Rechnungsbetrug

Rechnungsbetrug heißt, dass jemand Ihnen eine echt aussehende Rechnung schickt und um Zahlung auf ein anderes Konto bittet. Meist im Namen eines Lieferanten, den Sie schon nutzen. Meist über einen Betrag, den Sie erwartet haben. Genau deshalb geht es auf.

Die E-Mail sieht aus wie die Mails der letzten Jahre, weil sie im Kern eine davon ist. Jemand liest seit Wochen still das Postfach des Lieferanten mit. Er wartet auf eine echte Rechnung, kopiert sie, ändert zwei Zeilen mit der Bankverbindung und schickt sie von einer Adresse, die sich um einen Buchstaben unterscheidet. Gleiches Logo, gleiches Layout, gleiche Signatur, sogar derselbe alte Tippfehler in der Fußzeile.

Manchmal gibt es gar keine falsche Adresse. Das Postfach selbst gehört ihm, also kommt die Nachricht wirklich vom Konto des Lieferanten und besteht jede Prüfung Ihres Mailanbieters. Der Satz „aber sie kam von der richtigen Adresse“ beweist deshalb nichts. Das ist das teuerste Missverständnis in der Buchhaltung kleiner Firmen.

Die Gewohnheit, die es fängt, ist langweilig und billig. Keine Bankverbindung ändert sich, weil eine E-Mail darum bittet. Eine Person beantragt die Änderung, eine zweite bestätigt sie telefonisch unter der längst gespeicherten Nummer des Lieferanten, und erst danach geht die Zahlung raus. Zwei Personen, ein Anruf. Linkysoft fragt jeden neuen Kunden nach dieser Regel, bevor irgendetwas Technisches angesehen wird. Firmen, die große Summen verlieren, hatten fast immer eine müde Person, die zum Monatsende beide Rollen erledigte.

Schreiben Sie die Regel in die Software statt in eine Richtlinie, die niemand liest. Wenn Linkysoft einen Finanzbildschirm in einer Webanwendung für Unternehmen baut, sperrt eine geänderte Bankverbindung den Lieferanten, bis ein zweiter namentlicher Nutzer zustimmt, und die alten Daten bleiben neben den neuen sichtbar. Das System merkt sich, wer wann was geändert hat, und genau danach fragt Ihre Bank zuerst.

Ist es schon passiert, zählt Tempo mehr als Schuld. Rufen Sie binnen einer Stunde Ihre Bank an und bitten Sie um Rückruf des Betrags, und warnen Sie den Lieferanten, denn sein Postfach steht offen und seine anderen Kunden sind als Nächste dran. Eine Sicherheitsprüfung danach lohnt sich, aber wie viel Geld zurückkommt, hängt an diesem ersten Anruf.