reservas, fichas de clientes o control de tareas ya existen en el mercado por veinte o setenta dólares al mes. Se construye a medida cuando el proceso propio es la ventaja competitiva, no cuando es simplemente incómodo.
Ahora lea sus respuestas en voz alta. Tres noes significan una web, y probablemente le sobre presupuesto para invertirlo en fotografía y en aparecer en las búsquedas. Un sí en la primera pregunta significa una tienda. Un sí en la segunda, con volumen real detrás, significa una aplicación. Y la regla práctica que usamos para medir ese volumen real es sencilla: por debajo de unos cinco usuarios internos habituales y menos de unos doscientos registros por semana, entendiendo por registro un pedido, una cita, un parte o una ficha, una buena web con una hoja de cálculo detrás gana en coste. A partir de quince o veinte usuarios, o de varios cientos de registros semanales, el trabajo manual empieza a costar en silencio más que el software que lo evitaría. Si le queda la duda de la parte de cobrar, tenemos más escrito sobre pagos en línea.
Cuánto cuesta construir cada opción, y por qué dos presupuestos honestos se parecen tan poco
Estos son los rangos que damos en la práctica, y los damos completos, con contenidos y pruebas dentro:
- Web de presentación de seis a diez páginas: de unos 1.500 a 6.000 dólares.
- Tienda con un catálogo de cien a quinientos productos: de unos 6.000 a 25.000 dólares.
- Primera versión de verdad utilizable de una aplicación web a medida, con accesos y roles: de unos 20.000 a 80.000 dólares.
Los extremos de cada rango no son casualidad, así que conviene saber quién está en cada punta. Abajo del todo, en la web, está el negocio de un solo servicio, un idioma, textos ya escritos y una plantilla bien ajustada; arriba está quien necesita diseño propio, cinco secciones de servicios, blog, dos idiomas y sesión de fotos. En la tienda, abajo está el catálogo de cien productos sencillos con una tarifa de envío plana; arriba, el de quinientas referencias con tallas y colores, tres transportistas y conexión con el programa de contabilidad. En la aplicación, abajo está la herramienta interna de un equipo con dos roles; arriba, la plataforma con clientes, empleados y administradores, permisos por perfil e informes.
Cinco cosas mueven el precio de verdad, y ninguna es el color del botón. La primera es el número de roles, porque cada perfil nuevo es otro juego de pantallas y de permisos que hay que construir y probar por separado. La segunda son las conexiones con sistemas que usted ya paga, del programa de facturación al almacén. La tercera es diseño propio frente a plantilla bien afinada, que por sí sola puede suponer varios miles de diferencia. La cuarta es el número de idiomas, que no pesa solo por la traducción, sino porque a partir de ahí hay dos versiones de todo que escribir, probar y mantener. La quinta es la migración de los datos antiguos, que es el capítulo que más presupuestos rompe cuando aparece tarde.
Por eso dos presupuestos honestos por «la misma web» pueden diferir cuatro veces: uno incluye redacción, fotografía, dos idiomas, pruebas en móvil y formación, y el otro monta una plantilla y le entrega la contraseña. Ninguno miente, simplemente están respondiendo a preguntas distintas. Para ponerlos sobre la misma mesa haga siempre estas tres preguntas: ¿quién escribe los textos y de dónde salen las fotos?, ¿cuántas horas de cambios entran después de publicar y durante cuánto tiempo?, y ¿qué pasa exactamente si dentro de seis meses hay que añadir un idioma o una forma de pago? Y desconfíe de lo que esté muy por debajo del rango, porque un presupuesto así no es más barato, es más corto, y lo que le falta casi siempre es el contenido, las pruebas o el segundo idioma.
Cuánto se tarda en estar en línea, y qué provoca los retrasos de verdad
Desde la reunión de arranque hasta la publicación, los plazos que vemos son estos: una web de presentación de dos a cuatro semanas, una tienda de cinco a nueve semanas, un portal de reservas o de clientes de doce a dieciséis semanas, y una plataforma a medida completa, con roles e informes, de veinte a veintiocho semanas. Hay un matiz que pesa más que todos esos números juntos, y es que el reloj empieza a contar cuando existe el contenido, no cuando se firma el contrato.
