أدوار المستخدمين والصلاحيات

الدور هو مسمى وظيفي داخل البرنامج. والصلاحية شيء واحد صغير يُسمح للشخص بفعله. والدور حزمة من الصلاحيات، تُعدّها مرة واحدة ثم تمنحها، بدل تحديد الخيارات من جديد مع كل موظف جديد. موظفة الاستقبال والممرضة والمحاسب ومدير الفرع، كل واحد يرى شاشة مختلفة بعد تسجيل الدخول.

مكتب الاستقبال أوضح مثال. موظفة الاستقبال تحتاج أن تجد المريض وتحجز له موعدًا وتغيّره حين يتصل ليؤجله. ولا سبب يجعلها ترى تكلفة العلاج، ولا ما كتبه الطبيب، ولا إيرادات الشهر الماضي. هذه صلاحيات منفصلة، والنظام الجيد يتيح منح الحجز دون البقية. ويأتي دوكمز بأدوار مضبوطة على هذا النحو للعيادات، لأن لينكي سوفت لنظم المعلومات رأت النقاش نفسه يتكرر في كل عيادة.

والخطأ الشائع جدًا هو إعطاء الجميع حساب المدير. ويبدأ لسبب وجيه. أمر عاجل، والمدير غائب، ومشاركة كلمة المرور أسرع طريقة لإنهاء اليوم. ثم لا يُلغى ذلك أبدًا. ومن تلك اللحظة يحمل كل إجراء في النظام اسم المدير، فحين يتغير سعر أو يُحذف سجل، لا يستطيع أحد أن يقول من فعلها. السجل موجود، لكنه يشير إلى الشخص الخطأ.

وهناك تكلفة ثانية تفاجئ الناس. حين يُشارَك حساب واحد، لا تستطيع سحب صلاحية شخص واحد عند تركه العمل. عليك تغيير كلمة المرور وإبلاغ الجميع بالجديدة، ولهذا لا تفعلها أغلب الشركات أصلًا. وكثيرًا ما يبدأ عمل لينكي سوفت في الأمن السيبراني من هنا لا من جدران الحماية، لأن كلمة مرور مشتركة تُبطل كل حماية أخرى دفعت ثمنها.

عادتان تعالجان معظم المشكلة. امنح كل شخص حسابه الخاص، وامنح كل دور أقل ما يحتاجه لإنجاز عمله. وإذا احتاجت موظفة الاستقبال سعرًا مرة في الشهر، فهذا سؤال يُوجَّه للمدير لا سبب لتوسيع الدور. وراجع الأدوار بعد شهر من التشغيل، لأن شكل العمل الحقيقي لا يظهر إلا حين يستخدمه الناس.