Rechnungsbetrug

Rechnungsbetrug heißt, dass ein Fremder Ihnen eine echt aussehende Rechnung schickt und um Zahlung auf ein anderes Konto bittet. Sie kommt meist im Namen eines Lieferanten, den Sie schon nutzen, und über einen Betrag, den Sie erwartet haben, und genau deshalb geht die Sache auf.

Die E-Mail sieht aus wie die Mails der letzten Jahre, weil sie im Kern eine davon ist. Jemand liest seit Wochen still das Postfach des Lieferanten mit und wartet auf eine echte Rechnung. Er kopiert sie, ändert zwei Zeilen mit der Bankverbindung und schickt sie von einer Adresse, die sich um einen Buchstaben unterscheidet. So bekommen Sie gleiches Logo, gleiches Layout, gleiche Signatur und sogar denselben alten Tippfehler in der Fußzeile.

Manchmal gibt es gar keine falsche Adresse, weil das Postfach selbst ihm gehört. Die Nachricht kommt dann wirklich vom Konto des Lieferanten und besteht jede Prüfung Ihres Mailanbieters, sodass der Satz „aber sie kam von der richtigen Adresse“ nichts beweist. Das ist das teuerste Missverständnis in der Buchhaltung kleiner Firmen.

Die Gewohnheit, die es fängt, ist langweilig und billig, und sie beginnt mit der Regel, dass sich keine Bankverbindung ändert, nur weil eine E-Mail darum bittet. Eine Person beantragt die Änderung, eine zweite bestätigt sie telefonisch unter der längst gespeicherten Nummer des Lieferanten. Erst danach geht die Zahlung raus. Zwei Personen und ein Anruf sind alles, und deshalb fragt Linkysoft jeden neuen Kunden nach dieser Regel, bevor irgendetwas Technisches angesehen wird. Firmen, die große Summen verlieren, hatten fast immer eine müde Person, die zum Monatsende beide Rollen erledigte.

Die Regel gehört in die Software und nicht in eine Richtlinie, die niemand liest. Wenn Linkysoft einen Finanzbildschirm in einer Webanwendung für Unternehmen baut, sperrt eine geänderte Bankverbindung den Lieferanten deshalb so lange, bis ein zweiter namentlicher Nutzer zustimmt. Die alten Daten bleiben neben den neuen sichtbar, und das System merkt sich, wer wann was geändert hat, denn genau danach fragt Ihre Bank zuerst.

Ist es schon passiert, zählt Tempo mehr als Schuld, also rufen Sie binnen einer Stunde Ihre Bank an und bitten um Rückruf des Betrags. Warnen Sie danach den Lieferanten, denn sein Postfach steht offen und seine anderen Kunden sind als Nächste dran. Eine Sicherheitsprüfung danach lohnt sich, aber wie viel Geld zurückkommt, hängt an diesem ersten Anruf.