En los proyectos que se retrasan, la mayor parte del tiempo perdido no es código, es contenido. Se espera al texto de la página de presentación, a las fotos del local de verdad y a unos datos de producto que viven en tres hojas de cálculo con tres formas distintas de nombrar las columnas. Preparar un catálogo cuesta del orden de cuatro a ocho horas de trabajo de datos por cada cien productos antes de que un programador toque nada, así que trescientos productos suman de doce a veinticuatro horas, es decir entre un día y medio y tres jornadas completas, y esas horas las paga alguien: usted con su tiempo o nosotros dentro del presupuesto.
La solución práctica cabe en una frase, y es esta: publique una versión más pequeña en la fecha que prometió y añada el resto en la tercera semana. Salga con los cuarenta productos que más vende de los trescientos y suba los demás mientras la tienda ya está cobrando, porque una página publicada gana dinero mientras una página perfecta todavía espera.
La factura que nadie presupuesta: lo que cuesta tenerlo, cada año
Construir se paga una vez y se recuerda; mantener se paga siempre y se olvida. Para una web de presentación cuente entre 60 y 300 dólares al año de alojamiento más 12 a 25 dólares del dominio, y poco más. Una tienda se va a entre 300 y 1.200 dólares al año cuando suma alojamiento, certificado de seguridad, que es el candado que sale en el navegador, copias de seguridad y las extensiones de pago que casi siempre acaban haciendo falta. Una aplicación web se mueve entre 1.200 y 6.000 dólares al año, porque ahí hay servidores, base de datos, una copia de pruebas separada de la real, vigilancia y respaldos.
Falta la partida que más sorprende, que es lo que cobran las tarjetas. Un cobro con tarjeta cuesta aproximadamente entre el 2,4 y el 3,5 por ciento del importe, más una parte fija de 0,20 a 0,30 por pedido. Haga la cuenta con sus números y verá: doscientos pedidos al mes con un carrito medio de 60 dólares son 12.000 dólares de ventas, y de ahí se van entre 328 y 480 dólares al mes a las empresas de pago antes de cualquier otro coste, o sea entre unos 3.900 y unos 5.800 dólares al año que no aparecen en ningún presupuesto de desarrollo.
Al mantenimiento dedique entre el quince y el veinte por ciento del coste de construcción cada año, lo que en una tienda de 10.000 dólares son 1.500 a 2.000 dólares anuales. Ese dinero no es un peaje inventado, porque paga los parches de seguridad, la adaptación a los cambios de navegadores y teléfonos, que rompen cosas cada pocos meses, y los retoques pequeños que nadie quiere esperar un mes a que le hagan. En ciberseguridad contamos con más detalle qué entra en esos parches y en esas copias, que son justo las dos partidas que se recortan primero y se echan de menos peor.
Puestas en fila todas las cifras, el primer año de una tienda se reparte más o menos así: construcción y puesta en marcha un 60 por ciento, contenido de producto y fotografía un 12 por ciento, comisiones de tarjeta y pasarela un 11 por ciento, cambios y soporte un 10 por ciento, y alojamiento, seguridad y copias el 7 por ciento restante. Dicho de otro modo, la construcción es solo seis décimas partes del primer año.
Casi todo el mundo compra de más, y esto es lo que cuesta ese error
El patrón es fácil de describir y difícil de evitar: se paga hoy por la versión del negocio que uno espera tener dentro de tres años, y luego el volumen esperado no llega en la fecha prevista. Las funciones están todas ahí, bien construidas, sin que nadie las use. Y mientras tanto, lo que sí habría traído ese volumen, que suelen ser fotos decentes, fichas de producto completas y aparecer en las búsquedas, se quedó fuera por falta de presupuesto.
Un ejemplo que hemos visto más de una vez. Un distribuidor que ya vende por internet encarga un portal a medida por 30.000 dólares para que seis personas gestionen presupuestos y proyectos, y el resultado funciona, es bonito y esas seis personas lo usan; lo único que no hace, porque no es su trabajo, es traer un pedido nuevo. Con ese mismo dinero podría haber hecho una web de 5.000 dólares, haber alquilado un programa de gestión ya hecho por unos 60 dólares al mes, es decir 720 al año, y aún le quedarían 24.280 dólares para fotografía, fichas, contenidos y captación. La aritmética de conversión explica por qué ese reparto suele rendir más, y en este caso las cuentas encajan, porque el distribuidor sí vende en línea: con 8.000 visitas al mes convirtiendo al 1,5 por ciento se cierran 120 pedidos, y subir esa cifra al 2,2 por ciento da 176 pedidos, de modo que con un carrito medio de 60 dólares son unos 3.360 dólares más al mes, y a ese ritmo los primeros 20.000 dólares puestos en contenido y captación vuelven en unos seis meses.
