أدوار المستخدمين والصلاحيات

الدور مسمى وظيفي داخل البرنامج، والصلاحية شيء واحد صغير يُسمح للشخص بفعله، فيصبح الدور حزمة من الصلاحيات تُعدّها مرة واحدة ثم تمنحها لمن يحتاجها. وهذا أسهل كثيرًا من تحديد الخيارات من جديد مع كل موظف جديد، ولهذا يرى كل من موظفة الاستقبال والممرضة والمحاسب ومدير الفرع شاشة مختلفة بعد تسجيل الدخول.

ومكتب الاستقبال أوضح مثال على ذلك، لأن الموظفة تحتاج أن تجد المريض وتحجز له موعدًا وتغيّره حين يتصل ليؤجله. أما تكلفة العلاج وما كتبه الطبيب وإيرادات الشهر الماضي فلا سبب يجعلها تراها، وهذه صلاحيات منفصلة يستطيع النظام الجيد أن يمنح الحجز ويحجب ما عداها. وهكذا يأتي دوكمز للعيادات بأدوار مضبوطة على هذا النحو من البداية، لأن لينكي سوفت لنظم المعلومات رأت النقاش نفسه يتكرر في كل عيادة.

والخطأ الأكثر شيوعًا هو إعطاء الجميع حساب المدير، وهو يبدأ دائمًا لسبب وجيه. فالأمر عاجل، والمدير غائب، ومشاركة كلمة المرور أسرع طريقة لإنهاء اليوم، لكن أحدًا لا يتراجع عن ذلك بعد أن ينتهي اليوم. ومن تلك اللحظة يحمل كل إجراء اسم المدير، فإذا تغيّر سعر أو حُذف سجل لم يستطع أحد أن يقول من فعلها، لأن السجل ما زال محفوظًا لكنه يشير إلى الشخص الخطأ.

وهناك تكلفة ثانية تفاجئ الناس، لأنك حين تشارك حسابًا واحدًا لا تستطيع سحب صلاحية شخص واحد عند تركه العمل. عليك حينها تغيير كلمة المرور وإبلاغ الجميع بالجديدة، ولهذا لا تفعلها أغلب الشركات أصلًا. ومن هنا يبدأ عمل لينكي سوفت في الأمن السيبراني عادةً، لا من جدران الحماية، لأن كلمة مرور مشتركة تُبطل كل حماية أخرى دفعت ثمنها.

وعادتان تعالجان معظم المشكلة، أولاهما أن تمنح كل شخص حسابه الخاص بدل حساب مشترك. والثانية أن تمنح كل دور أقل ما يحتاجه لإنجاز عمله، فإذا احتاجت موظفة الاستقبال سعرًا مرة في الشهر فهذا سؤال يُوجَّه إلى المدير لا سبب لتوسيع الدور. وراجع الأدوار بعد شهر من التشغيل، لأن شكل العمل الحقيقي لا يظهر إلا حين يستخدمه الناس.