Denetim İzi

Denetim izi, bir sistemin kendisi hakkında tuttuğu hafızadır. Kim ne yaptı, ne zaman yaptı. Biri fiyatı değiştirdiğinde, faturayı iptal ettiğinde, telefon numarasını düzelttiğinde ya da bir hasta dosyasını açtığında, günlük ekranların hiç göstermediği bir yere bir satır yazılır. O satırda ad, tarih, saat ve çoğu zaman değişiklikten önceki ve sonraki değer bulunur.

Çoğu kişi bu fikirle bir tartışma sırasında tanışır. Müşteri faturanın yanlışlıkla iptal edildiğini söyler. Muhasebeci indirimin hiç onaylanmadığına emindir. Kayıt yoksa sesi yüksek olan kazanır. Kayıt varsa mesele iki dakikada biter ve kimse tahmin yürütmez.

Bu yüzden özenli bir sistem hiçbir şeyi gerçekten silmez. Satır kaldırıldı diye işaretlenir, listeden kaybolur, ama veritabanında onu kaldıran kişinin adıyla birlikte durmaya devam eder. Çalışanlar bizden sık sık silmenin gerçekten silmek olmasını ister. Hayır deriz ve nedenini anlatırız. Paranın eksik çıktığı hafta, tam da silinmiş satırlara ihtiyaç duyulan haftadır.

Okumak da izin bir parçasıdır ve asıl unutulan budur. Bir klinikte dosyayı kimin açtığı, kimin değiştirdiği kadar önemlidir. Linkysoft bir kayıt sistemi kurarken hasta geçmişini görüntülemek de bir değişiklik gibi kaydedilir; çünkü çalışan merakı gerçek bir risktir ve dürüst insanlar dosyaya hiç yaklaşmadığını kanıtlayabilmekten memnun olur. Bu alışkanlık siber güvenlik çalışmalarımızdan geliyor ve hastane ve klinik sistemimiz DocMz içine yerleşik geliyor.

Sözleşmeden önce tedarikçiye sorulmaya değer iki soru var. Geçmiş kaç yıl saklanıyor? Yönetici parolası olan biri onu silebiliyor mu? Bir müdürün sessizce temizleyebildiği iz, iz sayılmaz. Günlük verilerden ayrı durmalı, anlattığı kişilerin ulaşamayacağı bir yerde olmalı.

Bunun bir bedeli var. Tablolar büyür ve yoğun bir dükkân bazen satış satırından çok geçmiş satırı yazar. Depolama, tartışmalı tek bir iade yanında ucuz kalır; bu yüzden Linkysoft kurduğu her web uygulamasında bunu baştan açık bırakır, sonra sahibiyle her kaydın kaç yıl duracağını konuşur.