Queda el miedo de siempre, que es tener que rehacerlo todo más adelante, y merece una respuesta honesta en lugar de un discurso comercial. Reconstruir una web como tienda dentro del primer año suele costar entre el 60 y el 80 por ciento de la construcción original otra vez, porque se rehacen el diseño, los contenidos y el alojamiento. Ahora bien, esa cifra solo se dispara cuando la primera construcción ignoró el contenido y los datos, porque lo que se conserva es mucho: el dominio, los textos, las fotografías, las fichas de producto, la lista de clientes y la posición ganada en los buscadores. Lo que se pierde es la plantilla, el trabajo de maquetación y las conexiones técnicas, que rara vez son la parte cara. En Linkysoft hemos recomendado más de una vez comprar primero lo pequeño, y esos proyectos acabaron mejor para las dos partes, porque el cliente llegó a la segunda fase con dinero en la mano, con los datos ordenados y con la certeza de qué necesitaba de verdad.
Cuándo una web sencilla es de verdad la compra más inteligente
Hay negocios enteros para los que la web es la respuesta correcta, y no por austeridad. Son los que cierran hablando: clínicas y consultas, reformas e instaladores, consultores y despachos profesionales, restaurantes, y empresas que venden a otras empresas y hacen entre veinte y doscientas operaciones de alto valor al año. En todos ellos la venta la cierra una conversación, así que el papel de la web es conseguir que esa conversación empiece y llegue con el cliente ya convencido a medias.
La pregunta interesante entonces es en qué se gasta la diferencia, y la respuesta se repite mucho: en pruebas de que lo que usted dice es cierto, es decir casos, reseñas, cifras y nombres; en velocidad; en fotografías reales del sitio y del equipo en lugar de imágenes de catálogo; en precios claros aunque sean rangos; en un único camino evidente para pedir cita o presupuesto; y en aparecer en las búsquedas de su zona con la ficha del negocio bien puesta.
Le damos un listón concreto para que sepa cuándo ha terminado: entre seis y diez páginas que carguen en menos de dos segundos y respondan a las cinco preguntas que hace todo comprador, que son qué hace usted exactamente, cuánto cuesta aproximadamente, para quién lo ha hecho antes, cuánto tarda y qué pasa si algo sale mal. Una web así rinde más que un sitio de treinta páginas que no responde a ninguna de las cinco. Puede ver proyectos terminados en casos de éxito, y si su problema no es el sitio sino que nadie llega hasta él, eso se trabaja desde marketing digital.
Las señales de que se le ha quedado pequeña la web, o la tienda
No hay que adivinarlo, porque las señales son bastante físicas. Le llegan pedidos por mensaje directo en redes y alguien los copia a mano a un cuaderno. Su equipo teclea la misma información en dos sitios porque los dos sistemas no se hablan entre ellos, y encima hay una hoja de cálculo compartida con cinco o más personas dentro en la que ya nadie sabe cuál es la versión buena. La señal más cara de todas, sin embargo, es que los clientes le escriban para preguntar por dónde va su pedido, porque cada una de esas preguntas es tiempo de alguien.
La forma de saber si el software ya se paga solo es contar horas. Una clínica que toma cuarenta citas al día a cuatro minutos por llamada dedica unas 2,7 horas diarias al teléfono, así que si el sesenta por ciento de esas citas pasa a pedirse en línea, recupera alrededor de 1,6 horas al día, cerca de 33 horas al mes, que es aproximadamente una semana de trabajo de una persona cada mes. Ponga a esa semana el coste por hora de quien atiende el teléfono en su negocio y tendrá el momento exacto en que la herramienta deja de ser un gasto y empieza a devolver dinero.
