Änderungsprotokoll

Ein Änderungsprotokoll ist das Gedächtnis, das ein System über sich selbst führt. Wer hat was getan, und wann. Jedes Mal, wenn jemand einen Preis ändert, eine Rechnung storniert, eine Telefonnummer korrigiert oder eine Patientenakte öffnet, wird eine Zeile an einer Stelle geschrieben, die die täglichen Bildschirme nie zeigen. In dieser Zeile stehen Name, Datum, Uhrzeit und meist der Wert davor und danach.

Die meisten lernen die Idee im Streit kennen. Ein Kunde sagt, die Rechnung sei versehentlich storniert worden. Eine Buchhalterin ist sicher, der Rabatt sei nie genehmigt worden. Ohne Aufzeichnung gewinnt die lauteste Stimme. Mit ihr ist die Frage in zwei Minuten geklärt.

Deshalb löscht ein sorgfältiges System nie wirklich. Der Datensatz wird als entfernt markiert und verschwindet aus der Liste, bleibt aber in der Datenbank stehen, zusammen mit dem Namen der Person, die ihn entfernt hat. Mitarbeiter bitten uns oft, Löschen wirklich löschen zu lassen. Wir sagen Nein und erklären warum. In der Woche, in der Geld fehlt, braucht man genau die gelöschten Zeilen.

Auch das Lesen gehört ins Protokoll, und das wird gern vergessen. In einer Praxis zählt es genauso, wer eine Akte geöffnet hat, wie wer sie geändert hat. Wenn Linkysoft ein Aktensystem baut, wird das Ansehen einer Krankengeschichte genauso festgehalten wie eine Änderung, denn Neugier im Team ist ein echtes Risiko, und ehrliche Leute belegen gern, dass sie einer Akte nie nahe kamen. Diese Gewohnheit stammt aus unserer Arbeit in der IT-Sicherheit und steckt fest in DocMz, unserem System für Kliniken und Praxen.

Zwei Fragen lohnen sich beim Anbieter, bevor Sie unterschreiben. Wie viele Jahre bleibt die Historie erhalten? Und kann jemand mit Administratorkennwort sie löschen? Eine Aufzeichnung, die eine Leitung still bereinigen kann, ist keine. Sie gehört getrennt von den Tagesdaten, außerhalb der Reichweite der Menschen, die sie beschreibt.

Das kostet etwas. Die Tabellen wachsen, und ein voller Laden schreibt manchmal mehr Protokollzeilen als Verkaufszeilen. Speicher ist billig neben einer einzigen strittigen Rückerstattung, also schaltet Linkysoft das in jeder Webanwendung, die wir bauen, von Anfang an ein und legt dann mit der Inhaberin fest, wie lange welche Spur bleibt.