سجل التدقيق

سجل التدقيق هو ذاكرة النظام عن نفسه. من فعل ماذا، ومتى. في كل مرة يغيّر فيها أحد سعرًا، أو يلغي فاتورة، أو يصحح رقم هاتف، أو يفتح ملف مريض، يُكتب سطر في مكان لا تعرضه الشاشات اليومية. يحمل هذا السطر الاسم والتاريخ والوقت، وغالبًا القيمة قبل التغيير وبعده.

أغلب الناس يعرفون هذه الفكرة أول مرة أثناء خلاف. زبون يقول إن الفاتورة أُلغيت بالخطأ. ومحاسب واثق أن الخصم لم يُعتمد قط. بلا سجل يفوز صاحب الصوت الأعلى. ومع السجل تُحسم المسألة في دقيقتين ولا أحد يخمّن.

ولهذا لا يحذف النظام المتقن شيئًا حذفًا حقيقيًا. يُعلَّم الصف بأنه أُزيل فيختفي من القائمة، لكنه يبقى في قاعدة البيانات ومعه اسم من أزاله. كثيرًا ما يطلب منا الموظفون أن يكون الحذف حذفًا. نرفض ونشرح السبب. فالأسبوع الذي يضيع فيه المال هو الأسبوع الذي تحتاج فيه إلى الصفوف المحذوفة.

والاطلاع جزء من السجل أيضًا، وهذا ما ينساه الناس. في العيادة، معرفة من فتح الملف لا تقل أهمية عن معرفة من عدّله. وحين تبني لينكي سوفت لنظم المعلومات نظام سجلات، يُسجَّل فتح تاريخ المريض كما يُسجَّل التعديل تمامًا، لأن فضول الموظفين خطر حقيقي، ولأن النزيه يسعده أن يثبت أنه لم يقترب من الملف. هذه العادة خرجت من عملنا في الأمن السيبراني، وهي مدمجة في دوكمز، نظام المستشفيات والعيادات.

وهناك سؤالان يستحقان أن تطرحهما على المورّد قبل التوقيع. كم سنة يُحفظ التاريخ؟ وهل يستطيع من يملك كلمة مرور المدير محوه؟ سجل يستطيع مدير مسحه بهدوء ليس سجلًا. يجب أن يبقى بعيدًا عن البيانات اليومية، خارج متناول من يتحدث عنهم.

وله ثمن. الجداول تكبر، وقد يكتب محل مزدحم أسطر تاريخ أكثر من أسطر بيع. لكن مساحة التخزين رخيصة أمام استرداد واحد متنازع عليه، لذلك تفعّله لينكي سوفت افتراضيًا في كل تطبيق ويب نبنيه، ثم نتفق مع صاحب العمل على مدة حفظ كل نوع من السجلات.