سجل التدقيق

سجل التدقيق هو ذاكرة النظام عن نفسه، أي بيان مكتوب بمن فعل ماذا ومتى فعله. ففي كل مرة يغيّر فيها أحد سعرًا، أو يلغي فاتورة، أو يصحح رقم هاتف، أو يفتح ملف مريض، يُكتب سطر في مكان لا تعرضه الشاشات اليومية. ويحمل هذا السطر الاسم والتاريخ والوقت، وغالبًا القيمة قبل التغيير وبعده، وهذا تحديدًا ما يجعله يستحق الحفظ.

وأغلب الناس يعرفون هذه الفكرة أول مرة أثناء خلاف، حين يقول زبون إن الفاتورة أُلغيت بالخطأ، أو يؤكد محاسب أن الخصم لم يُعتمد قط. وبلا سجل يفوز صاحب الصوت الأعلى وقد يُتهم شخص بما لم يفعله، أما مع السجل فتُحسم المسألة في دقيقتين ولا أحد يخمّن. لكن هذا كله لا ينفع إلا إذا توقف النظام عن رمي الأشياء.

ولهذا لا يحذف النظام المتقن شيئًا حذفًا حقيقيًا. فالصف يُعلَّم بأنه أُزيل ويختفي من القائمة، لكنه يبقى في قاعدة البيانات ومعه اسم من أزاله. وكثيرًا ما يطلب منا الموظفون أن يكون الحذف حذفًا، فنرفض لسبب واحد. فالأسبوع الذي يضيع فيه المال هو نفسه الأسبوع الذي تحتاج فيه إلى الصفوف المحذوفة.

والاطلاع جزء من السجل أيضًا، وهذا هو الجزء الذي ينساه الناس. ففي العيادة، معرفة من فتح الملف لا تقل أهمية عن معرفة من عدّله، ولذلك تسجّل لينكي سوفت لنظم المعلومات فتح تاريخ المريض كما تسجّل التعديل تمامًا. فضول الموظفين خطر حقيقي، والنزيه نفسه يسعده وجود سجل يثبت أنه لم يقترب من الملف. وهذه العادة خرجت من عملنا في الأمن السيبراني، وهي مدمجة في دوكمز، نظام المستشفيات والعيادات.

وهناك سؤالان يستحقان أن تطرحهما على المورّد قبل التوقيع، أولهما كم سنة يُحفظ هذا التاريخ. والثاني هل يستطيع من يملك كلمة مرور المدير محوه، لأن سجلًا يستطيع مدير مسحه بهدوء ليس سجلًا أصلًا. ويجب أن يبقى بعيدًا عن البيانات اليومية، خارج متناول من يتحدث عنهم.

ولكل هذا ثمن، فالجداول تكبر وقد يكتب محل مزدحم أسطر تاريخ أكثر من أسطر بيع. لكن مساحة التخزين رخيصة أمام استرداد واحد متنازع عليه، لذلك تفعّله لينكي سوفت افتراضيًا في كل تطبيق ويب نبنيه. ثم نتفق بعد ذلك مع صاحب العمل على مدة حفظ كل نوع من السجلات.