إنهاء صلاحيات الموظف المغادر

إنهاء صلاحيات الموظف المغادر هو كل ما تفعله المنشأة حين يترك أحدهم العمل، ونصفه إنساني يشمل تسليم المهام وآخر راتب والوداع. أما النصف الآخر فهو أمني، وهو النصف الذي يُنسى دائمًا. وهو في حقيقته قائمة أبواب، ولذلك لا بد أن يغلقها أحد كلها في اليوم نفسه.

ابدأ بما يجب إغلاقه خلال ساعة واحدة. والبريد الإلكتروني أولًا، لأن رسائل استعادة كلمات المرور لكل الأنظمة الأخرى تصل إليه. وبعد البريد يأتي نظام العمل الأساسي، ثم الكاشير، ثم الدخول عن بعد، وأخيرًا كل ما يمس بيانات العملاء أو المال. وإذا كانت المغادرة متوترة فلا تنتظر عصر اليوم الأخير، لأن أغلب الضرر يقع في تلك الساعات الأخيرة لا بعدها بأسابيع.

ثم تأتي الأشياء التي لا يكتبها أحد. فالهاتف في جيبه ما زال عليه تطبيق العمل، وربما ما زال مسجل الدخول. وهناك أيضًا الحاسوب المحمول في بيته، وجهاز سيارة التوصيل، وقائمة العملاء التي أرسلها إلى بريده الشخصي في الربيع الماضي ليقرأها في الطريق. وأصعبها كلمة المرور التي يعرفها كل من في المكتب، لأن هذه لا يمكن إغلاقها. فلا بد من تغييرها، ولا بد من إبلاغ الباقين بالكلمة الجديدة.

والحل أن تكتب هذه القائمة مرة واحدة وتستعملها في كل مرة. اذكر كل حساب، ومن يملكه، ومن يغلقه عند مغادرة أي شخص. وهي تكلفك عشرين دقيقة اليوم وخمس دقائق مع كل مغادرة بعدها، ولهذا يستحق الأمر أن تجهّزه قبل أن تحتاجه. وحين تبني لينكي سوفت لنظم المعلومات تطبيق ويب لمنشأة، يُنهي زر واحد وصول الشخص في كل مكان ويحتفظ بسجلاته القديمة، فتظل الفواتير التي أصدرها تحمل اسمه.

وقاعدة واحدة هنا أهم من غيرها، وهي أن توقف الحساب بدل أن تحذفه. فالحساب المحذوف قد يأخذ معه طلبات العام الماضي، وقد تحتاج يومًا أن تثبت من اعتمد دفعة، ولذلك تحتفظ لينكي سوفت بالسجل وتكتفي بإغلاق الباب. ونسأل كذلك عن هاتف الموظف نفسه، لأن الجهاز الشخصي ليس ملكًا للشركة ولا يمكن مسحه ببساطة. والاتفاق على ذلك كتابةً عند التعيين، لا عند المغادرة، هو الخطوة التي تتخطاها أغلب المنشآت، ويسأل عنها فريق الأمن السيبراني لدينا مبكرًا.