Las tiendas avisan de otra manera, y es cuando empiezan a pedir comportamientos de aplicación: presupuestos en lugar de precios cerrados, pedidos que necesitan la aprobación de alguien, tarifas distintas según el tipo de cliente, suscripciones que se renuevan solas, o un área privada donde el cliente habitual entra, ve su histórico y repite el pedido en dos clics. Cuando su tienda necesita tres de esas cinco cosas ya no está ampliando una tienda, está construyendo una aplicación con escaparate.
¿Y la aplicación móvil? Su sitio está cuando el uso es diario y en movimiento, o cuando hacen falta avisos que suenen en el teléfono, cámara o ubicación. En desarrollo de aplicaciones móviles lo tratamos aparte por una razón honesta, y es que la versión web casi siempre va primero: cuesta menos, se corrige el mismo día y no depende de que nadie apruebe una actualización en una tienda de aplicaciones.
Venda antes de construir la tienda: la forma barata de probar la demanda
Si lo que le frena es no saber si va a vender, no construya para averiguarlo, porque hay cuatro caminos que cuestan una tarde: publicar en un mercado en línea que ya está lleno de compradores, activar el cobro dentro de un perfil social, poner un enlace de pago en una página normal, que hoy genera cualquier pasarela en cinco minutos, o contratar una herramienta de reservas ya hecha por una cuota mensual. Cualquiera de los cuatro le da la única respuesta que importa al principio, que es si alguien paga.
Eso sí, alquilar tiene precio, y conviene convertirlo en un número en lugar de dejarlo en una intuición. La comisión por venta suele moverse entre el cinco y el veinte por ciento, así que 10.000 dólares al mes de ventas al quince por ciento son 1.500 dólares al mes, es decir 18.000 al año, que es más de lo que cuesta construir la mayoría de las tiendas. Ahí tiene su punto de graduación, y no es una ambición sino una resta: cuando lo que paga en comisiones durante un año supera con holgura el presupuesto de su propia tienda, dejar de alquilar es simple aritmética. Puede leer más sobre este cálculo en nuestros artículos sobre comisiones de venta.
Para que la prueba no se desperdicie, guarde cuatro cosas desde el primer día: su lista de clientes con permiso para escribirles, sus datos de producto en una hoja ordenada, sus fotografías en alta resolución y su propio dominio apuntando a donde vende ahora. Con eso, el día que construya la tienda no empieza de cero, sino que se muda.
Elija la opción de la que pueda salir sin romper nada
Hay cuatro decisiones que hoy no cuestan dinero y mañana le ahorran una reconstrucción entera:
- El dominio y la cuenta de alojamiento contratados a nombre de su empresa y con su correo, nunca a nombre del proveedor que le hace el trabajo.
- Los contenidos y las fotografías en su poder, con los archivos originales guardados donde usted los encuentre.
- Los datos de productos y de clientes en un formato ordenado y exportable, lo que en la práctica significa poder sacarlo todo a una hoja de cálculo el día que quiera.
- Saber quién tiene las contraseñas de administrador, que es la conversación incómoda que siempre se tiene tarde.
Para pedir presupuesto tampoco hace falta un pliego técnico, porque basta una página con cinco líneas: qué quiere que haga el visitante, cuántas personas van a entrar con cuenta propia, qué sistemas suyos tienen que hablarse entre ellos, para qué fecha lo necesita y cuál es el techo de presupuesto. Un buen proveedor le dirá con eso, y sin rodeos, cuál de las tres opciones le corresponde.
Resumido en tres frases por si ha saltado directamente hasta aquí: si su cierre es una conversación, compre una web y gaste la diferencia en pruebas, fotos y visibilidad; si el cliente tiene que pagar en su página, compre una tienda y presupueste el primer año entero y no solo la construcción; y si varias personas entran cada semana a hacer un trabajo repetido, entonces sí, construya la aplicación, pero empiece por la parte más pequeña que ya le sirva a alguien. Si quiere que miremos su caso con estos mismos números, escríbanos desde contacto y le diremos cuál de los tres le corresponde aunque sea el más barato, porque en Linkysoft preferimos vender lo pequeño y que funcione a vender lo grande y que se quede parado. Y si la duda que le queda es dónde poner todo esto, tenemos más escrito sobre alojamiento web.
