Denetim İzi

Denetim izi, bir sistemin kendisi hakkında tuttuğu hafızadır; yani kimin ne yaptığını ve ne zaman yaptığını gösteren yalın bir kayıttır. Biri fiyatı değiştirdiğinde, faturayı iptal ettiğinde, telefon numarasını düzelttiğinde ya da bir hasta dosyasını açtığında, günlük ekranların hiç göstermediği bir yere bir satır yazılır. O satırda ad, tarih, saat ve çoğu zaman değişiklikten önceki ve sonraki değer bulunur, asıl değerini de buradan alır.

Çoğu kişi bu fikirle bir tartışma sırasında tanışır; müşteri faturanın yanlışlıkla iptal edildiğini söyler ya da muhasebeci indirimin hiç onaylanmadığına emindir. Kayıt yoksa sesi yüksek olan kazanır ve bazen yapmadığı bir iş birinin üstünde kalır, kayıt varsa mesele iki dakikada biter. Yeter ki sistem sildiği şeyleri gerçekten çöpe atmasın.

Bu yüzden özenli bir sistem hiçbir şeyi gerçekten silmez. Satır kaldırıldı diye işaretlenir ve listeden kaybolur, ama veritabanında onu kaldıran kişinin adıyla birlikte durmaya devam eder. Çalışanlar bizden sık sık silmenin gerçekten silmek olmasını ister, biz de tek bir sebeple hayır deriz. Paranın eksik çıktığı hafta, tam da silinmiş satırlara ihtiyaç duyulan haftadır.

Okumak da izin bir parçasıdır ve asıl unutulan budur. Bir klinikte dosyayı kimin açtığı, kimin değiştirdiği kadar önemlidir; bu yüzden Linkysoft hasta geçmişinin görüntülenmesini de bir değişiklik gibi kaydeder. Çalışan merakı gerçek bir risktir ve dürüst insanlar dosyaya hiç yaklaşmadığını kanıtlayabilmekten memnun olur. Bu alışkanlık siber güvenlik çalışmalarımızdan geliyor ve hastane ve klinik sistemimiz DocMz içine yerleşik geliyor.

Sözleşmeden önce tedarikçiye sorulmaya değer iki soru var ve ilki, geçmişin kaç yıl saklandığıdır. İkincisi, yönetici parolası olan birinin bu geçmişi silip silemediğidir; çünkü bir müdürün sessizce temizleyebildiği iz, iz sayılmaz. Günlük verilerden ayrı durmalı ve anlattığı kişilerin ulaşamayacağı bir yerde olmalıdır.

Bütün bunların bir bedeli var, çünkü tablolar büyür ve yoğun bir dükkân bazen satış satırından çok geçmiş satırı yazar. Yine de depolama, tartışmalı tek bir iade yanında ucuz kalır; bu yüzden Linkysoft kurduğu her web uygulamasında bunu baştan açık bırakır. Ardından her kaydın kaç yıl duracağını iş sahibiyle birlikte kararlaştırırız.