Änderungsprotokoll

Ein Änderungsprotokoll ist das Gedächtnis, das ein System über sich selbst führt, also eine schlichte Aufzeichnung darüber, wer wann was getan hat. Jedes Mal, wenn jemand einen Preis ändert, eine Rechnung storniert, eine Telefonnummer korrigiert oder eine Patientenakte öffnet, entsteht eine Zeile an einer Stelle, die die täglichen Bildschirme nie zeigen. In dieser Zeile stehen Name, Datum, Uhrzeit und meist der Wert davor und danach, und genau das macht sie später wertvoll.

Die meisten lernen die Idee im Streit kennen, wenn ein Kunde sagt, die Rechnung sei versehentlich storniert worden, oder eine Buchhalterin sicher ist, der Rabatt sei nie genehmigt worden. Ohne Aufzeichnung gewinnt die lauteste Stimme, mit ihr dagegen ist die Frage in zwei Minuten geklärt und niemand steht zu Unrecht als Schuldiger da. Das funktioniert allerdings nur, wenn die Software nichts wegwirft.

Deshalb löscht ein sorgfältiges System nie wirklich. Der Datensatz wird als entfernt markiert und verschwindet aus der Liste, bleibt aber in der Datenbank stehen, zusammen mit dem Namen der Person, die ihn entfernt hat. Mitarbeiter bitten uns oft, Löschen wirklich löschen zu lassen, und wir sagen aus einem einzigen Grund Nein. In der Woche, in der Geld fehlt, braucht man genau die gelöschten Zeilen.

Auch das Lesen gehört ins Protokoll, und das wird gern vergessen. In einer Praxis zählt es genauso, wer eine Akte geöffnet hat, wie wer sie geändert hat, weshalb Linkysoft das Ansehen einer Krankengeschichte genauso festhält wie eine Änderung. Neugier im Team ist ein echtes Risiko, und ehrliche Leute belegen gern, dass sie einer Akte nie nahe kamen. Diese Gewohnheit stammt aus unserer Arbeit in der IT-Sicherheit und steckt fest in DocMz, unserem System für Kliniken und Praxen.

Zwei Fragen lohnen sich beim Anbieter, bevor Sie unterschreiben, und die erste lautet, wie viele Jahre die Historie erhalten bleibt. Die zweite ist, ob jemand mit Administratorkennwort sie löschen kann, denn eine Aufzeichnung, die eine Leitung still bereinigen kann, ist keine. Sie gehört getrennt von den Tagesdaten, außerhalb der Reichweite der Menschen, die sie beschreibt.

Das alles kostet etwas, denn die Tabellen wachsen und ein voller Laden schreibt manchmal mehr Protokollzeilen als Verkaufszeilen. Speicher ist neben einer einzigen strittigen Rückerstattung trotzdem billig, also schaltet Linkysoft das in jeder Webanwendung, die wir bauen, von Anfang an ein. Danach legen wir mit der Inhaberin fest, wie lange welche Spur bleibt.